企業合同管理系統功能設計探析

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［摘要］文章在研究、參考和總結基礎上歸納了合同管理系統的功能設計，簡要介紹其大致系統功能設計及其內容。為建立功能完備的合同管理系統，提供理論參考作用。

［關鍵詞］合同管理系統;管理;合同管理

1背景

隨著世界一體化的進程，中國經濟不斷完善和深入，致使企業對內擴大生產，對外加強合作，隨之產生的是大量的合同。而一直以來，企業對合同管理方面都采用線下人工管理，面對數量劇增的合同，缺乏意識，處理效率低下，浪費了大量人力、物力，嚴重的可能會導致法律糾紛。如何進行有效管理、監督和履行合同逐步成為各項工作乃至整個企業能否平穩發展的重要關鍵。如今，正是合同管理中不斷出現新問題，現代大型企業開始對合同管理業務越來越重視。大型企業對合同管理業務的需求是建立集中、統一的合同管理系統，滿足各子公司、各部門制定各自合同管理流程需要、實現對合同查詢與統計，實現單位、部門、合同類別等的不同維度的查詢和統計，實現合同管理的一體化管理。這就需要運用先進成熟的網絡技術，從而建立功能完整的合同管理系統。為了我國企業和各單位建設合同管理系統提供理論借鑒，大致總結了合同管理系統功能的設計。

2企業的合同管理系統功能階段分析

基于此背景以及需求，對企業合同實施過程進行了解求證后，再對這一過程進行分階段，然后整理各階段的主要任務。在合同管理系統中，根據各階段的主要業務，系統所能實現的功能有系統管理、基礎信息管理、合同管理。梳理合同管理業務流程，從而實現各環節的業務過程的標準化和規范化。

2.1系統管理

系統管理是合同管理系統的基礎，通過基礎信息與企業實際發展的實際情況相符，及時修改系統功能結構和內容，有利于系統更加及時有效地服務于企業持續穩定的發展。系統管理模塊主要包括機構管理、角色管理、用戶管理以及權限管理。

2.1.1機構管理

要對系統進行分類，首先應按照企業機構設置進行分類管理(新增、修改、撤銷、隸屬用戶等);其次可以采用名稱、代碼、類型等信息內容進行管理。這有利于企業在實際發展過程中，根據實際需要按照企業組織結構的實際變更，對系統對應內容作出相應的改變。

2.1.2角色管理

根據企業合同管理過程中實際發展需求可將用戶角色定義為六類:集團領導、集團法務員、單位領導、單位法務員、部門領導和部門業務員。區分不同的角色信息，對角色設置相應的權限和操作，以便相應企業人員的權責在系統的操作與使用中的合理有效應用于實際。

2.1.3用戶管理

用戶管理是對系統的登錄用戶進行管理，即對企業使用該系統的用戶的登錄名、密碼、姓名、性別、所在組織機構、職務電腦進行錄入管理，從而確定用戶所屬角色，獲得相應的權限。

2.1.4權限管理

權限管理是對合同進行分類別，按照企業性質對合同類別劃分級別，一級合同為技術類、采購類、工程類和其他類;二級合同主要為買賣合同、租賃合同、倉儲合同、委托合同、建設工程合同、供水、電、氣合同等;三級合同一般為物資采購合同、配件采購合同、銷售合同等。根據合同類別設置角色權限，處于不同角色的用戶對合同的操作(查詢、修改等)不同。

2.2基礎信息管理

合同管理系統可分為兩大部分———基礎信息管理和合同管理，合同管理設計的功能主要為合同范本管理、合同相對方管理、合同信息登記、合同履行、合同變更、合同履行管理、合同監控、合同歸檔模塊。

2.2.1合同范本管理

合同范本管理是為了規范合同、保持合同與管理系統、實施流程的相符，由公司管理相關人員創建和輸入的合同規范性文本，以供合同的起草及減少輸入工作的煩瑣。而合同范本管理的職能并不能是這樣淺層的，在大型企業中每年交易所簽訂的合同能以千為單位，若只是簡單的合同規范及輸入并不是有效的合同管理，規范性的合同范本在很大程度上符合法律規定，避免漏洞和不平等條款出現。合同范本主要由公司法律事務部以及合同管理相關人員共同創建和維護，前者注重于合同是否符合法律規定、雙方交易是否存在漏洞和不平等條款，后者則是根據前者對合同范本進行維護及選擇使用。

2.2.2合同相對方管理

合同相對方管理即業務員進行相對方信息管理(增加、刪除、修改)，相對方的信息不僅包括客戶名稱、注冊地址、法人等基本信息，增加對合同相對方的管理本質上是增加企業對合作單位的信用評估，即相對方的信息還包括往期合作評估信息，根據評估等級從而判定與相對方合作謹慎程度，以供系統管理人員查看。

2.2.3合同信息登記

合同信息登記是由單位法務員搜集有效合同信息后，進行合同關鍵信息和文本等信息輸入，提交后進入審批階段，由各部門領導、相關的管理人員以及高層領導進行審批。當合同進入審批階段，所進行審核的管理人員可提出合同有異議條款，法務員最后審核時錄入審核意見。

2.2.4合同變更

合同變更是由于客觀環境發生變化而造成合同部分利益關系發生變化時，子單位或集團用戶需要使用對合同進行變更，及時對系統進行相應調整。填寫合同變更申請表，詳細說明合同的基本信息以及變更的內容、理由，若是解除合同，則是填寫解除理由以及后果評估，提交申請后，系統自動反饋給高層管理人員審核，判定合同變更情況，確定合同變更。

2.2.5合同履行

合同信息提交完畢后，建立合同履行單，相關業務由系統自動或手動(業務員負責)錄入合同履行信息。合同履行是合同管理的關鍵環節，合同履行單的填寫要實事求是，保證企業生產發展。合同履行管理是各單位對合同有效期內所需履行的任務進行管理。根據合同的周期設置節點，如驗收日期、付款、質保金、審計預留等，實時對合同的節點進行檢測，對未到達節點的合同發出履行的預警提示，起到對合同履行情況的管理。

2.2.6合同監控

合同監控即對合同進入履行階段的全部履行情況進行監控，合同監控是輔助合同正常的履行。對合同進行定期更新的履行狀態，管理員監控履行情況，法務員監控合同履行過程中是否發生問題，避免合同履行過程中出現法律糾紛的問題。增加法務員對合同履行情況的監控有利于規避合同風險，提前發現合同漏洞，及時反饋合同監控的法律環境情況，避免合同發生糾紛時企業才發現合同問題。合同履行完畢后，進入歸檔狀態。

2.2.7合同歸檔

合同歸檔，即對履行完畢的合同進行統一管理，合同管理部門管理人員將合同歸檔信息錄入，合同管理完畢。合同歸檔后將所履行和完成的合同按年或月生成合同管理報表，對合同管理報表進行統計分析，統計分析可以按集團或單位統計，通過輸入集團名稱或單位名稱查詢統計本集團或本單位年度、季度或月度的合同的簽訂以及各類合同的簽訂的情況，也可以按不同金額等級分類統計。整個合同管理系統不僅改變了以往人工管理合同的弊端，也補充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理報表可以按被訴訟合同情況統計，反映給企業高層管理者企業往年合同簽訂的法律漏洞，有利于企業全方面的管理。

3結論

合同管理系統以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程歸納合同管理系統的功能設計，將其應用到企業實際合同管理從而達到合同管理模式標準化、合同的集中管理、全方位合同管理服務、提高管理效率、管理精度和減少合同的法律糾紛的效用。本文主要借鑒現有的合同管理系統建設中的經驗，加以思考和研究，從而對合同管理系統功能設計的概況。為今后各企業或各單位開發建設合同管理系統提供一些理論借鑒，加快合同管理系統在實際應用中的應用和完善，實現合同管理的標準化、規范化、自動化，促進現代企業的發展和進步。

參考文獻:

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作者：李燕 沈濤 方攀 單位：中國礦業大學 ( 北京) 管理學院