內部控制下的企業經濟合同管理

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［摘要］在我國社會主義市場經濟條件下，經濟合同貫穿企業整個生產經營過程，對企業生產經營的各個環節都起著配合、輔助和監控的作用，是保證企業穩定發展的重要基礎，因此經濟合同管理成為企業內部控制管理的重要內容。近年來，隨著企業管理制度的不斷發展，經濟合同管理水平不斷提高，從內控視角看經濟合同管理的好壞成為整個企業內部控制管理是否有效的關鍵。文章在分析基于內部控制視角探討企業經濟合同管理的重要性基礎上，探討了內部控制視角下企業經濟合同的關鍵風險點，并基于內部控制視角加強企業經濟合同管理的對策措施。

［關鍵詞］內部控制;企業經濟合同;合同管理

1引言

內部控制屬于企業管理范疇，以企業的各項制度為控制的依據，明確劃分企業內各部門、各崗位的主要職責，在此基礎上建立相互制約、相互配合的企業內部流程方法，以達到企業的戰略目標。隨著企業經營的不斷發展，內部控制發揮著越來越重要的作用，而作為內部控制管理主要內容的經濟合同管理也變得尤為重要，經濟合同管理在不同階段存在著不同的風險，這些風險一旦發生都會給企業帶來巨大損失。因此，在企業生產經營的過程中，各部門都需要嚴格按照企業內控流程進行相關工作，盡量避免合同風險的出現，做好相應的控制措施。但是，目前企業的內控管理中對經濟合同管理存在一些問題未能引起企業管理者的重視，有很大的內控風險隱患，因此加強企業的內部管理中的經濟合同管理具有重要的現實意義。

2內部控制視角下企業經濟合同的關鍵風險點

2.1經濟合同與生產庫存情況嚴重脫節，管控水平較差

企業經濟合同在簽訂以前應該根據企業生產經營的實際需要，由物資短缺部門或者物質使用部門提出采購申請，采購部門再進行比選、招標、詢價等下一步的工作。而實際上大部分企業因為倉庫庫存管理未能全面信息化的缺陷，往往到月底財務結賬完畢才能知道庫存數量，無法在月中提供有效的實時庫存數量，導致物資短缺部門根據自己的經驗，主觀隨意填寫采購申請中的數量、型號等信息，并且不傳送到倉庫保管部門進行審核，就進行經濟合同的簽訂。簽訂完經濟合同后，甚至已經收到貨物后才發現需要的物資數量、型號與收到的物資不一致，或者倉庫還有大量庫存的情況，從而導致庫存數量的不斷增加，型號不匹配物資的浪費，存貨的不斷增加也會加大周轉次數，積壓了企業的流動資金。

2.2經濟合同的前期審批流程流于形式

企業在生產經營一段時間以后往往有自己相對固定的供應商或者信賴的長期合作伙伴，就會導致企業形成采購慣性，即需要物資時首先都會找自己已經熟悉的供應商提供。這種情況下使得經濟合同前期進行的比選、招標等過程流于形式，對經濟合同簽訂對象的信用狀況、資信等方面未進行持續的關注及調查，往往存在造假的情況，無法真正做到“貨比三家”“價格從優”。而相關人員在進行經濟合同審批時，由于專業素質的局限性等方面的原因，也會對供應商資質、合同條款等方面不太仔細研究，只要價格沒有上漲太多，與原合同沒有較大偏差，一般都會審批通過，使經濟合同的審批流程脫離了內控的管理，失去了保護企業生產應有的作用。

2.3經濟合同條款約定不具體、不全面，容易產生經濟糾紛

隨著國家經濟的不斷發展，近幾年國家的稅收政策每年都發生著比較大的變化。尤其是營業稅改增值稅的過程中，增值稅稅率的變化非常的快速，而企業在簽訂經濟合同的時候很少有考慮稅收政策的變化。稅收政策的變化、稅收征管的加強是企業在簽訂經濟合同時都忽略的問題，由于經濟合同具體條款約定的不明確和不全面，導致合同簽約雙方與稅務機關對于經濟合同性質、稅率等方面無法達成一致意見，從而大大增加了稅收風險。企業在簽訂合同時對于付款及稅收條款往往只寫“收到發票后幾日內予以支付貨款”，這種形式的合同約定等于沒有約定，當雙方發生理解異議時根據合同條款無法進行有效仲裁。同時經濟合同條款中對于違約、爭議解決的條款也往往一筆帶過，寫的非常模糊，根本起不到監控的作用。

2.4經濟合同簽訂后，管理力度明顯減弱

大部分企業認為經濟合同簽訂完成就結束了，然而對企業來說經濟合同前期控制的不到位，審核的不嚴謹，簽訂合同過程中的內容又不全面、不完善，在合同簽訂后對相關內容也未進行及時補充，都會導致經濟合同在后續執行過程中無法正常履行的風險。再者有些企業甚至沒有任何一個部門對經濟合同進行跟蹤落實、歸類整理、編號存檔等后續工作，當財務部門按照提出申請的部門進行費用歸口管理控制時，誰也不愿意承擔此筆合同費用，出現相互扯皮的現象。

3對策措施

3.1加快經濟合同信息化的建設

正是由于企業在合同管理中信息化的水平較低，才容易出現經濟合同的簽訂與實際庫存嚴重脫節的情況，因此必須加快經濟合同信息化的建設，通過電子信息化技術來規范企業經濟合同管理。在信息化的系統中企業的生產部門可以實時看見所有物資的庫存數量、型號、批次價格等信息，透明化的庫存管理使生產部門采購申請的提出不再依靠主管經營的判斷，而是有據可依。物質部門根據對各項物資進行編碼，通過編碼進行物資庫存量的查詢，然后提出準確的采購申請，經過信息系統中相關部門逐級審批，最終歸檔由采購部門進行采購。采購部門在信息系統中提交采購訂單，招標、比選公告，所有合格供應商通過網絡信息提交相關資質，審核通過后簽訂經濟合同。采購的各項物資及時在信息系統中進行出入庫的管理，由于合同的簽訂也在信息系統中完成，因此合同的付款、履約情況也可以進行不斷更新，杜絕了后期付款錯誤發生的風險。在整個信息化合同管理流程中，因各個環節都需要相關職能部門的層層審核，因此使內部控制的作用得到充分的發揮。

3.2加強經濟合同前期的審批和審核工作

建立好信息化以后，企業應重視經濟合同的前期審核、審批工作，將合格供應商的篩選、審核有效的進行，不能敷衍了事。應該將與本公司有長期合作的供應商進行歸類、整理，建立合格供應商目錄，并將合格供應商信息錄入信息化系統。合格的供應商目錄有效期為一年，最多不應超過兩年，企業應該在每年12月底前對所有的合格供應商進行重新的審核、評估，每種類型的供應商不應少于5家企業，以方便今后經濟合同的價格比選工作。對于已經進入合格供應商目錄后再次審查發生不具備相關資質、信用評級降低等情況的不合格供應商，應及時從信息化系統中進行剔除。同時不斷的對新的供應商進行審核、評級，對審核評級合同的供應商補充進入合格供應商目錄。經濟合同是各職能部門項目協調、統一目標的工作，各職能部門都要加強自身部門的審核力度，對經濟合同中屬于本部門專業的條款要認真對待、仔細研究，充分考慮各項影響因素，不能敷衍了事。對經濟合同簽訂后發現部分條款存在明顯錯誤后要追究相關職能部門審核失職的責任。通過對合格供應商審查時效的縮短可以使信息化系統信息更加及時，使內控管理得到進一步的提升。

3.3完善經濟合同條款內容，形成范本合同

由于經濟合同沒有規范的版本，使得經濟合同內容不全面、不具體，從而增大了經濟糾紛的風險，因此企業應不斷地改進經濟合同的模板，不斷完善格式化的條款內容，使經濟合同的類別、編號等信息規范化，保證經濟合同的基本質量，提高經濟合同簽訂的效率。同時也要對不同的經濟合同進行針對性的改變，對于稅收政策、稅率變化等不確定的因素，在合同中要進行詳細的說明，盡可能地規避稅收風險。比如在合同中可以將價、稅分別進行規定，這樣在稅率變動的時候可以保證企業的入賬成本不變，減輕企業負擔。在一些可以享受簡易計稅等方面的經濟合同簽訂時，一定要嚴格按照稅法相關規定進行合同的約定，避免以后和稅務部門的認定存在異議產生稅收風險。對于違約、仲裁等條款的約定最好相關法務部門或者咨詢相關專業人員，聽取他們的意見進行改進，尤其是非格式條款的內容。將可能出現的法律風險進行充分的說明，降低合同風險，使經濟合同能夠正常履行，最大限度地維護企業的經濟利益。

3.4增強經濟合同后續管理工作

在經濟合同簽訂后，企業相關人員應加大對合同履行的實時跟蹤力度，保障合同的順利實施，如果預見對方出現違約風險，應根據合同條款進行及時處理，比如在雙務合同中，如果對方出現無法支付貨款情況，我公司也可以對其行使抗辯權等，降低企業生產經營的風險。對于企業所有的經濟合同，要指定歸口管理的部門，由該部門對所有合同進行統一的分類、編號、整理、歸檔工作。合同的歸口管理部門要定期更新合同臺賬，將相關合同信息以合同臺賬的方式進行整理，方便今后的查閱工作。經濟合同最好是在財務部門留一份復印件進行備案，同時也方便財務部門對合同支付情況的整理。對于合同金額后期費用歸類的問題，從內控的角度應該在合同簽訂前期確認費用承擔的部門，此筆合同金額是否在年度預算中，具體應該是費用化還是資本化等相關信息，為后期的費用歸口管理減少壓力。

4結論

綜上所述，從目前整體經濟環境來看，企業的經濟合同管理工作已經成為非常重要的環節，傳統的要約、承諾和簽約的模式已經不能滿足企業經營發展的需要，必須要進行全生命周期的經濟合同管理。不斷地加強經濟合同從“采購申請—采購訂單—采購合同—合同付款”等各個環節的信息化管理，使經濟合同更加具有效益性，促進企業不斷發展。從內部控制的角度來看，要杜絕經濟合同前期比選、招標過程的形式主義，增加對稅收政策的預見意識，不斷的完善企業經濟合同的內部控制管理，逐步構建完善的經濟合同內部控制流程，使經濟合同管理的作用得到有效發揮，讓企業在履行經濟合同的過程中能夠保障自身的合法權益，才能使企業持續健康發展。

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作者：王鑫 單位：威海環境再生能源有限公司