檔案監管智能化解析
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本文作者：仲維丹 單位：黑龍江大學
目前，工信部已將物聯網規劃納入到“十二五”專題規劃，正在積極研究推進。因此，可以預見，這樣一種物與物智能相連的方式會逐漸進入人們的生活，甚至在許多情況下取代人對物的機械操作。
物聯網與高校檔案管理
需要說明的是，在物聯網時代，幾乎萬事萬物都處于物聯網的智能狀態下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯網，實質是說物聯網中關于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯網熱潮，早日實現智能化管理。高校檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學、科研、黨政管理、外事、財務等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實物，要將這數萬件文檔、材料、實物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應用了計算機等較為先進的設備或技術，大大提高了工作效率，但絕大多數工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠遠落后于實際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯網正是提供這種智能化系統的網絡，同時也是一種基礎設施。正像創造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發展和應用物聯網構建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯網實現高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。事實上，物聯網是抽象出來的概念，它的具體業務形態已經存在于我們的生活中，并且初步實現了智能化，如ZigBee路燈控制系統、智能交通系統（ITS）、上海浦東國際機場防入侵系統等。我們可以從現有的互聯網及其他信息科技中找到物聯網的基礎，體察到基于物聯網的高校檔案管理智能化的前景。
從2009年無錫國家傳感信息中心試點以來，一個物聯網大發展的社會環境和科技環境在中國迅速形成：國家發改委在物聯網應用示范試點方面，科技部在863計劃等重大專項方面，工業與信息化部在物聯網的技術標準和產業政策引導方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發展司司長張峰在上?！?010中國國際物聯網大會”上表示，物聯網被正式列為國家重點發展的五大戰略性新興產業之一，將成為全球信息通信行業的萬億元級新興產業，到2020年之前，全球接入物聯網的終端將達到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產業商家首先在物聯網建設上傾注精力，中國移動、中國聯通等與政府協議合作，在傳感器技術、傳感網絡技術等方面推進建設；清華大學、北京郵電大學、東南大學等高校研究機構也成立了傳感網研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規模的物聯網中心，將物聯網作為一大產業全力推進，在物聯網器件、芯片、材料、軟件、服務等方面逐漸起步；傳感系統和3G技術快速發展……借此之勢，“智能檔案”的物聯網建設：一方面有社會環境，另一方面有科技基礎，將物聯網在信息產業的成果轉接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯網是高校檔案管理工作智能化建設的一大契機。
基于物聯網的高校檔案管理智能系統構建
高校檔案管理物聯網是一個基于物聯網的高校檔案管理智能系統，是利用各種感知技術獲取檔案信息，通過數據分析技術自動對這些信息進行鑒定、分類，并使之得到有效利用?？梢?，這一智能系統的基礎是檔案智能識別子系統、檔案保存子系統、檔案查詢子系統，除此之外，還有系統維護和安全保證兩部分。檔案智能識別系統能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統一的電子標識；借助M2M的聯網通信技術，這些文件的電子標識會傳送到數據子系統中進行分析，根據上一環節電子標識的區別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協助作出相應保存處理后，系統將保存處理數據和前期整理有效數據提取到查詢子系統中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統中，檔案管理工作是由各個相互關聯的子系統自動完成的，人只是做輔助性工作，或采納與不采納系統建議的決定工作。這樣，通過機器與機器之間的信息交換和聯通，檔案管理的各環節工作在人腦之外自動關聯起來，按照人預設的命令一步一步進行下去，并自動進行系統維護，提供安全保證。這就是基于物聯網實現高校檔案管理智能化的目標———智能檔案。在智能檔案的“照應”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項工作做好“后勤”工作。
這樣一個“全自動”物聯網系統，從目前高校檔案管理的基礎來看，難點在于資金和技術。從某種意義來看，物聯網是一項重要的國家戰略，一項波及全社會的龐大工程，充足的資金保障是這一工程往下推進的基礎。尤其是對高校檔案管理來說，部分高校對檔案管理工作還未給予足夠的重視，多數高校檔案館在資金上存在著或多或少的困難，從而將檔案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物聯網技術屬于新興科技，需要相對先進的機器設備，也有無數的技術難題有待探索和攻克，高精尖人才的培養和挖掘，這些作為前期投入，都需要強大的資金保證，這對于當前絕大多數的高校檔案館來說都是難點。在保證資金的基礎上，實現智能檔案還面臨技術難題。目前檔案管理還處于人工主導的狀況，談物聯網技術還言之過早，檔案管理的自動化往往局限在自動化辦公、電子檔案管理上，要將檔案管理推進到物聯網時代，技術是瓶頸。在四大關鍵技術中，衛星定位技術和網絡傳輸技術相對已較為成熟，商業化程度比較高，但RFID和傳感器技術作為物聯網業務的前提和基礎，其核心領域尚未全面進入產業化。一方面，要實現智能檔案，就要將這些相對成熟的物聯網技術與檔案管理對接、融合，使之為檔案管理所用；另一方面，要著眼于新的物聯網技術，研究和提高相對薄弱的技術，力圖搶占物聯網的產業化先機，使其在檔案管理上大有作為。
簡單說，智能檔案系統的目標就是智能化，具體來講，包括：實現檔案物標識方法的一致性，檔案流程管理的全自動，多種檔案管理的一體化。將可能成為檔案的物品、材料都賦予一致標識方法的電子標簽，就能讓檔案館像超級市場掃商品條形碼一樣采錄檔案信息，是檔案信息后期處理的前提。當然，這樣的標識方法是需要高端技術支持的，仍需深入研究。將這些采集的檔案信息傳送到檔案流程管理的軟件中，這樣的檔案管理軟件已出現在市場上，并且不少檔案館已應用這種軟件管理。在這些軟件的基礎上，可以逐步實現對檔案的自動分類、自動保存、智能動態調控和利用。這樣，不管是電子檔案、實物檔案，還是紙質檔案也將更合理地融入到同一管理系統中，科學地分類保存，提供更便捷和準確的查閱服務。這是高校檔案管理物聯網構建的目標，也是“智能檔案”的方向。
有了資金和技術的支持，把握好物聯網建設的關鍵點，集中力量重點突破，才能構建起高校檔案管理的智能系統。乘著物聯網建設之熱潮，發展檔案的信息化、自動化，繁瑣的高校檔案管理工作才會變得簡單而高效，“智能檔案”的前景指日可待。
