國有企業協同辦公管理平臺建設淺析

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摘要：協同辦公系統的廣泛使用，能夠有效提高企業管理執行力和辦公效率，降低辦公成本。根據公司經營管理要求，結合實際情況，開展協同辦公管理平臺的建設與應用，探索如何提高業務流程流轉效率、促進信息系統內及信息系統間的信息共享利用、增強部門協作能力，進而實現辦公自動化處理。該文論述協同辦公系統的建設背景、建設過程、實現的功能模塊及建設成效等內容，通過該系統的實施與應用提高辦公效率，實現公司辦公快捷高效、決策依據準確、資源配置最優化、辦公模式標準、行政管理統一等管理提升目標。

關鍵詞：協同辦公；流程管理；信息集成；管理提升；管理平臺

隨著協同管理的理念逐漸深入人心，為建立高效協同的運營管理模式，提升管理能力，以人和組織為基礎的協同辦公自動化受到越來越多的企事業單位關注[1]。公司原有的協同辦公系統2013年投入使用，實現了行政公文、外部來電來函及體系文件網絡化審批和文件自動分發流轉并分類存檔，隨著公司管理水平的提升，現有的協同辦公管理平臺已不滿足公司各級人員的應用需求和管理需求，主要體現在以下幾個方面。公司現有信息系統繁多，系統人員、組織機構等基礎信息不同步，管理人員工作重復量大，用戶不易記住多個系統密碼；現有的辦公系統沒有數據統計分析模塊，不能對系統流轉的業務數據按字段自動統計分析；公司現有的會議管理模式仍采用線下人工管理方式，會議室的預定需通過電話向會議室管理員咨詢會議室設備情況、占用情況后才確定，會議室的管理極其繁瑣；目前公司重視各項事務的執行力度，但沒有一個對任務下達（包含任務要求、時間節點和人員安排）、任務執行過程和任務完成等任務全過程管理的平臺，對任務的執行情況進行督查督辦；平臺與新的辦公軟件、瀏覽器不兼容；流程配置模塊不夠靈活，不能根據表單信息進行條件判斷從而使流程自動流轉，要求業務人員對業務管理流程較為熟悉。為了解決上述問題，在充分收集需求并分析后，對協同辦公系統進行了升級改造。本文介紹了協同辦公系統的建設過程、主要實現的功能及建設成效，通過本系統的建設與應用，更好地提高工作效率，降低辦公成本。

1協同辦公管理信息系統的建設

協同辦公系統功能模塊主要包含綜合事務管理、公文管理、體系文件管理、流程審批管理、督查督辦、會議室管理、報表管理和人員組織機構同步等，同時與公司檔案管理信息系統、人力資源系統實現單點登錄及消息待辦集成。

1.1建設過程

需求征集：根據公司協同辦公管理信息系統建設要求，向公司各業務歸口管理部門征集需求及意見，收集公文、體系、行政管理和報表管理等相關業務管理功能需求、權限管理機制及實現目的。流程優化：根據征集的業務及流程，結合信息化手段，優化業務管理流程，化繁為簡，減少冗余環節，提高流轉效率。確定公文及體系文件文單、流轉流程、流程各環節處理人及分發機制，根據優化后的流程及梳理出系統需使用的環節、角色、判斷條件、處理人及審批權限等。部署實施：根據公司整體需求，完成系統基礎數據導入，如組織機構、人員與用戶信息等；根據確定的文單、業務模板樣式及報表樣式在系統中制作相應的業務表單；制作相應的工作流程單，設置流程處理節點和審批角色；根據業務需求設置業務發起、查詢、臺賬管理及文檔中心管理權限等。系統測試：完成系統部署后進行系統調試工作，測試主要包含系統功能測試和性能測試。使用流程中涉及的用戶模擬流程發起、審批、歸檔及查詢等操作，驗證流程流轉是否正確、條件判斷是否生效和權限是否正常等。根據測試情況完善系統部署，直至業務流轉正常、滿足管理需求。試運行：組織培訓，建立用戶反饋機制，選取業務歸口管理部門開展協同辦公系統試運行，在試運行期間集中收集用戶使用反饋并及時調整，試運行結束后，開展分級分層次的培訓和全面推廣工作，將協同辦公系統切實應用到實際工作中。日常運維：指定專人負責協同辦公系統的運維工作，主要負責系統升級、人員調動、權限變更及審批流程新增和變更等。定期對業務人員和管理員進行培訓，制作操作手冊，以提高系統使用效率和易用性。

1.2主要實現內容

協同辦公系統主界面如圖1所示。1.2.1公文管理。由圖2可知，公文管理模塊包含公司發文和收文管理。發文管理流程配置了流程環節、各環節審批人和文件分發流轉機制，擬稿人可根據實際情況選擇公文類型、主抄送部門等文單基礎信息，經過本部門領導會簽、其他部門會簽、公司領導會簽、核稿、領導簽發和套紅排版后自動分發給公司各部門相應人員。收文流程主要用于外來文件的分發流轉，經過登記、擬辦后分到各部門領導，再由部門領導分發到部門內部人員。同時可設置待辦處理時限，超過時限自動跳過該環節或提前通知待辦人員，亦可根據管理需求進行數據報表分析，如流程流轉時效性等。生效的文件將會自動歸檔到文檔中心。公文管理模塊實現了公司內部及外來公文的自動分發流轉，并可與督辦關聯，實現文件到事項的全業務流閉環管理。1.2.2體系文件管理。由圖3可知,體系文件管理模塊主要對公司質量管理體系、環境職業健康管理體系及兩化融合管理體系相關文件進行全生命周期的管理，文件根據體系管理的要求進行分類。涉及的功能有體系文件編制、升版、作廢、補發和重新激活。體系文件編制發起人可根據實際需求選擇體系文件類型、審批人等基礎信息，系統根據表單內容進行流程的自動流轉，審批流包含二級、三級和四級審批；體系文件需進行版本升級時，發起人僅可選擇文件作者為自己的文件進行升版，流程的流轉與新編文件流程的流轉相同，升版文件生效的同時，舊版本文件將會在文檔中心自動作廢；對于不再需要使用的文件，可通過失效流程審批將文件作廢；對于作廢的文件，若想重新啟用，可通過重新激活流程將失效的文件激活繼續使用；對于流程流轉過程中漏選的部門或人員，可通過補發流程將文件補發到相關人員，無需重提流程。1.2.3流程審批管理。由圖4可知，流程審批管理模塊主要實現了信息系統運維、供應商評價、采購、出國任務、境外人員來訪、出入證、合同、法務相關、信息化設備相關、印章相關、論文及專利相關和請假等70幾個審批業務流，改變了多年來公司在生產、經營和管理中的大量文檔一直處于傳統的紙質審批、人工傳遞和紙質分發的低效高成本模式。1.2.4督查督辦督查督辦平臺實現督促檢查公司相關決策部署和重要事項辦理落實情況，由督辦人發起督辦事項登記，登記人可一次插入多個事項，填寫事項來源、督辦內容等督辦信息后提交自動創建督查督辦事項臺賬，系統自動觸發事項辦理消息至責任人，提醒責任人辦理，同時系統會在完成時限到期前3個工作日或者反饋周期到期時發送反饋單給責任人。通過該平臺，不僅能督促員工完成督辦工作，確保公司重要事項能按期推動，亦能對個人時間進行有效管理。1.2.5會議管理。會議管理模塊實現了會前準備、會中討論、會后執行全過程的智能化和可視化管理，提升了會議組織與管理效率；所有會議室資源可以統一收集，分級管理，可對會議配備申請、可視化會議室安排與沖突提醒、會議議程和會議服務申請等信息一站式申請與處理；會議預定成功后可以自動或手動對參會人座位進行排座；簡化會議紀要編制流程；實現全面統計分析，優化會議執行效能，包括會議類型分析、會議決議分析及會議事項追蹤分析等。1.2.6報表管理。報表管理模塊部署了信息化設備臺賬管理、合同臺賬管理和供應商管理、破損燃料元件數據庫管理、成果管理、知識產權管理等功能。根據業務管理需求，該模塊與流程審批管理模塊進行業務關聯，審批結束后的相關數據更新到相應的報表中（新增、修改等）。該模塊實現了對系統流轉的業務數據根據管理需求進行統計分析。通過該模塊的實施，實現公司各類報表的線上管理與自動統計分析，確保數據的準確性、及時性，實現了數據的集成與共享，對公司關注的信息進行更直觀的展示，提升了管理效率。1.2.7文檔管理。文檔管理模塊主要包含我的文檔、共享管理和文檔庫。其中“文檔庫”存儲了體系文件、公文（收文和發文）和流程審批歸檔的文件，收文歸檔按來文單位存儲，發文按部門存儲，體系文件按文檔分類進行存儲，流程審批按照審批單名稱存儲，這種歸檔方式便于將在系統中流轉的各類文件進行授權，如查詢、打印、下載及共享等權限；“我的文檔”可按用戶本人需求建立文件夾、上傳文件，并共享給其他用戶；“共享管理”可查詢用戶本人共享給其他用戶的文件和其他用戶共享給本人的文件，實現信息的實時共享。1.2.8與檔案管理系統、人力資源系統集成。將協同辦公管理平臺作為用戶及組織機構的統一管理平臺，并通過協同辦公管理系統向檔案管理系統、人力資源管理系統同步人員及組織機構信息；同時將人力資源系統和檔案管理系統的待辦信息集成到協同辦公系統，審批人僅需登錄協同辦公系統便可審批檔案管理信息系統和人力資源系統的審批業務；用戶在檔案管理系統發起歸檔申請，可選擇協同辦公系統文檔庫中的文件，實現文檔資料的線上歸檔。通過與檔案管理系統、人力資源系統的集成，實現了人員組織機構同步、待辦消息集成、文檔資料線上歸檔等，提高了業務流轉效率，節約了人力、時間和紙張成本。待辦消息界面如圖5所示。

2協同辦公管理信息系統的建設成效

2.1優化了業務管理流程，業務審批效率明顯提高

在業務流程信息化的過程中，開展了流程優化工作，以前繁瑣的審批流程應用信息技術實現了業務流程線上流轉，改變了人找人的低效模式，并且根據預先的流程配置和用戶填寫的表單信息自動流轉，用戶無需了解流轉的各個環節，審批結束后，系統自動推送審批信息到流程發起人，極大提高了流程流轉效率。

2.2業務流程公開可查，部門協作能力顯著提高

用戶可隨時通過已發、待辦和已辦查看流程進度及各環節審批意見，能對需要自己辦理的業務一目了然，發起者可對該業務進行督辦、催辦。流程可設置超期辦理，當審批時間超過需求辦理時間時可自動發出提醒功能，提示業務人員及時處理業務，極大地方便各部門協同辦公，提高了部門間的協作能力。協同辦公系統保存了所有的電子審批單及審批過程，還實現了按類歸到文檔庫，可防止業務表單丟失并提升了審批單的可追溯性，提高了業務表單的綜合管理能力。

2.3規范了業務數據標準，提高數據準確性

通過協同辦公系統流轉的審批單，系統可實現表單字段自動校驗，若有必填項未填寫、字段類型填寫錯誤和字段填寫范圍等情況，系統會報錯并提示錯誤信息，發起人可快速找到問題并進行修正，避免了因填寫錯誤導致的重復審批。

2.4構建內部資源共享平臺，提高信息資源利用

建立文檔中心、報表管理平臺，涵蓋公司各類信息、體系文件、公文、各類經營管理數據報表及其他文檔資料等，實現文檔管理的自動化。通過設置分級權限以實現各單位分級管理，并可按工作需求設置文件的查閱及訪問權限，用戶可以根據工作需求自行上傳文件資料并進行信息共享，提高了資源利用率。

3結束語

協同辦公系統的應用對公司推進公文處理、體系文件管理、行政事務管理、事項督辦管理、管理觀念和工作模式轉變等方面產生了積極的影響；對各類文檔及業務管理流程進行了優化整合，實現公司的各類文檔、流程審批的高效流轉；通過文檔管理模塊及與檔案管理系統的集成，給公司各類人員提供便捷的知識共享手段；實現了公司辦公先進、快捷高效、決策依據準確、資源配置最優化、辦公模式標準和行政管理統一等管理提升目標。隨著公司對協同辦公系統的深入應用和網絡安全管理的不斷完善，需求將不斷增加，后續將不斷完善協同辦公管理平臺，跟進新方法、新技術，將其作為一個統一的管理平臺，使其他管理信息系統與協同辦公管理平臺對接，為其他管理業務的流轉提供基礎數據，更好地為公司經營管理提供保障和服務。

參考文獻：

[1]王晨，劉鵬博，馮雙昌，等.協同辦公自動化系統需求分析及設計[J].中國科技信息，2021（Z1）：67-69.

作者:甘德英 單位:中核建中核燃料元件有限公司