HRP平臺醫院合同管理控制信息化建設

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［摘要］隨著醫院的發展，傳統合同管理方式已經不能滿足醫藥發展的管理需求。作為醫院資源規劃平臺，醫院資源規劃（HospitalResourcePlanning，hrp）主要利用信息技術管理醫院資源，是醫院經營管理的發展方向和目標。基于此，在醫院合同管理中應用HRP信息管理平臺，有利于加強醫院信息化建設，構建完善的合同管理系統，從而實現醫院合同內部控制，提高醫院合同管理效率，降低醫院的財務風險。

［關鍵詞］HRP；合同管理；內控信息化

引言

隨著信息技術的進步，相關管理人員開始關注信息技術對合同管理的影響作用，且一些學者開始研究合同管理的信息化建設內容。例如，相關學者在研究中以網絡為基礎，在合同管理方面應用知識管理方法，構建了合同信息化管理平臺，同時建立了合同數據庫、專家庫以及知識庫等模塊；還有學者指出構建合同內部控制系統時要以控制為導向，注重合同的準備階段、簽訂以及合同履行等，有效控制合同每個階段和環節的風險，使合同控制處于實時的動態過程。簽訂合同最重要的目的是約束雙方的交易成果，即合同款的收付。作為合同風險的直接衡量指標，合同款收付可以通過會計角度控制，增加合同輔助核算方式，實現合同明細管理信息化。

1醫院傳統合同管理現狀

我國醫院傳統的合同管理方式是以紙質文件為主，合同流動形式均為紙質。合同由各部門起草后，再經由相關部門修改與審核合同的完備性、實用性以及合法性。合同審核沒問題后，再由負責人找各級領導簽字確認，同時加蓋單位合同專用章。完成上述過程后，合同正式生效，并進入合同執行環節。根據合同內容要求，醫院按照要求履行付款義務后，各部門相關負責人要填寫好報銷單，簽字確認后交給財務部付款。通過上述流程可知，這種傳統的合同管理模式存在很大的問題，具體如下：①合同簽訂的效率較低，合同需要多人經手，且領導不能隨時查看合同的狀態；②醫院沒有專門的科室或者部門收集與管理管理，一旦需要查詢合同，則要花費大量的時間，因為合同沒有統一歸檔處理，精確查詢困難；③合同變更修改管理非常麻煩，在履行合同的過程中，由于需求變化，醫院要及時補充或者變更合同，手動記錄與修改容易出現錯誤，導致后期再次查詢出現問題。

2醫院經濟合同履行環節存在的問題

2.1合同執行記錄不完整

通常情況，醫院不會設立專門的合同管理部門，但是合同涉及的部門會安排相關人員統一保管合同。盡管這種操作方式能夠緩解合同管理給醫院帶來的不利影響，但是實際上仍未能解決合同實時共享、精確查詢等管理問題，無法提高工作效率。在合同執行環節，大多分部門記錄合同執行過程，且由于不同部門的業務內容不同，各部門登記的內容和側重點存在差別，導致一份完整的合同數據出現零散問題，無法全面體現合同信息的價值。另外，這種管理記錄方式不能充分反映合同執行周期內的進展情況。

2.2難以追溯合同之間的關聯性

經濟之間存在關聯性和連續性，醫院的同一個業務在不同的時間周期內，可能與其他商家多次簽訂合同，特別是醫院需求變更后，需要修改與補充合同，而本應該存在關聯的合同，由于紙板形式而無法建立動態關系，合同追溯存在較大困難，且不利于醫院評價歷史交易情況，需要重新擬定合同。不僅如此，醫院消耗物質種類較多，數量龐大，所以醫院與同一個供應商簽訂多個合同是常態，這種合同管理通常根據不同業務部門進行分類處理，盡管在一定程度上減輕了合同管理的困難，但是供應商一對多的情況，割裂了醫院與供應商的有機聯系，不能按照供應商統計分析采購情況，導致醫院不能根據合同情況分析自身與某個供應商的交易關系，進而無法科學評價供應商信用。

2.3合同效期和標的物控制困難

醫院合同效期包含兩個方面的內容：第一，合同本身的效期；第二，標的物的資質效期。隨著醫院業務規模的擴大，合同數量呈指數增加，僅僅依靠紙質合同管理模式很難適應醫院當前的動態管理需求，而醫院過分依賴供應商對合同效期的提醒容易出現負面問題。另外，醫院還存在原合同未廢除而再次簽訂新合同、超過合同效期的采購或者超合同范圍采購等情況，給醫院帶來一定的經濟風險和法律問題。

2.4特定合同與相關經濟事項或標的物缺乏關聯

醫院有些經濟合同對應特定的項目，如科研項目；而有的合同與某些特定設備相關，如進口儀器等。傳統合同以紙質文件管理為主，合同信息沒有納入信息管理中，項目檔案或者醫院固定資產檔案沒有與合同建立聯系，即不能通過合同信息查詢資產情況，也不能通過資產情況查閱合同內容，后期設備維修與保養是否超過質保期也無從得知。

2.5合同執行記錄與會計記錄相互獨立

在合同履行過程中，醫院各部門應根據合同條款和財務審批流程，在申報付款申請并獲得領導批準后，將合同、發票、審批報告等憑據送交財務部門，由其審核后辦理價款結算及處理賬務等。各部門對合同執行的時間、事由、金額等要建立臺賬，但這些臺賬脫離財務系統獨立存在，與會計記錄沒有關聯關系，不利于復核合同執行情況，也不便于事后的財務檢查及審計監督。

3基于HRP平臺的合同管理內部控制信息化建設措施

3.1明確建設目標

醫院合同信息化管理主要是通過將控制理念、流程、方法等管理要素，以信息化手段整合到醫院信息系統中，通過計算機平臺實現合同管理與控制，減少人為操作因素的影響，從而保護合同信息的安全，實現交易處理的有效性、精準性、完整性，有效控制合同效期內的合種風險問題。

3.2制定完善的管理業務流程規劃

3.2.1合同訂立合同訂立之初，先由相關部門談判、起草合同。在合同調查階段，要詳細搜集合同相關內容信息，并與被調查對象提供的信息進行對比分析，建設醫院資源規劃（HospitalResourcePlanning，HRP）信息管理平臺，并單獨設立信息板塊，用于記錄、、儲存合同簽約對象的基本信息、企業經營信息、業務活動、信譽、資質以及能力等。通過分析搜集的信息，能夠有效預測可能存在的風險，使合同管理更加規范，同時也為合同簽訂提供決策支持，避免風險問題。不僅如此，還要在HRP平臺中增加合同起草功能，構建標準合同框架，設置不同合同模型。待合同修改或者填寫完成后，系統可以對比分析新增合同與系統內部信息，發現錯誤內容時會及時提醒。合同起草完成后要及時提交，進入審批流程，相關部門負責人進行審核，并由專業小組進行復核，審核通過后簽訂合同。

3.2.2合同履行合同履行要基于HRP平臺完成，合同簽訂后，合同負責人要將合同體現的信息全部錄入管理系統中，并詳細核對合同簽約對象的基本信息、合同金額、編號以及簽訂日期與合同效期，選擇合適的收付方式、確保合同到期提醒等。同時，將合同紙質文件及相關文件掃描成電子版上傳到HRP管理系統，以附件形式歸入電子版合同中。通過HRP管理平臺，可以對合同履行過程進行便捷操作，比如，可以設置收付計劃，提前一個周提醒財務部門做好合同收付款工作，財務人員要將合同提醒信息提交給職能部門領導，待領導查閱批復后反饋給財務部門，然后財務人員再根據合同信息進行收付款操作。履行一項合同后，財務部門需要將結算合同轉到對應部門進行歸檔。因此，在HRP平臺上，醫院要劃分相應部門，給不同級別人員賦予不同權限，通過該平臺實現各職能人員的分工合作。后臺可以查詢到合同的全部信息以及整個履行過程的節點信息，大幅提高醫院合同管理效率及合同風險控制水平。

3.2.3執行追蹤要在HRP管理平臺構建合同執行跟蹤反饋機制，將合同進度信息及時錄入系統中，并根據經驗，提醒可能存在的風險環節，實現對合同的實時監管。合同執行到關鍵點，相關負責人會收到提醒，且系統會每隔幾個小時就彈出信息窗口，提醒有關人員應該進行什么操作。另外，還可以根據合同類型設置不同的提醒模式，規避因違約帶來的經濟風險。在履行過程中，系統會根據已經設置好的程序生成和監測相關條款，同時監控合同中規定的權利與義務，根據錄入系統的控制要求實現合同信息化管理，從合同登記到完結等一系列環節進行實時跟蹤查詢。

3.2.4風險防范在HRP管理平臺中，系統根據合同的形式建立風險數據庫，可以梳理合同不同環節的風險點。比如，物資采購合同、基建合同、收支合同等，系統自動審核，并提示和防范合同不同環節存在的風險問題，將風險防范問題根據金額權限推送到不同部門負責人，提高他們對該問題的重視程度。

3.2.5合同歸檔與評價醫院所有的合同及相關文件均以電子版存檔在系統中，通過電子檔案管理，能夠有效分析簽約對象的資信、執行效率以及管理水平。分析結果可以作為風險評價依據，也可以作為今后簽訂合同的重要依據。

4結語

通過本文的分析研究可知，醫院構建基于HRP平臺的合同信息化管理系統對醫院管理發展具有重要意義。合同信息化管理平臺不僅可以解決醫院傳統合同管理的弊端和短板，還能提高合同管理效率，預防合同管理風險，進而有效控制內部風險，降低經濟風險損失。

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作者：陸敏 單位：新疆維吾爾自治區兒童醫院