事業單位人事檔案管理的機遇與挑戰
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【摘要】人事檔案作為事業單位日常管理工作的關鍵組成部分，其是選撥和聘用人才的重要依據，在信息時代下，人事檔案管理也需要進行更新和轉變。本文主要針對事業單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰進行分析和闡述，希望給予我國相關單位以參考和借鑒。
【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；機遇；挑戰
1.事業單位人事檔案管理的現狀分析
通過對事業單位的調查研究分析，其是人事檔案使用和查閱次數最多的部門，其中大部分查閱目的為調查員工在職稱評定、工資分配、干部任用以及福利待遇等方面的情況。在查閱中以紙質載體為主，或者使用電話以及網絡查詢。雖然一些事業單位建設了人事檔案信息局，但是其資料尚未完善，很多人事檔案信息沒有及時更新。
2.事業單位人事檔案管理面臨的機遇
2.1提升管理效率。在以往的檔案管理中，管理人員需要結合實體檔案，花費大量的時間和精力進行檔案搜集和整合，在查閱中也需要結合要求選擇查找方式，不僅耗費物力財力，在檔案使用中還可能導致原始檔案出現丟失或者損壞的情況。在信息時代下，檔案管理手段和模式出現了巨大變化，檔案管理逐漸趨于網絡化和自動化，通過創設檔案數據庫、構建檔案共享平臺，可以便于使用者通過互聯網完成資料查閱，并且提升了管理工作的效率和質量，促使檔案管理更加便捷、高效。2.2提升人員能力。在信息技術的支撐下，人事檔案管理人員需要具備一定的工作能力、管理能力和信息技術操作能力。通過檔案管理信息化建設，可以促使管理人員在實踐中不斷完善以及提升自我，將更多的精力置于學習中，進而提升檔案管理隊伍的綜合素質和專業能力。2.3完善人事制度。隨著我國經濟體制的不斷深化改革，事業單位用人機制也出現了一定的轉變，開始實行合同制和聘用制，隨著人事制度的改革，人才流動也更加頻繁，為人事檔案管理增添了一定的難度。隨著信息化進程的逐步加快，人事檔案調動更加便捷，不會因為解除合同或者聘用簽約受到影響。同時，事業單位在員工招聘中，通過人才信息平臺，就可以完成人才信息的獲取和下載，為單位聘用人才提供了巨大便利。2.4保護紙質載體。紙質載體是人事檔案的原始記錄，現階段，在人事檔案查閱中，依然需要調閱紙質檔案，獲取其中有價值的信息進行復印。但是紙質檔案在反復而長期的使用中，不僅導致物力、人力以及財力資源的浪費、降低工作效率，同時還為檔案丟失和損壞增添了隱患，影響人事檔案的真實性、可靠性以及參考性。因此，事業單位需要采取有效措施對紙質載體科學的保護。利用信息技術能夠將紙質載體轉變為信息數據，在檔案使用中，可以通過互聯網查閱和下載紙質檔案，管理人員也能夠通過檔案數據庫和搜索系統完成檔案查閱，減少紙質載體的使用次數，防止其出現丟失和損壞的情況。2.5提升應用價值。在人事檔案管理信息化進程中，公開與共享是其最鮮明的特點，以往事業單位在開展人事檔案管理中，主要以保管為核心，這種閉塞的管理模式不僅抑制了檔案的應用，同時也限制了人才合理配置，對單位內部的人資管理形成了阻礙。在信息時代下，檔案管理技術與管理理論獲得了快速的發展，人事檔案的服務領域也得到了拓展和豐富，有利于事業單位充分挖掘和利用檔案資源，提升其應用價值和作用。
3.事業單位人事檔案管理面臨的挑戰
3.1管理觀念。人事檔案具有一定的隱私性，其中涉及了員工大量個性信息，涉及業務方面、學術方面以及政治方面。因此，人事檔案信息的共享以及公開程度，是事業單位所面臨的重要挑戰。在信息化進程中，事業單位需要做好人事檔案的保密和保管工作，并且基于信息技術的特點，不斷更新理念、解放思想，制定科學而合理的管理制度，實現人事檔案資源的有效利用和開發，進而提升檔案利用效率和管理質量。3.2管理技術。人事檔案具有較強的政治性和保密性，事業單位在開展檔案管理中，需要在確保檔案內容完整性、可靠性以及真實性的同時，還要保證其信息安全。以往的管理模式以及保管而工作核心，其保密工作質量較高，但是卻抑制了檔案的高效利用，不符合時展趨勢。因此，事業單位要引入信息技術開展檔案管理中，需要加強對檔案安全性的保護工作，在遵循相關管理制度和法律法規的同時，加強信息安全技術的開發和探索，避免檔案資源泄漏或者盜取。3.3人員能力。隨著我國科學技術的蓬勃發展，學科之間逐漸實現融合交叉，檔案管理所涉及的學科也不斷增加，更多的新技術、新理念和新模式大量引入到檔案管理中，對管理人員的職業素養、學習能力、專業技能和管理水平要求更高。在此背景下，現有管理人員的知識技能和觀念意識都難以滿足工作需求，需要在平時的工作和生活中不斷擴大自身知識貯備，加強對新技術的學習和應用。
結語
總而言之，在全新的社會形勢下，信息技術獲得快速的發展和更新，事業單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰和機遇，迎合時代、抓住機遇、更新觀念，切實做好人事檔案管理工作，發揮其應用價值，為自身的健康以及穩定發展提供服務，推動我國社會發展和經濟建設。
參考文獻：
[1]李佑蓓.事業單位人事檔案信息化管理面臨機遇與挑戰[J].人力資源管理,2017(06):346-347.
[2].事業單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰研究[J].中國管理信息化,2017,20(04):164-165.
作者：牛永愛 單位：青島九中