淺談藝校人物檔案的管理

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藝術(shù)院校人物檔案的建立，具有十分重要的意義。尤其是在世界各國(guó)都高度重視教育的今天，這項(xiàng)工作更是非常必要和非常迫切的。然而，由于種種原因，在許多藝術(shù)院校還沒(méi)有建立人物檔案，這不僅給黨政府管理、教學(xué)等各項(xiàng)工作的開(kāi)展帶來(lái)不便，對(duì)社會(huì)也是一種損失。如果各藝術(shù)院校還不高度重視，不加快進(jìn)行這項(xiàng)工作，許多重要參考數(shù)據(jù)將丟失，對(duì)學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展是很大的損失。所以加快建立藝術(shù)高校人物檔案迫在眉睫。

藝術(shù)院校人物檔案管理的內(nèi)容

藝術(shù)院校的人物檔案，是指學(xué)校內(nèi)的專(zhuān)家，教授和知名學(xué)者，以及其他藝術(shù)工作者在教學(xué)工作或科研實(shí)踐或社會(huì)活動(dòng)中所形成的與本院校有關(guān)的檔案資料。這些資料可以是各種形式的，是在各種社會(huì)活動(dòng)、政治活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)、商業(yè)活動(dòng)以及科研、理論實(shí)踐中形成的文件、檔案。由于藝術(shù)院校的人物檔案有其自身的特點(diǎn)，需要對(duì)他們分開(kāi)收集、整理和保管，集中收集每個(gè)人的檔案材料，這樣不僅查閱和管理方便，而且能系統(tǒng)地保留其完整性。藝術(shù)院校的教學(xué)科研與其他實(shí)踐內(nèi)容都與高等普通院校有明顯的不同，所以其人物檔案的建立也有其特殊性。相對(duì)普通院校的技術(shù)檔案，它的特點(diǎn)是相互滲透，相互交叉的。從載體層面來(lái)說(shuō)，可以是紙質(zhì)的、照片形式的，也可以是錄像帶、磁帶、光盤(pán)等等；從內(nèi)容角度來(lái)說(shuō)，可以是教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案等。具體來(lái)說(shuō)，大體可歸納為：自傳、生平介紹等；著作、，編寫(xiě)的教材，參考書(shū)等；職稱(chēng)評(píng)定表(或藝術(shù)經(jīng)歷職業(yè)檔案表)；個(gè)人演出、創(chuàng)作作品，創(chuàng)作稿件、美術(shù)、音樂(lè)、舞蹈等設(shè)計(jì)原稿等；書(shū)評(píng)、海報(bào)、座談會(huì)、訪談錄、電視采訪等；各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)，各種頒獎(jiǎng)活動(dòng)的記錄；受聘書(shū)和各種職稱(chēng)評(píng)定材料；教學(xué)心得、記事本、工作信件、電報(bào)及藝術(shù)作品等；參加的活動(dòng)照片、影音材料等；其他有保存價(jià)值的材料。

藝術(shù)院校人物檔案管理的具體措施

1.加大宣傳力度，提高人物檔案建檔意識(shí)。加大宣傳力度，一方面可以在校內(nèi)部舉辦全校動(dòng)員大會(huì)，大力宣傳檔案建設(shè)的重要意義和緊迫性，普及人物檔案建設(shè)知識(shí)，保證全校教職工都能從思想上認(rèn)可這項(xiàng)重要的工作；另一方面，還可以召開(kāi)局部的座談會(huì)，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老教授等，灌輸檔案建設(shè)的方針?biāo)枷?，宣傳?guó)家在人物檔案方面的法律法規(guī)，打消疑慮，提高建檔意識(shí)，爭(zhēng)取他們的支持。其次，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等其他形式的宣傳手段，增強(qiáng)全校教職工的檔案意識(shí)，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，積極提交各種活動(dòng)資料。再次，要提高領(lǐng)導(dǎo)和行政人員的意識(shí)，把人物檔案建設(shè)放到重要的位置，積極配合，高度重視，盡職盡責(zé)地收集整理，歸檔工作以確保建檔工作順利開(kāi)展。

2.從實(shí)際情況出發(fā)，做好檔案收集和管理工作。這些在教學(xué)實(shí)踐，科研或其他活動(dòng)中形成的有價(jià)值的材料是藝術(shù)高校人物檔案的核心內(nèi)容。在收集過(guò)程中，要從實(shí)際出發(fā)，合理分工，確定收集渠道，全面集中收集檔案材料，包括各種載體的材料，盡量保持資料的真實(shí)性，不要人為改動(dòng)，不管是成功或失敗正確或錯(cuò)誤的材料，這些一定歷史條件下形成的資料，是非常珍貴的，具有非常重要的歷史意義，一定要保證其真實(shí)性。在備案過(guò)程中，我們必須保證檔案的完整性，并與其他類(lèi)別的檔案分開(kāi)處理。人物檔案有著特定的對(duì)象和內(nèi)容，因此，它可作為一類(lèi)特殊的分類(lèi)。它的內(nèi)容廣泛，包括文字、藝術(shù)、音視頻等內(nèi)容。它們之間相互融合，相互滲透。應(yīng)采取一定的方法收集、整理、保存、處理好與其他檔案的關(guān)系，注意分門(mén)別類(lèi)，明確與其他檔案的界限，防止數(shù)據(jù)重復(fù)收集。

3.健全檔案制度，實(shí)行規(guī)范化管理。要建立嚴(yán)格的管理制度，根據(jù)人物的不同，分門(mén)別類(lèi)，明確歸檔范圍歸檔要求，實(shí)行規(guī)范化管理，重點(diǎn)是要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，以防止資料散落損失。在管理系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，要根據(jù)規(guī)則和法規(guī)，制定出有效的實(shí)施措施，依法管理，明確責(zé)任。此外，學(xué)校還要采取與自身特點(diǎn)相適應(yīng)的方法，還要加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，把檔案建立工作作為考核內(nèi)容，制定檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度，定期進(jìn)行評(píng)估，對(duì)那些檔案齊全的系或院進(jìn)行適度獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)藝術(shù)高校人物檔案建設(shè)的規(guī)范化、高效率，逐步培養(yǎng)起相關(guān)人員建檔意識(shí)。

4.實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高管理水平。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，藝術(shù)高校人物檔案的管理在傳統(tǒng)的模式下已經(jīng)不能滿足需求了，要使人物檔案得到長(zhǎng)久完整的保存，必須使用信息化手段。數(shù)字化管理在資源共享，實(shí)時(shí)查詢(xún)更新，延長(zhǎng)壽命有重要的作用。藝術(shù)院校人物檔案管理，要徹底改變傳統(tǒng)的管理套路，利用現(xiàn)代化的管理手段，充分采取計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的信息化、高效化、科學(xué)化管理，建立一個(gè)統(tǒng)一的，全面的人物信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。各院系應(yīng)注意收集教師在教學(xué)、藝術(shù)實(shí)踐、社會(huì)活動(dòng)中形成的各種材料，包括紙質(zhì)的和各種非紙質(zhì)的，要統(tǒng)一錄入到系統(tǒng)中，保證每個(gè)資料都有備份，以防資料的丟失或破壞。而且還要定期檢查，整理，將有價(jià)值的資料進(jìn)行歸檔。建立人物信息系統(tǒng)，不僅方便整理、查詢(xún)，而且易于管理。還可以及時(shí)更新更新數(shù)據(jù)，方便教師快速提交材料，方便管理人員歸檔和審核，極大程度的保證了材料的完整性和及時(shí)性。

5.加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理素質(zhì)。檔案工作的改善需要檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的提高和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的加強(qiáng)，因此要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)到藝術(shù)院校人物檔案管理是重要而緊迫的工作，并提高各種技能，具有一定的藝術(shù)欣賞能力，做好收集管理工作。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們建檔和管理水平，更好的為學(xué)校服務(wù)。首先，要提高他們的責(zé)任感和奉獻(xiàn)意識(shí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)素質(zhì)，奉獻(xiàn)，敬業(yè)，認(rèn)真收集和管理檔案。其次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的檔案管理水平，使他們熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的信息化。藝術(shù)高校人物檔案從側(cè)面見(jiàn)證了學(xué)校的發(fā)展歷程，記載著學(xué)校的各種優(yōu)秀成果，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，院校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到建檔的重要性和迫切性，積極探索管理手段，做好檔案的建立管理工作，充分利用這些資源，擴(kuò)大學(xué)校知名度，加強(qiáng)與其他院校的交流合作，使人物檔案踏上信息化發(fā)展道路，更好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)，這也是檔案建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。

綜上所述，藝術(shù)高校人物檔案的載體形式多種多樣，在保管過(guò)程中，應(yīng)該是科學(xué)地分類(lèi)、存儲(chǔ)，不僅要遠(yuǎn)離火源，定期清理，防止灰塵的侵蝕，還要放在通風(fēng)干燥的環(huán)境中，防止變潮變質(zhì)等問(wèn)題，也要注意備份，定期檢查，防止電子文件的損壞，避免造成無(wú)法挽回的損失?？傊@項(xiàng)工作是細(xì)致的，要達(dá)到合理保存，方便查詢(xún)。藝術(shù)高校人物檔案是寶貴的財(cái)富，在檔案的收集和管理中，要做到科學(xué)分類(lèi)，保存，為更好地利用教師資源貢獻(xiàn)一份力量，這是檔案管理者的責(zé)任和義務(wù)。（本文作者：嚴(yán)小蕾 單位：四川音樂(lè)學(xué)院檔案館）