合同管理的法律風險防控策略
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摘要：合同是確保企業之間進行正常的商業來往的重要紙質形式之一，對合同進行有效的管理是企業非常重要的一項工作。企業對合同加強有效的管理，能夠維護企業最基本的合法權益。企業也應當設立完善的法務流程，最大程度上規避企業在日常經營過程中的潛在風險。通過結合當前企業在日常經營過程中的相關問題，結合法律風險防控的知識，分析如何不斷的建立健全企業合同管理制度。
關鍵詞：法律風險；合同管理；風險防控策略
一、企業合同管理現狀與存在的問題
1.企業內部相關人員的法律風險防范意識缺失
企業合同一般來說都會實行分級審核的制度。金額的不同、標的不一樣的合同將會由企業內部的業務部門、安全技術部門和法務部門進行審核。在合同簽約之前，應當由業務部門進行審核，相關業務部門人員通常會將重點放在合同方的專業能力和業務上，往往會忽略對方的其他信息審核。還存在著被動收集對方相關資料，依賴對方主動提供相關資料。對于合同方企業的合同履約能力、納稅人信息等等不會進行考慮。部分業務人員在進行商業溝通的時候，往往不經意間會泄露部分商業秘密，增大了企業的風險。對雙方所簽訂的合同管理不單單是進行分類，而是側重于對合同的動態管理。很多業務人員在簽署合同以后，往往就忽略了嚴格依照合同執行，對于合同方的延遲供貨和合同履行，往往只是局限在口頭的告知。在貨物簽收的時候，局限于對外包裝的查看，并不會對貨物的質量進行檢查，當出現質量問題的時候，沒有及時的提出書面的異議文件。對于企業的應收款沒有嚴格依照合同進行催收，或者在催收的過程中，沒有使用具備法律效應的文件，使得最終沒有留下相應的證據。
2.合同管理的信息化水平較低
當前很多企業沒有建立健全規范的合同管理系統，還是使用傳統的人工簽署流程。由于很多企業的各個分公司部門之間存在著不同的區域，這使得審批的效率大大降低。相關審批資料在各個分公司流轉的過程中，也非常容易出現紙質文件損毀的情況，這將導致合同中的商業秘密出現泄露。合同在履約的過程中，往往存在于不同的部門，當企業面臨著審計的時候，無法快速的收集相關的資料。各個部門由于只負責該部門負責的事情，對于合同執行的進度，雙方合同履行的程度等信息，無法實現各個部門之間溝通，從而導致無法對合同信息進行動態的監管。由于合同檔案是實現人工管理，在對合同進行查閱的時候，將會耗費較多的人力物力。
3.沒有建立完善的范本合同
大多數企業往往會依照實際的業務來制定合同內容，往往不會首先采用企業的樣本合同。部分合同名稱的不規范與用語不準確，將會導致合同的內容與實際情況存在著一定的偏差。合同條款是最大程度上規避法律風險的保障，合同中的措辭應當注重嚴謹，保障所簽訂雙方的權益。很多人員認為合同審查的重點在于對合同正文的核查，往往忽略了產品的質量、進度以及價格等的審查。對于合同變更或者是合同解除的內容沒有明確約束。合同中常常出現違約條款不細致或是企業的違約成本過大、企業雙方權責不對等。
4.企業內部的合同管理體系不健全
企業的合同管理體系不單單用于內部和外部審查、部門之間的職責劃分、印章管理，還應當包括了對合同成本的監督檢查、合同風險管理以及績效考核等等。很多企業都設立了法務部門，招聘專門的人員進行管理，但沒有建立起法律顧問、法務專業管理人員和部門中的履約人員體系等等，這將會導致企業的經營成本增加。在實際的企業經營過程中，法務部門也極少參與到公司的重大項目的決策過程中，合同管理大都偏向于流程。合同簽訂僅僅只是合同管理的一個環節，實際上的財務部門往往會在出現合同糾紛的時候才會接觸，這使得內部監督體系沒有最大程度上發揮其作用。
1.加強業務人員的風險意識
企業的業務部門應當對合同簽訂前期內容進行調查，核查所簽訂企業的資信情況。法務部門可以對業務部門進行各項法律的宣導，使得業務人員能夠充分意識到對合同簽訂方的資信情況掌握的重要性，切實了解合同簽訂過程中的注意事項。在業務合同簽訂之前，可以指導業務人員登錄專業的網站查找對方公司的信息，對于異常企業應當重點關注。一般來說會在各省市的市場監督管理局核查企業的詳細信息，重點應該關注企業的股東信息、是否存在經營異常、是否具備相應的資質以及是否被法院公布的執行名單。提高企業業務人員的法律風險防范意識能夠最大程度上降低企業的訴訟風險。
2.加強合同管理的信息化水平
通過信息化技術來規范企業內部的合同管理，能夠最便捷的為企業的經營提供決策，保障企業的資金安全。合同管理系統應當結合各個部門的實際情況，實現各個部門在合同管理系統上進行合同審批，并就合同的相關內容進行點評。在合同簽訂完畢以后，應當就合同的履約情況、付款情況、報表管理等情況進行全流程的管理。合同在簽訂的時候，應當依照企業內部的規則制定出唯一的編號，對合同的關鍵內容信息進行抽取，實現多級審批，最大程度上規避法律風險，系統所生成的合同應當具備水印功能，能夠保障合同的真實性。在合同履約的時候，應當對合同的款項支出和收入進行全流程管理，對于合同的變更、解約等信息，應當確保能夠在第一時間告知各個部門。歸檔以后的合同應當可以被各個部門進行調取和分析。
3.企業應當制定出符合企業發展的范本合同
合同條款風險的產生是導致法律風險最大的來源。當企業之間出現合同糾紛的時候，企業應當結合合同的條款進行自我保護。企業應當不斷推進范本合同的簽訂，減少因為合同簽訂而導致的合同風險，保障所簽訂的合同質量。合同文本的標準版需要多個部門進行編寫，然后進行有針對性的改變。企業應當就經常簽訂的范本合同進行分析，將招標項目合同以及非招標項目合同進行梳理，結合市場上企業的情況，制定出滿足企業發展的合同框架和模板。合同中的通用條款應當只需要補充所簽約雙方的信息和本次所簽訂的主要內容。假定出現對簽約雙方的條款出現異議，則需要結合異議的部分進行單獨列出。業務部門可以結合實際的情況有針對性的對合同進行改善，使得合同會簽的效率明顯提升。法務部門則需要關注合同中的非標準條款和內容，這將使得合同的風險大大降低。標準化的合同在執行的過程中，可以結合業務部門的實際情況與公司流程的實際情況進行有針對性的改變，當出現法律法規改變的時候，應當及時的對合同范本進行改變。
4.打造滿足企業的法律風險防控模式
法務部門需要結合企業的實際情況不斷的完善范本合同的修改，財務部門應當結合合同的執行與財務預算的相關情況進行匯報，各個部門應當就合同的履行情況進行匯總，定期向管理層提交合同履約的進度情況。一旦出現沒有依照合同進行履行的情況或者是合同方沒有嚴格按照要求進行履行的情況，各個部門應當結合運營部門人員向法務部門提交雙方溝通的證據，對于沒有及時的將合同履約不完善的情況進行匯報或者是造成公司出現重大損失的情況，公司應當納入考核。當企業出現難以解決的問題的時候，應當積極的與外部律師溝通，完善合同的履約機制與風險預估機制。通過加強對合同的監督檢查，使得企業的預算、采購價格、招投標流程等能夠相互制約，最終形成多個部門對合同管理負責的局面，最終使得合同管理能夠推動企業的快速發展。
三、結語
企業的合同管理是一項要求標準非常高且難度較大的工作。相關工作人員需要切實遵循我國相關法律，對企業合同簽訂過程中的相關條款進行嚴加審核，建立健全企業內部的規章制度，就能夠最大程度上規避企業日常經營過程中所遭遇的各項問題，保障企業的收益不受到影響，從而能夠使得企業的日常管理目標能夠達成，有效的推動企業的快速發展。
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作者：齊翊希 單位：西山煤電新產業有限公司通用設備分公司