談機關檔案室管理模式

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機關檔案是機關在各項社會事務管理活動中所形成的所有檔案的總和，是對機關發展過程的原始記錄，在機關發展服務、維護機關利益等方面發揮著十分重要的作用。機關檔案工作人員必須充分認識做好機關檔案管理工作的重要性，認真做好機關檔案管理工作，建立和創新機關檔案管理模式，為機關正常運轉和長遠發展提供服務。但是隨著社會生產力的發展和各種新興學科的產生，各類知識層出不窮且更新速度變快，機關管理事務也越來越多樣化，從而對檔案信息的需求也越來越強烈。機關檔案室的服務范圍、內容都在不斷深化和擴大，特別是現代信息技術在機關檔案管理中的應用，從而使衡量機關檔案室的水平不再是以館藏量為標準，而更多是以機關檔案服務效率和服務質量為重要標準。因此，以物本管理為主的傳統管理模式已經無法適應形勢發展要求，必須實施人本管理新模式。管理模式主要是對管理方式和管理理念的規律性的總結概括。機關檔案室傳統的管理模式是物本管理，主要是以檔案資料為對象的管理模式，機關檔案室建設也是以檔案資料為對象開展的。而機關檔案室人本管理模式則更多的是以人為本的新型管理模式，把檔案使用者和工作人員作為管理最重要的資源和主要對象，機關檔案室建設也圍繞人的需求而開展。在機關檔案室人本管理模式中，要充分考慮檔案使用者的需求，對檔案管理人員的素質能力和各種需求充分分析，使用各種激勵措施充分調動相關主體積極性，提升機關檔案管理水平。

一、機關檔案室人本管理模式

在現代信息管理中，檔案管理系統始終作為一個獨立系統，主要是由檔案信息、檔案設施、檔案管理人員、檔案管理目標和任務等相關要素組成。其中，機關檔案管理人員是現代檔案管理系統各個要素中最活躍和最重要的因素，因此在機關檔案管理模式中，必須把管理的視角和關注點從“檔案”向“人”進行轉變，要樹立“以人為本”的管理理念，在工作設計和管理方式等方面，要更多地考慮人的因素，要對人充分尊重和關心，對機關檔案管理人員的工作積極性進行充分調動，積極思考和主動學習，從而實現機關檔案管理系統現代化功能。首先，現代檔案服務知識性新特點，要求機關檔案室管理必須充分重視知識和人才。現代信息化管理是當前經濟社會發展的必然趨勢，這種信息管理服務的形式也是與電子化、信息化、智能化相互融合。檔案服務的知識性特點，要求機關檔案室工作人員必須具備更高的計算機網絡知識與技能、現代信息技術開發與應用能力，必須從觀念上轉變傳統檔案管理的服務意識，要能夠根據現代信息管理和檔案知識性特點要求，對機關檔案管理工作進行重新規劃，更好地適應現代信息管理和服務要求。其次，現代檔案的服務社會理念的建立，要求機關檔案室管理必須具備更強的服務意識，以用戶為中心。以用戶為中心，是機關檔案管理事業存在和發展的關鍵所在。但是，由于傳統檔案管理中的“重藏輕用、以藏為主”的檔案管理理念影響深遠，導致一部分檔案管理人員的思想意識仍停留在傳統的檔案管理模式中。在現代檔案管理中，強調“一切為了用戶”的服務意識，要以檔案用戶為中心，積極開展各種檔案服務活動。特別是隨著我國檔案管理體制改革的深入，對于檔案服務有了更為全面的要求，檔案用戶對于檔案管理部門的服務質量要求也更高，要求檔案管理部門不僅要能夠提供檔案原始資料，還要能夠快速編寫其所需要的相關參考資料，開展檔案信息二次加工，甚至是三次檔案加工工作。這些都要求機關檔案室必須轉變檔案管理模式，樹立“以人為本”的人本檔案管理新模式。

二、機關檔案室“人本管理”模式構建策略

1.積極開展機關檔案深層次檔案信息服務。機關檔案室人本管理模式構建，就是要以檔案用戶為中心，通過各種現代信息技術的應用，積極開展深層次機關檔案信息服務工作。社會管理需要是機關檔案管理開展的前提。機關作為非盈利社會組織，其所有工作的開展都要以為社會提供服務作為基礎和前提，檔案管理工作也必須更好地服務社會。機關檔案室只有在對自身價值和定位有準確認識的基礎上，堅持服務社會和服務機關的宗旨，并在為社會和機關提供檔案服務中不斷發展，在不斷提升檔案服務質量中獲取檔案管理工作的長足發展。因此，機關檔案室的檔案管理工作要盡可能滿足社會和機關檔案需求，盡可能更多地參與社會管理和服務活動，從而使機關檔案室工作人員對機關檔案重要性和價值有更加清醒的認識，認識到機關檔案是機關服務社會的重要組成部分。機關檔案使用需求是機關檔案室開展機關檔案管理工作的前提和基礎，機關檔案室是否能夠為使用者提供優質檔案服務，是衡量機關檔案管理工作的主要標準。首先，機關檔案室要做到自我加壓，練好內功，自覺接受檔案使用人員的監督。機關檔案室作為機關檔案使用者查檔唯一場所，檔案管理人員的服務態度、服務質量、對館藏資源熟悉度，都是體現機關檔案室服務質量和形象的重要方面，因此機關檔案管理人員在提供檔案服務中，要熱情、熟練，給檔案使用人員一種輕松氛圍，使其感覺機關檔案室并不“神秘”。其次，機關檔案室要采取各種措施加強與檔案使用者之間的溝通與聯系，如設立機關檔案室意見建議箱，在機關檔案管理人員和使用人員之間建立良好的溝通渠道，廣泛收集檔案使用人員的合理建議，要讓檔案使用人員乘興而來、滿意而歸。

2.充分尊重機關檔案管理人員的工作興趣。國內心理學家在研究中發現，在人們日常工作的重要性排序方面，晉升機會、工作滿足感和成就感、責任感等非物質激勵因素占據比較重要的地位與作用。因此，機關檔案室在人本管理模式建設中，必須為機關檔案室工作人員提供更多的發展機會，使他們可以向著既定的目標和方向發展，同時也要根據檔案管理人員的個人興趣與性格特點，為其提供更多的晉升與發展機會，并配合機關檔案管理人員培訓，使他們能夠以更加積極和飽滿的工作熱情投入到機關檔案日常管理和服務工作中。通過機關檔案技能培訓，大大縮減機關檔案管理人員和機關檔案管理需要之間的能力差距，使檔案管理人員成為機關檔案室人本管理模式轉型發展的重要資源。

3.建立健全機關檔案室人本管理激勵機制。第一，要建立機關檔案室人本管理物質激勵機制。機關檔案室在人本管理模式建立過程中，必須充分認識到物質激勵的重要性，特別是針對機關檔案室的地位和機關檔案管理人員物質收入，采取相應的物質激勵手段，如獎金、福利待遇等方面，給予相應的補償，使其能夠充分感受到自身價值所在，從而以更加積極的態度投身于機關檔案管理工作中。第二，要建立機關檔案室人本管理精神激勵機制。對于機關檔案管理人員而言，物質激勵雖然比較重要，成就感和認同感的精神激勵發揮的作用也是不可忽視的。機關檔案室要為機關檔案管理人員提供更多的晉升和發展機會，使他們對自身的工作成就感更加認可。第三，要建立機關檔案室人本管理領導行為激勵機制。對于機關檔案室人本管理模式的建立，領導者發揮的作用是十分明顯的，機關單位領導要以身作則，以自身良好職業操守引導機關檔案管理人員的行為，穩定機關檔案管理人員的心理與情緒，更好地激發他們的工作積極性，使機關檔案管理人員更加真切地感受到領導行為的感召力，從而更加自覺地增強自身工作的責任感。

三、總結

機關檔案室人本管理模式的建立，更加強調要以檔案用戶為中心，充分尊重機關檔案管理人員的興趣愛好，突出機關檔案管理工作的中心地位，營造尊重和關心的良好氛圍，推動機關檔案室長遠發展。

參考文獻

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作者：文暢 單位：阜新市體育事業發展中心（集團）