企業(yè)合同管理信息化解決方案分析

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在國家全面深化體制機(jī)制改革、力求打造一大批具有創(chuàng)新能力和國際競爭力的國有骨干企業(yè)的政策機(jī)遇下，將現(xiàn)代信息技術(shù)與財(cái)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，形成按項(xiàng)目事前、事中、事后管控的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理體系，提高項(xiàng)目信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)資源作為重要的戰(zhàn)略資源，而加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合，提高項(xiàng)目管理的過程控制，是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控的前提。以合同審批、計(jì)劃進(jìn)度與預(yù)算控制等信息化手段為抓手，通過實(shí)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示，規(guī)范運(yùn)行管理，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。首先要通過合同管理模塊建立企業(yè)合同中心概念，其次實(shí)現(xiàn)合同立項(xiàng)、審批、生效、履約和結(jié)算全周期管理，解決成本控制問題，提升企業(yè)運(yùn)營效益，完成整個(gè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化運(yùn)作，真正將流程、制度的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化嵌入信息化管理，提升企業(yè)運(yùn)行效率。下面分別從技術(shù)規(guī)格、功能架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和功能實(shí)現(xiàn)等方面進(jìn)行分析。

技術(shù)規(guī)格

本次合同功能搭建業(yè)務(wù)，僅限于銷售合同、合同開票和收款等業(yè)務(wù)操作。在整個(gè)合同管理過程中，共包括13個(gè)模塊，全部通過配置實(shí)現(xiàn)，其功能點(diǎn)如下：（1）基礎(chǔ)功能設(shè)置，其特點(diǎn)是增加合同模塊功能，在填寫時(shí)可以在界面僅填寫關(guān)鍵字段，后面通過模板自動(dòng)生成合同正文文本；（2）項(xiàng)目立項(xiàng)，包括項(xiàng)目的計(jì)劃、請示、招標(biāo)和比價(jià)等；（3）合同錄入，合同類別要區(qū)分框架合同和非框架合同，框架合同金額字段無需填寫，非框架合同金額字段必須填寫；合同錄入目前不需要關(guān)聯(lián)其他系統(tǒng)，后期需考慮與SRM系統(tǒng)對接；合同錄入時(shí)存在主子合同關(guān)系的可以在系統(tǒng)中選擇主合同信息；還需錄入項(xiàng)目編號、填寫具體履約計(jì)劃；（4）合同審批，合同審批環(huán)節(jié)合同管理負(fù)責(zé)人有權(quán)對合同條款進(jìn)行修改；合同審批流可根據(jù)業(yè)務(wù)需要自定義設(shè)置；合同審批可由OA代辦完成，實(shí)現(xiàn)OA代辦提醒；（5）合同用印，包括我方用印和對方用印，雙方用印全都完成后，合同才可歸檔生效；（6）系統(tǒng)支持虛擬合同，虛擬合同一樣有合同的履約、合同結(jié)算、合同發(fā)票等信息；虛擬合同可轉(zhuǎn)化為正式合同，支持一對一轉(zhuǎn)化為正式合同，支持多對一轉(zhuǎn)化為一個(gè)正式合同，也支持一對多轉(zhuǎn)化為多個(gè)正式合同；虛擬合同轉(zhuǎn)化為正式合同后合同的結(jié)算情況、發(fā)票情況也需根據(jù)虛擬合同轉(zhuǎn)化情況，轉(zhuǎn)化到正式合同中；（7）合同變更，支持關(guān)聯(lián)原合同信息，可以直接在原合同填寫界面修改相關(guān)信息，修改完畢后系統(tǒng)自動(dòng)匯總更改內(nèi)容；合同變更支持上傳變更附件（補(bǔ)充協(xié)議等）；（8）合同狀態(tài)，按審批權(quán)限設(shè)置，可設(shè)置為凍結(jié)、反凍結(jié)、合同中止等狀態(tài)，合同凍結(jié)、中止后不允許合同結(jié)算；（9）合同結(jié)算，支持單合同結(jié)算，也支持多合同統(tǒng)一結(jié)算（相同供應(yīng)商信息，相同類別）；系統(tǒng)可以根據(jù)合同收票金額、合同已付金額、本次收票金額、本次付款金額自動(dòng)判斷是否需要進(jìn)行沖預(yù)付、沖應(yīng)付，同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)判斷自動(dòng)生成相對應(yīng)的報(bào)銷憑證或沖銷憑證；框架合同結(jié)算時(shí)需引用合同標(biāo)準(zhǔn)單價(jià)；（10）合同收票登記，合同收票需在合同中進(jìn)行登記；后續(xù)SRM完善后可考慮與SRM對接；合同收票需審批，審批完畢后自動(dòng)生成掛賬憑證；（11）合同開票申請，所有開票業(yè)務(wù)需通過合同開票申請進(jìn)行，審批完后由責(zé)任人進(jìn)行發(fā)票開具，審批完畢的單據(jù)自動(dòng)生成憑證；（12）合同收款登記，出納收到客戶款項(xiàng)在合同收款中登記，由業(yè)務(wù)部門認(rèn)領(lǐng)，并關(guān)聯(lián)合同號，關(guān)聯(lián)確認(rèn)完畢后自動(dòng)生成收入憑證；（13）合同查詢，包括合同臺賬查詢、合同超期查詢、合同賬齡查詢等。

功能架構(gòu)

首先，對合同中心進(jìn)行初始設(shè)置，包括合同類型、合同模板及合同條款、合同卡片、編號規(guī)則及審批流程；其次通過物資管理系統(tǒng)將合同發(fā)起，通過全面預(yù)算系統(tǒng)將合同進(jìn)行全生命周期預(yù)算管控；最終按項(xiàng)目完工進(jìn)度進(jìn)入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。也就是說根據(jù)企業(yè)要求，合同管理將合同按類型分別進(jìn)行管理，建立完整的合同檔案，以合同業(yè)務(wù)為中心，從項(xiàng)目立項(xiàng)為起始，經(jīng)合同起草錄入、合同審批、合同變更、合同履約、合同結(jié)算、合同授權(quán)用印、合同預(yù)警、合同狀態(tài)監(jiān)控、合同查詢分析，實(shí)現(xiàn)對合同全生命周期、全過程的管理。能夠及時(shí)跟蹤合同進(jìn)展情況，及時(shí)掌握合同結(jié)算進(jìn)度，對合同收付款計(jì)劃進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警，并提供合同業(yè)務(wù)的授權(quán)、審批、權(quán)限控制功能。

業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程包括合同管理流程及合同結(jié)算流程。在合同管理流程方面，主要描述為：合同立項(xiàng)-合同錄入-合同用印-合同中心（包括合同變更、合同狀態(tài)管理、合同授權(quán)及合同附件）。在合同結(jié)算流程方面，主要描述為兩方面：①合同付款及收票-合同付款申請-財(cái)務(wù)稽核-出納支付-憑證生成；②合同收款及開票-合同收款及開票申請-合同收款確認(rèn)及合同開票申請確認(rèn)-財(cái)務(wù)稽核-憑證生成。

功能實(shí)現(xiàn)

1.訂立前的合同管理

企業(yè)的合同管理是從合同訂立前開始的，合同訂立前的管理是企業(yè)合同管理全過程的基礎(chǔ)和起步階段，對做好合同管理工作意義重大。在浪潮合同管理軟件中，訂立前的合同管理主要包括：職責(zé)、崗位、用戶權(quán)限的劃分、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置、項(xiàng)目立項(xiàng)管理、合同立項(xiàng)管理四個(gè)部分。現(xiàn)分別描述如下：（1）職責(zé)、崗位、用戶權(quán)限劃分集團(tuán)企業(yè)的授權(quán)管理是分級管理的。比如集團(tuán)的管理員，直接負(fù)責(zé)分配和維護(hù)集團(tuán)下級公司的人員權(quán)限是不合適的，因?yàn)橐皇枪ぷ髁看?，二是集團(tuán)管理員不了解各個(gè)組織的具體情況，此外溝通較困難，應(yīng)該是集團(tuán)內(nèi)的各個(gè)單位各自有系統(tǒng)管理員崗位，集團(tuán)管理員分配各個(gè)下級組織的管理員，然后下級管理員去做各自單位具體的權(quán)限分配和維護(hù)。職責(zé)、崗位定義標(biāo)準(zhǔn)化等可以由集團(tuán)統(tǒng)一管理。（2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的過程。合同管理軟件中，關(guān)于合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置主要包括：合同編碼結(jié)構(gòu)定義、合同條款分類、合同條款字典、合同類型字典、往來單位地區(qū)、往來單位類別、單位目錄、業(yè)務(wù)部門目錄、員工類別、員工目錄、期初合同錄入、單據(jù)編號定義、審批流定義、計(jì)量單位目錄、計(jì)量單位維護(hù)、合同印章定義、附件類型設(shè)置、單位權(quán)限設(shè)置等，在合同管理系統(tǒng)的初始階段完成合同管理權(quán)限的分配。合同初始信息中的合同類型指采購合同、施工合同、分包合同和租賃合同等；合同條款指為合同模版設(shè)置提供條款資料，對應(yīng)每條條款需要標(biāo)明該條款所影響的對象，如單價(jià)、金額、數(shù)量、時(shí)間等；合同編碼指用戶自行定義合同編號的編碼長度、分段并定義其所代表的含義；期初合同指系統(tǒng)開始時(shí)還沒有執(zhí)行完的合同信息輸入系統(tǒng)。合同管理軟件中，所有功能模塊和重要數(shù)據(jù)的權(quán)限劃分是在整個(gè)系統(tǒng)的初始過程中統(tǒng)一設(shè)置的。針對合同管理的權(quán)限劃分，主要是要求不同的人可以看到不同的合同。初始設(shè)置主要包含五部分功能：①合同類型定義：定義合同的分類，如技術(shù)服務(wù)合同、銷售合同、租賃合同、采購合同、承包合同、商務(wù)合同、聘用合同等類別。②合同屬性定義：用戶自定義合同卡片上的擴(kuò)展屬性。③結(jié)算方式定義：針對收付款的結(jié)算方式進(jìn)行分類，如現(xiàn)金、匯款、支票、商承等。④合同預(yù)警定義：對于即將到期的合同、結(jié)算計(jì)劃給出預(yù)警信息。⑤合同編號規(guī)則形成定義：定義合同編號的形成法則，合同編號不允許錄入。（3）合同立項(xiàng)管理合同立項(xiàng)滿足合同簽訂前的立項(xiàng)錄入與審批，以及審批單據(jù)的打印。

2.訂立階段的合同管理

（1）合同授權(quán)管理提供合同簽訂資格的法人授權(quán)的審批與授權(quán)單的打印功能。在合同用印時(shí)可以根據(jù)合同的簽訂人檢查合同簽訂的權(quán)限資格。（2）合同中心管理通過浪潮合同管理系統(tǒng)對分散的合同進(jìn)行集中管理，減少信息的重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)信息共享；滿足從合同錄入、合同用印、合同附件、合同變更、合同狀態(tài)、合同預(yù)算分?jǐn)偝跏嫉胶贤畔⒄{(diào)整處理的全生命周期的管理。該功能主要包含兩個(gè)方面；第一，自定義合同模板；第二，依據(jù)系統(tǒng)預(yù)制的合同模板或者用戶自定義的合同模板起草合同。起草合同后生成Word格式的合同文件，用戶可以根據(jù)具體的情況修改生成的合同文檔條款信息，最后形成正式的合同，這個(gè)文檔可以作為合同錄入中的合同文件。合同卡片信息體現(xiàn)了系統(tǒng)集中管理，包括主管部門、各級部門、項(xiàng)目辦、關(guān)聯(lián)合同、預(yù)算項(xiàng)目等控制所需的關(guān)鍵信息均來自于相關(guān)系統(tǒng)，方便合同控制和費(fèi)用歸集?？梢詾樵摵贤砑痈郊╓ord、Excel、txt、rar、pdf等常規(guī)的文件格式），完成合同電子信息的集中管理。合同收付款節(jié)點(diǎn)，是為了方便形成企業(yè)的資金使用計(jì)劃，及時(shí)安排資金及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。合同條款是合同簽訂及收付款過程中的文字保證，約定了雙方交付的內(nèi)容和資金的分配情況。關(guān)聯(lián)合同是建立合同之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。合同信息調(diào)整是合同審批后、簽訂前的基本信息的調(diào)整。合同綜合信息是合同執(zhí)行期間所有信息的體現(xiàn)，可聯(lián)查變更單、狀態(tài)申請單、合同結(jié)算單。

3.執(zhí)行階段的合同管理

（1）合同結(jié)算處理合同的結(jié)算處理主要包括：合同的付款申請、合同收款、開票申請、財(cái)務(wù)稽核、出納支付、憑證生成、導(dǎo)出格式定義、支付明細(xì)導(dǎo)出等相關(guān)信息，該功能主要完成合同結(jié)算收付款錄入，包含合同付款金額、發(fā)票金額、合同的付款計(jì)劃、發(fā)票號等信息，既能處理發(fā)票業(yè)務(wù)，也能處理現(xiàn)金業(yè)務(wù)。合同收款是收款合同收款時(shí)生成，由財(cái)務(wù)發(fā)起，業(yè)務(wù)人員對照合同填寫信息。開票申請是收款合同需要開票時(shí)生成，包含開票金額、應(yīng)稅明細(xì)的信息。財(cái)務(wù)稽核是對合同結(jié)算業(yè)務(wù)原始單據(jù)的財(cái)務(wù)稽核處理。出納支付記錄合同現(xiàn)金流的付款情況。憑證生成是合同結(jié)算單審批通過或財(cái)務(wù)稽核后，通過憑證模塊自動(dòng)生成財(cái)務(wù)模塊的記賬憑證。（2）合同變更合同變更指合同在執(zhí)行過程中由于種種原因，雙方達(dá)成一致意見，需要更改合同，此時(shí)執(zhí)行合同變更功能，修改合同中的部分內(nèi)容。合同變更前后的內(nèi)容都要保留，并有合同變更說明，方便今后查詢了解合同的全過程。進(jìn)行合同變更時(shí)，對已經(jīng)審核完成或正在執(zhí)行的合同進(jìn)行修改，變更內(nèi)容包括合同概要信息、標(biāo)的信息、條款信息等內(nèi)容。合同的其他信息不需變更，可以在原合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。對于要變更的合同，允許用戶增加標(biāo)的分錄，允許增加合同條款分錄。合同的進(jìn)展變更模塊主要包括：合同的結(jié)算計(jì)劃、合同標(biāo)的、合同條款、項(xiàng)目信息等功能。編制合同的結(jié)算計(jì)劃，做到事先對合同的整個(gè)過程進(jìn)行分析，提高合同的可控性。系統(tǒng)可以清晰的記錄合同變更的原因、變更類型、經(jīng)辦人的具體事項(xiàng)。合同審批表包括合同基本信息（合同名稱、合同編號、計(jì)劃編號、合同類型、承辦單位及人員、對方單位、對方單位注冊資金）、合同有關(guān)條款（價(jià)款合計(jì)、簽訂日期、履行期限）、內(nèi)部審查意見（部門領(lǐng)導(dǎo)、部門會(huì)簽及合同管理員）及單位領(lǐng)導(dǎo)審查意見等信息。

4.合同履行后的管理

（1）合同狀態(tài)處理合同狀態(tài)管理主要實(shí)現(xiàn)對合同狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)一管理，合同狀態(tài)包含：待簽、生效、凍結(jié)、終止、變更中和歸檔。該功能主要是對待簽、生效、凍結(jié)、終止、完成和歸檔幾種狀態(tài)進(jìn)行相互轉(zhuǎn)化，處于凍結(jié)、終止、變更、完成和歸檔狀態(tài)的合同不能進(jìn)行日常的合同業(yè)務(wù)，如：付款申請、合同收款和開票申請等。（2）合同查詢分析提供合同臺賬查詢、標(biāo)的信息查詢、合同結(jié)算查詢、合同變更查詢、項(xiàng)目匯總查詢及合同多維分析。系統(tǒng)提供了多種查詢組合方式以便對大量的合同信息進(jìn)行快速的檢索。查詢合同及其明細(xì)情況，可以按照合同的不同類型、往來單位或日期等條件來查詢合同的整體情況，合同執(zhí)行過程中發(fā)生的收付款（在收、付款單據(jù)中錄入合同編碼作為關(guān)聯(lián)）情況，以及合同變更等情況在相應(yīng)的報(bào)表中都可以查到，方便合同的管理。提供合同臺賬信息的查詢。合同管理通過與財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的查詢合同的收付款情況，及時(shí)了解合同履行的情況，分析合同的執(zhí)行情況，展示符合條件的合同數(shù)量、合同金額與執(zhí)行數(shù)量、執(zhí)行金額的對比信息。分析合同收/付款情況。展示合同的收付款計(jì)劃、合同金額、已經(jīng)收付金額、收付金額占合同金額的比例、收付日期情況、計(jì)劃收付日期、合同標(biāo)的明細(xì)信息情況。在合同查詢、統(tǒng)計(jì)匯總分析功能上進(jìn)一步優(yōu)化，為所內(nèi)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體系提供決策依據(jù)。合同管理軟件提供了針對合同管理的完善的權(quán)限管理體系，可以詳細(xì)的定制哪一類合同甚至是哪一份具體合同的權(quán)限劃分。合同管理軟件提供了統(tǒng)一的工作流平臺，本單位可以方便靈活的定制跨部門、跨單位的合同審批流程。（3）合同預(yù)警設(shè)置可根據(jù)即將到期的合同或者結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)警，發(fā)出預(yù)警信息。比如，合同付款計(jì)劃預(yù)警、合同計(jì)劃進(jìn)度預(yù)警等。

5.價(jià)值分析

（1）合同生命周期管理。規(guī)范合同管理流程，對合同全生命周期的合同錄入、審批、用印簽訂及合同付款計(jì)劃、合同結(jié)算、合同變更等管理活動(dòng)能夠按照公司合同管理制度納入規(guī)范化管理，從而提高管理效率、防范法律風(fēng)險(xiǎn)，全面提升整體管理能力與核心競爭實(shí)力。（2）合同信息集中管理。建立合同管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各級合同文本信息的結(jié)構(gòu)化、集中管理，減少合同信息的重復(fù)錄入，充分有效地實(shí)現(xiàn)合同信息共享，實(shí)現(xiàn)在合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、合同執(zhí)行部門及領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)的信息共享，工作協(xié)同。（3）合同預(yù)警功能。定制符合需求的合同預(yù)警周期、預(yù)警方式、預(yù)警條件、預(yù)警標(biāo)題、預(yù)警信息內(nèi)容、預(yù)警次數(shù)等。能夠按照合同信息、合同進(jìn)度、合同結(jié)算預(yù)警。（4）符合客戶簡潔、直觀、易用并能兼顧日常管理習(xí)慣。提供合同文檔支持如jpeg、bmp、doc等多種格式，并能夠完好保存合同電子版本和合同相關(guān)附件，方便合同的歸檔整理。（5）提供靈活豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，動(dòng)態(tài)及時(shí)掌握合同情況，包括合同業(yè)務(wù)臺賬查詢、合同結(jié)算查詢、合同變更查詢、合同標(biāo)的查詢及合同多維分析。（6）與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化集成，為將來預(yù)算、核算、預(yù)算控制、合同管理以及決策支持五大系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理數(shù)據(jù)、核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)、合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效集成打下基礎(chǔ)，最終結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)的具體情況，整合預(yù)算管理、集中核算、合同管理的數(shù)據(jù)資源，高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部預(yù)算管控，通過系統(tǒng)可快速匯總、統(tǒng)計(jì)、分析、審核、調(diào)整，及時(shí)提供合同狀態(tài)、合同付款情況，形成合同統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)，提高合同管理水平和效率。通過合同分析為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考依據(jù)，并為考核評價(jià)各責(zé)任主體工作業(yè)績提供依據(jù)。

作者：張煒鈺 單位：中電科投資控股有限公司