高校檔案庫房管理隱患與防治

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【摘要】本文針對高校檔案庫房管理的現狀，找出庫房管理的隱患，并提出防治措施。

【關鍵詞】高校；檔案庫房；病癥；防治

高校檔案庫房是永久保存學校教育教學管理和科研工作、全面履行人才培養職能所產生檔案的唯一場所，高校檔案庫房的管理質量直接影響到高校檔案的實體安全。目前，各高校在檔案資源建設取得成績的同時，普遍存在重資源建設而忽視對檔案管理的思想，庫房管理存在很多隱患，致使管理混亂，館藏不清，霉變蟲蝕現象頻發。因此，高校檔案管理工作一定要將庫房管理納入防治工作重點，不斷創新改革檔案管理的新方法和新措施，切實針對庫房管理病癥，開展探索和實踐，做好高校檔案庫房管理工作，為高校檔案工作的持續發展奠定基礎。

一、高校檔案庫房管理工作不容忽視

（一）高校檔案庫房管理是檔案利用的基礎。檔案管理的目的是方便利用，利用是檔案管理的終極目標。高校檔案庫房管理有兩大任務：一是庫房內的檔案有序化，方便提供利用；二是確保檔案的安全，能讓檔案永久發揮作用。這兩大任務都是圍繞檔案利用工作開展的，只有做好了檔案的庫房管理，檔案的價值功能才能實現，檔案工作的任務才能完成。

（二）高校檔案庫房是記錄國家高等教育發展變化真實面貌的場所。高校檔案館是永久保存所在學校檔案的唯一場所。檔案庫房一般保管最多的是紙質檔案，長期保存和永久保存是我們的目標，隨著時間越久遠，檔案也處在一個逐漸變化的過程中，檔案實體存在一個自然損壞的過程，如何保護實體檔案的安全,保護紙質檔案內容和載體以及字跡等的完整，并最大限度延長、維持檔案的壽命，這是檔案庫房管理的任務和目標。只有將檔案載體完整保管，才能更好地記錄國家高等教育發展變化的真實面貌。

（三）高校檔案庫房管理是確保檔案安全的重要保障。檔案安全是檔案工作的思維底線，沒有檔案的安全，其他的檔案工作都是白費力氣。檔案庫房的任務就是確保檔案的安全與完整。這需要通過制訂相關的安全保管、保密制度等庫房管理制度，確保檔案的完整與健全。檔案庫房管理人員通過檢測手段，可以發現事故隱患，進一步落實安全責任，將事故消除在萌芽狀態，防患于未然。通過對庫房的檢查，“八防”工作記錄、溫濕度記錄、消防安全、庫房衛生以及庫房平面圖等庫房設施的巡查，進而確保檔案實體的安全，切實履行好檔案庫房管理的責任。

（四）延長檔案的壽命。檔案庫房管理的日常工作是對入庫上架的檔案進行科學管理，很好地維護，監測溫濕度、病蟲害等情況，并針對可能對檔案造成損失和損毀的因素開展防治工作，如以定期除濕、放置防蟲劑等措施防止檔案受到損壞，消除對檔案的不利因素，最大限度延長檔案使用壽命，做好保存保藏工作。檔案庫房管理就是最大限度地保護好檔案實體，最大限度地延長檔案的使用價值和壽命，在日常管理中，盡量依據檔案管理的特點，建立健全規章制度，在保護措施、保護條件以及技術支撐等方面積極探索，最大限度延長檔案的保管壽命。

二、高校檔案庫房管理存在的病癥及原因分析

（一）忽視對檔案庫房的管理。高校檔案管理部門往往對庫房管理重視不夠，忽視了檔案庫房管理工作，表現最為突出的就是庫房管理人員的配備，檔案庫房管理人員是高校檔案實體安全的主體，但人員嚴重不足。根據山東省檔案局的一份調查報告顯示，山東省各級綜合檔案館庫房管理人員存在嚴重缺額情況，特別是縣市區級檔案館更是人數配置少，館均2.7人，缺額50%。由此可見，檔案庫房管理工作被忽視，重視程度不夠。在以教學科研為主要任務的高校，高校檔案管理部門更是如此：一般檔案館配置7人,其中還包括館長、副館長、辦公室綜合崗以及校史編研等崗位，有的無專職庫房管理人員，庫房管理則由各檔案管理人員輪流值班。由于忽視了對檔案庫房的管理，庫房管理出現了諸如檔案上架不及時，查閱檔案、借閱檔案后沒有及時歸位和核實，檔案架上經常出現空檔的現象。一年一次的檔案庫房清點工作也是敷衍了事，沒有及時發現問題。對庫藏檔案特別是檔案的種類、數量以及珍貴檔案掌握不夠，不能做到心中有數。對檔案老化褪變、檔案生物侵害等沒有及時發現，檔案庫房管理存在隱患。這些病癥，只有加強對檔案庫房的管理，提高庫房管理的意識，就能發現問題病癥，做好防治工作，確保檔案實體的安全。

（二）制度的制訂與執行不力。很多高校檔案庫房管理制度建設不力，如檔案突發事件應急預案制度、檔案查閱制度、進出庫房規定等管理制度存在執行力不夠的病癥，這勢必對檔案管理造成風險。各高校應該向各級國家檔案館學習借鑒，在檔案庫房管理方面，他們做得比較好，制度較為完善，但高校檔案部門在庫房管理方面則有諸多問題存在，甚至有的高校出現了庫藏檔案的數量與目錄不符，借出的檔案沒有及時歸還，導致出現遺失問題。在庫房管理方面，一定要加大對制度的制訂和完善，提高檔案庫房管理人員的意識，進一步提高業務能力。另外，制度的執行不力也是檔案庫房管理中很顯著的病癥之一，有的高校有管理制度，但管理制度形同虛設，不執行、不遵守，在庫房管理工作中，麻痹大意，自由散漫，制度執行不力。有的庫房管理人員做“老好人”，不嚴格執行規章制度，遇到熟人、老朋友就網開一面，不認真執行制度，造成不應該查閱的檔案出現在當事人的手里，對學校的工作造成了影響。

（三）污染物防護不力。對檔案庫房的要求，國家檔案局有明文的規定和要求，與一般場所相比，檔案庫房要求密閉、防潮和避光，才能保障檔案實體不遭受病蟲害和霉變，但這很容易導致檔案庫房里積聚多種污染物。這些污染物有毒、有害，不僅影響檔案管理人員的身體健康，還容易導致檔案老化和污損，損害檔案的安全。檔案庫房管理人員原來有專門的津補貼，但高校在績效工資改革之后，這類津補貼已經不再發放了。而很多專業檔案館、國家綜合檔案館從事檔案庫房管理人員還享受保健津貼。針對檔案庫房污染物的問題，為降低檔案人員發生損害健康的可能性，高校檔案館要采取多種方式，加強對庫房污染物的防治。一方面，確保檔案實體不受損害；另一方面，盡可能減少污染物對檔案庫房管理人員健康的危害。

（四）蟲害與霉變時有發生。在檔案庫房管理中, 侵害檔案的害蟲不下幾十種，如常見的毛衣魚、煙草甲、檔案竊蠹、書虱等。這些檔案害蟲繁殖力極強，對檔案危害極大。在我校已離世老同志的檔案中，已經發現了被蟲蝕的現象。另外，我校20世紀80年代應用的一批檔案盒遭蟲害，里面的檔案受到一定的損害。幸好發現及時，及時更換裝盒，避免了檔案繼續受到傷害。因此，要科學選用檔案用具，使用耐酸性材質做成檔案盒，不能圖價格低廉，否則一旦蟲害與霉變發生了，造成檔案千瘡百孔、殘缺不全，則后悔莫及。針對蟲害與霉變，要科學預防、時時檢測，發現問題苗頭及時處理。否則，將縮短檔案壽命，與檔案管理工作的初衷背道而馳，檔案失去了使用價值，檔案管理也失去了工作意義。

（五）檔案庫房設置不合理。很多高校在辦學經費緊張和辦學條件不足的情況下，對檔案庫房的建設不重視，很少有高校在新校區建設中專門配置檔案館，更多的則是與圖書館共用一棟樓。檔案館設置在一樓一角，很多都將庫房設置在一樓，檔案庫房不夠堅固。辦公場所和利用場所都嚴重不足，庫房設置更是緊張。有的學校庫房有了，但專業的庫房設備、管理系統欠缺，對于傳統的庫房管理“八防”要求不達標，更別說是智慧檔案建設了。有的檔案館只有一個大庫房，在庫房里，很多類別檔案放在一個庫房里，不同保密級別的檔案也是同一個庫房。在庫房管理設備方面，也只是安裝空調、除濕機和滅火器等常規設備，其他智能化的設備則缺少。

三、高校檔案庫房管理防治策略

（一）做好蟲害與霉變的防治。檔案是不可再生的資源，其保存保護工作尤為重要，在蟲害與霉變的防治工作中，要做好如下工作：一是做好預防。預防檔案蟲害與霉變，保護檔案實體安全。檔案庫房管理人員需要掌握一些檔案保護專業知識和技能，定期檢查所保存的檔案，對存在的安全隱患和發現的問題，在第一時間向相關領導匯報，采取必要的防護措施避免損失擴大。要根據檔案害蟲的生存規律，抓住最佳時機施藥防治，特別是梅雨季節，應將檢查重心放在重點檔案和遭蟲害的檔案，對一些不常調閱的檔案也不能疏忽，重點檢查其卷皮、裝訂處、卷脊、脫膠貼劑處。而對于庫房內的蟑螂、蜘蛛、飛蛾等常見害蟲，由于其經常在外面活動，我們可以通過定期巡查檔案室，隨時使用殺蟲劑來及時消滅害蟲，保護檔案安全。二是嚴格控制檔案庫房溫濕度。嚴格監控溫濕度，將溫濕度控制在最佳狀態。根據調查，檔案庫房管理要求室內溫度14～18℃、相對濕度在50%～60%的范圍是檔案蟲害預防的最佳條件。要以通風、降溫和去濕等方法，將檔案庫房的溫濕度控制在最佳狀態。三是要長期堅持，不能疏忽大意。特別是在高校放暑假時期，不能放松對檔案庫房的檢測和維護，把檔案蟲害與霉變防治當成工作重點，以預防為主，防和治相結合，做好檔案庫房的防控工作，創造一個潔凈的檔案庫房環境，將蟲害與霉變消滅在萌芽狀態。

（二）加強檔案庫房基礎建設。一是現有檔案庫房的改造升級，在現有的條件下，利用較少的資金經費，盡可能合理規劃檔案庫房。與圖書館等合用一棟樓的檔案館應自成一體，與圖書館分離開。檔案庫房與檔案辦公室要分開，在檔案庫房門口設置一個緩沖區，并設置2個出入口，獨立成間，不能設置為套間和串通的房間，很多單位將里間設置為庫房，外間設置為檔案工作辦公室的做法是不可取的，應該盡量避免。對于庫房在一樓的，應加強對地面隔空等防潮處理，避免檔案受潮。庫房門和窗要加固，以鐵門、鐵窗為宜，庫房要更換傳統的木制柜，添置鐵柜裝具。另外,根據需要增設空調設備、抽濕機、吸塵器、消防滅火器械和攝像機等工具。二是在新庫房建設中，要慎重、合理選址，要考慮庫房的密閉性，最好不用一層、頂層和樓兩側作為檔案庫房的地址。三是在新檔案庫房建設中，一定要做好規劃工作，以現代檔案庫房的標準設計庫房，加大資金投入，庫房設備實施最好一步到位，溫控設備、智能化密集架等盡量配齊，并符合現代化檔案庫房的建設，以高標準、嚴要求做好新檔案庫房建設工作。

（三）加強檔案庫房管理的制度建設。檔案庫房管理制度涉及內容較多，有涉及檔案庫房建設標準的，有涉及檔案管理方面的，但針對檔案庫房管理制度不健全、執行不力的病癥，應該進一步加強檔案庫房管理的制度建設。一是對檔案庫房管理人員的制度要求，制訂專人負責制度，專人負責安全防范和提供利用等工作，除專職檔案人員外，其他人員未經批準，不得隨意進出檔案庫房，建立出現問題后問責制度。二是針對檔案的管理制度，如檔案入庫制度和出庫制度，進出庫登記、統計等制度，進一步健全檔案出口入口登記手續。這樣做是為了做好檔案預防工作，防止意外發生。比如丟失檔案、損壞檔案以及檔案泄密等問題。三是要嚴格落實防火、防盜、防鼠、防蟲等“八防”制度，確保檔案庫房管理的安全性。例如不準在庫房內抽煙，不準攜帶易燃易爆等危險物品進入檔案庫房，未經批準不準外來人員進入庫房等等。四是建立檢查制度，堅持“以防為主、防治結合”的原則，抽查下班檢查門窗關閉情況、開關關閉、檔案箱柜是否封閉等，節假日放假前重點檢查等。

（四）重視檔案庫房的管理。檔案庫房管理的好與壞直接影響到檔案實體的安全。因為個別學校對檔案管理工作不重視，導致很多檔案管理人員提不起精神，對庫房管理這個看似很簡單，其實很繁瑣的工作不上心。檔案庫房一直都是機要重地，沒有更多的人進入這個場所，所以檔案管理工作沒有進入大家的視野。個別領導和部門對檔案管理工作沒有概念，有的高校檔案館在配置復印機時，提出要配置專業的復印機，有的領導不理解。再加上檔案庫房管理人員長期日復一日地處理枯燥、繁瑣的工作，很容易出現懈怠的問題。個別領導對檔案庫房管理重視不足，高校檔案管理人員對庫房管理的相關知識和技能掌握不夠，針對檔案庫房管理的培訓很少，繼續學習的能力不夠，導致庫房管理工作只是局限于開門查檔，對“八防”要求也只是停留在口頭和相關會議的部署上。因此，要進一步強化對檔案庫房的管理，加大對檔案庫房管理的培訓，讓高校檔案庫房管理人員到國家綜合檔案館去掛職學習，學習先進的庫房管理措施，加大庫房管理的交流，進一步創新高校檔案庫房管理工作。

四、結語

高校庫房管理人員在日常管理中，一定要以高度的責任感和使命感，做好檔案庫房管理工作，掌握一定的檔案管理技術，如檔案的修補、黏貼技術。針對庫藏檔案出現的問題，如紙質檔案被蟲腐蝕、紙質損壞等，可以及時修補，保障檔案的完整和安全，成為檔案管理的行家里手。雖然大數據時代物聯網技術得到不斷發展和應用，但檔案庫房里的紙質檔案，還是我們檔案保管的主體，紙質檔案與電子檔案雙軌長期并存，需要進一步加強檔案庫房管理，隨著保管的時間越久，紙質檔案的壽命問題成為檔案庫房管理的重中之重，要有針對性地開展防治工作。

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作者:李宛蓉 單位:貴州大學