高校后勤管理信息化建設(shè)淺析
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摘要：進(jìn)入21世紀(jì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)前的信息化建設(shè)深刻影響到了人們生活的各個(gè)層面和各個(gè)領(lǐng)域，在教育行業(yè)起到的作用也越來(lái)越大。為了促進(jìn)后勤管理的有序化、高效化以及資源的節(jié)約化發(fā)展，部分高職院校后勤管理開始進(jìn)行了信息化的建設(shè)。本文的研究重點(diǎn)便是當(dāng)前高職院校后勤管理在現(xiàn)代化的背景下，如何有效提高信息管理效能。
關(guān)鍵詞：高職院校；后勤管理；信息化建設(shè)
當(dāng)前，高職院校已經(jīng)逐漸步入了數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。為了提高高職院?，F(xiàn)代化程度和辦學(xué)實(shí)力，高職院校后勤信息化建設(shè)成為了迫在眉睫的事情。這不僅有助于實(shí)現(xiàn)后勤管理的科學(xué)化、精細(xì)化和集約化，還能夠構(gòu)建便捷的交流渠道，合理的管理模式，高效的工作流程，透明的監(jiān)管機(jī)制和完善的服務(wù)保障，受到越來(lái)越多師生員工的認(rèn)同，有力地推動(dòng)高等教育的改革創(chuàng)新。
1后勤管理信息化的含義和特點(diǎn)
管理信息化是指在管理過程當(dāng)中培養(yǎng)發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程，具有獲取信息、傳遞信息、處理信息價(jià)值、信息利用的能力，是通過智能信息化來(lái)帶動(dòng)工業(yè)化的發(fā)展實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的過程。馬克思認(rèn)為，管理具有兩重性，即具有同生產(chǎn)力相聯(lián)系的自然屬性，以及同生產(chǎn)力相互制約的社會(huì)屬性。后勤管理與當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，生產(chǎn)力的發(fā)展水平緊密聯(lián)系在一起。所謂后勤管理的社會(huì)性，可以從幾個(gè)方面進(jìn)行了解。一是后勤管理的內(nèi)容，由于社會(huì)目前可能提供的后勤管理還不能滿足各個(gè)單位的需要，所以在一定時(shí)期內(nèi)高職院校的后勤管理存在著供不應(yīng)求、無(wú)所不包的狀況。二是后勤管理與社會(huì)上的聯(lián)系。高職院校內(nèi)其實(shí)存在著一個(gè)小型的社會(huì)，并且學(xué)校不可能獨(dú)立于社會(huì)而存在，因此在進(jìn)行后勤管理時(shí)，不得不與社會(huì)各單位進(jìn)行聯(lián)系，同時(shí)也受到社會(huì)的影響。三是后勤管理發(fā)展的方向。當(dāng)前高職院校的后勤管理正在向社會(huì)化的方向發(fā)展，后勤服務(wù)范圍更廣。這就要求后勤管理人員充分注意和利用社會(huì)上各種條件為高職院校所服務(wù)。當(dāng)然后勤管理具有經(jīng)濟(jì)性，雖說(shuō)后勤管理工作從理論上理解是行政工作?？墒窃趯?shí)際上后勤管理工作又涵蓋了經(jīng)濟(jì)范疇。高職院校內(nèi)后勤工作的實(shí)質(zhì)是通過市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)手段和生產(chǎn)、交換、分配、消費(fèi)環(huán)節(jié)對(duì)資源進(jìn)行高效的配置。所以后勤工作中，經(jīng)濟(jì)核算是重要的內(nèi)容。后勤管理的服務(wù)性。后勤管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，從管理對(duì)象上來(lái)看，后勤管理服務(wù)于整個(gè)輻射范圍里的每一位成員。
2高職院校后勤管理信息化建設(shè)必要性
目前我國(guó)各大高職院校的后勤管理效果并不是特別好，也沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的信息建設(shè)。有的高職院校出于資金的考慮，采用的還是傳統(tǒng)的檔案管理方法。這一種管理方法在進(jìn)行后勤信息查找和整理方面存在著很大的問題，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前高職院校的發(fā)展，也無(wú)法適應(yīng)21世紀(jì)信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展所帶來(lái)的信息爆炸增長(zhǎng)。為了改變這一種情況，必須適應(yīng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，改變傳統(tǒng)的后勤管理模式，替換為以信息技術(shù)為主的后勤管理。這對(duì)于提高高職院校后勤管理的效率具有重要意義。眾所周知，大部分高職院校都存在著專業(yè)多、生源地分布廣的特點(diǎn)。因此后勤信息存在著極大的差異性。在不同的過程管理模式中，很難對(duì)學(xué)生的全部信息進(jìn)行收集和整理，需要輔導(dǎo)員不斷進(jìn)行傳達(dá)與重復(fù)的收取，才能將學(xué)生的全部信息傳達(dá)給后勤管理單位，這樣一來(lái)就使得后勤管理存在時(shí)效性低且效率低的問題。而且由于大部分學(xué)校采用的是檔案管理，在進(jìn)行檔案填寫時(shí)容易出現(xiàn)人工失誤，導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響之后工作的展開。而建立信息化的平臺(tái)進(jìn)行后勤管理，就可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)后勤管理方法的缺陷，幫助高職院校擺脫傳統(tǒng)管理理念與技術(shù)的束縛，通過集約化的管理方式，對(duì)后勤環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一部署，實(shí)現(xiàn)后勤管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化。并且高職院校后勤管理信息化的建設(shè)還使得后勤管理工作路徑有跡可循，做到有流程可追溯。通過數(shù)據(jù)報(bào)表等形式，真實(shí)地反映日常后勤管理水平和服務(wù)水平，可精準(zhǔn)快速地反映問題。利用信息技術(shù)進(jìn)行線上審批，能夠快速的精簡(jiǎn)流程，高效的辦公模式，實(shí)現(xiàn)了跨部門無(wú)障礙的溝通，線上申報(bào)，線上審批，流轉(zhuǎn)審批邁向信息化能夠響應(yīng)當(dāng)前無(wú)紙化辦公模式的理念。當(dāng)前高職院校之所以進(jìn)行后勤管理工作信息化建設(shè)，主要原因一方面是高職院校后勤管理信息化有強(qiáng)有力的信息技術(shù)作為支撐，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的發(fā)展速度越來(lái)越快，這就為高職院校后勤管理信息化建設(shè)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。且當(dāng)前人們的日常生活中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)早已融入其中，后勤管理人員通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行任務(wù)的完成不再是困難的事情。并且云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)也使得數(shù)據(jù)信息及時(shí)、安全、有效傳輸成為可能，使得信息的集成、共享成為司空見慣的事情。另一方面，當(dāng)前我們?cè)絹?lái)越重視信息化的建設(shè)。大部分高職院校對(duì)于信息化建設(shè)重視程度很高，大部分后勤管理人員都有著一定的信息化知識(shí)，能夠進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作。
3高職院校后勤管理信息化建設(shè)問題
3.1信息化人力資源存在供不應(yīng)求的情況
高職院校的后勤管理建設(shè)工作的開展離不開人的勞動(dòng)。雖然在當(dāng)前部分院校已經(jīng)開設(shè)了相關(guān)的計(jì)算機(jī)專業(yè)課程，社會(huì)上也存在一大批擁有著基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員，但是在整個(gè)高職院校獲取管理信息化建設(shè)中，仍舊存在嚴(yán)重的人才供不應(yīng)求的情況。信息系統(tǒng)研發(fā)、維護(hù)、管理、使用等方面存在著員工不足的情況。并且隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于人員的要求也在逐漸的嚴(yán)格。高職院校為了促進(jìn)后勤管理信息化建設(shè)，在進(jìn)行后勤管理人員招聘時(shí)，主要分為內(nèi)聘與外聘兩種類型。內(nèi)聘就是指通過高職院校后勤系統(tǒng)崗位調(diào)整而來(lái)的人員，雖然這一種內(nèi)聘確實(shí)能夠滿足高職院校內(nèi)部分崗位的需求，而且通過后勤系統(tǒng)崗位的調(diào)整而招聘的員工相比于外聘員工而言，更加熟悉工作的流程，能夠適應(yīng)環(huán)境。但是從內(nèi)部轉(zhuǎn)崗而來(lái)的人員主要是一些退居二線的工作人員，這些工作人員都有著一些相似點(diǎn)，那便是具有年齡偏大、工作能力不強(qiáng)、無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展。而這些內(nèi)聘的工作人員常常依靠著自己的年齡、資歷以及自己對(duì)環(huán)境的熟悉度，出現(xiàn)“抱團(tuán)”等現(xiàn)象，這不利于高職院校后勤管理的和諧與穩(wěn)定。所謂的外聘則是從社會(huì)招聘而來(lái)的信息化人員，這一類人員的來(lái)源范圍極廣。因此就容易出現(xiàn)地區(qū)的差異性，而且這些人員的招聘由于沒有統(tǒng)一化的招聘標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)管體制，常常有形式化的招聘出現(xiàn)。另一方面，雖然學(xué)校大力推進(jìn)高職院校進(jìn)行后勤管理的信息化建設(shè)，但由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國(guó)發(fā)展時(shí)間尚短，信息化的人力資源管理也僅僅只是處于初始階段。就目前來(lái)說(shuō)，當(dāng)前的高職院校后勤管理信息建設(shè)處于過渡時(shí)期，在這一時(shí)期高職院校的信息建設(shè)常常沒有參考標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行借鑒。
3.2信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)亟待完善
之所以要進(jìn)行后勤管理信息化建設(shè)，是為了強(qiáng)化高職院校的后勤服務(wù)的精準(zhǔn)度與高效化，是為了使相關(guān)人員能夠在極短的時(shí)間內(nèi)找到自己所需要的信息，完成自己的工作，從而滿足服務(wù)對(duì)象多元化的要求。但是就目前的信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)以及高職院校的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，大部分高職院校的信息資源共享目標(biāo)沒有達(dá)成，各部門之間仍處于封閉狀態(tài)，一些部門的信息管理甚至還存在著各自為戰(zhàn)的問題。例如，在一些高職院校內(nèi)人力資源信息管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)互不統(tǒng)屬，使得人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)計(jì)算時(shí)舉步維艱，信息的不公開不透明使得各部門的工作難以展開。
3.3高職院校后勤管理信息化制度建設(shè)滯后
部分高職院校在進(jìn)行后勤管理信息化建設(shè)時(shí)存在著制度落后的現(xiàn)象。一方面，一些高職院校由于資金原因并沒有進(jìn)行先進(jìn)信息管理技術(shù)的引入，所以在信息數(shù)據(jù)收集過程當(dāng)中，很難有先進(jìn)技術(shù)的幫助。在采集時(shí)常常存在著主觀化采集、模糊化采集問題突出，從而給信息數(shù)據(jù)的分析與儲(chǔ)存造成一定技術(shù)上的障礙，甚至有重新返工的危險(xiǎn)。另一方面還存在著操作管理制度的問題。部分管理人員由于沒有接受系統(tǒng)化的軟件使用和維修知識(shí)，所以在進(jìn)行軟件使用操作時(shí)存在著使用不規(guī)范行為。而且由于不同部門的要求不同，使得軟件使用操作也存在著不同，再加上各部門之間的互不往來(lái)和信息的不公開，導(dǎo)致即使有的部門近在咫尺，但依然要從社會(huì)聘請(qǐng)相關(guān)的人員進(jìn)行系統(tǒng)的操作與維護(hù)，這有悖于資源節(jié)約的基本原則。
4高職院校后勤管理信息化建設(shè)問題解決策略
高職院校后勤管理信息化建設(shè)業(yè)已成為其社會(huì)化發(fā)展過程中的一個(gè)重要組成部分，也是提高其服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)有力技術(shù)支撐。在經(jīng)過初期發(fā)展階段后已經(jīng)取得了較為豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是依然還有諸多亟待完善的地方。為了使高職院校的后勤管理、信息化建設(shè)等得以完善，我們應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改進(jìn)。
4.1構(gòu)建多元化的信息化人力資源儲(chǔ)備體系
應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)專業(yè)技術(shù)人員的招聘，并且為了能夠?qū)⑷瞬帕粼诒拘?nèi)，還應(yīng)當(dāng)在工資福利、工作范圍、聘任方式上提供一些優(yōu)待，以靈活的方式聘用人才，促進(jìn)高職院校內(nèi)人才儲(chǔ)備庫(kù)的不斷充實(shí)。還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)，使其樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，積極推進(jìn)高職院校后勤管理的社會(huì)化和專業(yè)化，落實(shí)行業(yè)協(xié)會(huì)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的標(biāo)準(zhǔn)要求，培養(yǎng)一大批適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，有利于后勤管理信息化的專業(yè)人員。
4.2規(guī)范高職院校后勤管理信息化制度建設(shè)
在進(jìn)行信息采集時(shí)，高職院校應(yīng)當(dāng)加大資金的投入，引入一批專業(yè)的信息采集技術(shù)，規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制度。加強(qiáng)應(yīng)用軟件的設(shè)計(jì)以及信息資源平臺(tái)的搭建。破除各部門之間的信息壁壘，使得信息資源適應(yīng)于各個(gè)部門的信息系統(tǒng)，為搭建統(tǒng)一化的信息共享平臺(tái)提供有利的條件。注重對(duì)操作管理的規(guī)范化要求。為了使后勤管理信息化落于實(shí)踐，應(yīng)當(dāng)打破部門之間的壁壘，將所有部門整合起來(lái)，使其在一套操作規(guī)范下工作大大促進(jìn)信息化建設(shè)。
4.3加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。進(jìn)行建設(shè)時(shí)，后勤管理部門可以進(jìn)行相關(guān)的智能水電、門禁刷卡等信息化服務(wù)，這種信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在部分民辦學(xué)校較為缺乏。通過數(shù)字化建設(shè)將所需要和所擁有的資料以統(tǒng)一的格式錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，這樣一來(lái)能夠有效避免數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和滯后性等弱點(diǎn)，提高數(shù)據(jù)處理的速度，大大加快后勤管理部門的工作效率。通過流程規(guī)范與優(yōu)化設(shè)計(jì)進(jìn)行程序化的建設(shè)，將使組織結(jié)構(gòu)變?yōu)楸馄交?，減少中間層和中間環(huán)節(jié)，決策層和執(zhí)行層的信息傳遞更為快捷方便，基層管理人員的積極性、責(zé)任心與創(chuàng)新意識(shí)將被調(diào)動(dòng)起來(lái)，大大增強(qiáng)組織的活力。在進(jìn)行建設(shè)時(shí)，為了能夠?qū)⒏呗氃盒?nèi)所有的事務(wù)都進(jìn)行集中處理，還應(yīng)當(dāng)注意統(tǒng)一規(guī)劃。最好使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的充分共享。
5結(jié)語(yǔ)
信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了推動(dòng)人類文明發(fā)展的重要手段與工具。為了應(yīng)對(duì)當(dāng)前信息化的趨勢(shì)。高職院校應(yīng)當(dāng)積極改進(jìn)自己的管理模式，加強(qiáng)信息化平臺(tái)的搭建，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高管理的實(shí)效性。作者簡(jiǎn)介：陳江燦（1990-），男，籍貫：福建廈門，學(xué)歷：本科，職稱：助教，研究方向：學(xué)校后勤服務(wù)。
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作者:陳江燦 單位:廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院
