醫院管理制度下的人事檔案精細化管理

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摘要：現代化醫院管理制度是中國特色基本醫療衛生制度的重要組成部分，建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效的現代化醫院管理制度，推動醫院管理規范化、精細化和科學化，實現醫院治理能力和管理體系的現代化。精細化管理人事檔案為支撐現代醫院管理中人力資源管理和人才培養培訓管理制度提供了有效保障。本文主要探究現代醫院管理制度下如何精細化管理醫院人事檔案。

關鍵詞：現代醫院管理；人事檔案；精細化管理

人事檔案能全面客觀的反映每一位職工的綜合信息，是干部職工個人工作、思想、作風、素質上的真實寫照。力求人事檔案工作收集全面、整理精細、管理嚴格，意義重大。現代化醫院發展必須要由傳統管理轉向信息化管理發展，圍繞著精細化整理這條主線，以信息技術手段為載體對人事檔案管理工作進行精細化管理，減少人力管理成本，從而改變傳統管理困難的弊端，提高醫院管理工作效率。

一、醫院人事檔案管理精細化管理的意義和作用

人力資源是醫院的核心競爭力之一，隨著城市公立醫院尤其是三甲醫院的深化，各類醫護人員數量快速增長，醫院人事檔案的數量也迅速增加。安全規范地做好醫院人事檔案在醫院發展中就顯得尤為重要。精細化管理是管理過程中的重要步驟，它主要通過專業化系統化的管理方法，借助現代信息技術完善管理制度，創新管理辦法，改進管理模式，提高管理工作效率，減少管理中存在的漏洞和問題。精細化管理的主要作用有：一是橋梁作用，精細化管理可以為醫院精準的提供人才各類信息，全面掌握每個員工的情況，同時，精細化管理也能夠促進員工對醫院信任，使員工工作積極性被有效激發，從而提高員工服務質量。二是決策考核作用，精細化管理可將員工業務能力真實反應出來，為員工實現個人發展與職稱評定、晉升提供重要參考依據；第三，風向標作用，有利于醫院掌握人才結構的配比情況，幫助醫院管理者不斷優化人力資源。

二、當前醫院人事檔案精細化管理的主要問題

（一）醫院人事檔案的歸檔管理落后醫院屬于知識密集型單位，依照有關干部人事檔案工作的歸檔要求，主要有十類，不論是哪一類，需要歸檔的信息都比較多，而對于人事檔案的信息收集與歸檔問題一定要更加的全面且完善，這樣才能夠將醫院的醫務人員基本信息如學歷、技能、業務能力、進修等各方面全面真實記載下來。而保存所有工作人員的詳細信息的人事檔案，信息量是非常大的。再加上，目前相當大一部分醫院人事檔案歸檔管理方面的工作細則還不夠完善，很多醫務人員的重要信息甚至都沒有歸入到檔案中，這也是目前醫院人事檔案管理中存在的問題。這導致醫院的人事檔案管理難于管理所以，傳統的醫院管理制度已經不適合現在的醫院。而在現代化醫院管理制度要求下，通過引進信息技術加強精細化管理，可以幫助管理者及時有效的發現管理中存在的細小問題，從而盡快將其解決。

（二）醫院人事檔案的開發利用低傳統的觀念認為，醫院主要工作重心是以提升醫院醫療服務質量，促進醫患關系和諧為目標，對于人事檔案的管理并沒有一個正確認識。有關調查顯示，人事檔案工作的具體內容，僅有不到百分之十五的醫務人員了解，而大部分員工覺得在醫院設置人事檔案管理這個部門對其沒有任何感覺。現國內醫院的人事檔案管理，在一二線城市中信息化應用已經得到普及，但是仍舊有很多醫院在人事檔案仍就以傳統模式開展，統計查找耗費了工作人員很大的精力，信息化管理有待提升。

（三）醫院人事檔案專業人才不足醫院人事檔案需要從事該項工作的管理者必須擁有一定程度的業務能力，同時還要具備較高水平的政治素養。但是目前我國的醫院中，從事人事檔案方面工作的人員大多都不是專業性人才。很多工作人員缺乏檔案管理方面的專業知識，也沒有一個較強的現代化信息技術水平。很多醫院的人事檔案管理人員多是負責行政的員工，往往都身兼多職，醫院也一直沒有為人事檔案配備專門的工作人員。另外，人事檔案管理相關的工作通常會讓步于醫院其他部門的工作，所以醫院本身對人事檔案工作的重視度也不夠，對人事檔案的投入與花費也并不是很多，管理上更為寬泛。

三、在現代醫院的管理制度下實行人事檔案精細化管理的策略

（一）建立健全醫院人事檔案管理工作長效機制建立健全人事檔案管理工作長效機制是提高認識檔案管理工作效率的基本保障，醫院需制定各類明確的人事檔案管理制度，合理安排與協調醫院人事檔案管理工作，使得醫院人事檔案管理工作能在各項制度的指引與約束下高效進行。同時做好醫院檔案的精細化管理，將人事檔案管理工作量化、目標化及具體化，明確相關責任，使得相關檔案管理人員能對自身工作開展的內容與責任更為清晰。可將醫院人事管理工作進行目標化管理，依據醫院的經營發展目標，對醫院人事檔案管理工作的發展做好相應規劃，確定人事檔案管理目標，并將目標進行分解細化，分解為每個階段的階段性目標，讓每一階段的醫院人事檔案管理工作的開展有目標可依，使得醫院人事檔案管理工作開展與醫院經營發展目標相契合。在干部檔案管理上力求嚴字當頭，認真貫徹落實中央《干部人事檔案工作條例》等相關規定，制定和完善人事檔案規章制度，制定具體的人事檔案管理流程，增強管理者的責任心和使命感。對檔案材料收集、鑒別和歸檔，檢查、核對和保管，轉遞借閱和查閱，以及管理人員的職責和保密等工作要作出具體規定，對轉進轉出的檔案嚴格把控，日常管理工作堅持嚴守紀律、嚴謹細致的原則，強化規矩意識，切實做到依法依規、轉借規范。制作查閱轉借審批表，嚴格按照程序和要求審核，對查閱檔案進行嚴格審批，履行好系列手續，避免干部人事檔案的丟失。

（二）創建并完善醫院的人事檔案管理系統傳統模式下的人事檔案管理制度在信息化時代背景下已不相適應，要結合醫院的發展背景對現代人事檔案制度的更新完善，大力推進信息化工作模式。通過數字信息化手段建立起的人事檔案管理系統，集中人事信息資源，并依據不同信息建立起不同查找辦法，對人事檔案進行全面數字化信息技術管理監控，使人事檔案轉向精細化和標準化。由于醫院內部每一個科室的需求都會有所不同，所以，要求系統能夠從各方面分析出數據信息并將其輸出，而且人才關鍵指標也應當在系統中有特定的設置，這樣可以通過特定指標快速檢索出高素質額優秀人才，從而提高醫院各個部門之間數據信息的真實性和有效性，也讓信息獲取更加完整。同時要考慮數據庫的保密性和安全性。在醫院，醫務人員的人事信息都存在于人事檔案中，這些都是醫務人員的個人隱私，在對醫院的人事檔案系統進行精細化的管理時，一定要保證創建的系統擁有較為完善的防護性，只有安全性較強的系統才能夠使人事檔案管理穩定的運行。而且創建人事檔案系統使必須依照規章制度，一定要在制度的管理下進行精細化的系統建設。只有這樣才能夠讓醫院人事檔案管理的內部管理員對信息的保密意識加強，從而提高內部管理的管控效果。另外，醫院人事檔案部門在創建信息化的管理系統時，還要考慮信息的安全性。為了防止有不法分子盜取檔案信息或通過黑客技術竄改檔案信息，還需要為系統設置防火墻，定期為系統做病毒檢測，從而提高人事檔案管理得信息安全性。

（三）提高醫院人事檔案管理人才綜合素質人才是任何一個行業發展的基礎，有了良好的人才基礎才能談壯大發展。人才是醫院發展的首要資源，配備思想政治素質好、工作責任心強的同志專管人事檔案，通過定期培訓學習，學習借鑒外部先進經驗提高自身綜合素質。同時，積極引進優秀專業化的檔案人才，帶動醫院人事檔案工作更加規范化和標準化，提高人力資源管理工作的綜合效率和整體能力。并狠抓人事檔案信息化建設，增強人事檔案信息化意識，不斷提高人事檔案工作人員的業務技能和工作能力，將工作程序規范化，促使工作任務標準化。只有醫院人事檔案管理人員的綜合素質提升，精細化的管理中才會減少細小問題的發生，這樣對于人事檔案管理的質量也會有所保障，同時檔案人員的工作效率也會得到提升。另外，充分發揮醫院人事檔案在提升高素質專業化干部隊伍中的重要作用，保證檔案管理員的穩定性也是一項重要指標。同時，配備穩定的專職人事檔案管理員，盡量減少其承擔或兼任其他業務工作，確保人事檔案管理的專職性與連續性。

四、結語

通過以上分析可知，精細化的管理對于醫院人事檔案的意義是十分重大的。在現代醫院管理制度下，人事檔案管理要想進行精細化的管理，首先要了解當前醫院人事檔案管理存在的問題并提高管理的質量和效率；同時，對人事檔案進行精細化管理還需要為人事部門創建一個信息數據庫，并對相關系統進行完善，保證系統的安全防護性；最后，則是提高該部門人員的綜合素質，使精細化管理落實到人事檔案管理的每一處，只有這樣才會讓現代醫院管理制度中人事檔案管理充分發揮出它的價值。

參考文獻：

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作者：韋師 單位：廣西河池市人民醫院