大數據時代合同管理標準化探討

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一、概述

西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經濟活動中扮演著重要角色。大數據時代下的經濟活動具有種類繁多、數據量大等特點，這需要企業的管理者具備更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力，合同管理貫穿經濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優化能力的重要體現。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調研、談判、擬定文本、簽訂等環節；二是對經濟活動的監督與控制，是企業風險控制的重要環節，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環節的參與者的監督。利用標準化的管理方法進行企業合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當前合同管理存在的主要問題

1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。

4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。

三、合同管理標準化的必要性

合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。

1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。

2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。

3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標準體系的模式

企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。

2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標準化的具體措施

1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。

5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

六、結束語

企業要結合自身業務特點和合同管理規范的需要，制定出適合自身的經濟合同管理體系標準，同時，要充分發揮現代科技手段，不斷提高經濟合同的管理水平，更好地適應大數據時代下的現代化經濟交流。

作者：陳楊 宋曉慶 靖哲 單位：中國中元國際工程有限公司 黎明化工研究設計院有限責任公司 京興國際工程管理有限公司