做好機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作淺談
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機(jī)關(guān)后勤工作是黨和政府工作的重要一環(huán)，機(jī)關(guān)后勤檔案管理更是集政策、保密、專業(yè)于一身的繁雜工作。隨著政府自身建設(shè)的加強(qiáng)，機(jī)關(guān)后勤服務(wù)工作已經(jīng)從服務(wù)型和保障性的邊緣職能向具有核心意義的建設(shè)、監(jiān)管的中心職能轉(zhuǎn)變。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，夯實(shí)新時(shí)代機(jī)關(guān)事務(wù)管理基礎(chǔ)，建設(shè)現(xiàn)代化的后勤管理“大數(shù)據(jù)庫”，進(jìn)一步推進(jìn)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能、辦公用房、公務(wù)用車、接待服務(wù)、后勤服務(wù)等信息化平臺建設(shè)，不斷提升機(jī)關(guān)事務(wù)智能化水平，更好地做好政府機(jī)關(guān)服務(wù)顯得尤為重要。
一是后勤檔案管理重要性持續(xù)強(qiáng)化。近年來，機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作取得重要進(jìn)展，各級黨委政府對檔案工作的重視程度越來越高，各單位檔案室建設(shè)日益標(biāo)準(zhǔn)，工作環(huán)境得到不斷改善。二是檔案管理信息化程度不斷提升。檔案工作的信息化建設(shè)有了新的發(fā)展，結(jié)合電子政務(wù)檔案，檔案管理系統(tǒng)軟件逐步改版升級，檔案工作信息化技術(shù)含量全面提升。三是檔案培訓(xùn)專業(yè)化程度不斷增強(qiáng)。對檔案人員的培訓(xùn)工作細(xì)致深入，檔案人員綜合素質(zhì)、專業(yè)化程度不斷提高。四是后勤檔案管理面臨高質(zhì)量發(fā)展新挑戰(zhàn)。隨著政府機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變、業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展及部門間溝通交流的增多，機(jī)關(guān)后勤檔案的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長，數(shù)據(jù)類型向多樣化方向發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案管理者必須具備更專業(yè)的檔案知識，掌握一定的信息技術(shù)處理能力，才能更加適應(yīng)崗位的需求。
2機(jī)關(guān)后勤檔案管理存在的問題
2.1機(jī)關(guān)后勤檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升
現(xiàn)階段機(jī)關(guān)后勤檔案管理人員存在思想觀念不與時(shí)俱進(jìn)、專業(yè)化程度不高、檔案管理效率較低的問題。檔案管理工作者對自身的職業(yè)認(rèn)同感較低，在實(shí)際工作中，部分檔案工作者存在全局意識不強(qiáng)、開拓創(chuàng)新精神不足、對信息化專業(yè)知識鉆研不深、在實(shí)踐中提高自己的工作能力干勁不足等現(xiàn)象，這些落后的思想和行為降低了機(jī)關(guān)后勤部門檔案工作的效率，對推進(jìn)“服務(wù)型政府”的建設(shè)也造成了一定影響。2.2機(jī)關(guān)后勤檔案管理與先進(jìn)技術(shù)不接軌機(jī)關(guān)后勤單位目前仍然實(shí)行封閉式的服務(wù)體系，服務(wù)對象主要是政府里的機(jī)關(guān)干部，對外接觸少，檔案管理人員走出去培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，大多數(shù)單位機(jī)關(guān)后勤工作依舊遵循傳統(tǒng)的老路，檔案整理、登記、歸類、存儲方式缺乏科學(xué)方法和先進(jìn)技術(shù)支撐，導(dǎo)致機(jī)關(guān)后勤檔案管理服務(wù)功能發(fā)揮不足。
2.3機(jī)關(guān)后勤檔案管理信息化制度體系不健全
國家檔案局對檔案信息化管理工作提出明確要求，為新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展指明方向。但是機(jī)關(guān)后勤檔案的實(shí)際信息化水平不高，新的制度體系仍不完善，結(jié)合信息技術(shù)的新制度、新技術(shù)更加欠缺，存在著檔案的掃描、傳真、保密及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)比較落后的現(xiàn)象。部分機(jī)關(guān)后勤部門檔案管理工作效率低下，導(dǎo)致一些重要的文件、數(shù)據(jù)無法按時(shí)存儲和歸類，甚至造成缺檔、丟檔的現(xiàn)象。
3加強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作的對策建議
3.1牢固樹立宗旨意識，提升機(jī)關(guān)后勤檔案服務(wù)水平
一是后勤部門的檔案管理要“暖人心”。檔案管理員應(yīng)該做到主動、熱情、積極地為對方提供檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱登記工作，遵守相關(guān)檔案查閱規(guī)章制度，解決查閱人的實(shí)際問題。二是后勤檔案管理人員要“細(xì)心”。要注重突出檔案的規(guī)范管理，按照《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及要求》等法律法規(guī)，專門對文書、會計(jì)、財(cái)務(wù)、聲像等各門類檔案進(jìn)行補(bǔ)充分類和整理保管，把各項(xiàng)工作做到精準(zhǔn)到位，嚴(yán)格把關(guān)和監(jiān)督檢查。對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施及時(shí)進(jìn)行排查檢修，并定期檢查檔案材料，每天注意觀察檔案室溫濕度，做好記錄，防火防盜工作有沒有做到位等，做到檔案安全工作萬無一失。三是后勤檔案管理人員要“熱心”。機(jī)關(guān)后勤部門本身就是服務(wù)部門，檔案管理更應(yīng)該將相關(guān)模式和經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)際服務(wù)當(dāng)中去。例如，機(jī)關(guān)后勤單位的餐廳和接待部門的檔案管理員平日應(yīng)注意收集就餐和會務(wù)人員的信息反饋、對就餐和會務(wù)人員的興趣愛好等建立考核小組，建立職工就餐微信群等，隨時(shí)征詢相關(guān)人員意見，及時(shí)整理成冊并加以整改。
3.2增強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤檔案人員專業(yè)能力，推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級
重視檔案管理員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。將參加上級檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和本單位業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)有機(jī)結(jié)合，熟練掌握政府金宏網(wǎng)與其它政務(wù)網(wǎng)的相關(guān)程序，對檔案的收發(fā)、歸檔、存放、查閱等能準(zhǔn)確、方便、快捷的操作。對于機(jī)關(guān)后勤的公務(wù)用車管理應(yīng)當(dāng)利用公車平臺收集各單位公車信息，對單位所管轄公務(wù)用車有一個(gè)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督作用，通過查看檔案材料中的備案合同、公務(wù)活動車輛租賃審批單等相關(guān)手續(xù)及制度建立情況，不但可以規(guī)范各部門的車輛租賃行為，而且可以提升公務(wù)用車使用效率，降低出行成本；而對于機(jī)關(guān)后勤單位的辦公用房管理也應(yīng)該發(fā)揮其檔案管理的能動性，收集所管轄單位的辦公用房面積、人員編制等信息，及時(shí)將公房相關(guān)數(shù)據(jù)上傳到上級機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門匯總。通過建立公房檔案，對各個(gè)機(jī)關(guān)單位的辦公用房使用標(biāo)準(zhǔn)、臺賬登記備案、動態(tài)調(diào)配管理等制度進(jìn)行細(xì)化完善，以制度規(guī)范促進(jìn)管理規(guī)范，促進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案工作轉(zhuǎn)型升級。
3.3夯實(shí)機(jī)關(guān)后勤檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高信息化管理水平
一是要建立專門的檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)該配備相應(yīng)的檔案硬件設(shè)施，比如，智能移動密集架、移動柜、保密電腦、打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、濕溫度計(jì)等及防盜設(shè)施、滅火設(shè)施等，達(dá)到“九防”要求，最大限度地提升檔案保管條件；二是結(jié)合檔案管理法律法規(guī)及規(guī)范，建立健全機(jī)關(guān)后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系；三是全力打造檔案信息化管理體系，建立智慧入檔、智慧存儲、智慧查找、智慧安防等多方位、全鏈條機(jī)關(guān)后勤檔案智慧管理體系，促進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案工作轉(zhuǎn)型升級，是新時(shí)代檔案工作的必然需求。總之，在新的歷史和環(huán)境挑戰(zhàn)下，做好機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)。要采取“走出去、請進(jìn)來”相結(jié)合的方式，多聽取相關(guān)專家對檔案管理的先進(jìn)理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)好的經(jīng)驗(yàn)做法，更好指導(dǎo)檔案工作的開展。要緊緊結(jié)合時(shí)代背景和發(fā)展要求，采取有效措施，積極探索機(jī)關(guān)后勤檔案管理的新模式，樹立新時(shí)代的機(jī)關(guān)后勤檔案服務(wù)理念，打破機(jī)關(guān)后勤檔案的“小而全”的狀態(tài)，按照“制度化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化”管理思路，整合所擁有檔案資源，提高檔案利用效率，達(dá)到服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)社會、服務(wù)民生的目的，為服務(wù)型政府建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量。
作者:劉萍 單位:青島市城陽區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)局