企業(yè)內(nèi)部控制下合同管理研究

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摘要:企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的途徑有多種，其中最有效最具有法律效應(yīng)的是通過(guò)合同來(lái)維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下，企業(yè)重視合同的管理工作，合理的把控好合同風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。本文闡述了企業(yè)內(nèi)部合同管理的目標(biāo)，合同的管理流程，并分析了合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，還研究了企業(yè)控制合同的流程。

關(guān)鍵詞:企業(yè)內(nèi)部；合同；管理

一、企業(yè)合同主要的管理目標(biāo)

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)最主要制度就是合同管理制度，可以通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的控制來(lái)有效的維護(hù)自身合法權(quán)益，規(guī)范合同管理的流程，以保證合同內(nèi)容條款的完整，防范一些法律上的風(fēng)險(xiǎn)。(1)財(cái)務(wù)目標(biāo)：保證企業(yè)的資金安全，在預(yù)算的范圍內(nèi)合理控制成本，使用資金。(2)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)：符合企業(yè)所經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的要求，在不違反時(shí)間的約定和技術(shù)的要求前提下，能夠把合同所約定的事項(xiàng)完成，保證合同可靠并且具有較高執(zhí)行力，保障順利的完成企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。(3)合規(guī)目標(biāo)：嚴(yán)格的遵守國(guó)家的法律法規(guī)，執(zhí)行一些審批程序和有關(guān)流程，防止合同在簽訂或執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)違反國(guó)家法律法規(guī)的現(xiàn)象。

二、合同管理的流程

合同管理的流程主要是兩部分，一是合同簽訂的流程，簽訂合同的流程主要是前期的談判準(zhǔn)備、擬定合同文本及最終審核等環(huán)節(jié)。在簽訂合同的這些環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要相應(yīng)的責(zé)任部門(mén)來(lái)實(shí)施控制，合同的準(zhǔn)備、談判以及擬稿需要合同經(jīng)辦部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)，審核部門(mén)要對(duì)合同內(nèi)的主體資格、財(cái)務(wù)、技術(shù)要求以及法律風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容負(fù)責(zé)，為審批人守關(guān)。二是合同履行的流程，在合同簽訂完后，就要履行合同，這就需要企業(yè)管理來(lái)加強(qiáng)合同的跟蹤，保證合同在簽訂后正常履行。

三、合同的風(fēng)險(xiǎn)

在簽訂合同履行合同的過(guò)程中會(huì)存在各種風(fēng)險(xiǎn)，造成合同風(fēng)險(xiǎn)的原因眾多，可以概括為兩方面，即外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境因素，可以通過(guò)評(píng)估分析的方式，采取一些措施來(lái)盡量降低風(fēng)險(xiǎn)的程度。外部環(huán)境因素主要是經(jīng)濟(jì)的環(huán)境，國(guó)家政策和相關(guān)法規(guī)這些認(rèn)為無(wú)法控制的因素，在企業(yè)簽訂合同之前就要把所有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)到，盡可能的把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，以降低損失。(1)營(yíng)運(yùn)上的風(fēng)險(xiǎn)：在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中缺失某環(huán)節(jié)的合同管理，可能會(huì)使經(jīng)濟(jì)效益和預(yù)期的目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)甚至有損利益，造成這些風(fēng)險(xiǎn)的原因主要是合同所擬定的條款不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有表述清楚雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)糾紛和損失。還可能是評(píng)價(jià)不夠準(zhǔn)確導(dǎo)致決策上存在失誤，使合同的需求和業(yè)務(wù)所要發(fā)展的目標(biāo)不一致。(2)財(cái)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)：由于合同的條款或者合同雙方的商業(yè)信用原因，造成合同在履行后產(chǎn)生的最終結(jié)果達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)，出現(xiàn)的收益下降，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的原因主要有預(yù)算制定的不夠合理，成本沒(méi)有得到控制，合同上規(guī)定的支付條件和付款進(jìn)度不太合理，使資金遭受損失。

四、合同的控制流程

(一)合同簽訂前準(zhǔn)備時(shí)期的控制

合同的需求必須是和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)及戰(zhàn)略相符合的，明確制定合同申請(qǐng)的制度，沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)不能簽訂合同，確保合同的需求和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)是相吻合的。在簽訂合同前要調(diào)查市場(chǎng)的行情和行業(yè)信息，了解合同的主體履行合同的能力以及合法性和資質(zhì)信譽(yù)等狀況，通過(guò)分析進(jìn)行比較選擇，擬定合同的談判方案以及策略。

(二)合同簽訂時(shí)期的控制

組織談判小組進(jìn)行談判，談判小組只能承諾自己授權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可進(jìn)行保密的管控談判策略和談判過(guò)程。談判的過(guò)程和結(jié)果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認(rèn)。然后根據(jù)談判的結(jié)果來(lái)編寫(xiě)合同的文本，并由公司的職能部門(mén)審核，主要審核合同是否合法，內(nèi)容是否嚴(yán)密和可行。把合同進(jìn)行分級(jí)授權(quán)管理，在限額的范圍內(nèi)可以批準(zhǔn)簽訂合同，超過(guò)限額的合同，要有管理權(quán)限的上級(jí)審核通過(guò)后才可以授權(quán)公司對(duì)外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號(hào)然后歸到檔案部門(mén)管理，有關(guān)財(cái)務(wù)收支的要留一份原件給財(cái)務(wù)部門(mén)記賬所用。

(三)合同履行時(shí)期的控制

在合同簽訂之后要嚴(yán)密的實(shí)時(shí)監(jiān)控合同的履行狀況，把合同責(zé)任分解到各個(gè)相關(guān)部門(mén)做好工作之間的銜接。在合同執(zhí)行過(guò)程中搜集合同執(zhí)行的資料，記錄合同執(zhí)行的過(guò)程，出現(xiàn)糾紛時(shí)可作為證據(jù)來(lái)維護(hù)自身合法的權(quán)益。

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)內(nèi)部管理合同制度是公司管理的主要制度，它對(duì)公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開(kāi)和獲得良好的收益起著很重要的作用。在企業(yè)的內(nèi)部來(lái)推行對(duì)合同的管理和控制，可以有效的維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益，保障合同的內(nèi)容完整，條款明確且嚴(yán)謹(jǐn)，在一定程度上降低了法律上的風(fēng)險(xiǎn)，降低甚至避免企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

參考文獻(xiàn):

[1]崔文剛.內(nèi)部控制視角下環(huán)保企業(yè)合同管理探析[J].會(huì)計(jì)師,2017(04):42-43.

作者:王惠媛 單位:中國(guó)石油集團(tuán)東方地球物理勘探有限責(zé)任公司