公立醫院合同管理信息一體化建設探究

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【摘要】合同管理是公立醫院日常管理的最重要內容之一，良好的合同管理制度或管理手段對提高醫院的效率和效益、防范風險具有重要促進作用。在信息化背景下，合同管理逐步向制度化、流程化、信息化、共享化、協同化發展。本文基于公立醫院HRP管理的現狀和實際，探索將合同管理信息系統與各業務信息系統一體化設計，實現合同管理信息系統與業務信息系統的有機融合、互相制約、互相促進，增強對合同“全生命周期”的動態監管，從而提高醫院運營效率，防范潛在風險。

【關鍵詞】公立醫院;合同管理;一體化建設;信息化;全生命周期管理

合同管理信息化既是推動醫院管理能力現代化、提升管理水平和管理質量、防范合同風險的重要措施，又是貫徹執行《行政事業單位內部控制規范(試行)》《公立醫院內部控制管理辦法》等相關制度的落地舉措。合同管理是醫院經濟運營下現代醫院管理的核心內容之一［1］，合同管理信息化是對合同“全生命周期”進行有效控制的有力手段。合同管理信息化的主要內容既包括合同簽訂前的線上審批流轉、合同簽訂后的跟蹤執行與檔案文書保管等，也包含與預算管理、收支管理、采購管理、進出庫管理的協同銜接等內容。為提高我院合同管理信息化水平，基于“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的思路，建設醫院綜合運營合同管理信息系統模塊。

1應用背景

1．1溝通配合機制需求

合同管理是指對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止及審查、監督、控制等一系列行為的總稱［2］。不僅需要遵守《民法典》的相關規定，也需要遵守《政府采購法》《招投標法》《執業醫師法》《醫療機構管理條例》等行業法律法規的規定。按業務職責范圍可分為藥品采購合同、試劑采購合同、醫用耗材合同、醫療設備合同、信息化辦公用品采購合同、基建工程合同、物業管理合同、物資采購合同、食品采購合同［3］。合同管理涉及的部門眾多，如購置醫療設備不僅僅涉及采購科室，還有臨床需求科室、設備科、財務部、內審科、法務、院辦等部門。合同采用傳統的線下管理模式，涉及部門之間相對分割，對合同要素的側重也各不相同，容易造成信息分段、實時性不強，產生部門合作不協同、流程不順暢、監控不得力、執行效率低下等問題，導致溝通成本較高，影響工作效率［4］。

1．2信息共享化需求

合同管理各環節信息孤立，難以推動互聯互通［5］。各業務系統缺乏信息交互，無法將合同管理便捷植入合同執行過程中的各個環節。合同簽訂后，通過人工登記付款節點、人工跟進合同履行情況等合同條款，容易出現遺漏或不及時的問題，導致合同履行與采購管理脫節。同時，由于信息系統缺乏互聯互通，導致預算下達、合同簽訂、合同執行、設備采購驗收、付款、出納登賬、會計記賬等環節需要重復錄入合同基礎信息，嚴重影響工作效率。

1．3合同進度及關鍵點控制的需求

醫院合同管理涉及范圍廣，采購金額大，采購項目多，經費來源復雜，難以全面跟蹤管控與監督［6］，僅靠人工或非一體化的信息系統無法達到合同進度控制需求，無法滿足管理層及時了解合同全局或執行情況的需求。缺少對合同進度、結算等關鍵節點依法履約的預警實施，無動態響應機制，導致支出隨意，無法掌控現金流。

2合同管理系統的頂層設計

實施合同管理信息系統的思路主要是將內部控制理念、合同全生命周期管理流程及管理辦法等管理要素，以信息化手段展現，有機融合“互聯網+”、OCR識別等目前國內最先進的信息技術，實現合同管理的完整性、時效性，有效控制各種合同風險，達到業務管理實現平臺化、無紙化;內部管理綜合化、規范化、共享化;監督處理一體化、自動化;預警機制立體化、多維化;檔案信息電子化、集中化、共享化。

2．1合同管理系統內部信息流采用全生命周期管理設計

系統需實現所有環節全生命周期管理［7］:前期工作的合同立項、招標、文本擬定、審核審批、簽署;中期工作的合同履行、補充或變更、解除、結算;后期工作的合同歸檔、糾紛管理、效益分析。

2．2合同管理系統外部信息流采用共享一體化設計

醫院綜合運營管理信息系統(Hospitalresourceplan，HRP)是將企業的ERP系統管理模式引入其中，借鑒了企業的成功管理方法，不斷整合公立醫院現有資源并進行再造，根據公立醫院實際情況創建了資源管理平臺［8］。合同管理信息一體化建設包括對合同招投標、擬定、呈報、審批、執行等各個環節，運用信息化手段儲存和處理數據［9］，連接其他相關業務系統，實現管理信息的共享，促進整體化水平的提高［10］。遵循國家及行業的相關數據標準，集成數據管理平臺，與醫院預算管理、采購管理、固定資產管理、無形資產管理、物流管理、智能報銷、科研管理、會計核算等HRP系統進行全部業務整合(見圖1)。對接預算管理信息系統，自動識別合同項目是否納入預算管理，對有預算但費用是否符合預算控制要求進行把關，有效落實預算管理制度;對接采購管理信息系統，與供應商在線交互，完成合同的雙方審定，提高溝通效率，對采購合同執行情況進行實時追蹤;對接設備管理信息系統，實現由合同自動生成維修保養工作單，對維修保養實施情況進行實時追蹤;固定資產的安裝、驗收、入庫業務與合同管理信息系統對接，通過固定資產信息系統可以查詢到采購資產中標通知書、合同文本條款等相關信息，確保一致性，防止業務發生偏差;對接資金管理、智能報銷、會計核算等信息系統，對購入設備維修風險金等到期支付及收付款業務后的延展管理，包括可以自動生成會計憑證，有效控制收付款業務;對接科研信息系統，實現科研項目預算編制、執行、考核追蹤;對接醫院電子檔案管理信息系統，實現電子化分類管理，完善經濟合同存檔的管理［11］。實現合同檔案信息化，將生效的所有合同導入醫院電子檔案管理系統，便于分類管理、永久存查，防止合同丟失。

3合同管理信息系統的實踐應用

3．1系統的功能

合同管理信息系統具有合同簽訂、合同履行、合同條款預警、查詢與報表管理等功能。按合同管理職權賦予不同部門、不同級別人員權責，通過信息系統實現各職能人員的分工合作。3．1．1合同簽訂。根據業務類別生成合同編碼，確保合同號的唯一性、連續性和一致性效果。針對頻繁簽訂合同的同類業務實施標準化合同模板管理［12］，對于少發生合同關系的業務設置合同預審流程，確保合同文本合法、合規和時效性。①標準化合同模板管理。合同模板由歸口管理部門、法務、財務、內審科等部門共同擬定，確保合同模板符合法律法規，降低因合同文本的不規范、不嚴謹產生的風險。系統支持根據合同模板自動生成合同文本，按項目招投標或合同談判的結果可作增減補充，節約重復起草每一份合同的時間，提高效率。②合同審批:按照醫院合同管理規定設置信息系統的審批權限和個性化流程，具有線上提醒、審批、變更、駁回等功能，可保存和追蹤所有審批結果與修改記錄。將審批約束時間的管理、關鍵流程控制節點［13］內嵌至合同管理系統，線上會簽提高流轉效率，設置時間預警，自動生成合同考核報表，納入績效考核范疇。醫院加強監督考核機制［14］，配套出臺《合同簽署效率審計和績效考核方案》，以保證落實合同審批的時效性。對于非標準化模板合同設定預審流程，經辦科室與簽約對方洽談初步達成一致的同時，提請相關部門走預審流程，從部門專業角度對合同文本完善和補充，縮減合同定稿時間，加快項目的落實推進。③合同審批系統內部信息流轉時，文本具有留存修改痕跡功能。系統具備自動比對功能，掃描或拍照方式上傳蓋章版紙質合同影像文檔，通過OCR識別與我方合同電子定稿版比對，智能尋找差異，防止合同被篡改，高質高效。3．1．2合同的履行。合同履行信息管理主要通過HRP系統其他系統模242塊完成。如設備管理系統記錄設備驗收、維修保養業務的履行情況;固定資產系統/無形資產系統/物流系統記錄各資產的入庫、出庫、保管、處置等業務的履行情況;采購系統記錄物資采購業務的履行情況;科研系統記錄科研項目的履行情況;智能報銷系統記錄合同的支付情況。所有相關履行信息均可回寫到合同管理信息系統中，融合到信息大平臺上，信息互聯互通。①進度管理:構建合同執行跟蹤與反饋機制，系統記錄合同實際執行進度，并與合同計劃自動比對，提醒可能存在的環節風險，簡便了管理部門的追蹤工作，實現了對合同業務全過程、實時的監管及考核。②支付管理:可按合同執行情況自動生成支付計劃，并可設定觸發付款預警功能。如系統設置醫療設備驗收后15d付款，在設備管理系統錄入驗收合格信息后，合同系統自動生成設備貨款及維修風險金支付計劃、發起審批流程。合同系統與智能報銷系統對接，將報銷事由、供應商賬戶、已付款金額、本次付款金額等結構化信息自動帶入智能報銷系統，完成支付后，將支付的實證資料、會計憑證等信息回寫到合同系統，徹底實現了對往來款項事前預算、事中監管、事后跟蹤等功能的全智能管理，杜絕重支、錯支風險，節省重復錄入信息時間。③變更管理:在傳統合同管理模式中，原合同條款發生變更需重新簽訂補充合同，難以與主合同建立動態關聯，追溯存在困難。為保證主合同與補充合同的關聯性和連續性，合同管理信息系統將補充合同關聯主合同，自動更新信息系統相關數據，合同得到統一整合，防止出現信息不對稱風險。④結束管理:傳統合同管理模式中，對合作供應商進行后續服務綜合評價費人、費時、費力。合同管理信息系統中達到合同結束條件時，可自動觸發關聯采購業務的供應商評價模塊，包括對簽約對象的資信、執行效率、服務及管理水平，按既定規則進行自動綜合評價，為后續選擇業務合作伙伴提供參考。⑤文件管理:系統將所有合同文本及相關資料通過電子文檔方式存檔，提高合同借閱、查詢、流轉效率，規避合同文檔損毀、丟失、信息泄露的風險。3．1．3預警管理。通過合同系統與其他系統的一體化整合，可對合同審批、設備收貨驗收、支付款項等關鍵點進行預警。根據合同類型設置不同的提醒模式，相關人員可及時收到信息系統窗口彈框提醒，防止出現違約帶來的經濟風險。并自動生成相關報表，各部門根據職責分工，做好財務預算規劃及準備工作。3．1．4查詢與報表管理。可快速查詢項目合同的所有信息，包括穿透至預算系統可查詢項目的預算下達、執行、調整、考核情況，穿透至設備管理系統可查詢設備到貨、驗收、維修維保、處置情況，穿透至固定資產系統可查詢資產入庫、出庫、單機效能信息，穿透至智能報銷系統可查詢付款審批進度、支付情況，穿透至會計核算系統可查詢會計憑證制單情況。一體化系統做到信息共享，附件共享，無需重復錄入、重復上傳。可生成多維度的軟報表，并以折線圖、柱圖、餅圖等直觀方式顯示，隨時為管理層提供準確、實時的決策依據，用信息化手段保證醫院合同的經濟事項快速推進及有效控制。

3．2系統的實施

合同管理信息化的實施建立在設計有效的管理體系分層分類基礎上，通過信息系統展現，需按管理要求建立統一的數據和流程標準，實現內部控制，提高運營效果。3．2．1統一數據標準。擬達到各信息系統無縫鏈接，需要解決縱向管理層級的貫通、橫向職能部門的協同以及HRP系統之間的集成問題，建立統一、覆蓋各系統的數據標準，如標準化的合同編碼規則、合同分類、供應商信息庫、合同范本庫等。通過統一的數據標準，形成合同業務在系統之間、流程之間統一的溝通語言，為實現相關信息系統的互通互聯提供數據集成接口標準。3．2．2完善管理制度。以業務一體化，合同管理信息化、標準化、閉環化理念完善現行的相關合同管理制度。合同執行過程中歸口管理部門及相關部門責任明確性，加強監督考核機制［15］。制定《經濟合同管理權責說明書》，明確權責，崗位分離，職責明確［16］。線上信息一體化、標準化、精細化的實施，其規范、流程、標準與線下管理不一致，要求實施過程中需結合內部控制，梳理合同管控流程，理順合同分類、分層管理，建立PDCA風險管理和分析模型，不斷完善管理制度，實施合同管理信息化建設，達到防風險、強管控、降成本的目的。3．2．3整合管理系統。要達到業務一體化和管理閉環化，整合所有與合同管理相關的信息系統，需立足運營管控全局的規劃，利用信息化的協同、共享功能，明確系統的定位、功能、對接標準，沿合同、設備、預算等業務生命周期管理路線理順各管理環節、管理職能，消除管理盲點，減少人工重復勞動，降低溝通成本。

4合同管理信息系統的建設成果

4．1提高合同流轉效率，有效遏制合同倒簽現象

將合同審批約束時間管理制度內嵌至合同管理系統，通過線上會簽提高流轉效率，時間預警控制，自動生成合同考核報表。采用“互聯網+”手段，員工申請，各級審核審批，均可隨時隨地通過上網或掌上APP移動應用實施，突破時間、空間的限制，通過信息代替人工跑路，節約人工成本。我院2021年第一季度合同線上流轉350份，實施合同管理系統后，會簽周期由線下7個工作日縮短為4d，最快的一份合同僅耗時7min，極大地提高了工作效率。

4．2業務一體化管理，實時動態監管

通過對各項業務的信息系統實施全生命周期跟蹤，與其他相關系統無縫對接，暢通信息溝通機制，減少溝通不暢所造成的工作失誤。實現對合同審批業務流程的“硬約束”，從而做到對合同管理全過程、全方位的實時動態監管，為領導決策提供參考依據，為考核評價責任主體提供證據。除此之外我們還發現，集成共享的系統實現了信息的對稱，激發了員工深入學習相關合同管理制度的意識，全員的法律意識得到增強、合同管理更規范。

4．3科學完善的合同管理制度是醫院運用法律手段維護合法權益的保證

防止醫院利益受損，確保醫院運營健康、持續、有序。合同管理系統的應用實現了流程信息化、信息共享化、共享協同化的跨越發展，將合同流程管理、風險點控制融入至信息系統的構建，從而達到合同管理模式標準化，提高管理效率和管理精度，減少法律糾紛。

5結論

合同管理工作是醫院內部控制的重要組成部分，對合同的管理絕不僅僅是對合同文本的管理，采用業務融合一體化鏈條方式，從管控、共享的角度將信息化貫穿醫院所有經濟合同的全過程，減少各崗位重復勞動，實現合同執行智能追蹤，降低醫院成本，保證醫院各項經濟活動高效運作［17］。合同管理不單是財務部門或者內審部門工作，應當由各相關部門和崗位共同參與，才能有效保障醫院的合法權益。合同管理需實施全生命周期管理，從計劃到履行到歸檔甚至到可能發生利益糾紛的每個階段，均是風險和利益同存，合同管理信息系統徹底實現“合同與預算的一致性監管”、“合同與實物的一致性監管”、“合同與賬務的一致性監管”、“合同履行情況的全過程追蹤監管”、“合同往來賬款的追蹤監管”、“合同全階段資料文檔的監管”。

作者:李麗敏 賴春玲 鄭海瑩 單位:清遠市人民醫院