合同管理系統(tǒng)下的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)構(gòu)建

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摘要：合同管理系統(tǒng)協(xié)同平臺(tái)，是合同管理系統(tǒng)的功能延伸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了合同履行協(xié)同商務(wù)全過程管理，物流在線跟蹤、協(xié)同業(yè)務(wù)短信提醒、合同文件協(xié)同交互管理等功能。本文從功能模塊設(shè)計(jì)、功能與作用等方面論述了合同全生命周期信息化協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建，通過對(duì)合同履行過程中信息化與協(xié)同管理，有效提高合同雙方商務(wù)協(xié)同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協(xié)同工作提供合規(guī)、便捷、高效的業(yè)務(wù)平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：合同管理系統(tǒng)；協(xié)同商務(wù)平臺(tái)；信息化

隨著集采公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展和深化，近幾年來，公司信息化建設(shè)以信息服務(wù)為主導(dǎo)，先后實(shí)施了ERP、合同管理系統(tǒng)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將企業(yè)的管理融入應(yīng)用中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升集采公司的管理和管控能力。本文結(jié)合集采公司合同管理工作的特點(diǎn)及部門業(yè)務(wù)的需求，初步建立了基于合同管理系統(tǒng)的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)，主要包含發(fā)貨協(xié)同、到貨驗(yàn)收協(xié)同、結(jié)算開票協(xié)同、付款協(xié)同、合同附件協(xié)同、物流跟蹤等合同協(xié)同商務(wù)基礎(chǔ)功能，主要對(duì)采購(gòu)合同的貨物履行過程進(jìn)行透明化管控，加快簽約雙方文件協(xié)同速度，全程跟蹤物流信息，有效提高合同雙方商務(wù)協(xié)同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協(xié)同工作提供合規(guī)、便捷、高效的業(yè)務(wù)平臺(tái)。

1構(gòu)建合同協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的必要性

集采公司的合同種類多樣，多為物資、服務(wù)、施工總包類的合同，合同數(shù)量多，付款方式及驗(yàn)收要求各不相同，參與的合同主題多，在現(xiàn)有的管理模式下，集采公司與需求單位及供應(yīng)商的數(shù)據(jù)與信息交互缺乏有效的交互和共享，導(dǎo)致集采公司的合同管理不能有效地銜接、時(shí)效性查、工作效率不高等問題，集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（1）進(jìn)度控制困難。由于合同數(shù)量多，參與部門與人員多，合同的進(jìn)度控制僅靠合同管理系統(tǒng)無(wú)法滿足集采公司合同管理的需求，相關(guān)人員想全面了解合同的執(zhí)行進(jìn)度存在一定的困難。（2）缺少動(dòng)態(tài)響應(yīng)機(jī)制。缺少對(duì)合同履行、發(fā)貨驗(yàn)收、開票結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的有效控制，無(wú)法有效幫助集采公司掌控開票情況，不能及時(shí)回款及發(fā)票核銷。

2合同協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的功能模塊的構(gòu)建

主要采用模塊化設(shè)計(jì)來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能，包括移動(dòng)工作臺(tái)、合同信息管理、發(fā)貨/到貨/驗(yàn)收協(xié)同、結(jié)算/開票/付款協(xié)同、系統(tǒng)管理及第三方服務(wù)平臺(tái)等一系列功能模塊：（1）系統(tǒng)管理。用戶的基本操作，包括用戶的系統(tǒng)登錄，身份驗(yàn)證、密碼修改重置、權(quán)限控制等。其中平臺(tái)管理員通過后臺(tái)管理可實(shí)現(xiàn)用戶管理、界面定制等功能，確定權(quán)限域并對(duì)不同的角色分配相應(yīng)的權(quán)限，以保證平臺(tái)與數(shù)據(jù)的安全性、增強(qiáng)平臺(tái)的靈活性，供應(yīng)商可登錄協(xié)同平臺(tái)對(duì)本單位的基本信息進(jìn)行維護(hù)，確認(rèn)后提交審核，待系統(tǒng)管理員審核通過后，系統(tǒng)會(huì)通過短信通知用戶處理接口信息等功能。（2）移動(dòng)工作臺(tái)。工作臺(tái)主要展示待處理的工作事項(xiàng)，是一個(gè)待辦業(yè)務(wù)匯總頁(yè)面，包括我發(fā)起的任務(wù)、待處理的任務(wù)，已處理的任務(wù)及消息查詢等。（3）合同信息管理。合同信息管理主要是包括合同信息查詢、合同文件協(xié)同及合同文件物流跟蹤。合同信息查詢：包括合同主信息、明細(xì)信息、附件、時(shí)間軸四個(gè)頁(yè)簽，合同主信息包括合同基本信息、簽約信息、累計(jì)收支情況三部分；合同明細(xì)信息包括合同明細(xì)主信息以及明細(xì)詳情；附件為合同對(duì)應(yīng)的附件；時(shí)間軸展示為合同全生命周期過程以及相關(guān)過程中業(yè)務(wù)處理單據(jù)。合同文本協(xié)同：為供應(yīng)商提供文件傳輸?shù)耐ǖ?，供?yīng)商的合同承辦人在找到相應(yīng)合同信息后，可在系統(tǒng)允許附件上傳的前提下，選擇對(duì)應(yīng)的附件類型并上傳相關(guān)文件，該環(huán)節(jié)便于合同傳輸規(guī)范化，提高文件協(xié)同效果。合同文件物流跟蹤：在合同文件協(xié)同環(huán)節(jié)合同承辦人可人為判斷是否有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，如有則可填寫紙質(zhì)文件相應(yīng)的物流信息，待對(duì)方收到以后可以進(jìn)行確認(rèn)文件收到，繼而完成合同文件協(xié)同的流程。（4）發(fā)貨/到貨/驗(yàn)收協(xié)同發(fā)貨協(xié)同：包括可發(fā)貨的合同明細(xì)頁(yè)面、發(fā)貨信息錄入頁(yè)面；發(fā)貨是交易后合同履約的首要環(huán)節(jié)，供應(yīng)商可針對(duì)需要發(fā)貨的合同新建發(fā)貨單。到貨/驗(yàn)收協(xié)同：包括可到貨/驗(yàn)收的發(fā)貨單列表頁(yè)面、到貨信息錄入頁(yè)面/驗(yàn)收信息錄入頁(yè)面；到貨/驗(yàn)收協(xié)同是指供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨后，集采公司或者需求單位對(duì)發(fā)貨單的明細(xì)信息生成到貨驗(yàn)收單的協(xié)作流程。（5）結(jié)算/開票/付款協(xié)同結(jié)算/開票協(xié)同：包括可結(jié)算的驗(yàn)收單列表頁(yè)面、結(jié)算/開票信息錄入頁(yè)面；結(jié)算/開票協(xié)同通過供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算申請(qǐng)，由集采公司進(jìn)行結(jié)算確認(rèn)，并發(fā)送短信提醒對(duì)方開票，開票完成后維護(hù)發(fā)票信息，并確認(rèn)的協(xié)作流程。付款協(xié)同：包括付款信息錄入頁(yè)面；付款協(xié)同是發(fā)票協(xié)同的閉口環(huán)節(jié)，是針對(duì)合同履行不同節(jié)點(diǎn)下的對(duì)應(yīng)款項(xiàng)，進(jìn)行付款申請(qǐng)的協(xié)作流程，付款申請(qǐng)是付款的前提。供應(yīng)商通過合同信息搜索定位到相應(yīng)的合同信息，可發(fā)起合同付款的申請(qǐng)，待提交以后協(xié)同平臺(tái)會(huì)同步推送數(shù)據(jù)至合同管理系統(tǒng)，集采公司相關(guān)人員登錄合同管理系統(tǒng)后可在相應(yīng)的付款申請(qǐng)單上進(jìn)行更新，進(jìn)行集采公司的內(nèi)部付款審批流程。（6）第三方平臺(tái)。通過第三方短信平臺(tái)及物流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)相應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的短信提醒功能，及相關(guān)物流信息追蹤功能。

3合同協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的功能和作用

合同管理系統(tǒng)協(xié)同平臺(tái)，是合同管理系統(tǒng)的功能延伸平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)了合同履行協(xié)同商務(wù)全過程管理（簽訂、發(fā)貨、到貨驗(yàn)收、結(jié)算開票、付款），物流在線跟蹤、協(xié)同業(yè)務(wù)短信提醒、合同文件協(xié)同交互管理等，實(shí)時(shí)合同履行過程的動(dòng)態(tài)化、協(xié)同化和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高合同管理效率，防空合同風(fēng)險(xiǎn)，確保合同工的順利與及時(shí)的全面履行。（1）合同數(shù)據(jù)更加精確。通過與外部供應(yīng)商的協(xié)同操作，為供應(yīng)商提供精確的發(fā)貨數(shù)據(jù)，精確的送貨地址信息，精確的合同編號(hào)及采購(gòu)憑證對(duì)應(yīng)信息，減少人為匹配過程，做到信息關(guān)鍵信息高度共享。（2）履行信息及時(shí)提醒。提供訂單的催辦功能，以及貨物的物流信息在線實(shí)時(shí)跟蹤功能。到貨、驗(yàn)收歷史記錄跟蹤查詢，合同貨物履行數(shù)據(jù)信息化、透明化。（3）提高工作效率。合同簽訂以及履行過程中的附件往來，可在協(xié)同平臺(tái)上進(jìn)行文件的交互，縮短郵寄時(shí)間，提高簽訂效率。

4結(jié)語(yǔ)

本文的研究利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合集采公司合同管理的實(shí)際情況，建立基于合同全生命周期的信息化處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同履行各環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)與協(xié)同管理，不僅能夠解決現(xiàn)有合同管理存在的各種問題，同時(shí)對(duì)于集采公司這樣合同量大的單位來說具有非常重要的意義。利用集中化在線管理，促進(jìn)人、財(cái)、物等要素合理組織與充分利用，使合同管理科學(xué)化、規(guī)范化，提高合同管理效率與水平。并且完善了與需求單位及供應(yīng)商的協(xié)同配合，信息交互，使合同付款、驗(yàn)收、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)處于有效的控制狀態(tài)，保障合同全面履行，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]李加宏.科研院所合同信息化協(xié)同管理平臺(tái)的構(gòu)建[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2018（4）.

作者：張雪沖 單位：浙江浙能天工信息科技有限公司