計算機信息技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用

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摘要：隨著信息社會的快速發(fā)展，計算機信息處理技術(shù)在各行各業(yè)都發(fā)揮了重要的作用。在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中，計算機信息處理技術(shù)已經(jīng)成為降低工作成本，提高辦公效率，提升綜合競爭力必不可缺的手段。該文將探討計算機信息處理技術(shù)融入學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的基本功能、作用和發(fā)展趨勢，希望計算機信息處理技術(shù)能加以推廣應(yīng)用，促進學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計算機信息處理技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

伴隨科學(xué)技術(shù)的日新月異，計算機信息處理技術(shù)得到了飛速發(fā)展，廣泛地應(yīng)用在社會的多個領(lǐng)域，為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作帶來了極大的便利。由于信息社會的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都需要對海量數(shù)據(jù)進行收集、篩選和整理，也就是對信息進行處理。計算機技術(shù)的不斷發(fā)展使得信息的處理有了極大的變化，由以前的人工手動處理變成現(xiàn)在的計算機自動處理，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的基礎(chǔ)性作用也日益凸顯。在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中運用計算機信息處理技術(shù)，可以降低工作成本，實現(xiàn)資源的有效利用；降低工作量，提高辦公效率；優(yōu)化辦公環(huán)境，提高工作積極性；加強各部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)較快的決策。

1概述

1.1信息處理技術(shù)

獲取信息并進行儲存，加工處理使之成為有用信息，和表示信息的過程，稱為信息處理。信息處理技術(shù)就是指用計算機技術(shù)來處理信息。因為計算機運行速度飛快，能夠自動處理海量信息，運算能力極強，具有很高的精確度，所以，利用計算機處理各種信息不僅達到了自動化，大量工作人員從煩瑣的事務(wù)性勞動中解放出來，提高了辦公效率，節(jié)約了運營成本，而且極大地提高了信息的利用價值，可以為管理活動中的預(yù)測和決策提供及時、可靠的依據(jù)。

1.2辦公自動化

近年來隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，提出了辦公自動化的概念，英文全稱OfficeAutomation，縮寫為OA，是將計算機技術(shù)和現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新設(shè)備、新技術(shù)從事辦公業(yè)務(wù)，均屬于辦公自動化的范疇。辦公自動化的實現(xiàn)，可以改變過去低效、復(fù)雜的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高工作效率的目的。

2基于計算機信息處理技術(shù)的學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)基本功能分析

計算機信息處理技術(shù)是目前最具創(chuàng)造力和富有活力的技術(shù)，如果能把計算機信息處理技術(shù)與學(xué)校的教育、教學(xué)、管理等工作很好地結(jié)合在一起，全面建設(shè)數(shù)字化圖書館，大力發(fā)展網(wǎng)絡(luò)課程教學(xué)等，形成現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)環(huán)境、數(shù)字化的教學(xué)資源、一流的管理手段和后勤服務(wù)，那么就能為學(xué)校實施現(xiàn)代化的管理模式和教學(xué)手段提供有力保障，為人才培養(yǎng)和教學(xué)研究構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺。

2.1個人事務(wù)

個人辦公系統(tǒng)主要是與個人辦公及聯(lián)絡(luò)有關(guān)模塊的整合，是學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺，它包括多個小模塊。電子郵件：內(nèi)部郵件給用戶提供了較好品質(zhì)的服務(wù)，在收發(fā)安全性、穩(wěn)定性、高效性等方面都有較高的保障，而且在垃圾郵件、病毒郵件的拒收能力方面也有較高的服務(wù)能力。該模塊方便地促進了相互之間的信息交流。通知公告：向用戶告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，包括下達指示、布置工作、傳達重要精神、任免干部、決定具體問題等。各部門通知公告后，可以在統(tǒng)計欄目中查看哪些人已讀，哪些人未讀。用戶也可以通過查詢，搜索以前的各類通知信息。日程安排：有計劃地將自己每天的事務(wù)與時間結(jié)合起來進行安排，以便做到有計劃地進行生活和工作。同時提升效率，以便達到日事日清的目的。該模塊的目的在于規(guī)范工作，領(lǐng)導(dǎo)對任務(wù)能進行實時管控。工作日志：可以記錄每天工作的情況以及感悟等等。個人文件柜：便于存儲自己長期需要使用的文件和資料。個人設(shè)置：包括個人基本資料、修改密碼等內(nèi)容。

2.2公共事務(wù)

公共事務(wù)是全校性事務(wù)的集中網(wǎng)上處理，通過該模塊可以讓系統(tǒng)的各個部門所有的用戶及時、準(zhǔn)確地獲取當(dāng)前系統(tǒng)的開放信息。校務(wù)公開：公布學(xué)校重大決策及執(zhí)行情況，學(xué)校教育教學(xué)管理方面的重要事項，學(xué)校經(jīng)費及使用情況，涉及教職工切身利益方面的事項等內(nèi)容。規(guī)章制度：用于規(guī)范全校師生各類行為的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，它是內(nèi)部責(zé)任制的具體化，對本校具有普遍性和強制性，任何人、任何部門都必須遵守。值班反饋：由值班組組長公布當(dāng)天校園內(nèi)教學(xué)秩序、突發(fā)事件等整體情況。一日常規(guī)：具體反映各個班級早讀、上課、晚自習(xí)的紀(jì)律、衛(wèi)生等加分、扣分情況。衛(wèi)生檢查：校園環(huán)境衛(wèi)生情況通報，指明教學(xué)樓、班級包干區(qū)、宿舍等區(qū)域的衛(wèi)生不足之處，提出整改方案。計劃總結(jié)：學(xué)校每學(xué)期的工作意見和工作總結(jié)。政策文件：各級各類的通知、辦法、方案、意見等文件。機房安排：公布學(xué)校每周的機房安排，便于查閱、調(diào)整。監(jiān)考安排：包括考試時間、考試地點、監(jiān)考老師姓名、場次、例會地點等內(nèi)容。常用資料：教職工經(jīng)常會使用到的一些文件，包括通訊錄、校歷、各類文檔模板等。

2.3系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是辦公自動化系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理功能。通過對系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理，一方面可以避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員進入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所包含的各個子功能的操作進行協(xié)調(diào)，以保證各負其責(zé)，流程順暢。操作權(quán)限的集中管理包括定義操作者角色、設(shè)定系統(tǒng)用戶和設(shè)置功能權(quán)限。

3計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的作用

隨著社會的發(fā)展，計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用越來越廣泛，并且發(fā)揮出越來越重要的作用。計算機信息處理技術(shù)可以使得整個辦公過程趨向數(shù)字化和電子化，從而達到辦公人員共同工作在同—桌面環(huán)境下，以達到辦公自動化的目的。

3.1促進了內(nèi)部交流

在辦公自動化應(yīng)用還沒有普及的時候，因為各種各樣條件的限制，員工與員工、部門與部門之間缺乏適當(dāng)?shù)慕涣?，往往造成辦公業(yè)務(wù)的拖拉，許多辦公業(yè)務(wù)沒有及時完成。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可以建立一個辦公室內(nèi)部的信息交流平臺，及時分享公司各種規(guī)定通知以及業(yè)務(wù)文件，建立以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的辦公平臺，促進了員工之間的溝通和交流，提高了工作積極性，能夠快速地完成信息的采集與分析，從而構(gòu)建一個高效的、有序的信息交流場所，為日常的管理與決策提供依據(jù)。

3.2提高了工作效率

信息處理技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用，減輕了人工辦公時繁重的任務(wù)量，通過對信息的及時處理，可以使我們在第一時間了解各類動態(tài)，以便迅速做出相關(guān)的應(yīng)對策略。同時，利用計算機進行信息處理，是一種科學(xué)的技術(shù)手段，所得到的數(shù)據(jù)結(jié)果將比人工計算的準(zhǔn)確度更高，更有參考價值，而數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的高低往往決定了辦公過程中工作效率的高低。辦公自動化系統(tǒng)中信息的傳遞、數(shù)據(jù)的分享、工作的處理都極大節(jié)約了辦公時間，提高了工作效率。

3.3有利于成本節(jié)約

傳統(tǒng)的辦公往往存在著許多資源浪費，比如，員工之間經(jīng)常需要進行各種業(yè)務(wù)上的交流，一般是通過電話或者面對面的傳達，這樣無形間就增加了人力成本和運營成本。而計算機技術(shù)的應(yīng)用可以很好地解決這個問題，員工之間的溝通無須跑動，只要利用電子通信技術(shù)，像電子郵件、微信、QQ、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息傳播方式都可以實現(xiàn)及時交流，將工作中的相關(guān)問題做好協(xié)調(diào)。傳統(tǒng)的辦公常常需要把各種信息打印成冊，浪費大量的紙張，計算機信息處理技術(shù)實現(xiàn)了無紙化辦公，信息的記錄、存儲、搜索都可以通過計算機來實現(xiàn)，不需要紙質(zhì)材料。這些都能節(jié)省辦公成本，實現(xiàn)資源的有效利用。

4計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的發(fā)展趨勢分析

隨著計算機技術(shù)向微型化、系統(tǒng)化、高速化和智能化的方向發(fā)展，計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用水平已經(jīng)越來越高，辦公自動化將具備網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的發(fā)展特點，未來的辦公系統(tǒng)將更是前端人性化、界面場景化、應(yīng)用專業(yè)化，擁有廣闊的發(fā)展前景。

4.1在智能化辦公上的發(fā)展

辦公系統(tǒng)的智能化伴隨計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，被逐步推動和實現(xiàn)了。由于現(xiàn)在信息的復(fù)雜性和綜合性，因此辦公人員需要處理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和以前相比呈現(xiàn)幾何級數(shù)的增長。當(dāng)用戶在面臨越來越多的數(shù)據(jù)處理工作時，辦公軟件可以有效針對圖表、數(shù)據(jù)等信息進行整合與處理并做出智能分析。這在很大程度上提高了用戶的數(shù)據(jù)分析能力與工作效率，減輕了用戶的工作量和工作負擔(dān)，將對用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。智能化辦公強調(diào)信息的整合能力，對于學(xué)校這類信息資源較多的地方，構(gòu)建一個可以拓展的管理平臺，能打破以前人適應(yīng)系統(tǒng)的尷尬境地，實現(xiàn)系統(tǒng)適應(yīng)人的全新理念。

4.2在WIFI技術(shù)上的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，WIFI技術(shù)的不斷發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在辦公領(lǐng)域迅速興起，網(wǎng)絡(luò)辦公成為一種新形式的辦公方式。傳統(tǒng)封閉式的辦公室已經(jīng)不再必須，教師通過網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)，可以隨時隨地開始辦公，不受環(huán)境的束縛，打破了地域的限制。無線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展極大地改善了辦公的條件，提高了辦公的效率。為了保障辦公信息的安全，學(xué)?？梢愿鶕?jù)權(quán)限設(shè)置不同的應(yīng)用級別，防止出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，避免對使用者造成損失。借助WIFI技術(shù)開展的辦公形式，提高了工作效率，優(yōu)化了辦公環(huán)境，整體的工作效果得到了很大程度的改變。

4.3在視頻技術(shù)上的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)視頻會議技術(shù)可以實現(xiàn)多點實時交互通信，讓不同地點的會議內(nèi)容、與會活動情況等展現(xiàn)在各個分會場。參加視頻會議的人員不但可以把自己的想法流暢地表達出來，而且還可以對會議的現(xiàn)場情況和每一個參加會議人員的表情進行全方位的觀察，繼而進行有效的互動。未來的全景辦公將通過集成語音識別系統(tǒng)、視頻互動系統(tǒng)等人機交互應(yīng)用，構(gòu)建出一個立體的虛擬辦公空間，進入OA系統(tǒng)，就像進入了真實的辦公環(huán)境。將視頻技術(shù)運用到辦公系統(tǒng)中，減少了人們在交通中所產(chǎn)生的時間浪費，方便了相互之間的交流，提高了工作人員辦公的效率。

5總結(jié)

計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用，讓信息的處理更加準(zhǔn)確、迅速，更好地方便了人們的工作，對提高辦公效率有重要的促進作用，還可以降低運營成本，規(guī)范員工工作方式，實現(xiàn)智能化管理。計算機信息技術(shù)的發(fā)展將辦公自動化的應(yīng)用帶到了一個全新的時代，辦公將不斷突破技術(shù)限制，打破時空限制，打破人機交流的障礙，從各種束縛中徹底解放出來，人們可以隨時隨地、全心全意地投入到自己的工作中，這將使得辦公自動化的發(fā)展越來越完善，從而真正實現(xiàn)讓工作更有價值、讓生活更美好的愿望。

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作者：陳竹云 葉雯 單位：武進開放大學(xué)