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        科研事業單位合同管理問題與建議

        前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了科研事業單位合同管理問題與建議范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。

        科研事業單位合同管理問題與建議

        摘要:合同是各類市場主體之間聯系的紐帶,合同管理是內部控制體系的重要組成部分,是科研事業單位有效降低經濟和廉政風險、保障合法權益的主要手段之一,單位也越來越重視這項工作。文章以X單位為例,梳理了實際工作中科研事業單位合同管理存在的主要問題,結合合同管理基本理論對這些問題可能產生的風險進行了深入分析,后結合實際情況,為切實解決合同管理中的問題和有效應對合同風險,有針對性地提出了關于健全合同管理制度、提高合同管理人員能力素質以及合同管理信息化的建議,為科研事業單位改進合同管理工作提供了借鑒。

        關鍵詞:合同管理;流程;控制;信息化

        隨著我國社會主義市場經濟的快速發展、事業單位分類改革的不斷深入,科研事業單位的各項工作的開展都離不開合同。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議,是權利和義務關系的載體,其內藏各種各樣的風險,如何防范這些風險則是單位合同管理工作的主要目的。就現狀而言,科研事業單位的合同管理經驗相對于大中型企業還是有些差距的,在合同管理過程中存在一些問題,本文以X單位為例,就如何提高合同管理水平,有效降低合同風險提出一些自己的建議。

        一、X單位合同管理基本情況

        X單位是一家科研事業單位,以承擔國家科研項目和服務地方經濟發展為主要任務,資金來源主要為財政撥款、國家和地方重大專項資金以及其他技術服務項目資金。單位內部合同管理機構健全,綜合辦公室為合同管理歸口管理部門,對合同簽章統一保管,并對正式合同進行統一編號并歸檔;合同承辦部門主要為業務部門,負責合同的訂立、履行和執行,其中包括了根據實際合同進度支付合同款;相關管理部門為合同責任管理部門,負責對合同相關條款的審查和管理;財務部門負責辦理收付款工作,并采用登記臺賬的方式對合同執行情況進行管理;內部審計部門對合同進行監督管理,并不定期抽大合同的執行進度,各部門責任分工明確。X單位以承擔項目性質、服務內容的不同,將合同分為:科研類合同、技術服務類合同、人事類合同、行政類合同、設備購置類合同以及其他類合同等。合同管理的基本流程是:合同經辦部門草擬合同,根據業務管理流程,經由相應職能管理部門審查通過后(對于少數重大合同須法律顧問審核),由單位領導審簽,形成合同定稿,合同的具體執行與付款,最后是對爭議事項處理(包括合同變更、解除以及糾紛的處理)和歸檔。由于沒有合同管理信息系統,合同管理整個流程均采用線下操作,各流程之間相對封閉,合同管理效率相對偏低。

        二、合同管理存在的問題及分析

        X單位有合同管理制度,在合同管理上也根據上級主管部門的要求進行了改進和完善,在保證資金安全、提高事業效率方面也有很多成效,但在制度執行和管理工作中也出現了一些問題,現就這些問題進行分析說明。

        (一)部分合同管理流程缺失一般情況下,合同從產生到結束是有一個過程的,這其中具體包括合同簽訂前的準備、合同訂立、合同執行、合同結束等。根據X單位的性質和服務內容,合同簽訂前的準備工作應當包括項目可行性研究、確定供應商、自身與對方單位的資質能力評價以及議價定價等;合同訂立階段則主要是合同的草擬與按照業務流程對合同條款進行的專業審查過程;合同執行是合同履行過程,包括執行進程、相關驗收以及付款等環節;最后是合同的收尾工作,具體包括合同爭議處理以及合同歸檔與反饋。根據合同管理制度可以看出,X單位目前的合同管理流程主要針對的是對合同訂立階段的審核工作,包括合規性、合法性審查、資質能力以及結算方式等專業性審查;雖有合同執行環節,但其中管理控制程度較低,只有付款環節的控制;合同結束環節也僅停留在將合同正式文本裝訂歸檔。從合同全過程管理這一角度來看,X單位在合同管理過程中主要缺少對于合同簽訂前的準備工作和合同結束后的反饋等流程。而缺少的這部分對于整個合同管理產生了極為不利的影響,一是合同簽訂前的準備階段,因為制度本身就沒有相關內容,這就表示相關合同管理人員沒有或很少參與這部分工作,可能導致由于缺乏控制和合同經辦人員的能力和專業的局限性而簽訂明顯不符合自身能力、價值明顯偏低甚至虛假合同等,給單位造成不必要的損失,同時由于相關合同管理人員在準備階段的參與度較低,對合同的服務內容不了解、合同價款不清楚等,嚴重影響合同簽訂時的審核效果,致使審核工作變成了“批改作文”,限于對條款進行完善,審核工作流于形式;二是合同結束后的反饋工作是單位改進合同管理工作的主要手段,這項工作的缺失將導致不能對合同管理中遇到的各類問題進行總結和分析,不利于合同管理工作經驗教訓的積累,無法對單位合同管理工作進行評價和考核。

        (二)合同管理部門協同作用不夠X單位在管理制度中明確了各合同管理部門的職責,而且在合同簽訂審核上具體到合同的哪一部分內容,表面上是各司其職,實現了對合同的審核與監管,但實際上是將合同的各個環節進行了切割,導致了管理多頭、相互推諉,不能產生管理上形成合力作用,限制了合同管理水平的提升。1.各合同管理有關部門相對獨立,沒有一個部門能夠掌握合同情況的完整信息,綜合辦公室作為合同管理歸口部門僅對合同編號、蓋章和歸檔,沒有掌握合同的具體執行情況,也沒有對合同數據進行統計分析和對合同管理中存在的問題收集反饋;財務部門對除人事類合同以外的其他合同的收付款情況進行登記,不了解合同的具體執行情況;人事部門則以蓋章的方式對人事類合同付款進行管理,有人事類合同臺賬,但不掌握人事類合同實際已收付款情況的完整信息;其他合同管理部門則僅按照職責范圍對合同進行審核或進行相關驗收工作等,對合同其他信息并不了解。2.雖然在制度中已明確了相關管理職責和范圍,但在實際的合同管理工作中,由于人員職業道德與專業素質不盡相同,同時制度中也沒有相關獎懲措施,使得部分人員怠于履行崗位職責,在管理過程中懶散推諉,總認為自己的把關審核可有可無,一旦出現了問題,就會推卸責任。3.在多年的合同管理工作中,出現了很多合同管理亂象,已注銷但仍在辦理收付款程序、未達成合同中既定條款支付合同款、相關產品或服務驗收不合格后的推諉扯皮以及合同跨期過長等,而造成這些現象的本質原因是合同管理工作間的脫節,相關管理工作未及時跟進,信息不對稱,相關合同管理部門間的協同作用差。

        (三)合同管理環節專業控制程度不足合同管理是單位內部控制的重要內容,行政事業單位內部控制規范也對合同管理提出了具體要求,從內部控制的角度來看,X單位的在部分控制環節上存在問題。1.在合同簽訂過程中,X單位對于詢價、資質評價、確定供應商、議價定價以及草擬合同這些環節均由合同經辦人員統一辦理,而這里包含的詢價與確定供應商、自身資質評價以及議價定價等均為不相容崗位,沒有實現不相容崗位分離的基本內部控制原則,導致舞弊風險較大。2.合同審簽流程中,除去重大合同外,對于大多數合同缺少對合同中是否存在法律漏洞的專項審核過程,不能有效地識別合同中的法律漏洞,可能導致單位合法經濟利益得不到保障,甚至蒙受不必要的經濟損失。3.在合同執行過程中,X單位關注點主要集中在收付款環節,對于實際的執行情況缺乏有效的監控。如:與某單位簽訂提供技術服務的收款合同,X單位的管理重點放在合同資金到賬情況上,而對于合同的實際完工程度、未完工情況原因等則缺少監控,這就可能導致單位的違約或其他廉政風險;為完成某科研項目的工作任務,與某公司約定在一定期限內完成固定的工作量,但該公司在合同履行期間內以各種理由對于提供的服務工作一再拖延,而X單位也未及時運用其他法律手段維護自身權益,致使單位科研項目無法完成既定的目標任務,由此單位信用、經濟利益遭受損失。4.X單位有獨立的內部審計部門,但本應作為內部監督的主力軍,卻僅停留于對出現了問題或問題線索后的查處、事后對合同管理中存在問題的審查與整改以及關鍵廉政風險點的查找等靜態監督階段,未實現對合同管理全過程的動態監控,這樣的內部監督機制不能發揮出應有的風險防控作用。

        三、改進X單位合同管理的建議

        通過對X單位合同管理存在的問題以及原因分析,就提高合同管理水平和有效降低合同風險,提出以下幾條建議。

        (一)健全合同管理制度單位的合同管理制度應當是對合同簽訂前準備、合同簽訂審核、合同執行、合同監督以及合同歸檔與反饋等合同管理全過程進行規范和指引,其重要性不言而喻。X單位應當對合同管理制度進行完善,第一,對合同管理全部流程進行梳理,明確各部門職責權限,對其中不相容崗位進行分離;第二,確定一個對合同管理工作統一管理的部門,由其統籌協調,掌握合同具體情況,建立合作單位誠信檔案,定期披露相關的統計分析數據;第三,完善合同管理工作的評價與考核辦法,按年度對單位合同管理工作進行總結分析;第四,建立健全合同管理獎懲機制,根據合同管理和執行情況進行評價考核,與年終績效相掛鉤,逐步提升合同管理人員的工作積極性。

        (二)提升合同管理人員能力素質1.增加合同管理人員集中培訓、業內交流等學習機會,以內部研討的形式召集合同管理人員展開對合同管理進行討論學習,提高合同管理人員的職業道德與專業素質,促使其在管理工作中客觀公正,恪盡職守,能夠根據科研事業單位改革新形勢和信息化發展新趨勢創新工作方式方法,不斷改進合同管理水平。2.對于大多數非重大合同由于沒有專門人員負責對于合同中的法律漏洞和風險的審核與識別,X單位有必要明確專門人員進行審核,強化這部分人員的法律漏洞審核能力,或者聘請專門的法律專業人員開展這方面工作,這樣才能完善合同管理的合法、合規性審核流程,為維護合同權益提供保障。3.切實提高內部審計部門對于合同監督的能力水平,組織內部審計人員參加有關內部監督的學習培訓,對于合同的監管不能局限于事后的追責,應當將監督落實到合同管理的全過程,實現動態監管,特別是一些重大合同,要從合同準備階段開始參與到整個合同管理過程,并定期對風險防范措施是否落實到位進行檢查。

        (三)利用信息系統,提升合同管理水平在現代化建設進程中,信息化建設是科技發展的關鍵一步,X單位在合同管理過程中,無論是合同審批,還是合同執行,都采用的是線下管理,影響合同管理效率,不利于合同信息的共享。X單位應當及早將合同管理信息化提上日程,逐步將合同管理工作由線下轉變為線上,打破部門的壁壘,實現資源的共享,只有這樣才能給合同管理效率帶來質的提升。具體采用如下措施:第一,對同行業單位中合同管理信息化工作做得比較好的單位進行實地調研,學習借鑒合同管理經驗,并初步了解系統開發過程、合同管理系統的應用效果以及相關風險防范措施。第二,以X單位的合同管理制度為基礎,充分梳理合同管理工作中的“事前、事中、事后”全部流程與關鍵風險點,在合同管理部門與軟件公司進行系統設計時充分考量與匹配,從而設計出適用的合同管理系統。第三,系統運行前,按照合同管理制度中相關部門的職責任務對合同管理人員進行權限分配和合理授權,不相容崗位實現有效分離。第四,系統運行時,各部門各司其職,完成本職工作,合同歸口管理部門要加強對系統的推廣與應用,財務部門嚴格根據系統反映出的合同執行進度支付合同款項,合同驗收相關部門及時通過系統反饋驗收信息,內部審計部門則要加強在線監督,確保在系統運行的同時相關風險防范措施落地。第五,在系統運行過程中,要定期測試系統運行的有效性,及時根據實際的管理情況對系統進行優化和維護,做好合同數據的定期備份工作,保證數據的安全完整。

        四、結束語

        綜上,合同管理工作是科研事業單位內部控制的重要組成部分,合同管理水平也是層次不齊的,如何改進合同管理工作需要我們持續增加關注度。合同管理工作并不是獨立的,它與預算管理、財務管理、項目管理等都有著密切的聯系,合同管理工作中的問題也不是千篇一律的,可能會因為各個單位的單位性質或業務內容不同導致不同問題的出現,所以合同管理工作的改進沒有統一的模式,只有針對具體問題對癥下藥,才能真正解決合同管理中發現的問題,提高合同管理水平。當然同行業之間的經驗交流是必不可少的,往往可以發現很多可能而未發生的問題,從而節約大量的調研成本,加快改進合同管理水平的腳步。

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        作者:羅雪兵 單位:中國地質科學院巖溶地質研究所

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