HRP平臺醫(yī)院合同管理控制信息化建設

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［摘要］隨著醫(yī)院的發(fā)展，傳統(tǒng)合同管理方式已經不能滿足醫(yī)藥發(fā)展的管理需求。作為醫(yī)院資源規(guī)劃平臺，醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning，hrp）主要利用信息技術管理醫(yī)院資源，是醫(yī)院經營管理的發(fā)展方向和目標?；诖?，在醫(yī)院合同管理中應用HRP信息管理平臺，有利于加強醫(yī)院信息化建設，構建完善的合同管理系統(tǒng)，從而實現醫(yī)院合同內部控制，提高醫(yī)院合同管理效率，降低醫(yī)院的財務風險。

［關鍵詞］HRP；合同管理；內控信息化

引言

隨著信息技術的進步，相關管理人員開始關注信息技術對合同管理的影響作用，且一些學者開始研究合同管理的信息化建設內容。例如，相關學者在研究中以網絡為基礎，在合同管理方面應用知識管理方法，構建了合同信息化管理平臺，同時建立了合同數據庫、專家?guī)煲约爸R庫等模塊；還有學者指出構建合同內部控制系統(tǒng)時要以控制為導向，注重合同的準備階段、簽訂以及合同履行等，有效控制合同每個階段和環(huán)節(jié)的風險，使合同控制處于實時的動態(tài)過程。簽訂合同最重要的目的是約束雙方的交易成果，即合同款的收付。作為合同風險的直接衡量指標，合同款收付可以通過會計角度控制，增加合同輔助核算方式，實現合同明細管理信息化。

1醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理現狀

我國醫(yī)院傳統(tǒng)的合同管理方式是以紙質文件為主，合同流動形式均為紙質。合同由各部門起草后，再經由相關部門修改與審核合同的完備性、實用性以及合法性。合同審核沒問題后，再由負責人找各級領導簽字確認，同時加蓋單位合同專用章。完成上述過程后，合同正式生效，并進入合同執(zhí)行環(huán)節(jié)。根據合同內容要求，醫(yī)院按照要求履行付款義務后，各部門相關負責人要填寫好報銷單，簽字確認后交給財務部付款。通過上述流程可知，這種傳統(tǒng)的合同管理模式存在很大的問題，具體如下：①合同簽訂的效率較低，合同需要多人經手，且領導不能隨時查看合同的狀態(tài)；②醫(yī)院沒有專門的科室或者部門收集與管理管理，一旦需要查詢合同，則要花費大量的時間，因為合同沒有統(tǒng)一歸檔處理，精確查詢困難；③合同變更修改管理非常麻煩，在履行合同的過程中，由于需求變化，醫(yī)院要及時補充或者變更合同，手動記錄與修改容易出現錯誤，導致后期再次查詢出現問題。

2醫(yī)院經濟合同履行環(huán)節(jié)存在的問題

2.1合同執(zhí)行記錄不完整

通常情況，醫(yī)院不會設立專門的合同管理部門，但是合同涉及的部門會安排相關人員統(tǒng)一保管合同。盡管這種操作方式能夠緩解合同管理給醫(yī)院帶來的不利影響，但是實際上仍未能解決合同實時共享、精確查詢等管理問題，無法提高工作效率。在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，大多分部門記錄合同執(zhí)行過程，且由于不同部門的業(yè)務內容不同，各部門登記的內容和側重點存在差別，導致一份完整的合同數據出現零散問題，無法全面體現合同信息的價值。另外，這種管理記錄方式不能充分反映合同執(zhí)行周期內的進展情況。

2.2難以追溯合同之間的關聯性

經濟之間存在關聯性和連續(xù)性，醫(yī)院的同一個業(yè)務在不同的時間周期內，可能與其他商家多次簽訂合同，特別是醫(yī)院需求變更后，需要修改與補充合同，而本應該存在關聯的合同，由于紙板形式而無法建立動態(tài)關系，合同追溯存在較大困難，且不利于醫(yī)院評價歷史交易情況，需要重新擬定合同。不僅如此，醫(yī)院消耗物質種類較多，數量龐大，所以醫(yī)院與同一個供應商簽訂多個合同是常態(tài)，這種合同管理通常根據不同業(yè)務部門進行分類處理，盡管在一定程度上減輕了合同管理的困難，但是供應商一對多的情況，割裂了醫(yī)院與供應商的有機聯系，不能按照供應商統(tǒng)計分析采購情況，導致醫(yī)院不能根據合同情況分析自身與某個供應商的交易關系，進而無法科學評價供應商信用。

2.3合同效期和標的物控制困難

醫(yī)院合同效期包含兩個方面的內容：第一，合同本身的效期；第二，標的物的資質效期。隨著醫(yī)院業(yè)務規(guī)模的擴大，合同數量呈指數增加，僅僅依靠紙質合同管理模式很難適應醫(yī)院當前的動態(tài)管理需求，而醫(yī)院過分依賴供應商對合同效期的提醒容易出現負面問題。另外，醫(yī)院還存在原合同未廢除而再次簽訂新合同、超過合同效期的采購或者超合同范圍采購等情況，給醫(yī)院帶來一定的經濟風險和法律問題。

2.4特定合同與相關經濟事項或標的物缺乏關聯

醫(yī)院有些經濟合同對應特定的項目，如科研項目；而有的合同與某些特定設備相關，如進口儀器等。傳統(tǒng)合同以紙質文件管理為主，合同信息沒有納入信息管理中，項目檔案或者醫(yī)院固定資產檔案沒有與合同建立聯系，即不能通過合同信息查詢資產情況，也不能通過資產情況查閱合同內容，后期設備維修與保養(yǎng)是否超過質保期也無從得知。

2.5合同執(zhí)行記錄與會計記錄相互獨立

在合同履行過程中，醫(yī)院各部門應根據合同條款和財務審批流程，在申報付款申請并獲得領導批準后，將合同、發(fā)票、審批報告等憑據送交財務部門，由其審核后辦理價款結算及處理賬務等。各部門對合同執(zhí)行的時間、事由、金額等要建立臺賬，但這些臺賬脫離財務系統(tǒng)獨立存在，與會計記錄沒有關聯關系，不利于復核合同執(zhí)行情況，也不便于事后的財務檢查及審計監(jiān)督。

3基于HRP平臺的合同管理內部控制信息化建設措施

3.1明確建設目標

醫(yī)院合同信息化管理主要是通過將控制理念、流程、方法等管理要素，以信息化手段整合到醫(yī)院信息系統(tǒng)中，通過計算機平臺實現合同管理與控制，減少人為操作因素的影響，從而保護合同信息的安全，實現交易處理的有效性、精準性、完整性，有效控制合同效期內的合種風險問題。

3.2制定完善的管理業(yè)務流程規(guī)劃

3.2.1合同訂立合同訂立之初，先由相關部門談判、起草合同。在合同調查階段，要詳細搜集合同相關內容信息，并與被調查對象提供的信息進行對比分析，建設醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning，HRP）信息管理平臺，并單獨設立信息板塊，用于記錄、、儲存合同簽約對象的基本信息、企業(yè)經營信息、業(yè)務活動、信譽、資質以及能力等。通過分析搜集的信息，能夠有效預測可能存在的風險，使合同管理更加規(guī)范，同時也為合同簽訂提供決策支持，避免風險問題。不僅如此，還要在HRP平臺中增加合同起草功能，構建標準合同框架，設置不同合同模型。待合同修改或者填寫完成后，系統(tǒng)可以對比分析新增合同與系統(tǒng)內部信息，發(fā)現錯誤內容時會及時提醒。合同起草完成后要及時提交，進入審批流程，相關部門負責人進行審核，并由專業(yè)小組進行復核，審核通過后簽訂合同。

3.2.2合同履行合同履行要基于HRP平臺完成，合同簽訂后，合同負責人要將合同體現的信息全部錄入管理系統(tǒng)中，并詳細核對合同簽約對象的基本信息、合同金額、編號以及簽訂日期與合同效期，選擇合適的收付方式、確保合同到期提醒等。同時，將合同紙質文件及相關文件掃描成電子版上傳到HRP管理系統(tǒng)，以附件形式歸入電子版合同中。通過HRP管理平臺，可以對合同履行過程進行便捷操作，比如，可以設置收付計劃，提前一個周提醒財務部門做好合同收付款工作，財務人員要將合同提醒信息提交給職能部門領導，待領導查閱批復后反饋給財務部門，然后財務人員再根據合同信息進行收付款操作。履行一項合同后，財務部門需要將結算合同轉到對應部門進行歸檔。因此，在HRP平臺上，醫(yī)院要劃分相應部門，給不同級別人員賦予不同權限，通過該平臺實現各職能人員的分工合作。后臺可以查詢到合同的全部信息以及整個履行過程的節(jié)點信息，大幅提高醫(yī)院合同管理效率及合同風險控制水平。

3.2.3執(zhí)行追蹤要在HRP管理平臺構建合同執(zhí)行跟蹤反饋機制，將合同進度信息及時錄入系統(tǒng)中，并根據經驗，提醒可能存在的風險環(huán)節(jié)，實現對合同的實時監(jiān)管。合同執(zhí)行到關鍵點，相關負責人會收到提醒，且系統(tǒng)會每隔幾個小時就彈出信息窗口，提醒有關人員應該進行什么操作。另外，還可以根據合同類型設置不同的提醒模式，規(guī)避因違約帶來的經濟風險。在履行過程中，系統(tǒng)會根據已經設置好的程序生成和監(jiān)測相關條款，同時監(jiān)控合同中規(guī)定的權利與義務，根據錄入系統(tǒng)的控制要求實現合同信息化管理，從合同登記到完結等一系列環(huán)節(jié)進行實時跟蹤查詢。

3.2.4風險防范在HRP管理平臺中，系統(tǒng)根據合同的形式建立風險數據庫，可以梳理合同不同環(huán)節(jié)的風險點。比如，物資采購合同、基建合同、收支合同等，系統(tǒng)自動審核，并提示和防范合同不同環(huán)節(jié)存在的風險問題，將風險防范問題根據金額權限推送到不同部門負責人，提高他們對該問題的重視程度。

3.2.5合同歸檔與評價醫(yī)院所有的合同及相關文件均以電子版存檔在系統(tǒng)中，通過電子檔案管理，能夠有效分析簽約對象的資信、執(zhí)行效率以及管理水平。分析結果可以作為風險評價依據，也可以作為今后簽訂合同的重要依據。

4結語

通過本文的分析研究可知，醫(yī)院構建基于HRP平臺的合同信息化管理系統(tǒng)對醫(yī)院管理發(fā)展具有重要意義。合同信息化管理平臺不僅可以解決醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理的弊端和短板，還能提高合同管理效率，預防合同管理風險，進而有效控制內部風險，降低經濟風險損失。

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作者：陸敏 單位：新疆維吾爾自治區(qū)兒童醫(yī)院