談醫院合同管理內部控制

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［摘要］合同管理是醫院經濟活動的重要組成部分，貫穿醫院經濟管理的各個方面。文章從分析醫院合同管理存在的問題，產生問題的原因，探討加強醫院合同管理內部控制措施，提高醫院經濟管理水平。

［關鍵詞］合同管理;內部控制;醫院

隨著醫療體制改革的不斷深入，醫院經濟活動日趨活躍，醫院經濟合同的數量也逐年增加。合同管理貫穿醫院管理的各個方面，是醫院經濟活動的重要組成部分。加強醫院合同管理內部控制，是規范醫院經營行為、防范經營風險、維護醫院合法權益、提高醫院經營管理水平的重要手段。

1醫院合同管理存在的問題

(1)醫院合同管理制度不健全，權責不明確。制度是經濟合同管理的基礎，是規范經濟活動的行為準則。由于歷史原因，許多醫院對合同管理重要性認識普遍不到位，沒有健全的合同管理制度和優化的合同管理流程，導致合同管理松散，無章可循，授權不明確，工作職責分工不明確，合同管理組織領導與協調機制不完善，形成多部門共同管理的粗放式管理模式，合同管理一旦出現問題，難以分清責任，極易產生合同管理邊際盲區，影響合同管理的效率和效果，給醫院的經營活動帶來違規風險，甚至有可能造成醫院的巨大損失。

(2)合同管理各環節存在諸多風險隱患。訂立合同缺乏上級和有關領導批準文件、項目的可行性論證報告、研究通過會議紀要、招投標文件等依據，合同必備條款不完備，內容不嚴謹，合同執行過程控制不足，未按照合同條款規定履行合同，合同變更較為隨意，未明確事項未及時簽訂補充協議，醫院合法權益得不到有效保障，容易產生法律糾紛，增加醫院經營風險。主要表現在以下四方面。①合同訂立環節風險。應當簽訂合同的沒有簽訂合同，需要招標管理的重要合同拆分成若干小合同，違規簽訂擔保、投資和借款合同，合同簽訂人員未經授權或超越權限簽訂合同，可能導致單位利益受損的風險。對合同對方的主體資格審查不嚴、跟蹤不嚴，對方當事人不具有相應能力或資格，導致合同無效從而引發潛在風險。未組織熟悉技術、法律和財務知識的人員參與談判，對合同內容和條款把關不嚴，可能導致擬定的合同文本有損單位利益風險。②合同履行環節的風險。未能按照合同約定履行合同，可能導致單位利益受到損失或遭受訴訟。合同履行監控不嚴，未能及時發現已經或可能導致單位利益受損情況，或未能采取有效措施。違反合同條款，未按合同規定期限、金額或方式付款，或者在沒有合同依據的情況下盲目付款，或未能及時催收到期合同款項。③合同糾紛處理環節風險。未建立合同糾紛處理的有效機制，糾紛處理不當，可能導致單位利益受損。未收集對方違約行為的充分證據，導致本單位在糾紛處置過程中處于舉證不利的地位。未按照合同約定追究對方的違約責任，可能導致單位應享有利益受損。④合同登記環節風險。合同保管不當，未經適當的登記管理，未移交需要的部門，導致合同丟失或者無法履行風險。泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業秘密，導致國家或單位利益受損。

(3)合同管理的手段比較落后。目前許多醫院主要以紙質文檔的流通和保存為特點，仍采用傳統的手工方式對合同進行管理，缺乏有效的信息管理系統，海量的合同信息占用大量的人力、時間和空間資源，管理模式陳舊，無法進行信息共享，信息流通不及時，無法有效地進行跟蹤查詢，工作效率低下，已不適應現代醫院經濟發展要求。

(4)合同管理人員業務素質參差不齊。醫院合同管理涉及經濟、藥品、耗材、設備、技術、基建工程、保險、法律、招投標知識、信息軟件標準等范圍較廣，對合同管理人員的素質要求比較高，需要了解熟悉掌握的知識技能越來越廣。現實情況是醫院的合同管理人員大多來自臨床醫學的非管理類專業，往往只注重醫療事業及技術的發展，或者僅僅是熟悉某一領域的專業人才，對涉及自己專業以外的其他領域的知識了解相對較少，缺乏合同管理的相關知識，沒有經過系統化和專業化的培訓，致使合同管理專業化水平不高，存在著一定的管理風險，影響合同管理的質量。

2醫院合同管理產生問題的原因

(1)合同法律意識比較淡薄。有的合同管理部門的人員法律意識不強，對合同管理重要性認識不夠，對外簽訂經濟合同意識淡薄，對經濟合同簽訂的范疇不明晰，容易忽略合同簽訂中的法律責任，使醫院的合法權益受到嚴重侵害。

(2)缺乏合同管理意識。合同管理問題大多產生于合同履行、變更和終止的過程，有的管理人員不懂得合同履行過程就是權利義務的實現過程，不知道利用合同條款來充分保障醫院的合法利益，導致產生合同會簽把關不嚴、合同執行缺乏監管等問題。

(3)合同管理內部控制制度不完善。沒有建立健全完善的合同管理制度和管理流程，或者有制度也流于形式，缺乏嚴格的考核，制度流程執行不力，沒有發揮應有的把關作用。

3加強醫院合同管理內部控制的有效措施

(1)加強合同風險防范意識和全員管理意識。提高對合同管理工作的重視程度，建立健全風險管理制度是及時識別、降低和化解風險的有效手段。主要是應優化合同管理業務流程理順各方關系、建立風險管理制度和完善風險監控機制，建立健全監督機構，實行責任追究制。

(2)建立健全合同管理制度。合同管理是由各相關部門相互協作的一項系統工程。建立合理的切實可行的合同管理制度是合同管理規范化、制度化、效率化的前提和基礎。合同管理制度應針對合同管理各個環節的業務流程、各風險領域查找關鍵控制點，對合同的起草、談判、審批、生效、訂立、履行、糾紛處理等工作流程進行嚴格控制，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范。明確業務部門、財務部門、審計部門、合同歸口部門的管理權限，確保醫院各部門在權限范圍內審批合同。規范經濟行為，強化風險管理，保證合同管理業務全過程得到有效的控制。各部門之間進行有效的溝通，采取相應的控制措施，促進合同有效地履行。

(3)充分發揮內部審計在合同管理中的風險防控職能。醫院的內部審計部門應依據國家合同有關法律法規和單位內部合同管理規定，運用規范的審計程序和方法，充分發揮審計監督職能，對醫院簽訂合同、履行合同的過程和結果進行監督、檢查和評價。通過內部審計事前、事中和事后的全過程監督，完成對合同的可執行性、合同的合法合規性、合同的完整性、合同履行的有效性等監督把控，提高醫院合同的履約率，幫助醫院避免出現經濟合同風險。①對醫院內部控制制度評價。審查評價合同管理內部控制制度的健全性和有效性。審查評價是否建立了適當的合同管理制度。審核合同承辦部門是否按照職能分工在其職能分工范圍內承辦相關合同業務，崗位設置及職責的合理性。②對合同管理實現分級控制管理。分層次對合同管理實行日常性監督管理、資金流控制監督和獨立性監督。第一個層次在經濟業務發生部門，建立第一道監督防線，監督其是否嚴格按照醫院內部控制的程序、不相容職務崗位等制度進行合同簽訂和管理。第二個層次在財務部門設立第二道監督防線，對金額、付款條件、結算、索賠和發票等主要內容進行檢查復核。第三個層次由具有一定獨立性的部門建立以審核控制為主的監督防線，通過內部控制測試發現合同管理流程中的問題和風險，做出評價意見，提出整改措施。通過三層監督防線分別對經濟業務發生部門、財務部門和獨立的審核控制部門進行監督控制，促進合同管理內部控制更加完善。③抓牢合同管理內部控制中的關鍵點。加強合同管理內部控制，應按照全面性和重要性等原則，對容易出現的問題以及內部控制薄弱的環節實行重點管理，實行授權審批、資金流向控制、責任追究到人等內部控制制度。合同管理應重點抓好以下四個控制點:第一，嚴格控制合同簽訂環節。嚴格審查合同簽約對方的主體資格、履約能力和資信情況。包括對方資質證明、法人代表或委托人的身份證件、授權委托書等證明原件。了解清楚對方市場準入情況、資格、信用等級、履約能力，是否有不良記錄等，切實從源頭上防范合同管理風險。確保合同符合醫院運營活動，確定現有條件下，所簽訂的合同標的物是否符合醫院運營需要，現有醫院的人、才、物是否可以滿足合同執行，現有的合同是否有相應的財務預算、計劃、資金來源等。完善主要經濟業務合同模板，規范合同格式和內容，審查必要條款是否完備，意思表達清楚準確，合同是否合法合規合理，是否違反公共利益和國家利益，避免經濟糾紛，預防運營風險。第二，嚴格控制大額資金合同付款。財務部門接到業務部門付款申請，審核合同條款、發票等原始憑證交醫院領導審批后辦理結算和賬務處理業務。嚴格按照合同約定付款，確定應付合同金額是否正確，及時催收到期應收款。對于未按合同條款約定的付款申請，財務部門有權拒絕付款，并及時反饋業務部門同時向醫院分管領導匯報。審計部門審核合同付款是否遵循合同需求，整個合同履行過程是否得到監控，合同履行結果是否符合合同需求，是否達到單位的使用要求，避免醫院資金流失，維護正常的醫院財經秩序。第三，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收。敦促各方積極執行合同，確保合同全面有效履行，一旦發現有違約可能或違約行為，應及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低，同時追究違約方責任。根據需要及時補充、變更甚至解除合同。第四，建立并切實執行責任追究到人的機制。醫院應詳細規定各業務部門的工作責任、業務范圍和簽約權限，各業務部門應明確每個工作崗位的職責，健全不相容職務分離制度、授權審批制度和責任追究制度。

4加強合同管理人員培訓，提高合同管理水平

合同管理人員素質高低影響著合同管理質量，醫院應發掘和培養能力合格的醫院合同管理人員，加強合同管理人員法律知識、談判簽約技巧和風險防控能力等方面系統化、專業化培訓，有針對性地培養思想覺悟高、素質優良、專業技能合格的人才，加強風險防范意識和能力，提高合同管理水平，防范和降低合同管理風險，保證經濟合同管理工作的持續穩定發展。

5建立信息化合同管理系統，提高合同管理效率

合同管理模式的規范化、標準化和精細化，是醫院經濟效益和風險管控的有力保障。合同管理系統軟件能夠提供動態合同信息管理、分析統計和決策支持，便于及時處理合同相關問題，減少人為操控因素，避免合同管理中的各種疏漏。醫院通過選擇適合的經濟合同管理軟件和網絡化建設，建立經濟合同檔案庫，既有利于提高工作效率，又有利于強化監督管理醫院經濟合同。加強醫院合同各環節管理，不僅有利于促進醫院規范經營行為，維護自身合法權益，而且能夠預防和降低管理風險，增創醫院經濟效益，從而提高醫院管理水平，增強醫院市場競爭力，保證醫院經濟健康發展。

參考文獻:

［1］吳龔．醫療衛生機構內部審計精細化管理［M］．北京:企業管理出版社，2016.

作者：郭偉 逄青 丁菡容 王靖 單位：青島市腫瘤醫院