貿易企業合同管理存在的問題探討

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摘要:合同是企業對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業的經營成敗。必須采取有效措施，加強貿易企業合同管理，確保簽約合同的實施，才能夠真正的提升企業的管理水平，為企業可持續發展打下堅實的基礎。本文筆者結合自身工作實踐對貿易企業合同管理中存在的問題及其解決措施做了簡要探討。

關鍵詞:貿易企業；合同管理；對策

一、引言

貿易合同是一種契約或合約，是買賣雙方當事人依照法律通過協商就各自的在貿易上的權利和義務所達成的具有法律約束力的協議。合同作為雙方業務意向的表現形式，在具體的操作過程中起到維系市場主體，規范、約束市場交易行為，優化資源配置，維護市場經濟秩序的重要作用。市場經濟條件下，貿易企業之間的業務開展，主要是以文本合同形式進行的。合同管理是煤炭貿易企業經營管理中的一項重要內容，只有采取有效措施，加強煤炭貿易企業合同管理，確保簽約合同的實施，才能夠真正的提升企業的管理水平，為煤炭貿易的可持續發展打下堅實的基礎。

二、貿易企業合同管理中存在的問題

合同是企業對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業的經營成敗，對于煤炭貿易公司來說直接關系到企業的安全、企業的經濟效益以及企業的信譽等問題。因此，在推進國有煤炭企業改革、建立現代企業制度過程中，必須高度重視企業的合同管理。然而貿易企業當前合同管理中仍存在以下主要問題。第一，公司合同管理制度不健全。煤炭貿易企業往往在其合同管理方面缺乏一整套符合自己的合同管理辦法，或者雖然有自己的合同管理辦法，但由于種種原因很多相關制度都不能落實到實處。第二，業務部門合同管理理念落后。煤炭貿易企業中很多業務人員只注重合同的簽訂，而忽略了合作方執行合同的能力。業務部門合同管理理念的錯誤往往會導致企業在合作中出現無法履行合同的結果，對企業的經營造成不利影響。第三，合同管理部門審核的不嚴格。合同管理部門人員對合同內容的審核環節是開展合同管理工作的重點，是關系到合同簽訂成敗的關鍵。合同審核方面的三點不足要極力避免：一是資質審核不嚴格，主要體現在不能準確認定對方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業造成巨大的經濟損失。二是合同條款審核不嚴格，主要體現在對合同條款中的詳細內容的審核不嚴格。三是缺少對合同的后續管理，合同的后續管理工作往往容易被企業所忽視，如對合同履約情況的跟蹤管理都是一些需在后續管理工作中具體開展的工作。

三、提高貿易企業合同管理水平的具體措施

第一，健全機構，加強培訓建立貿易企業合同專管部門——法律事務部，制定適合煤炭貿易企業的合同示范文本，優化合同管理流程。合同管理人員要認真、嚴格履行職責，把握好合同簽訂的每一個環節，對企業重大合同的調查、談判、起草、簽約等環節，要積極主動地參與，及時提供法律咨詢和法律服務及合同把關。對有損于企業利益的情況要及時果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發生。對已經發生糾紛的合同，應在有效訴訟期間內督促相關當事人按照法律程序解決，通過法律手段積極維護企業的合法權益，減少企業在合同產生糾紛時造成的經濟損失。另外，要加強相關人員的教育與培訓。合同管理人員與業務部門人員業務素質和法律知識的高低，直接影響到企業合同管理的質量，貿易企業應當重視合同管理人員和業務人員的培訓考核工作。企業可以通過定期為合同管理人員提供外出培訓和進修的機會，提高合同管理人員的法律意識和業務素質，同時定期給企業內部的業務人員進行合同簽約的培訓，使其明確合同管理的流程，掌握相應的合同法律知識和簽約技巧，提高業務員的業務素質和工作能力，最終提高企業合同管理工作的質量。第二，合同簽訂以及合同內容的規范物資貿易企業，頻繁的經濟行為，風險無處不在，合同管理成為物資貿易企業防控風險的重要環節之一。有效的合同管理除了能夠防范企業法律風險，維護合法權益，降低企業運營風險，提高經營管理水平，還有助于控制財務風險，提高資金使用效率。合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、產地、等級等內容；服務合同應約定詳細的服務內容及要求；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。合同應采用國家標準的計量單位約定標的物數量。對于長期合作合同無法約定確切數量的，應約定數量的確定方式(如訂貨單、送貨單、分合同等)。質量條款符合國際標準、國家標準、部門行業標準、企業標準，并約定所采用的標準代碼。若履行企業標準，必須與供需雙方同時簽訂技術協議。運輸方式、交(提)貨時間、地點、收貨人應具體明確，約定運輸的責任方，運費、運輸風險承擔方。驗收方法應明確約定驗收期限、檢驗方法、標準。價款或者報酬應在合同中明確。采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如支票、匯款、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限約定應當明確可行。要想有效地避免國際貿易貨款拖欠，有兩方面是關鍵，一是加強企業內部管理，二是準確調查資信狀況。尤其是付款方式，盡量不要選擇遠期付款交單、承兌交單等風險較高的形式，一旦選擇了這種方式，務必要經過嚴格的評審，并由相關部門出示的資信調查。從實際經驗看，堅持對新客戶先進行資信調查后成交，對老客戶定期進行調查或發現疑點及時調查，可使拖欠案件大幅度下降，從而有效避免拖欠案件的發生。第三，注意合同履行中的問題合同的履行是一個合同管理、防范風險、創造經濟效益的過程，合同履行過程中管理過程的好壞直接影響到企業的經濟效益，對于物質貿易企業而言，其合同涉及面廣，品種繁多、領域廣、風險控制的難度也較大。管理實踐中要建立必要的合同電子臺賬，臺賬的內容要信息完整，準確記錄時間、金額、運輸、貨運等信息，便于快速查找業務信息，也便于動態跟蹤合同進展情況，及時的發現并預防風險。二是要留存好合同履行過程中的重要紙質材料，信函、文書、收條、收據，注意留存記錄合同履行情況的證據材料，對于履行周期長，分期分批履行的合同，更要注意證據的留存；三是履行合同的過程中，發現問題必須及時報告，比如對方經營情況惡化，存在喪失信譽、轉移財產，躲避債務，抽逃資金、喪失履行債務能力等情形，必須及時匯報。四要關注合同的變更以及糾紛問題，個人不得擅自在對方出具的違約、索賠報告等文書上簽字蓋章，確需確認的，必須由單位同意授權。如確有糾紛存在必須及時求助于公司法務部門，獲取法律方面的咨詢和保護。五是要加強檔案管理，做好風險防控。保存合同相關的證據材料。合同履行完畢后，要對電子臺賬進行歸納分類，形成報告歸檔保存；合同文本方面的材料無疑也是保證企業經濟利益的重要資料，必須保證營運安全，控制風險，切實保護企業利益不受侵犯，提高企業經營管理水平。第四，提高業務人員素質，強化法律意識對有關部門來說，應加大對國際貿易風險研究的力度，從而能夠獲得更多更詳細的信息，以便實施有效地對整體有所掌握；對企業而言，尤其是煤炭貿易企業，應展開相關培訓，提升業務人員靈活面對貨款拖欠的能力，使之在工作實際中遇到棘手問題時，能夠靈活應對。當今社會是法治社會，在處理問題時既可以用來保護自己，同時又不能憑主觀去盲目地解決。所以，必須大力普及國際經濟貿易法律宣傳知識，強化企業管理人員的法律意識，在遇到不法競爭或行為時，使其學會合理運用法律手段進行處理。貿易活動本身就比較復雜，尤其是煤炭大宗貿易涉及的法律范圍也十分廣泛，交易的每一種方式、每一個環節以及合同的每一個條款，涉及各種權利與義務，都從不同程度體現著法律的細節。在煤炭貿易活動中，必須依法辦事，嚴格遵守合同，注重發揮法律及慣例的作用，這是被長期貿易實踐證明了的成功經驗。

參考文獻

[1]朱錦余.合同管理流程及其主要風險分析與控制研究[J].會計之友(中旬刊)，2009(05)

[2]韋翰華.加強合同管理保駕業務發展[N].中國城鄉金融報，2013-01-04(A03).

作者:石利波 單位:山西西山煤電貿易有限責任公司