海外項目合同管理工作研究

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自上世紀70年代以來公司通過自身的不斷發(fā)展，海外出口業(yè)務(wù)不斷擴張，產(chǎn)品現(xiàn)已出口30多個國家和地區(qū)。出口產(chǎn)品幾乎所有軌道車輛產(chǎn)品。作為對項目支持的重要部分，公司對每個項目都配備了相應(yīng)的合同管理團隊。這些團隊的建立，為做好現(xiàn)有項目和市場、以及不斷拓展海外的業(yè)務(wù)都發(fā)揮著重要的作用。作為公司海外業(yè)務(wù)團隊中的一員，我已經(jīng)從事海外業(yè)務(wù)工作6年并先后參與過多個項目投標、項目執(zhí)行等工作。本文擬就如何做好海外項目合同管理的工作，發(fā)揮海外項目合同管理的職能與作用，目前海外項目合同管理上存在的問題以及改進的建議，談?wù)剛€人的看法。

一、如何做好海外項目合同管理工作

海外項目合同管理團隊是公司直接面對業(yè)主的第一陣營，其職能和作用發(fā)揮的好壞，直接影響著公司的信譽和市場。做好合同的管理工作，也為公司項目的順利執(zhí)行提供有力的支持和保障。如何做好海外項目的合同管理工作，發(fā)揮其職能與作用，本人認為重點要做好以下幾個方面的工作。

1.做好合同分解、風險識別工作。

合同分解、風險識別是合同管理主要的工作之一。合同管理要站在一定的高度上從項目的整體計劃等方面進行理解。只有這樣才不會忽視項目的整體進展和最終目標。然后要根據(jù)所生產(chǎn)的合同分解文件逐一識別每項工作的潛在風險。每項工作的風險都包括技術(shù)上的風險以及商務(wù)上的風險。技術(shù)和商務(wù)不是獨立的而是相互影響相互依賴的。因此，合同風險識別的工作應(yīng)該由合同管理團隊的組織下各相關(guān)團隊共同協(xié)作完成。

2.做好日常監(jiān)控、關(guān)鍵里程碑控制的工作。

項目執(zhí)行是整個項目的核心部分。對于項目監(jiān)控。第一個是日常監(jiān)控工作要求在發(fā)現(xiàn)某一項工作發(fā)生偏離時，應(yīng)及時主動的和相應(yīng)專業(yè)團隊溝通對偏離工作進行糾正。第二個是關(guān)鍵里程碑控制，關(guān)鍵里程碑的運用已經(jīng)成為了一種趨勢。越來越多的用戶在要求投標者必須根據(jù)里程碑的節(jié)點來安排執(zhí)行項目計劃。所以必須要做好對關(guān)鍵里程碑的管控，如果發(fā)現(xiàn)工作無法按照里程碑時間要求按時完成，那么將立即作為緊急情況匯報給項目管理層面，作為緊急任務(wù)立即解決。

3.做好聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作。

在項目合同管理過程中也肩負著聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作。要做好這項工作，要求合同經(jīng)理不僅具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，對項目合同掌握和熟悉，還要掌握業(yè)主對合同的理解和要求?？偟膩碚f，做好聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作，需要把握以下原則，既要滿足業(yè)主的要求，也要維護公司的利益；既要維護合同的嚴肅性，也要靈活處理好合同及合同以外業(yè)主提出的要求。

二、目前海外項目合同管理中存在的問題

雖然現(xiàn)在各海外項目合同管理人員基本能夠完成各自的職能工作，但也存在薄弱環(huán)節(jié)和問題，制約和影響著海外合同管理團隊更好地履行職能、發(fā)揮作用。

1.海外項目合同管理團隊建設(shè)還不能滿足做好海外業(yè)務(wù)工作的需要。

近些年來，公司在國際市場上不斷取得突破獲得了大量的海外訂單。這造成了對海外項目合同管理人才需求的急劇增加，加強合同管理隊伍建設(shè)，提高合同管理隊伍的素質(zhì)和能力就顯得尤為重要。目前公司海外項目管理團隊建設(shè)還不能滿足做好相關(guān)工作的需要，主要表現(xiàn)為，一是團隊的素質(zhì)和能力還不能滿足需要；二是隊伍相對較為年輕，在海外項目上的工作經(jīng)驗較少。

2.合同管理團隊的作用的發(fā)揮還有待加強。

一是與合同管理相關(guān)的各項管理制度和工作流程還需要進一步完善和理順；二是對于合同管理團隊的工作職責不夠明確，授權(quán)不夠充分，很多時候為一些瑣碎的事情影響工作效率和其他工作。

3.對合同管理團隊的激勵和約束機制還不夠健全和有效。

團隊成員經(jīng)常因為工作需要不得不在用戶現(xiàn)場長期工作。由于公司現(xiàn)在的待遇和制度還不能有效激勵，讓在現(xiàn)場負責合同管理的人員安心的長期在海外做好工作，故此，就需要定期對現(xiàn)場人員進行輪換，導(dǎo)致新的現(xiàn)場人員要重新了解和熟悉該區(qū)域所有的一切。

三、海外項目管理的工作改進建議

針對上述問題，我個人通過在負責海外項目合同的管理和與其他海外項目合同管理團隊進行溝通，有如下建議。

1.加強海外項目合同管理隊伍建設(shè)。

一是要加強合同管理人員的素質(zhì)和能力的培訓，針對每一位合同管理人員的素質(zhì)和能力，制定培訓計劃，盡快提高其自身的素質(zhì)和能力，適應(yīng)海外項目工作的需要。二是要增加海外項目合同管理人員的數(shù)量，這樣不會因為某個人的臨時原因需要其他人接管時，接替的人再短時間內(nèi)無法上手。所以，保持團隊一定的人數(shù)是十分必要的。

2.健全完善海外項目合同管理制度。

合同管理團隊在海外項目團隊中的角色和定位應(yīng)該更加明確。明確和細化合同管理團隊的工作職責和范圍，有利于合同管理團隊更加高效的運作。同時應(yīng)該不斷完善在海外項目合同執(zhí)行中的各種流程，包括合同變更的審批流程，補充協(xié)議的審批流程。這些事項對合同是否能順利執(zhí)行都是至關(guān)重要的。

3.建立健全有效的激勵和約束機制。

如何激發(fā)合同管理團隊工作的積極性，那么就需要公司在待遇上，給以制度的支持。在這方面可以參照的做法很多，如其它中資企業(yè)的做法。綜上所述，隨著公司打造世界一流企業(yè)的目標一步步實現(xiàn)，公司在海外的市場必定會不斷擴展。那么就需要公司所有合同管理人員發(fā)揮各自的職能，更好的完成各項工作。為公司開拓海外市場，順利完成海外項目發(fā)揮好它的職能和作用。

作者：曹維佳 單位：北車（香港）有限公司