內(nèi)部控制下合同全生命周期管理研究

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摘要：企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)際是一種合同履行過(guò)程，合同的執(zhí)行是業(yè)務(wù)核心表達(dá)通道。合同從擬制開始到其履行及持續(xù)分析，整個(gè)合同管理過(guò)程涵蓋了企業(yè)管理的各個(gè)主要部分。本文基于內(nèi)部控制視角分析了合同全生命周期的基本概念及面臨的風(fēng)險(xiǎn)，提出了合同全生命周期管理體系建設(shè)及平臺(tái)的搭建框架。

關(guān)鍵詞：合同管理;合同全生命周期管理;風(fēng)險(xiǎn)管理

1合同全生命周期管理的基本概念和意義

1.1合同全生命周期管理的基本概念。合同是企業(yè)從事民商事行為的書面憑據(jù)，決定了企業(yè)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及是否能在可控范圍內(nèi)有效保障自身的合法權(quán)益。合同是企業(yè)間經(jīng)濟(jì)活動(dòng)來(lái)往的重要依據(jù)，貫穿了企業(yè)活動(dòng)的全部過(guò)程。經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)就是合同的履行過(guò)程。合同全生命周期主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同審核及簽署，后期的合同執(zhí)行、履約問(wèn)題、糾紛解決、文檔管理、統(tǒng)計(jì)分析與后評(píng)估等環(huán)節(jié)。合同全生命周期管理是將合同從準(zhǔn)備階段到終止階段的上述全部業(yè)務(wù)納入合同管理的整個(gè)過(guò)程，形成系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的閉環(huán)管理。1.2合同全生命周期管理的意義。合同全生命周期管理體系的建立和管理系統(tǒng)的應(yīng)用在實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控的同時(shí)，帶來(lái)了一場(chǎng)管理的傳統(tǒng)模式變革，推動(dòng)了傳統(tǒng)管理向信息化和精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變，通過(guò)優(yōu)化資源配置，為企業(yè)創(chuàng)造更多的管理價(jià)值，推動(dòng)管理不斷創(chuàng)新。通過(guò)合同全生命周期管理體系的建立，可以幫助企業(yè)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理思路進(jìn)行梳理，并基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)作，將有關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容以合同為主線進(jìn)行整合，進(jìn)行全面分析和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，在相應(yīng)節(jié)點(diǎn)上設(shè)置控制點(diǎn)，達(dá)成滿足每個(gè)節(jié)點(diǎn)控制要求的合同流轉(zhuǎn)，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控目標(biāo)。合同生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用和實(shí)施，能幫助企業(yè)厘清思路和抓住重點(diǎn)，擺脫合同管理煩雜，消耗資源的困境，合同全生命周期管理系統(tǒng)成為企業(yè)合同管理中落實(shí)各級(jí)責(zé)任機(jī)制的重要且有效的載體。目前，大多數(shù)企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)或自身的信息化建設(shè)，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)納入信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理。但是信息關(guān)聯(lián)度不高，相互之間沒(méi)有或有較弱的制約，成為信息孤島。通過(guò)合同全生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可將分布于各處的信息孤島有機(jī)聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)或信息間多維度、多交互的相互印證，達(dá)到相互制約的作用。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵點(diǎn)上，制定滿足風(fēng)險(xiǎn)控制的制度和有關(guān)要求，并通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)施業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)信息按制度和要求運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控的目標(biāo)。

2合同全生命周期管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

2.1企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)配合性風(fēng)險(xiǎn)。合同全生命周期管理應(yīng)包括前期、中期和后期的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)銜接、配合和制約。目前有誤區(qū)認(rèn)為合同的起草、審核和履行部門相互獨(dú)立，各管一段，因此相互缺乏溝通。管理環(huán)節(jié)的割裂使得風(fēng)險(xiǎn)不斷提高。合同在定價(jià)和談判時(shí)，法務(wù)和財(cái)務(wù)及內(nèi)控往往沒(méi)有參與，易出現(xiàn)為追求經(jīng)濟(jì)效益而違反國(guó)家法律法規(guī)及制度的問(wèn)題。合同在審核時(shí)，各審核參與方僅只能就自己的專業(yè)角度提出意見(jiàn)或建議，對(duì)于一些技術(shù)性、專業(yè)性的條款缺乏審核能力且對(duì)實(shí)施的具體條件或要求并不了解或把握，有可能出現(xiàn)單方面一味強(qiáng)調(diào)降低風(fēng)險(xiǎn)而導(dǎo)致提出過(guò)于苛刻的意見(jiàn)或建議，使得合同不具備可操作性。合同履行過(guò)程中若發(fā)生異常情況，各部門無(wú)法統(tǒng)一同步知悉，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和法律雙重風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)性及配合性欠缺，于企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，易造成權(quán)力尋租，存在內(nèi)控漏洞，于企業(yè)外部來(lái)說(shuō)，存在合同條款問(wèn)題及較高的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.2企業(yè)合同執(zhí)行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)企業(yè)將合同管理重點(diǎn)放在了簽訂評(píng)審環(huán)節(jié)上，其過(guò)程是靜態(tài)的，合同管理并不全面。企業(yè)沒(méi)有實(shí)施合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，從而對(duì)于后續(xù)的合同履行，糾紛處理及合同項(xiàng)目評(píng)估等環(huán)節(jié)缺乏過(guò)程性管控，使得合同履行環(huán)節(jié)成為法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失高危所在，企業(yè)權(quán)益無(wú)法保障。2.3企業(yè)合規(guī)運(yùn)行性風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到合同倒簽或補(bǔ)簽的情形，如先實(shí)際執(zhí)行，再簽合同或是實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中補(bǔ)簽。這些在法律上，可能對(duì)于合同本身的法律效力無(wú)實(shí)質(zhì)影響，但是從內(nèi)控角度來(lái)說(shuō)的話，還是存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的。比如，合同都需要經(jīng)過(guò)合同評(píng)審環(huán)節(jié)，而且評(píng)審部門涉及業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門及公司管理層，先執(zhí)行后補(bǔ)簽或?qū)嵭兄醒a(bǔ)簽，都違反了關(guān)于合同管理的合規(guī)性。另外，對(duì)于一些持續(xù)性的固定性服務(wù)類合同，如事先近到期日前沒(méi)有及時(shí)確認(rèn)續(xù)期或重新招標(biāo)，則影響企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)，倘若為了保障服務(wù)不中斷，而被動(dòng)倒簽或補(bǔ)簽，則存在內(nèi)控管理的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重者還可能產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。2.4企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)不同的業(yè)務(wù)板塊，涉及不同類型的合同，合同的履行與企業(yè)財(cái)務(wù)資金息息相關(guān)。如硬件銷售類合同，貨物的交付，對(duì)方的收貨并簽收確認(rèn)，企業(yè)的收入確認(rèn)及債權(quán)形成，收款權(quán)利的行使等一系列環(huán)節(jié)將直接影響到合同的正常履行并如期回收貨款。如服務(wù)類銷售合同，如果不實(shí)施合同項(xiàng)目的全生命周期管理，則不能及時(shí)跟蹤并了解合同項(xiàng)目的執(zhí)行情況，不能按時(shí)提請(qǐng)或組織對(duì)方驗(yàn)收，從而把控每階段款項(xiàng)結(jié)算的時(shí)點(diǎn)，造成不能及時(shí)收回款項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于采購(gòu)類合同，若不能持續(xù)關(guān)注整個(gè)采購(gòu)流程，如合同簽訂，簽(驗(yàn))收和結(jié)算條件的達(dá)成，就可能給企業(yè)帶來(lái)付款結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。固定費(fèi)用性合同，兼具周期性和持續(xù)性，如果沒(méi)有合同跟蹤管理，則不能于合同即將到期時(shí)及時(shí)提請(qǐng)承辦部門清理應(yīng)收款或應(yīng)付款，也不能提前做好合同續(xù)簽的準(zhǔn)備，從而給企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理帶來(lái)資金管理風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。2.5合同管理人員風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多樣性，會(huì)產(chǎn)生大量不同類型不同模式的合同，涉及眾多行業(yè)，如購(gòu)銷類、金融類、土地房屋租賃類、辦公類、中介類、技術(shù)服務(wù)及其他咨詢服務(wù)類等，需要合同管理人員具備豐富的專業(yè)知識(shí)、邏輯思維和判斷能力。目前大多數(shù)企業(yè)合同管理人員配備有限，大多數(shù)不具備相關(guān)的執(zhí)業(yè)證書或職稱證書，管理水平不高，在法律審核、風(fēng)險(xiǎn)防控及責(zé)任意識(shí)方面都不夠強(qiáng)大，容易產(chǎn)生問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。

3加強(qiáng)合同全生命周期管理的內(nèi)部控制建設(shè)

3.1合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及的合同種類繁多、形式多樣且數(shù)量較大。如果靠人工手段進(jìn)行管理則艱苦而復(fù)雜，對(duì)其過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防范與監(jiān)控存在著很大困難。一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生就會(huì)很難挽回。因此從企業(yè)內(nèi)部管理角度來(lái)說(shuō)，必須要求建立一套高效能的合同全生命周期管理體系，該體系能識(shí)別、防范和監(jiān)控合同全生命周期，最大程度的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)失控造成的經(jīng)濟(jì)損失。3.2合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設(shè)思路。合同全生命周期管理的建設(shè)思路是將合同管理分為“合同擬制生命周期”和“合同履行生命周期”兩個(gè)層面。合同擬制生命周期是指合同管理從“檔案管理”升級(jí)為“檔案管理+合同關(guān)鍵信息管理+簽署追溯管理”，主要包括合同模板、擬制、審批、歸檔、變更和借閱板塊。合同履行生命周期是指貫通“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)”數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)履約的追溯跟蹤管理和可視化管理，提升內(nèi)部管理效率，主要包括收付款計(jì)劃、采銷業(yè)務(wù)集成、合同結(jié)算、合同任務(wù)、合同預(yù)警及合同風(fēng)險(xiǎn)控制板塊。3.3合同全生命周期管理內(nèi)控建設(shè)內(nèi)容及做法。合同全生命周期管理主要包括：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)行業(yè)特點(diǎn)、商業(yè)模式及管理方式等，以企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管控為目標(biāo)，建立合同全生命周期管理體系，提高企業(yè)管理能力，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)、可持續(xù)性發(fā)展。在風(fēng)險(xiǎn)管控體系框架下，對(duì)業(yè)務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理和識(shí)別并進(jìn)行分類和評(píng)估，進(jìn)一步對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃、監(jiān)控及應(yīng)對(duì)處理。從全局考慮業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)置必要的控制點(diǎn)，對(duì)流程進(jìn)行改造優(yōu)化。制定合同管理制度，根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，梳理管理需求為系統(tǒng)軟件需求，開發(fā)與之相適應(yīng)的業(yè)務(wù)及管理軟件系統(tǒng)。利用信息系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)跟蹤、提醒、統(tǒng)計(jì)和分析等手段規(guī)范業(yè)務(wù)，從而為管理提供服務(wù)。3.4合同全生命周期管理內(nèi)控系統(tǒng)框架。合同全生命周期管理的實(shí)施需要搭建一套智能的管理平臺(tái)，該平臺(tái)目標(biāo)是可對(duì)流程進(jìn)行靈活設(shè)置，可對(duì)規(guī)則進(jìn)行自定義，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的解析及預(yù)警發(fā)送，全程監(jiān)控企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況，實(shí)現(xiàn)管理需求。其系統(tǒng)框架主要包括三個(gè)層面。第一，事務(wù)操作層。主要是指合同擬制的工作環(huán)節(jié)及節(jié)點(diǎn)，包括合同模板的新建、審批、使用范圍定義和模板填空定義；合同擬制的合同創(chuàng)建、合同信息、合同文本、合同評(píng)審和打??；合同簽署和歸檔的用章及存檔登記、電子簽章和影像系統(tǒng)集成；合同履行的收付款計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，收付款進(jìn)度，項(xiàng)目結(jié)束；合同變更的變更申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、差異比較和權(quán)限控制等。第二，統(tǒng)計(jì)分析層。主要是指在第一層級(jí)執(zhí)行記錄過(guò)程的基礎(chǔ)上，進(jìn)行多維度的分析，旨在為識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估聚焦。主要包括合同模板使用效率分析，簽訂情況分析，評(píng)審效率分析，變更情況分析，風(fēng)險(xiǎn)情況分析，進(jìn)度、績(jī)效、交易和財(cái)務(wù)報(bào)表等分析。第三，風(fēng)險(xiǎn)管理層?；诓僮鲗雍头治鰧又?，通過(guò)預(yù)警定義、預(yù)警監(jiān)測(cè)、消息管理、風(fēng)險(xiǎn)處理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審和風(fēng)險(xiǎn)關(guān)閉管理等實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，從而達(dá)成合同全生命周期管理的目標(biāo)和意義。3.5合同全生命周期管理內(nèi)部控制落地。合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設(shè)，包括體系的建立和系統(tǒng)的應(yīng)用兩個(gè)方面，都會(huì)面臨各種各樣的困難和阻力。要保障合同全生命周期管理的落地，必須要做實(shí)各項(xiàng)支撐工作。合同全生命周期管理要求工作流程必須覆蓋整個(gè)周期，制度文件應(yīng)明確各職能部門的職責(zé)，要求對(duì)合同的全周期負(fù)責(zé)。考核監(jiān)督是檢驗(yàn)和保障工作效果的手段，對(duì)于合同全生命周期來(lái)說(shuō)，考核和監(jiān)督應(yīng)當(dāng)覆蓋全過(guò)程，在考核標(biāo)準(zhǔn)的制定上，針對(duì)各環(huán)節(jié)的重要性，分各層級(jí)分類別設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行考核。通過(guò)評(píng)比，促進(jìn)整體管理水平得以提升。合同管理的執(zhí)行者和推動(dòng)者是全體成員，企業(yè)應(yīng)采用會(huì)議、培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檢查等方式加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)合同全生命周期管理模式全面落地，從而提升企業(yè)整體的合同管理水平。

4結(jié)語(yǔ)

合同全生命周期管理是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的無(wú)盲區(qū)全方位管控。企業(yè)以合同溝通、簽署、執(zhí)行、文檔管理、數(shù)據(jù)分析等為主線，自上而下，逐級(jí)分解，建設(shè)一套事前規(guī)劃、事中監(jiān)控和事后分析的運(yùn)營(yíng)架構(gòu)，科學(xué)地進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)作和風(fēng)險(xiǎn)管控。合同全生命周期管理不僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的系統(tǒng)管理及履約質(zhì)量的保障，又能對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，同時(shí)還可借用信息系統(tǒng)，進(jìn)行信息匯總，形成各部門在合同管理下的大數(shù)據(jù)。通過(guò)拓展合同全生命周期風(fēng)險(xiǎn)管控的廣度和深度，從而推進(jìn)企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理，給企業(yè)創(chuàng)造更多的附加值。

參考文獻(xiàn)

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作者:喻莉萍 單位:武漢天喻信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司