淺談藝校人物檔案的管理

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藝術院校人物檔案的建立，具有十分重要的意義。尤其是在世界各國都高度重視教育的今天，這項工作更是非常必要和非常迫切的。然而，由于種種原因，在許多藝術院校還沒有建立人物檔案，這不僅給黨政府管理、教學等各項工作的開展帶來不便，對社會也是一種損失。如果各藝術院校還不高度重視，不加快進行這項工作，許多重要參考數據將丟失，對學校和社會的發展是很大的損失。所以加快建立藝術高校人物檔案迫在眉睫。

藝術院校人物檔案管理的內容

藝術院校的人物檔案，是指學校內的專家，教授和知名學者，以及其他藝術工作者在教學工作或科研實踐或社會活動中所形成的與本院校有關的檔案資料。這些資料可以是各種形式的，是在各種社會活動、政治活動、教學活動、商業活動以及科研、理論實踐中形成的文件、檔案。由于藝術院校的人物檔案有其自身的特點，需要對他們分開收集、整理和保管，集中收集每個人的檔案材料，這樣不僅查閱和管理方便，而且能系統地保留其完整性。藝術院校的教學科研與其他實踐內容都與高等普通院校有明顯的不同，所以其人物檔案的建立也有其特殊性。相對普通院校的技術檔案，它的特點是相互滲透，相互交叉的。從載體層面來說，可以是紙質的、照片形式的，也可以是錄像帶、磁帶、光盤等等；從內容角度來說，可以是教學檔案、活動檔案等。具體來說，大體可歸納為：自傳、生平介紹等；著作、，編寫的教材，參考書等；職稱評定表(或藝術經歷職業檔案表)；個人演出、創作作品，創作稿件、美術、音樂、舞蹈等設計原稿等；書評、海報、座談會、訪談錄、電視采訪等；各類獲獎證書，各種頒獎活動的記錄；受聘書和各種職稱評定材料；教學心得、記事本、工作信件、電報及藝術作品等；參加的活動照片、影音材料等；其他有保存價值的材料。

藝術院校人物檔案管理的具體措施

1.加大宣傳力度，提高人物檔案建檔意識。加大宣傳力度，一方面可以在校內部舉辦全校動員大會，大力宣傳檔案建設的重要意義和緊迫性，普及人物檔案建設知識，保證全校教職工都能從思想上認可這項重要的工作；另一方面，還可以召開局部的座談會，包括學校領導、老教授等，灌輸檔案建設的方針思想，宣傳國家在人物檔案方面的法律法規，打消疑慮，提高建檔意識，爭取他們的支持。其次，還可以通過網絡等其他形式的宣傳手段，增強全校教職工的檔案意識，養成良好的習慣，積極提交各種活動資料。再次，要提高領導和行政人員的意識，把人物檔案建設放到重要的位置，積極配合，高度重視，盡職盡責地收集整理，歸檔工作以確保建檔工作順利開展。

2.從實際情況出發，做好檔案收集和管理工作。這些在教學實踐，科研或其他活動中形成的有價值的材料是藝術高校人物檔案的核心內容。在收集過程中，要從實際出發，合理分工，確定收集渠道，全面集中收集檔案材料，包括各種載體的材料，盡量保持資料的真實性，不要人為改動，不管是成功或失敗正確或錯誤的材料，這些一定歷史條件下形成的資料，是非常珍貴的，具有非常重要的歷史意義，一定要保證其真實性。在備案過程中，我們必須保證檔案的完整性，并與其他類別的檔案分開處理。人物檔案有著特定的對象和內容，因此，它可作為一類特殊的分類。它的內容廣泛，包括文字、藝術、音視頻等內容。它們之間相互融合，相互滲透。應采取一定的方法收集、整理、保存、處理好與其他檔案的關系，注意分門別類，明確與其他檔案的界限，防止數據重復收集。

3.健全檔案制度，實行規范化管理。要建立嚴格的管理制度，根據人物的不同，分門別類，明確歸檔范圍歸檔要求，實行規范化管理，重點是要對原始數據進行收集和整理，以防止資料散落損失。在管理系統的實施過程中，要根據規則和法規，制定出有效的實施措施，依法管理，明確責任。此外，學校還要采取與自身特點相適應的方法，還要加大監督指導力度，把檔案建立工作作為考核內容，制定檔案管理獎勵和懲罰制度，定期進行評估，對那些檔案齊全的系或院進行適度獎勵，促進藝術高校人物檔案建設的規范化、高效率，逐步培養起相關人員建檔意識。

4.實現信息化管理，提高管理水平。隨著信息時代的到來，藝術高校人物檔案的管理在傳統的模式下已經不能滿足需求了，要使人物檔案得到長久完整的保存，必須使用信息化手段。數字化管理在資源共享，實時查詢更新，延長壽命有重要的作用。藝術院校人物檔案管理，要徹底改變傳統的管理套路，利用現代化的管理手段，充分采取計算機網絡技術，實現檔案建設的信息化、高效化、科學化管理，建立一個統一的，全面的人物信息數據管理系統。各院系應注意收集教師在教學、藝術實踐、社會活動中形成的各種材料，包括紙質的和各種非紙質的，要統一錄入到系統中，保證每個資料都有備份，以防資料的丟失或破壞。而且還要定期檢查，整理，將有價值的資料進行歸檔。建立人物信息系統，不僅方便整理、查詢，而且易于管理。還可以及時更新更新數據，方便教師快速提交材料，方便管理人員歸檔和審核，極大程度的保證了材料的完整性和及時性。

5.加大業務培訓，提高管理素質。檔案工作的改善需要檔案管理人員的業務水平的提高和專業素質的加強，因此要加強檔案管理相關的培訓，充分認識到藝術院校人物檔案管理是重要而緊迫的工作，并提高各種技能，具有一定的藝術欣賞能力，做好收集管理工作。要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們建檔和管理水平，更好的為學校服務。首先，要提高他們的責任感和奉獻意識，培養良好的職業素質，奉獻，敬業，認真收集和管理檔案。其次，加強計算機專業知識培訓，不斷提高檔案工作人員的檔案管理水平，使他們熟練掌握計算機知識，促進檔案管理工作的信息化。藝術高校人物檔案從側面見證了學校的發展歷程，記載著學校的各種優秀成果，是學校的寶貴財富，院校領導及相關工作人員應該充分認識到建檔的重要性和迫切性，積極探索管理手段，做好檔案的建立管理工作，充分利用這些資源，擴大學校知名度，加強與其他院校的交流合作，使人物檔案踏上信息化發展道路，更好地為學校和社會服務，這也是檔案建設的發展趨勢。

綜上所述，藝術高校人物檔案的載體形式多種多樣，在保管過程中，應該是科學地分類、存儲，不僅要遠離火源，定期清理，防止灰塵的侵蝕，還要放在通風干燥的環境中，防止變潮變質等問題，也要注意備份，定期檢查，防止電子文件的損壞，避免造成無法挽回的損失。總之，這項工作是細致的，要達到合理保存，方便查詢。藝術高校人物檔案是寶貴的財富，在檔案的收集和管理中，要做到科學分類，保存，為更好地利用教師資源貢獻一份力量，這是檔案管理者的責任和義務。（本文作者：嚴小蕾 單位：四川音樂學院檔案館）