淺談內控管理之合同管理

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摘要：合同管理是企業內部控制管理的主要控制手段之一，合同管理風險防范與控制是降低企業經營風險、提高經濟效益、增強企業競爭力的關鍵環節，需要在合同管理的全過程進行風險防范與控制。本文探討實務中合同訂立與履行中由于對合同管理不重視而引發的一些問題以及改進建議。

關鍵詞：合同管理；合同訂立；合同履行

1未簽訂合同，給企業經營帶來風險

實際業務中，部分企業由于對簽訂合同不夠重視，采購人員在洽談業務時往往是不簽合同，也沒有約定開具發票事項，到企業財務層面由于業務未簽訂合同，索取發票就遇到很多困難，有時甚至無法取得合法的扣稅憑證，在增值稅層面由于未取得增值稅專用發票，進項稅金無法抵扣，無形加大企業采購成本；在所得稅層面由于沒有取得發票，財務人員在記賬時只好列作暫估的材料或運費成本，所得稅匯算清繳時無法作為企業合理的成本進行稅前扣除，加大企業的而經營負擔，給企業造成重大損失。另一方面，企業由于認識不到簽訂合同對雙方約束的重要性，將一些基建項目交于沒有相關經營資質的個人承包，由于這些承包人無法取得合規發票，就找一些有資質的企業代為開具發票，造成開票單位與實際收款單位不一致，由于雙方未簽訂合同，無法證明業務的真實性，形成巨大的稅務風險和經營風險等。

2合同條款要件約定不清，在履行環節引起糾紛

部分企業盡管簽訂了相關業務合同，但是對合同的關鍵條款要件約定不清，比如對合同標的價格、規格型號、質量要求、付款條件、發票開具及提供時間等事項約定不清，合同履行過程中引發爭議，甚至產生糾紛訴諸法律等。

2.1發票開具事項約定不清

實務中如果合同對發票事項約定不清，在合同履行過程中可能會發生不開具發票、不按照規定稅率開具發票或者不開具增值稅專用發票等。不開具發票的情況通常有：個別企業由于業務人員素質問題，在業務開始時口頭說明不要發票取得價格優惠等，導致交易完成后，無法取得發票；同時由于采購一方不要發票可能導致銷售一方企業收入不入賬形成賬外帳或小金庫，存在稅務及經營風險；部分企業由于經營范圍等原因，不按照規定稅率開具發票情況，導致采購單位收到的發票無法使用，或者加大企業成本；不開具增值稅專用發票情況，在涉及增值稅進項稅抵扣時，由于增值稅普通發票不能夠抵扣進項稅，會加大企業的采購成本等，開具增值稅專用發票還是普通發票對企業成本有很大影響，若約定不清也會引發爭議。

2.2合同價款支付約定不清

若對合同價款是含稅價還是不含稅價未約定或約定不清，在執行過程中會因為誰來承擔稅款引發爭議及糾紛；個別企業對付款前開票還是付款后開具發票等事項約定不清，導致糾紛，甚至形成先有蛋還是先有雞的死結。

2.3產品規格、質量等約定不清

實務中部分企業簽訂合同時對產品規格、質量等級約定不清，在產品驗收環節因雙方溝通不到位，補貨不及時或對有瑕疵的產品繼續使用要求供應商予以折讓等事項，導致雙方對產品規格質量、貨款支付等產生爭議，影響企業正常生產經營。因此，由于主觀原因導致合同訂立有缺陷，合同未按約定條款履行，導致法律風險和經濟損失，從而影響公司合法合規經營以及無法保障資產安全等目標的實現，可能給企業的經營帶來巨大的風險，需要引起管理者足夠的重視。

3合同履行環節跟蹤管理監督不到位

合同履行環節未能對合同進行持續跟蹤管理監督，導致未能對對方合同履行情況進行有效控制，比如未按期發貨、發貨產品規格不符、運輸途中的損失等均會影響合同的正常履行，進而影響公司的正常生產經營及資產安全。

4合同歸檔歸口部門不明確、保管不善給企業帶來經濟損失

部分企業沒有明確合同歸檔歸口保管部門，簽訂合同后未能履行部門登記手續，可能導致公司關鍵業務事項泄密，給未來經營造成不利影響；合同登記資料未進行及時存檔備案，可能導致資料丟失、遺漏等，給企業帶來損失；合同信息安全管理措施不當，未限制合同接觸人員，可能導致商業秘密泄露或合同談判資料丟失、遺漏等；合同借閱查詢登記手續不明確，容易導致文件資料泄密、丟失等，給企業帶來經濟損失。針對以上存在的問題，提出如下改進建議：

4.1建立健全合同管理制度

企業應當制定合同管理相關制度或辦法，統一認識，控制合同管理風險的方法就是建立健全合同管理制度，規范合同條款。企業在有條件的情況下應當成立法務部門，從專業的角度重點檢查合同條款中是否存在違反相關法律法規的現象；對于合同條款中存在的漏洞和歧義進行必要的修改，確保合同條款內容準確、明晰、合法、合規。

4.2建立健全合同流程管理體系

加強合同管理，明確合同擬定、審批、執行、歸檔等環節的程序和要求。建立健全流程管理體系：主要有前期的市場調研、合同策劃、合同條款的談判、合同文本擬定、合同內容的審核、合同的簽訂、合同義務的履行、合同內容的變更、合同的解除以及合同文本的存檔等環節。將合同管理各個流程節點中的責任人、管理目標以及具體措施落實到位；建立專門的監督管理機構或部門，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進合同有效履行，控制合同管理風險，切實維護企業的合法權益，使得合同管理流程規范化、完整化，使合同管理事前、事中、事后都處在可控狀態。

4.3建立健全信息化管理體系

信息化管理體系可以有效降低合同管理風險，控制合同管理成本，提高合同管理的效率，優化合同管理人員職業素質。

5結論

建立健全合同管理制度，完善合同流程管理體系，提高合同信息化管理水平，強化管理，提高合同履約水平，避免企業在經濟活動中因合同管理方面存在問題產生法律糾紛。

參考文獻：

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[3]李麗萍.建筑工程合同管理及風險防范控制研究[J].山西建筑,2016,42(34):229-230.

作者：蔣玉玲 單位：甘肅駝鈴客車廠