現(xiàn)階段施工企業(yè)合同管理重要性分析

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摘要：在改革開放和共產(chǎn)黨領(lǐng)導人的正確決策的帶動下，我國經(jīng)濟在持續(xù)高速發(fā)展，在我們一個大的土木行業(yè)下，公路工程占據(jù)十分重要的地位，伴隨著這樣高速發(fā)展的經(jīng)濟體制下，合同管理就顯得尤為重要，雖然很多企業(yè)對合同比較重視，但在管理理念和企業(yè)體系建設(shè)管理方面仍存在一些不足。比如：合同過程管控不到位，交底不明確，管理層認識不到位、存檔不及時等問題。因此為了保證企業(yè)的項目綜合管理水平以及施工成本的過程管控健康有序的發(fā)展，就必須加強對施工合同以及材料、專業(yè)分承包等各類合同的管控，合理優(yōu)化管理程序，參照國家現(xiàn)行的法律法規(guī)制作本公司的合同模板，完善落實合同審批程序，提升專職合同管理員及評審小組人員的綜合素質(zhì)，這樣才能更好的評估合同簽訂時的風險。本文就針對我們常見的合同管理方面的一些問題討論一下合同管理的重要性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同管理；風險；資料；重要性

1合同管理的概念

合同管理是指對合同簽訂生效后產(chǎn)生的全部活動的管理，主要包含合同的履約、變更、違約索賠、爭議處理、終止或結(jié)束。合同管理要做到簽訂的事前控制、過程管控和事后處理三個階段，它還需要按照國家的法律法規(guī)以及企業(yè)相關(guān)管理制度并遵循依法履約原則、誠實信用原則、全面履行原則、協(xié)調(diào)合作原則、維護權(quán)益原則、動態(tài)管理原則進行實施。

2合同管理的重要性

合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)經(jīng)營管理的一種重要方法，是經(jīng)濟手段法律化的形式之一，說到底就是企業(yè)項目綜合管理的一部分，是企業(yè)獲取成果、增長利益的保證，也是企業(yè)防范風險的一道屏障。而要做好相關(guān)的管理工作就必須進行全方位的考慮、全過程的動態(tài)控制。要制定好合同簽訂前的預防措施、過程控制以及如出現(xiàn)違約的處理措施，只要一開始從源頭上抓好合同管理的制度措施和管控力度，就可以使得企業(yè)獲取更強的市場競爭力，做到可持續(xù)發(fā)展。歸根結(jié)底，合同管理的最終目的就是為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，獲得利潤收入，最終達到增值的目的。

3合同的過程管理

只有建立精細合理的合同管理制度，抓好合同簽訂前的招標工作，做好合同訂立時的評審工作，保障合同的履約率，這樣才能更好的了解合同從準備、訂立、直至履行結(jié)束各階段的重點工作與注意事項。

3.1建立健全合同管理制度

1）首先應該制定各類常用合同的模板。我們施工企業(yè)可能平時會用到項目材料采購合同、工礦產(chǎn)品買賣合同、勞務(wù)施工作業(yè)協(xié)議書、機械設(shè)備租賃合同等合同類型，為了規(guī)范項目合同管理且盡量的規(guī)避和減少合同風險，工程合約部會同公司財務(wù)部、法律部門一同制定適用于本單位的合同范本。通過合同范本的使用，不但提升項目的合同管理水平，同時也減少了合同管理中出現(xiàn)“五花八門”，切實提高了合同管理意識，建立健全了合同管理機制。對于一些特殊情況如若不能使用本企業(yè)制定的合同范本需要使用簽訂方的版本時，需要進行認真的分析研究，還需經(jīng)上級財務(wù)管理、法務(wù)清欠等部門進行審核，確保合同各條款切實可行，權(quán)責明確。2）制定內(nèi)部合同流程及評審制度：首先各項目部應按規(guī)定將草擬的合同以及合同審查會簽表報送至公司的合同管理部門；由合同部門負責人對合同中的條款要進行全面審查，對比掌握標的物的相關(guān)信息，如：名稱、數(shù)量、合同金額、質(zhì)量標準、交貨期限與方式、結(jié)算方式、稅務(wù)計算及違約處置、合同解除及其它約定事項，最后提出審查意見；其次合同評審小組在審查合法的基礎(chǔ)上，針對自己的對口范圍內(nèi)簽署會簽意見；合同主管部門把合同會簽意見呈報上級主管部門和領(lǐng)導進行審核審批；簽批完成后，加蓋合同專用章完成合同的簽訂。

3.2抓好合同四個階段的工作

1）嚴把合同簽訂前的事前控制。合同簽訂前的準備工作一定要抓實寫細，分析考量到位。企業(yè)往往是通過公開招標的方式來確定簽約方的，即便不是公開招標，也必須經(jīng)過一定細致的洽談過程再確定。對于必須公開招標的項目，應按照國家法律法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)章制度來履行招標流程，中標人的主體資格、資信等級及履約能力在招投標過程中就顯得尤為重要；如果是非公開招標，業(yè)主方應最好采用邀請招標，從企業(yè)的“合格供應商”庫里選擇三個以上具備承擔該招標項目的單位作為合作方，通過向?qū)Ψ桨l(fā)出招標邀請書的方式，來確定簽約方。應注意不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與履約能力不符的公司發(fā)生經(jīng)濟合同。2）加強合同在訂立過程中的管控。首先，要做好對合同文本的審核。合同文本一般要包括以下要素，簽約雙方單位名稱、標的物名稱、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款或者報酬、履約期限與方式，結(jié)算方式、違約責任。為了確保合同的有效性，合同審核者必須對合同文本、內(nèi)容、各條款都要進行嚴格審查。合同中的各條款必須表述準確、用詞嚴謹、規(guī)范、不會產(chǎn)生歧義和有損我方利益。其次對合同中的重要條款，如質(zhì)量標準、違約責任、結(jié)算方式等要重點審查。最后應注意合同簽字和蓋章以后才能生效。在簽字和蓋章時必須注意以下幾點：（1）只有法人、委托人或委托授權(quán)人才能簽約；對于授權(quán)委托書，必須有授權(quán)人親筆簽名，且加蓋公章。簽名、蓋章均應清晰可見。同時還要注意人的行為是否超越了權(quán)限和期限。（2）加蓋合同章時，應注意必須加蓋與落款單位名稱一致的合同專用章，且加蓋位置應恰當。加蓋騎縫章時，要確保蓋完章后的合同每一頁都均有紅印，不應有漏頁，最好合同的第一頁和最后一頁最好同時有字，并且合同展開應該能夠?qū)ⅡT縫章還原成原章。（3）對雙方無法同時進行簽字蓋章的合同，應盡量讓對方單位先簽字蓋章后報送至我方公司簽字蓋章。3）做好合同履約管理和跟蹤管理。合同簽訂完成后，應該由工程合約部人員牽頭，協(xié)同項目部和財務(wù)部等相關(guān)人員通過經(jīng)常性的深入項目一線對合同中的履約過程進行跟蹤落實，并及時分析和判斷在履約過程中的風險，從而來保障項目計劃的順利實施，如若過程中發(fā)現(xiàn)了問題應當及時進行責任分析，并留存證據(jù)，從而將風險損失降到最低。同時對下一步的工作進行預測，防范出現(xiàn)履約不到位的事件。在實際工作中，首先合同所要求的內(nèi)容必須嚴格按照我國合同法及相關(guān)法律法規(guī)制度辦事，當事人必須在法律框架內(nèi)行使自己的權(quán)利和義務(wù)。其次甲乙雙方必須積極努力踐行“約定”，才能有效保證合同的履約。在合同的實施過程中，如若有超出合同的工程量，首先應當分析這部分工程量的是否存在風險，如若無風險就應當及時辦理相關(guān)的經(jīng)濟簽證，如遇建設(shè)單位自身原因或不可抗力因素影響，就應當及時辦理相關(guān)的索賠和合同糾紛事宜。4）合同的變更管理。合同變更無形的意味著增加企業(yè)的經(jīng)營風險或者經(jīng)濟風險，企業(yè)的合同管理部或風險控制部應當在發(fā)出變更前充分評估可能發(fā)生的風險，判斷帶來的風險是否可控，如若可控，可在合同變更中重點注明，以免因變更給企業(yè)帶來不必要的損害。而且變更管理作為合同管理的核心內(nèi)容應加強主動性管理，結(jié)合利益相關(guān)方管理策略，牢牢掌握項目變更的主導權(quán)，才能做到企業(yè)利潤收益最大化。

3.3合同資料的管理

合同的歸檔一定要及時，合同文本一經(jīng)簽字、加蓋單位的合同專用章（單份合同文本達二頁以上的需加蓋騎縫章）后應及時將合同原件進行歸檔，同時應掃描合同電子版本進行留存。歸檔合同文本和相關(guān)資料都應收集完整，并建立合同登記臺賬清單（需按照項目逐一分類）。合同臺賬要清晰顯示合同類型、合同編號、簽訂時間、對方單位、合同內(nèi)容、金額、稅率、開具的發(fā)票是否是增值稅專票以及付款方式等相關(guān)信息，做到合同狀態(tài)一目了然。在一般的情況下，合同資料的收集由以下幾個方面內(nèi)容組成：(1)合同文本原件（保留合同的發(fā)放臺賬）。（2）合同審查會簽表原件。（3）合同簽訂審批表原件。（4）合同的附件（合同有附件的不可缺）。（5）變更、轉(zhuǎn)讓或終止等合同的補充協(xié)議，付款憑證，交貨憑證，有關(guān)出現(xiàn)問題后雙方處理問題形成的協(xié)議，備忘等。（6）合同資質(zhì)文件，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證（如需）、開戶許可證、法人身份證明或授權(quán)委托書及報價清單。（7）合同簽約依據(jù)性材料，包括：企業(yè)內(nèi)部合格供應商庫、詢價及招投標資料、會談記錄、中標通知書等。（8）合同履約過程資料，有相關(guān)簽證必須收集原件。（9）合同驗收材料包括合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認單、驗收入庫單、檢測報告、驗收報告等。（10）合同終結(jié)表（需進行終結(jié)性履約評價）。

3.4合同的借閱管理

首先我們要制定合同借閱的管理制度。原則上講合同原件不予借閱，如特殊情況，需要辦理借閱手續(xù)，包含借閱日期、原因、借閱人簽字，必須注明預計歸還日期和聯(lián)系電話，同時須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準，方可借閱。

4結(jié)語

擁有高標準的合同管理水平直接決定著一個企業(yè)的高水平的發(fā)展，它能夠保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營高效發(fā)展，我認為任何企業(yè)都必須要重視合同管理，只有我們對合同的審批、簽訂、履約、變更、終止、違約處理等過程進行全過程、全方位的的管控，才能做到真正的維護企業(yè)的合法權(quán)益，減少合同糾紛，對各種違約情況能提前做好防范和協(xié)調(diào)措施，力爭實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟利益最大化。

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作者：楊麗紅 單位：甘肅恒和交通設(shè)施安裝有限公司