企業合同管理系統的建設

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摘要：隨著我國經濟的不斷發展，市場競爭也日趨激烈，企業資源越來越多元化。如何建立起一整套適用的合同管理系統，既能適用不同管理業務要求，又能實現統一管控，集中管理目標，這給企業合同系統建設提出了一個難題。

關鍵詞：合同管理；系統建設；問題；措施

科技化、信息化，是時展的需求。隨著時代的發展，無論是國有企業還是中小型企業對信息化的推廣、應用和深化都有了很高的需求，企業資源的多元化，需要對各類業務的合同執行過程進行管理，同時結合企業實際的費用預算，形成一個覆蓋到整個企業的合同管理系統，這不僅能為企業節約不必要的人力物力成本，更為重要的是能夠提高企業的工作效率，讓辦公的中間環節大大縮短，效率才是企業最重視的部分，只有提高效率才能提升企業的競爭力。

1合同管理系統

我們通常所說的合同管理系統是建立在互聯網化、信息化的基礎上，對企業、單位等在辦公過程中的合同管理進行改革，業務流程的變革。從而使用戶能在一個一體化的合同管理系統中進行高效工作，能夠支持其他子系統的流程環節。合同管理系統覆蓋合同的起草、審核、會簽、審批、備案、執行、歸檔的全生命周期，以便對全公司各單位在經營活動過程中發生的經濟合同實行全過程管理[1]。系統建成后，可對合同管理系統中的合同進行統一備案，以便日后的調用、查詢、數據挖掘等。可以及時掌握合同的簽訂、執行情況并及時進行風險評估，防范風險，逐步建立事前評估、事中把控、事后追蹤的風險控制體系。

2合同管理系統建設現狀

經過幾十年的市場經濟發展，大家已經有了普遍的契約精神，認識到了合同的重要性，合同管理的重要性，在信息化發展的今天，合同管理的方式方法也發生了巨大的變化，越來越多的企業認識到，企業合同管理是企業風險防控的一個重點區域，是企業對外交易過程中的重點把控內容。企業開始向集團化發展，單位部門眾多，所要管理的合同要素也不盡相同，原來的手工管理信息很難集中，時效性差，各個部門的相互協作和任務執行效率都會大打折扣。合同管理上的滯后、不完善會給企業的發展帶來嚴重的后果。于是，能夠提高企業自身的合同管理水平，借助IT手段，輔助企業規范流程、防控風險、落實制度要求、提高效率，實現對合同全生命周期的管理的合同管理系統的建設越來受到了企業的重視[2]。我國雖然對合同管理系統的研究時間不是很長，但也取得了一定的成果。很多管理軟件的供應商都開發了類似的軟件，而且很多大型企業也在使用。但這些大型軟件公司開發的合同管理系統雖然功能強大，但對企業的個性化需求不能夠很好的滿足，通用的合同管理系統主要著眼于整個合同管理的流程體系，模塊相對固化，功能和組織架構等均不可擴展，在針對特定辦公流程或特定業務模塊時顯然不適合。這些對有些企業，尤其是中小型企業是不合適的。

3合同管理體系建設過程中的問題

3.1功能性、靈活性。合同管理全生命周期包括簽訂前，簽訂中、履行中和履行后四個階段，涉及到合同的簽訂，履行，變更，解除，評價，合同歸檔，糾紛處理等。這些管理事項一般情況下不可能由一個部門獨立完成，由于不同組織層級間存在不同，所以每個單位對合同管理的關注點就會不同。在這種情況下系統建設需要從上到下了解到每一部分的需求，明確差異，建立可以覆蓋全生命周期的合同管理系統，以滿足使用單位的需要。同時，不同合同類別，風險度就會不同，管控重點也存在不同之處，所以建立系統的時候要根據不同的需求類別構建差異化的管理內容，使建立起來的合同管理系統具有足夠的靈活性。3.2集成性。現代的企業里，合同管理系統一般都不是企業信息化的第一步，在合同管理系統前通常都存在著或多或少的其他系統，如預算管理系統、資金支付系統、統一的流程平臺、供應商管理系統、檔案系統、ERP系統、SAP系統等。這些或多或少都與合同管理系統有關系，需要給予合同管理系統的管理業務進行端口的集成，打通原有的相互獨立的系統，實現信息資源的共享。3.3審批流程.審批流程在合同管理系統中是十分重要的一部分，在系統中使用的也是最多的，同時也是最容易受到用戶詬病的功能。審批流程設計的是否合理將直接影響到合同審批的效率。現代企業，尤其是大型集團企業，組織機構復雜，層級繁多，這些就導致其審批流程必然會更為復雜。統一單位內部的審批流程就可能需要多部門并行會簽、領導審核，不同條件下有不同的文件流轉路線等。不同層級的單位系統更需要支持流程上下貫通，合同逐級、多級審查等。此外，合同文件屬于公司商業機密，合同系統中需要設計嚴密的權限機制，保證只有相關參與人員才能查看此合同。3.4靈活部署。每個企業間都有網絡建設、硬件配置、計算機使用能力的差異，部署的方式也不要求一致，有的傾向于集中部署，便于集中管理，統一運維。有的則更傾向于分散式部署方式，各單位獨立管理自己的系統。因此合同管理產品需要支持多種部署方式。另外隨著系統使用時間的增長，有些企業會存在組織機構變革，重組或拆分，這些都需要進行根據需求的應用拆分重組已滿足用戶需求。3.5操作界面友好度。系統在設計初就要針對不同角色的用戶行為進行分析，根據不同的角色使用分析展示不同的操作界面，只展示用戶需要看到的部分和想看到的部分，簡潔整個界面，提升用戶使用系統的效率和體驗。例如合同起草人只需要看到自己起草的合同，及合同審批過程，了解自己合同的執行情況即可。而公司領導只在系統中參與合同審批和包括合同總體情況即可。此外，由于文件流轉復雜，設置界面最好直觀簡潔，方便用戶查看跟蹤流程環節。

4如何進行合同管理系統建設

合同管理系統建設是個管理變革的過程[3]。首先在建設合同管理體系當中，必須明確其必要性，不僅只是領導人員，中基層員工也要明白清晰的了解。其次再進行充分的討論，提供不同的方案，營造氛圍，相關人員進行組建形成項目團隊，人員必須有強大的責任感和過硬的知識儲備，抗壓能力較強，才會有保障。人員集合后，要確立明確的建設目標，目標的建設不能過于急切，而應該以提升效率，規避風險為主。與相關部門進行明確的交接，明確資源的優質配備，將項目目標傳遞下去。然后在選擇供應商方面無論是其能力還是規模，都是非常重要的，這是合同管理系統功能開發的前提[4]。在開發階段，相關人員要進行協調、跟蹤和測試，保證項目目標的實現，在短時期內看到成效。最后將系統成果推廣到企業當中去。在最后推廣的過程中，是非常消耗時間和人力物力的，許多公司人員對于合同管理系統并不熟悉，會產生一些逆反心理，而且對于資金的問題也會產生很大的疑問，這就需要相關人員進行相互交流，開展相關會議，統一企業人員的思想。針對不同的部門和單位開發不同的功能，使其更具個性化。企業合同管理信息系統的建設是一個復雜的過程，需要經過許多相關人員的大量討論、商議、計算和策劃，最終才能進入正式的目標建設。這對于工作人員的自身素質要求很高。但正是由于前期的繁雜，后期的工程建設才會更加高效。我國目前的建筑發展正處于高峰期，日益繁多的施工企業需要高效的的合同管理系統，才能夠加強運轉，將工程建設完成在計劃之內，提高競爭力。

結束語

合同管理信息系統，建立在現代化的計算機基礎上，運用先進的管理思想，最大化的保護了用戶的利益，簡單易上手，且功能強大。隨著市場經濟的不斷發展，也來越多的企業會加入。當然，不是所有的系統都會十全十美，也會存在因為各種主客觀因素導致的缺陷，有待于完善。

參考文獻

[1]蔣俊波.Z企業合同管理信息系統研究[D].西安：西安理工大學，2007，9：5.

[2]蔣俊波.Z企業合同管理信息系統研究[D].西安：西安理工大學，2007，9：4.

[3]劉愛和，周蕾.集團型企業建設合同管理信息系統的七大步驟[J].法人，2017（12）：1.

[4]劉愛和，周蕾.集團型企業建設合同管理信息系統的七大步驟[J].法人，2017（12）：3.

作者:閃新燕 單位:湖北工業大學