疫情影響下的互聯(lián)網(wǎng)與印章管理結(jié)合
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摘要：為防控肺炎疫情傳播，各地方政府采取延期復(fù)工等措施，各高校響應(yīng)政府防控措施實施，采用互聯(lián)網(wǎng)辦公等形式。受疫情防控措施影響，各高校業(yè)務(wù)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，日常辦公中紙質(zhì)文件簽署、印章加蓋等操作存在困難，面臨因人員接觸可能導(dǎo)致感染疫情的風(fēng)險。使用電子印章的方式對解決當(dāng)下困境提供了出路，在特殊時期能提高高校辦理業(yè)務(wù)效率，并降低疫情帶來的風(fēng)險，目前中國電子印章管理缺乏法律依據(jù)與統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，疫情形勢下加強互聯(lián)網(wǎng)印章管理建設(shè)具有重要意義。
關(guān)鍵詞：肺炎疫情；互聯(lián)網(wǎng)辦公；電子印章；印章管理
肺炎疫情發(fā)生對高校日常工作產(chǎn)生了很大影響，對科研工作、政務(wù)工作帶來很多不便。為做好疫情防控工作，高?？赏ㄟ^使用電子印章辦理各項相關(guān)業(yè)務(wù)，為高校管理工作的開展提供便利，通過無接觸審批，避免感染病毒的風(fēng)險，實現(xiàn)“只跑一次”辦理印章業(yè)務(wù)，縮短了業(yè)務(wù)辦理時間。由于目前中國電子印章使用時間較短，缺乏完善的法律政策規(guī)范文件，電子印章使用中存在很多問題，疫情形勢下，加強高?；ヂ?lián)網(wǎng)印章管理具有重要現(xiàn)實意義。
1電子印章的優(yōu)點
目前關(guān)于電子印章定義尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，電子印章特點主要表現(xiàn)在具有信息安全技術(shù)支撐，與數(shù)字證書綁定，具有與傳統(tǒng)印章一致的示信功能，可用于電子文件的簽章。電子印章是以公鑰密碼體系為支撐，簽印文具與傳統(tǒng)印章有同樣的表現(xiàn)，可對電子形態(tài)下數(shù)據(jù)電文進行電子簽章的組織機構(gòu)電子公章及配套使用簽章軟件與存儲介質(zhì)[1]。電子印章具有制作技術(shù)復(fù)雜、信用風(fēng)險低、認(rèn)證鑒定依據(jù)客觀等特點。電子印章制作依賴于密碼技術(shù)，制作者需具有較強的技術(shù)實力，需通過信息產(chǎn)業(yè)部門認(rèn)證獲得國家密碼，管理部門頒發(fā)取得，偽造難度大，易被管理部門發(fā)現(xiàn)并追蹤。電子印章可對簽章行為設(shè)置密碼保護，確認(rèn)具有權(quán)限方可加蓋印章?？山档陀≌卤９茱L(fēng)險，印章使用情況自動記錄，發(fā)生印章丟失可通過網(wǎng)絡(luò)掛失，提高簽章行為不可否認(rèn)性。使用電子印章簽署文件，收到文件后可通過網(wǎng)絡(luò)向可信第三方驗證，第三方根據(jù)文件摘要等客觀信息判斷真實性，降低電子印章的風(fēng)險。電子印章認(rèn)證不依賴技術(shù)人員主觀判斷，以客觀證據(jù)為依據(jù)，安全可靠。電子印章保存利用比傳統(tǒng)印章更具優(yōu)越性，其優(yōu)勢體現(xiàn)在查詢方便、存儲簡單、管理規(guī)范、印章使用軌跡健全。用戶可事前查詢電子印章持有人相關(guān)信息，避免上當(dāng)受騙。傳統(tǒng)物理印章需出現(xiàn)事故后進行查詢鑒定，產(chǎn)生不可挽回的損失。偽造印章的鑒別則需依靠專業(yè)技術(shù)的司法部門，鑒定周期長。存儲電子印章的EK盤遺失可立即掛失停用，撿到者無密碼不能登錄系統(tǒng)使用，傳統(tǒng)物理印章丟失會埋下巨大安全隱患。電子印章各種相關(guān)信息有專門計算機管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)物理印章受人為因素影響較大，合法用戶可控制加蓋安全電子印章文檔的打印[2]。
2電子印章應(yīng)用中的缺陷
中國電子印章應(yīng)用起步于1996年，隨著2005年《中華人民共和國電子簽名法》（下稱《電子簽名法》）實施，為電子簽名法律效力作出保障，很多國內(nèi)信息技術(shù)企業(yè)開始研制電子印章產(chǎn)品，電子印章在政務(wù)與商務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用逐漸普遍化。電子印章蓬勃發(fā)展下也存在很多問題，直接表現(xiàn)是目前尚無電子印章通用機構(gòu)，關(guān)鍵原因是電子印章法律地位不清晰，未建立電子印章的辦理機制與服務(wù)體系。電子合同是電子印章在電商領(lǐng)域中的典型應(yīng)用，是通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訂立，以數(shù)據(jù)電文方式生成的合同。《中華人民共和國合同法》（下稱《合同法》）規(guī)定當(dāng)事人采用信件等形式訂立合同可在成立前要求簽訂確認(rèn)書，《合同法》在1999年生效，現(xiàn)有《電子簽名法》支持，電子合同可使用電子簽名方式使合同成立。隨著中國電商不斷發(fā)展，企業(yè)對電子合同需求增多，但目前電子合同應(yīng)用與電商發(fā)展存在差距，主要原因是缺少可在電子形態(tài)下使用合同生效的信用物證。很多企業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)傳送合同等經(jīng)濟文件，但最終簽署需打印成紙，合作者簽字蓋章送回，導(dǎo)致過程煩瑣，未利用信息技術(shù)帶來的便利[3]。電子印章在電子政務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用潛力巨大，中國電子政務(wù)開始深層次應(yīng)用，急需可在電子形態(tài)下保障政府權(quán)威性的信用物證，目前中國很多地區(qū)部門建立了互聯(lián)網(wǎng)通用的電子政務(wù)網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)進行公文傳遞等活動，但具有法律效力的行為仍需通過紙質(zhì)文件形式落實，即政府公文加蓋章后生效，由于沒有在電子形態(tài)下使電子公文生效的證物，政府公文交換未得到應(yīng)用?，F(xiàn)有電子印章只能在有限的范圍內(nèi)認(rèn)可使用，其原因有多方面，如電子印章應(yīng)用推廣障礙包括法律地位不清晰、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、認(rèn)證體系不明確等。《電子簽名法》明確電子簽名法律地位，但電子印章法律效力不能成立，電子印章與電子簽名關(guān)系未明確，要明確電子印章法律地位，必須明確電子印章是電子簽名的應(yīng)用。目前電子印章無統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，往往由印章制作單位自行研發(fā)，不同公司提供電子印章標(biāo)準(zhǔn)品質(zhì)存在差異，成為電子印章走出單一行政區(qū)劃的嚴(yán)重阻礙。目前電商中認(rèn)證采用政府搭臺模式管理，可信第三方機構(gòu)為企業(yè)。企業(yè)通過工信部職能機構(gòu)認(rèn)證即可。但電子政務(wù)中電子印章不能應(yīng)用，政府部門印章真實性不能由企業(yè)認(rèn)證。中國電子簽名法制定中考慮相關(guān)問題，第35條規(guī)定國務(wù)院規(guī)定部門可依法制定政府活動使用電子簽名具體辦法，為電子印章管理法制化提供了依據(jù)，表明政務(wù)活動中信用認(rèn)證有待完善。
3疫情下高校印章管理存在的問題
印章管理工作涵蓋印章制發(fā)、印章保管等多個環(huán)節(jié)，高校承擔(dān)科研、科研成果轉(zhuǎn)化及日常管理工作，存在印章審批涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣、印章使用數(shù)量大、印章廢止移交時謹(jǐn)慎度高等問題，現(xiàn)有傳統(tǒng)印章管理中，由于各環(huán)節(jié)設(shè)計不合理，電子化程度低等造成存在潛在隱患，審批流程復(fù)雜導(dǎo)致行政效率低等現(xiàn)實困境。疫情影響下加強高校印章互聯(lián)網(wǎng)管理尤為重要。高校辦公室印章管理中的問題主要包括印章工具信息化程度低、審批程序設(shè)計過于煩瑣、印章管理制度存在漏洞。傳統(tǒng)高校印章工具為銅章，信息識別度低，印章分量重，落印靠人力手工，人工用印耗時長。大批量用章時，如畢業(yè)證書用印、學(xué)生各類獲獎證書集中用印、科研項目呈報、科研成果轉(zhuǎn)化時，人工用印耗時、費力，印章使用投入時間成本大，由于同一印章僅有一枚，在各項業(yè)務(wù)同一時間用印時造成印章缺位，大大降低用印效率。高校各單位使用學(xué)校印章時必須持有申請表，傳統(tǒng)印章申請表設(shè)計存在審批漏洞，印章申請表基本體現(xiàn)用印原因、加蓋類別等，實踐中用印材料往往頁數(shù)多，用印申請?zhí)顚懖牧虾喎Q，難以體現(xiàn)對材料的審核度，分管部門審核不仔細，難以確保材料用印安全。高校辦公室印章管理中均為專人保管，但實際用印中存在印章公用問題，多人管理現(xiàn)象為印章管理帶來了困擾，日常工作時間及值班期間由于牽涉辦公室管理人員數(shù)量多，印章經(jīng)多人使用未完善使用記錄，印章管理職責(zé)不清，不嚴(yán)格用印會對學(xué)校利益造成損害，責(zé)任落實難以追究。
4高校印章互聯(lián)網(wǎng)管理對策
印章是高校辦公室代表學(xué)校行使職權(quán)、對內(nèi)施政及公務(wù)活動的重要憑證，印章法律性決定其非簡單物件實體，是集權(quán)利義務(wù)、依據(jù)于一體的權(quán)力象征，無論高校公章還是法人簽名章均賦予獨特法律屬性，行使高校權(quán)益，體現(xiàn)高校在科研教學(xué)中的施政方略。加強印章管理是有效開展高校行政工作的重要部分，是防控用印風(fēng)險、遏制違規(guī)辦事的重要防線，高校行政職能辦公室是學(xué)校印章管理的歸口單位，能否主動改進印章管理方法，確保規(guī)范安全開展印章管理工作，提高行政管理水平尤為重要。疫情期間高校通過使用電子印章能有效提高辦公效率，在辦理用印審批業(yè)務(wù)、印章加蓋等方面提高了工作效率。由于電子印章自身存在許多不足，高校印章管理中出現(xiàn)許多問題，針對高校辦公室印章管理中的問題，需要加強互聯(lián)網(wǎng)電子印章管理，通過印章工具平臺技術(shù)創(chuàng)新、印章審批流程設(shè)計改進、印章管理制度完善等方面加強高校印章管理，保證高校印章發(fā)揮應(yīng)有作用，提升高校辦公室在日常工作管理等方面的服務(wù)質(zhì)量水平。首先要積極引入數(shù)字化先進技術(shù)，從工具層面推動印章監(jiān)管實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，以技術(shù)創(chuàng)新推進辦公室工作信息化?？筛鶕?jù)用印管理需求選擇性推廣學(xué)校電子印章使用，使得印章有獨特的編號，每份蓋章材料有痕跡記錄，可重點考慮籌劃借助工業(yè)設(shè)計手段將印章與自動化結(jié)合使用，創(chuàng)造大批量用印流水線機械設(shè)計，可采用柜式服務(wù)機，包括使用者系統(tǒng)身份識別等，實現(xiàn)用印過程信息化全監(jiān)控管理平臺。要積極考慮印章使用申請所涵蓋的內(nèi)容，優(yōu)化制定學(xué)校統(tǒng)一格式規(guī)范的《用章申請表》，在用章申請中體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠谜聦徟绦蛱攸c，解決在設(shè)計中存在的模糊認(rèn)知、責(zé)任不清問題。以學(xué)校為起點單位，對各單位用章統(tǒng)一編號，針對用印主要業(yè)務(wù)名稱設(shè)計細化分類《用印申請表》，對用印申請進行功能完善，強化用印審批流程中的全程記錄，過程追溯功能，避免在審批流程中出現(xiàn)風(fēng)險。創(chuàng)造性地從制度上設(shè)計，創(chuàng)新印章管理工作。針對辦公室內(nèi)部管理人員建立高效的印章管理業(yè)務(wù)體系化培訓(xùn)，將印章管理培訓(xùn)納入辦公室行政管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程中，通過學(xué)校印章管理文件規(guī)定學(xué)習(xí)，以案例分析的方式對印章管理人員進行知識培訓(xùn)，確立常態(tài)化培訓(xùn)體系，使辦公室印章工作走上制度化道路。
參考文獻：
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［3］唐躍進，胡雨.電子印章與傳統(tǒng)印章的比較研究［J］.檔案學(xué)通訊，2006（1）：62-64.
作者：王瑜 單位：吉林大學(xué)