研究工程建設檔案管理

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一、工程建設檔案管理的現狀

一項公路建設工程從立項、招投標、初步設計、施工圖設計至最后竣工驗收全過程，會產生大量的資料、文件、圖紙等。由于工程施工周期長、專業多、工種復雜，產生的文件材料種類多、數量大。這給工程建設文件材料的收集、整理、保管、利用，帶來了一定困難和很大的工作量。工程建設文件材料歸檔不及時、不完整、不準確，是長期困擾檔案部門的一個大問題。工程建設文件材料歸檔難，已成為制約檔案工作正常開展的一個瓶頸。由于工程建設文件材料不能及時、準確、完整地歸檔，使得后續的工程管理檔案的提供利用工作，不能得到很好開展。工程建設檔案的價值得不到充分發掘，又反過來影響工程管理人員歸檔的積極性，這也是工程建設文件材料歸檔工作較難開展的本質原因。

二、加強工程建設檔案管理的舉措

1．更新觀念是推進工程建設檔案管理的前提。工程建設文件材料之所以歸檔難度大，除工程建設檔案數量大、內容龐雜、涉及專業多、文件材料歸檔范圍不好把握等客觀原因外，還有組卷要求嚴格、類目設置較細、整編強度大等主觀原因。隨著管理手段的提升，電子文件的大量產生和應用，使得工程建設檔案快速向數字化方向發展和積累，也使工程建設檔案實現按“件”管理成為可能?！犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》2008年修訂版，為工程建設檔案的整理提供了重要指南。工程建設檔案管理人員要及時更新觀念，打破“卷”的傳統思維，這是推進工程建設檔案工作的重要前提。

2．制度嚴謹是文件材料歸檔齊全、完整、準確的保證。要確保工程建設檔案的完整、準確、系統，就要特別注重平時對工程文件材料的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將工程建設檔案的管理從末端移到前端，將后續工作變為前置條件，把工程建設檔案工作從一個獨立的工作環節，擴展為貫穿工程建設始終的全程控制的記錄體系。要將檔案工作和項目建設納入管理程序，與項目的各階段同步進行，從設計立項、審批、合同到初步設計和施工圖、竣工圖、驗收、回訪先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程建設檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。只有嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度，才能保證工程建設文件材料歸檔的準確性。要采用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作納入到自動化管理的進程中，這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。

3．逐步開展工程建設檔案的電子化。開展工程建設檔案的電子化工作，是檔案信息化發展到一定階段的必然要求。要將工程建設文件材料歸檔范圍通過分類，細化到檔案管理系統中。不僅方便檔案人員在歸檔時查找，同時可以通過系統檢查和比對，自動生成歸檔范圍內應歸檔但還沒歸檔的文件資料目錄，便于檔案人員催交，確保應歸檔的資料齊全、完整。甚至還可以制成應歸檔的工程管理檔案模板，不僅可以保證工程建設檔案的規范、完整，同時還可以對工程建設文件歸檔整理的規范化，起到較好的指導作用。

作者：董相成 單位：安圖縣公路管理段