公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)合同管理

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摘要：在新醫(yī)改不斷推進(jìn)的大背景下，公立醫(yī)院合同管理越發(fā)重要。通過介紹公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)容，分析公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制在管理制度、歸口管理、法律顧問支持、全過程管理及信息系統(tǒng)支持等方面存在內(nèi)控風(fēng)險，并提出公立醫(yī)院建立合同管理制度和合同歸口管理機(jī)制、發(fā)揮法律顧問作用、加強(qiáng)全過程管理、加強(qiáng)信息化建設(shè)等實(shí)踐模式，以實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；內(nèi)部控制；合同管理

一、公立醫(yī)院合同管理概述

公立醫(yī)院合同管理包括合同起草、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同解除、合同監(jiān)督和合同檔案管理等活動，適用于以醫(yī)院名義簽訂的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、醫(yī)療、科學(xué)研究等合作的所有合同。公立醫(yī)院合同管理是全過程動態(tài)管理，包括簽訂前的洽談以及草擬，簽訂過程中的合規(guī)性檢查，還包括簽訂后的合同履行。一旦出現(xiàn)不利于合同履行的事項(xiàng)，要及時對合同進(jìn)行修改或終止。公立醫(yī)院合同管理是內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號），醫(yī)院應(yīng)從合同訂立、履行、登記及糾紛管理等方面，梳理與合同管理有關(guān)的風(fēng)險點(diǎn)，并且建立相應(yīng)的風(fēng)險控制機(jī)制。加強(qiáng)醫(yī)院合同管理有助于預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，促進(jìn)醫(yī)院對外經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、醫(yī)療、科學(xué)研究等合作活動的開展，規(guī)范合作行為。

二、公立醫(yī)院合同管理主要的內(nèi)控風(fēng)險

1.合同管理制度缺失。制度是單位運(yùn)行的基礎(chǔ)保障，合同管理制度是醫(yī)院合同行為的依據(jù)，而目前合同管理卻是多數(shù)公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的薄弱點(diǎn)。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面普遍對合同管理重視度不高，許多醫(yī)院尚未建立合同管理制度或制度執(zhí)行浮于形式。因此，合同管理無法與采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理及建設(shè)工程形成閉環(huán)式制度管控。2.合同歸口管理混亂。合同歸口管理是一項(xiàng)科學(xué)且細(xì)致的工作。合同應(yīng)根據(jù)不同類型歸屬不同職能部門負(fù)責(zé)，全院的合同歸檔工作也應(yīng)該由某一個科室牽頭。目前多數(shù)公立醫(yī)院合同管理混亂，職責(zé)分工不明確，合同分布零散，很容易造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)。很多合同原件在付款時放入付款憑證中，這不利于日常查詢或檢查使用?；靵y的管理也不利于及時發(fā)現(xiàn)問題風(fēng)險，規(guī)避糾紛。3.缺乏法律顧問支持。公立醫(yī)院合同涉及金融、技術(shù)、醫(yī)療、科學(xué)研究、基建工程等各個方面，要保證各類合同合法合規(guī)，避免糾紛需要專業(yè)法律人士對合同條款進(jìn)行全面把關(guān)。目前多數(shù)公立醫(yī)院有合作的法律顧問單位，但多是面臨訴訟時使用，并未在訂立合同階段請法律顧問。4.缺乏對合同的全過程管理。公立醫(yī)院往往對合同預(yù)算立項(xiàng)和項(xiàng)目招標(biāo)階段較重視，對后續(xù)的履行情況卻不夠關(guān)注。合同簽訂后，履行是否在合同期內(nèi)，承諾的培訓(xùn)是否進(jìn)行，發(fā)生問題是否及時處理等問題常常無人追責(zé)。例如，某公立醫(yī)院，價值500多萬元的醫(yī)療設(shè)備合同簽訂如果3個月內(nèi)不到貨，要賠償合同價款的3%。然而審計(jì)顯示，合同簽訂后8個月才到貨，十幾萬的賠款卻無人追責(zé)，導(dǎo)致?lián)p失醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益流失。5.缺乏信息化系統(tǒng)支持。公立醫(yī)院整體信息化水平比較落后，常用的固定資產(chǎn)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)尚且未達(dá)到現(xiàn)代化水平，合同管理系統(tǒng)更是手段落后。多數(shù)醫(yī)院仍處于手機(jī)登記或簡單的Excel表格登記，沒有編碼，檢索關(guān)鍵詞等信息，合同管理形同虛設(shè)。

三、公立醫(yī)院合同管理實(shí)踐模式

1.建立合同管理制度。建立合同管理制度是完善內(nèi)部控制體系的重要工作之一。公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》的要求，編寫有正規(guī)發(fā)文文號合同管理辦法，并在OA網(wǎng)?！逗贤芾磙k法》應(yīng)當(dāng)包括適用范圍、各部門分工、合同簽訂與履行管理、變更和解除管理、檔案和備案管理、檢查和追責(zé)以及合同糾紛的處理，嚴(yán)格禁止先發(fā)生活動后補(bǔ)簽訂合同。2.建立合同歸口管理機(jī)制。明確醫(yī)院合同歸口管理部門，對醫(yī)院的合同事務(wù)實(shí)行審核把關(guān)、統(tǒng)一管理。具體負(fù)責(zé)的合同業(yè)務(wù)如下：醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)全院合同的歸檔工作，不同職能科室負(fù)責(zé)對其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進(jìn)行管理：人事部負(fù)責(zé)醫(yī)院人事合同、勞動合同；財務(wù)部負(fù)責(zé)金融業(yè)務(wù)往來合同；科教科負(fù)責(zé)各類專業(yè)培訓(xùn)、合作辦學(xué)、科研、技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)及科技成果轉(zhuǎn)讓等合同；醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)對口幫扶、醫(yī)療救助等合同；藥學(xué)部負(fù)責(zé)藥品采購等合同；醫(yī)療設(shè)備部負(fù)責(zé)設(shè)備及醫(yī)用耗材、實(shí)際的采購及維護(hù)等合同；網(wǎng)絡(luò)信息部負(fù)責(zé)電腦信息系統(tǒng)、設(shè)備及維護(hù)等合同；保衛(wèi)部負(fù)責(zé)消防安全、安保物業(yè)等合同；采購中心負(fù)責(zé)招標(biāo)立項(xiàng)采購等合同；醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)對外合作項(xiàng)目合同。各職能科室還應(yīng)該建立合同管理臺賬，具體格式。3.發(fā)揮法律顧問的作用。充分發(fā)揮法律顧問的專業(yè)能力，每一類合同指定一名法律顧問作為法律把關(guān)，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事才能發(fā)揮最大化效益。同時，應(yīng)鼓勵科室人員學(xué)習(xí)法律知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才。職能科室人員不僅要懂業(yè)務(wù)，還要了解經(jīng)濟(jì)以及法律知識，才能更好地為醫(yī)院服務(wù)。4.加強(qiáng)合同全過程管理。合同全過程管理包括合同簽訂前、合同簽訂中、合同簽訂后三部分。簽訂前要申請科室提出需求，醫(yī)院召集相關(guān)科室共同討論得出會審意見。然后申請科室要與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，初步確定合同條款后，交給法律顧問進(jìn)行法律條款的把關(guān)，確認(rèn)后方可進(jìn)行簽訂工作。簽訂過程中，要注意法定代表人簽字、蓋章、附件等細(xì)節(jié)問題。合同簽訂后是最應(yīng)該注意的地方，合同方是否按照規(guī)定履行合同，是否存在違規(guī)操作，及時發(fā)現(xiàn)引起合同變更的情況并糾正。同時，審計(jì)監(jiān)察部門也要配合督促合同后續(xù)履行情況。5.加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)。信息化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院必不可少的工具，合同管理手段落后不利于推進(jìn)醫(yī)院整體信息化建設(shè)。因此，公立醫(yī)院應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)合同管理與財務(wù)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)以及辦公系統(tǒng)等多系統(tǒng)對接，形成內(nèi)部控制要求的全過程閉環(huán)管理。同時，應(yīng)培養(yǎng)信息化人才，提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員整體的工作能力。

四、結(jié)語

在新醫(yī)改不斷推進(jìn)的大背景下，公立醫(yī)院合同管理越發(fā)重要。本文以內(nèi)部控制風(fēng)險為切入點(diǎn)，分析合同管理在管理制度、歸口管理、法律顧問支持、全過程管理及信息系統(tǒng)支持等方面存在的內(nèi)控風(fēng)險，并提出公立醫(yī)院合同管理實(shí)踐模式。通過這些方面的實(shí)踐，公立醫(yī)院能夠強(qiáng)化內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)避風(fēng)險，保證現(xiàn)代化醫(yī)院的實(shí)現(xiàn)。

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作者：李姍姍 單位：廣州市第一人民醫(yī)院