建設(shè)工程合同管理信息化分析

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摘要:建設(shè)工程合同的信息化管理是當(dāng)前工程合同管理的一種新形式，對于工程合同信息智能化管理、動態(tài)化管理有利于合同信息科學(xué)管理。通過對建設(shè)工程合同信息化管理進(jìn)行系統(tǒng)研究，指出了工程合同信息化的必要性，分析了工程合同信息化管理的主要優(yōu)勢，并提出了建設(shè)工程合同信息化管理的實施要點和具體方法。

關(guān)鍵詞:建設(shè)工程;合同管理;信息化;智能化

當(dāng)前，建筑行業(yè)得到了長足發(fā)展，施工技術(shù)及管理等各方面都已經(jīng)非常成熟。在建筑工程施工之前，雙方訂立合同是為了保證合同的法律效力，保障雙方的合法權(quán)益。在建設(shè)工程合同管理中，受施工過程中各項變化因素的影響，導(dǎo)致合同的變更比較頻繁，傳統(tǒng)的合同管理手段已經(jīng)無法滿足新形勢下的合同管理需求，建設(shè)工程合同管理開始朝著信息化方向發(fā)展。

1當(dāng)前建筑工程合同實施信息化管理的必然性

建筑工程合同實行信息化管理是建筑工程合同現(xiàn)代化的必然要求，一方面，信息化發(fā)展是工程技術(shù)發(fā)展的新方向，建設(shè)工程各個環(huán)節(jié)都在朝著信息化方向轉(zhuǎn)變，其中包括建設(shè)工程技術(shù)的信息化應(yīng)用(如GPS技術(shù)以及BIM技術(shù))、建設(shè)工程財務(wù)管理的信息化應(yīng)用(如會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用)，建設(shè)工程中應(yīng)用信息化管理是建設(shè)工程發(fā)展主流趨勢，建設(shè)工程合同管理是非常重要的組成部分，在工程施工前要先訂立合同，在施工過程中也要進(jìn)行合同保存以及更改等內(nèi)容，建設(shè)合同實行信息化管理是為了能夠與建設(shè)工程其他環(huán)節(jié)相互匹配，提升建設(shè)工程整體管理效率;另一方面，建設(shè)工程合同信息化管理也是合同管理自身的要求，合同管理內(nèi)容包括對相關(guān)文件進(jìn)行收集、處理、使用和保存，由于文件內(nèi)容極為機(jī)密重要，因此合同管理非常關(guān)鍵。傳統(tǒng)的人工管理合同方法不僅浪費(fèi)大量的人力資源，而且在文件登記過程中容易造成差錯，從而給建設(shè)工程造成極大損失;應(yīng)用信息化管理方法可以節(jié)約人力資源成本，并提高合同管理效率。

2建設(shè)工程合同信息化管理的主要優(yōu)勢

(1)建設(shè)工程合同信息化管理建立后，工程團(tuán)隊可以利用互聯(lián)網(wǎng)登錄查閱。建設(shè)工程合同信息化管理的第一步就是建立起統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，合同管理人員將合同信息直接錄入管理系統(tǒng)中，工程團(tuán)隊的各個部門都可以在需要合同時登錄管理系統(tǒng)查閱，方便合同使用，實現(xiàn)合同信息共享。另外，管理人員在工程管理過程中也可以隨時調(diào)用工程合同，從而提高合同使用的效率。(2)建設(shè)工程合同信息化管理建立后，促進(jìn)了合同評審的效率和公平性。合同在簽訂過程中需要非常小心，很多內(nèi)容直接關(guān)系著企業(yè)的自身利益，所以在合同訂立和管理過程中需要工程建設(shè)企業(yè)各個部門進(jìn)行嚴(yán)格評審，以保證合同訂立科學(xué)合理。傳統(tǒng)合同在評審過程中，合同交接浪費(fèi)了大量時間，信息化管理之后，工程建設(shè)企業(yè)各部門管理者或者上下級單位在進(jìn)行合同審議評價的過程中可以同時進(jìn)行，加強(qiáng)了合同管理的透明度，不僅實現(xiàn)了公平公開，而且提升了合同審評效率。(3)傳統(tǒng)建設(shè)合同管理過程中，由于工程工期較長、外部影響因素相對較多，因此經(jīng)常涉及合同索賠、變更等問題，人力管理很容易在合同周期管理過程中出現(xiàn)失誤。實現(xiàn)合同管理信息化后，管理者可以通過系統(tǒng)對合同的付款以及變更索賠過程進(jìn)行記錄、描述和分析，從而有效加強(qiáng)合同管理。

3建設(shè)工程合同信息化管理系統(tǒng)的建立

3．1合同信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計思路

合同信息化管理系統(tǒng)是建設(shè)工程進(jìn)行合同管理的重要工具，是合同實現(xiàn)各環(huán)節(jié)管理的手段。合同信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計思路主要包括以下幾方面內(nèi)容:①合同信息化管理系統(tǒng)的整體建設(shè)目標(biāo)是為了進(jìn)行高效率、智能化的合同管理，對于建設(shè)工程中的施工合同、監(jiān)理合同、物料采購合同進(jìn)行有效管理，以智能化信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理手段，在短時間處理合同管理事務(wù)，也方便建設(shè)工程合同使用者對工程合同進(jìn)行檢索和使用;②在合同信息化管理系統(tǒng)設(shè)計中，系統(tǒng)應(yīng)該具有遠(yuǎn)程接入功能，包括移動客戶端應(yīng)用IPsecNATT進(jìn)行線上接入，方便使用者在不同時間、不同區(qū)域內(nèi)進(jìn)行使用;③系統(tǒng)設(shè)計中合同信息應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)本地和遠(yuǎn)程的日志儲存，從而方便使用者進(jìn)行有效的管理;④系統(tǒng)設(shè)計使用VPN接入技術(shù)以及寬帶接入技術(shù)，保證更多的使用者能夠同時進(jìn)入到合同信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)協(xié)議設(shè)計中使用國際通用的TCP/IP協(xié)議，保證使用者在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以進(jìn)入到系統(tǒng)查詢和使用工程合同信息;⑤系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)從安全角度進(jìn)行考慮，設(shè)計使用備份網(wǎng)關(guān)，在系統(tǒng)正常運(yùn)行過程中使用工作和備份雙網(wǎng)關(guān)運(yùn)行，并且對系統(tǒng)的核心服務(wù)器進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而提升整個系統(tǒng)的防護(hù)性。

3．2合同信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)模塊設(shè)計

合同整體模塊設(shè)計使用工程信息管理系統(tǒng)(CIMS)，對各個環(huán)節(jié)的建設(shè)工程合同進(jìn)行有效管理［1］。管理系統(tǒng)模塊中應(yīng)該包含以下兩方面:①工程進(jìn)度管理模塊，采集施工進(jìn)度相關(guān)信息，包括工程時間、工程進(jìn)展情況、工程耗能情況，建立好數(shù)據(jù)庫與合同信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對比，反映合同履行情況;②工程質(zhì)量管理模塊，記錄工程質(zhì)量完成情況信息，包括工程事故出現(xiàn)次數(shù)以及質(zhì)量檢查次數(shù)、檢查結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)，并與合同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對比，從而保證合同質(zhì)量管理。

3．3合同信息化管理的功能模塊設(shè)計

合同信息化管理系統(tǒng)的功能模塊是主要的系統(tǒng)模塊，其設(shè)計目標(biāo)是使工程合同信息管理系統(tǒng)具備一切合同管理功能，其中包括以下幾方面內(nèi)容:①合同文件管理模塊，負(fù)責(zé)系統(tǒng)對工程合同信息的采集和整理，包括對各類工程合同的搜索、輸入、修改以及查詢功能，相關(guān)文件種類包括工程投招標(biāo)相關(guān)文件、工程具體合同條款、工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)書以及其他補(bǔ)充合同條款等;②合同條款檢索模塊，在檢索系統(tǒng)中搜索固定的合同條款，方便合同使用人員更快速地搜索到想要了解到的合同內(nèi)容，同時為了更好完善合同檢索能力，設(shè)計使用到多種檢索條件，其中包括條款檢索、條款項檢索和主題詞檢索3種檢索模式，滿足使用者的不同檢索功能;③合同管理模塊，包括智能化的合同管理系統(tǒng)，合同管理模塊設(shè)計過程中包括3個子系統(tǒng)管理模塊。合同實施控制子系統(tǒng)模塊管理的合同內(nèi)容包括工程質(zhì)量信息管理、工程費(fèi)用信息管理以及工程各費(fèi)用信息管理等，通過各項工程控制信息采集與施工合同進(jìn)行數(shù)據(jù)分析對比，對當(dāng)前的施工情況進(jìn)行良好的分析;合同變更子系統(tǒng)模塊主要針對合同變更事項進(jìn)行動態(tài)管理，當(dāng)合同出現(xiàn)變更時，系統(tǒng)模塊可以自動生成變動軌跡列表清單，并自動對變動后的合同各項數(shù)據(jù)值進(jìn)行計算，并反映變更后工程合同的各項事宜;合同索賠管理模塊是指當(dāng)工程出現(xiàn)索賠時，將必要的索賠信息錄入到合同管理系統(tǒng)中，索賠管理模塊自動進(jìn)行記錄并能夠有效提供相關(guān)索賠條款，提示操作人員進(jìn)行索賠或者記錄。

3．4合同信息化管理系統(tǒng)中應(yīng)用受控網(wǎng)絡(luò)(Extranet)

3．4．1Extranet網(wǎng)絡(luò)介紹在合同信息化管理系統(tǒng)建立過程中應(yīng)用Extranet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)非常關(guān)鍵，決定了合同信息化管理系統(tǒng)的信息傳遞功能和信息共享功能［2］。Extranet是指受控網(wǎng)絡(luò)，是公司與客戶之間實現(xiàn)信息共享的一種系統(tǒng)，應(yīng)用Extranet網(wǎng)絡(luò)之后，合同信息化管理系統(tǒng)可以讓不同的單位使用注冊的密碼進(jìn)行外聯(lián)網(wǎng)登錄，Ex-tranet在具體的工作過程中應(yīng)用intelnet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是一種合作型連接網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。合同管理系統(tǒng)中的資源信息共享功能是由Extranet所提供的，對于使用者而言極為關(guān)鍵。

3．4．2Extranet安全體系應(yīng)用Extranet系統(tǒng)在合同信息管理系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)用，能夠有效提升合同系統(tǒng)的安全保密性。在Extranet體系應(yīng)用中，主要體現(xiàn)為以下幾個功能;①建立Extranet體系之上的信息管理系統(tǒng)，每個使用者自身都有一個身份證明，用于系統(tǒng)登錄和合同管理各項工作授權(quán);②在Extranet體系下，每個用戶可以進(jìn)行身份驗證，也可以進(jìn)行身份注銷，系統(tǒng)管理員有權(quán)限對使用者的身份進(jìn)行重建和注銷;③在Extranet安全體系下，當(dāng)使用者進(jìn)行合同管理中，每完成一項合同管理工作，Extranet系統(tǒng)會自動根據(jù)使用者身份進(jìn)行署名，從而讓另外使用者了解到更改合同內(nèi)容的實施者身份，并且Extranet系統(tǒng)中還具有時間的功能，記錄合同信息被更改或者其他操作的時間;④Extranet體系有嚴(yán)格的身份權(quán)責(zé)識別功能，不同身份的使用者訪問、使用，更改合同信息的功能權(quán)限有所不同，加強(qiáng)了對合同信息的保護(hù);⑤合同信息管理中需要進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸容易造成數(shù)據(jù)遺失或者被竊取，所以Extranet體系對合同信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞功能進(jìn)行了優(yōu)化，在受控網(wǎng)絡(luò)體系下，合同數(shù)據(jù)傳遞需要使用固定的加密計算方法進(jìn)行加密，從而在一定程度上提升了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?⑥合同信息管理系統(tǒng)管理員可以利用Ex-tranet體系對項目的安全政策和用戶權(quán)限進(jìn)行分配和更改，從而保護(hù)每個用戶的安全。

4合同信息化管理建立過程中的部分問題及解決

合同信息化管理體系建設(shè)對于工程合同而言意義非常重大，可提升建設(shè)工程合同管理的效率，有利于工程合同信息的安全性［3］。但是，當(dāng)前建設(shè)工程合同信息化管理建立過程中存在部分問題，阻礙合同信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，具體包括以下幾個方面。(1)部分工程企業(yè)對信息化合同管理缺乏正確的認(rèn)識，部分企業(yè)管理者的信息化技術(shù)水平比較落后，管理者不重視信息化合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，影響整個工程企業(yè)的合同管理效率。管理者應(yīng)該注重加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握合同信息化管理的有關(guān)知識，并加強(qiáng)合同信息化系統(tǒng)建設(shè)投入，組織人力、物力盡快建設(shè)好合同信息化管理系統(tǒng)。(2)合同信息化管理制度不健全，當(dāng)前部分工程企業(yè)建立完成了合同信息化管理系統(tǒng)，但是缺乏相應(yīng)的制度保證，很多時候合同信息化管理系統(tǒng)使用混亂，系統(tǒng)應(yīng)用效率低。為了提升信息化管理系統(tǒng)的工作效率，工程企業(yè)應(yīng)該明確權(quán)責(zé)制度，對于信息化合同管理系統(tǒng)的使用權(quán)限、管理權(quán)限進(jìn)行明確規(guī)定，并針對工程企業(yè)各部門的特點，對合同系統(tǒng)的各項功能權(quán)限進(jìn)行合理劃分，既要保證系統(tǒng)使用的工作效率，又要保護(hù)合同信息的安全。(3)在Extranet體系下建立的網(wǎng)絡(luò)信息化合同管理系統(tǒng)，避免不了受到電腦病毒、木馬病毒等網(wǎng)絡(luò)安全的威脅，給合同管理系統(tǒng)帶來極大的危害。另外，隨著信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用的增加，系統(tǒng)管理員需要維護(hù)的設(shè)備、需要分配的權(quán)限越來越多，增加了信息化合同管理的負(fù)擔(dān)。針對系統(tǒng)技術(shù)問題，工程技術(shù)部門應(yīng)該重視加強(qiáng)責(zé)任關(guān)系，在公司工作電腦中安裝安全實用的防火墻系統(tǒng)，并建立嚴(yán)格的用網(wǎng)制度，維護(hù)公司網(wǎng)絡(luò)使用安全。另外，技術(shù)團(tuán)隊?wèi)?yīng)大力進(jìn)行技術(shù)研發(fā)，根據(jù)不同的工程合同需要，逐步提高合同信息化管理系統(tǒng)的功能。

5結(jié)語

建設(shè)工程合同信息化管理是未來建設(shè)工程中合同管理的主流形式。本文主要對建設(shè)工程合同信息化管理系統(tǒng)的建立進(jìn)行了分析和闡述，并指出了部分問題，提出了相應(yīng)的解決建議，有利于提升建設(shè)工程合同信息化管理的效率。

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作者：劉亮 單位：中國安能集團(tuán) 第二工程局有限公司