形勢下人才服務機構人事檔案管理模式

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摘要：隨著社會經濟的發展，我國人才服務機構也面臨著新的發展趨勢。既要滿足社會發展的需求，同時也要不斷地進行改革與創新，尤其是在人事檔案管理方面要不斷地創新和完善管理模式，這樣才能使其發揮有效的作用。文章將對新形勢下人才服務機構人事檔案管理的現狀及所面臨的問題進行深刻的探討與分析，在此基礎上提出具體的優化策略，從而使人才服務機構人事檔案管理工作更加符合新形勢下的發展需求。

關鍵詞：人才服務；檔案管理；管理模式；信息化；新形勢

引言

從20世紀80年代起，就業服務人事檔案已經成為重要的“職業誠信記錄”。對于個人而言，就業服務人事檔案記載著個人的各種信息和履歷，很大程度上是個人身份的說明。對于企業來說，就業服務人事檔案是企業用人的重要參考，有利于企業更透徹地了解就業人員的個人信息。隨著我國市場經濟體制的確立，我國的人事檔案管理制度也需要適應社會經濟的變化，不斷實現改革和創新，因此人才服務機構人事檔案管理工作的服務理念和管理模式正發生巨大變化。作為流動人員人事檔案管理專業機構，人才服務機構該如何適應新的發展形勢，轉變檔案管理和服務模式值得深入探索。

1人才服務機構人事檔案管理工作面臨的新形勢和新挑戰

1.1人事檔案管理制度逐步改革，力求更好地滿足社會發展需求

在我國的社會發展中，尤其是推動我國人才強國的戰略中，人事檔案管理工作起著至關重要的作用，同時也在各項發展需求中不斷演進。2014年，我國為了加強對流動人員的管理，相關部門就對此展開了有針對性的措施，對于流動人員的人事檔案管理工作做出了專門部署和安排，力求使相關服務更加完善。其中對于流動人員的檔案提出了更加明確的管理機制，為了方便后期的管理和服務，需要對流動人員的檔案逐步實現統一化。此外，對于人事關系及相關的檔案轉遞費以及保管費等都要求在2015年1月1日起取消，這就意味著流動人員能夠在一定程度上可以免費獲得各級公共就業以及相關人才服務機構提供的各項服務。由此可以看出，檔案管理的公益化為全國億萬流動人員帶來福利的同時，也對各級公共就業和人才服務機構擂響了改革的戰鼓。

1.2人事檔案規范化信息化管理是大勢所趨

社會的發展離不開對人才的培養，人才隊伍的培養是國家未來長久發展的保障。推動國家人才隊伍的建設已經成為一個重要的課題，而做好人事檔案管理工作恰恰是推進這些工作的基礎。流動人員的人事檔案管理工作要力求做到標準統一化、流程規范化。在人事檔案管理不斷發展的過程中，很多省份都為此做出了改革和創新，尤其是在流動人員人事檔案管理規范化改革的進程中，部分省份就專門為此推出了針對流動人員檔案管理的相關規定，這對于人才服務機構進行流動人員檔案管理工作的規范化和標準化都有很大的促進作用。另外，人事檔案管理信息化不斷推進，不僅強調了對人事檔案管理系統的開發，同時還針對相應的維護和管理做出了相關的規定。對于不同層級具體的實施和利用也給出了相應的解決辦法，這一系列的措施對于人事檔案管理的改革都具有巨大的推動作用。為了促進人事檔案管理的規范化和信息化發展與進步，國家也出臺了一系列政策。通過這些有力的措施和政策保障，不僅有利于人事檔案管理更加標準化，同時也有利于人事檔案在人才市場的快速傳遞。這也倒逼人才服務機構轉變工作方式方法，利用信息化、網絡化的服務手段提供更為規范的管理服務。

1.3企事業單位用工需求趨向多元化，就業人員身份復雜化

現階段，我國很多企事業單位為了滿足不同的用工需求，提高人力資源的管理效率，不再僅僅依靠勞動合同制度和聘用合同制度來進行人力資源管理，而是采用了更加多元化的用工方式。例如，較為常見的勞務派遣制以及勞務承包制等，近些年在企業中的應用非常多。根據相關數據統計，全國有九成以上的大型企業對于勞動派遣服務都有所涉及，勞動派遣服務已經成為很多企業獲得人才的重要途徑之一。隨著社會需求的增加，勞動派遣服務的范圍也在不斷地擴大，而且涉及各行各業的人才，無論是外國使領館，還是企事業單位、非營利性的機構都有所涉及。目前勞務派遣人員也呈現出多層次化的趨勢，不再僅僅局限于農村勞動力和外來從業等領域，而是逐步擴大到了一些高層的管理人員和一些專業的高級技術人員。勞務派遣制度很大程度上解決了很多企業實際的用工需求，而且相對來說這種服務比較靈活，無論是對于企業還是就業人員都具有十分積極的作用，相信在以后的發展中，勞動派遣服務也會在更多領域中得到更廣泛的應用。企業用工多元化的需求，以及就業人員身份復雜化的現狀，是現階段社會發現的普遍現象，這就給人事檔案管理工作提出了更高的要求，只有不斷地改革和創新，才能更好地服務于社會。

2人事檔案管理工作存在的問題和當前的探索實踐

2.1存在的問題

人事檔案管理工作的改革與發展，是我國社會市場經濟發展的必然，它對于我國的信用建設、福利分配以及人才管理等各個方面都提供了有力的制度保障。雖然我國的人事檔案管理模式近些年來也有了一定的改革和發展，但是現行的模式依然難以適應社會發展的實際需求，因此在很大程度上對于社會的進步具有一定的制約作用。

2.1.1人事檔案管理理念落后，公共服務意識不強按照《就業促進法》規定，就業服務機構為“公共服務性質”，人才服務機構作為人才社會化服務體系的重要組成部分，本應為公眾盡可能地提供最大化的服務，但是現階段的人事檔案管理仍然采用的是全封閉性的模式。因此公民很難對自己的檔案記錄有所了解，即便有某些未知的污點記錄，自己也無從得知，這就使得在實際生活中，在某些情況下而因此受挫。另一方面使得檔案工作者認為檔案工作的全部內容就是建檔、存儲、保管，只要承擔好“看護人”的角色就是一名合格的管理人員。

2.1.2人事檔案管理的方式較為落后，影響辦事效率很多人事檔案管理的信息化建設相對滯后，無法滿足社會實際需求。目前，檔案信息化建設工作尚未普遍推行，雖然有些地區對于人事檔案管理的信息化建設已經開始做出初步的嘗試，并制定了相應的規定，開發了相應的程序，但是還是僅僅處于初期的探索階段，涉及的功能還相對較少。在實際的工作中，很多檔案都面臨著反復調用的情況，而依然采用紙質檔案對存檔人員來說無疑是一個巨大的工程，會因此消耗巨大的人力、物力。另外，往往在檔案反復調用的過程中，一旦某個環節出現問題，就很有可能出現檔案損壞或丟失等情況。這將給就業人員帶來不必要的影響，同時還會影響人才服務機構的公信力［1］。

2.1.3“人檔分離”“死檔棄檔”現象嚴重，嚴重影響檔案的權威性和價值的實現由于目前就業形式更加多元化，同時人員流動性較大，在人事檔案管理的過程中面臨很多現實性的困難。“人檔分離”是在很多單位中都普遍存在的一種情況，往往很多檔案會出現一成不變的現象，無法與當事人的實際情況進行及時的同步，因此也就無法發揮其真正的作用，只是流于形式。目前除了公務員及一些事業單位和大型企業等對人事檔案較為重視，還有很大一部分就業單位對此需求并不是十分明確，因此其功能也在逐漸弱化，就會有“棄檔”“死檔”等問題出現，這也成為檔案管理中的一個普遍難題。這些情況不僅無法有效地發揮人事檔案本該有的價值，同時使人事檔案的權威性也容易遭到質疑，長此以往，我國的人事檔案管理工作將會更加艱難［2］。

2.2先行地區人事檔案管理新模式的探索

2012年12月，我國正式開展了人事檔案電子化的新模式探索，率先在成都試行。首先對不同的紙質檔案進行分類整理，然后對此進行了相應的信息化處理，最終形成了與紙質檔案一致的全真電子檔案。有了這些電子檔案，相關工作人員就可以在數字檔案庫中查找相應的檔案，大大提高了工作效率。“電子檔案”建設在全國逐步推進，目前有一些省份開始啟動人事檔案的數字化管理和電子化建設。通過檔案電子化的建設，會有效地提高人事檔案管理工作的效率，無論是檔案的變更、存儲還是調用都會變得更加方便，既節省了時間，同時也在一定程度上節省了在人事檔案管理工作中的投入成本［3］。

2.3新形勢下重構人才服務機構人事檔案管理模式的思考

一是堅持“以人為本”的檔案管理理念，強化人事檔案的公共服務功能。一方面要切實了解就業人員的實際需求，同時也要結合現行社會的發展趨勢，管理模式逐步向人性化和多元化的方向發展。真正地從就業人員和企業的實際需求出發，不斷完善管理服務機制，提高服務質量。在人事檔案建檔的過程中，工作人員一定要秉承認真負責的態度，確保檔案的準確性和完整性，同時規范信息記錄范圍，保障當事人的個人權益。在檔案的服務和利用方面，要逐步實現人事檔案的公開性，增加人事檔案的透明度［4］。二是合理確定人事檔案記載內容，主動適應人事檔案管理信用化改革趨勢。社會經濟的發展會帶動社會文明的發展，因此社會征信體系的建設也是勢在必行，在其不斷推進的過程中，人事檔案的管理工作也要適應其發展需求，不斷地進行轉變和創新。人事檔案不僅僅只是個人身份與能力的體現，同時還是一個人的德、能、勤、績、廉等全方位信息。人才服務機構應主動適應形勢發展的需要，調整人事檔案內容結構；同時可以對其社保繳納以及績效考評等綜合情況進行展現：這些都有利于反映個人的實際情況，從而使檔案的靜態管理逐漸走向動態管理，使人事檔案成為用人單位評價和招聘各類人才的重要依據［5］。三是對于人事檔案管理工作要加強信息化的建設。想要實現人事檔案管理的信息化，不僅要掌握就業人員的數量結構以及分布和流向的具體情況，同時還要實現動態化的更新，從而更好地為就業人員提供有效的服務。另外對于人事檔案信息的管理，要全面推進數據庫的建設，在其建設的過程中，一方面要確保就業人員個人隱私以及國家機密得到有效的保護，另一方面要在此基礎上對人事檔案進行相應的數字化和信息化處理，從而形成一個完整的電子檔案系統，為人才信息網絡平臺提供準確有效的資源。在相關系統及平臺建設的過程中還要制定相應的制度作為保障，確保整個人事檔案管理的科學性和合理性。此外，除了基礎的個人信息，還可以拓展誠信檔案、業績檔案等多種形式，從而使就業人員的檔案更加多元化，也為相關單位提供更多參考的依據［6］。

3結語

綜上所述，對人才服務機構的人事檔案管理工作加強改革與創新，逐漸完善其管理模式，對于我國社會經濟的整體發展具有十分重要的意義。現階段，我國很多地區的人事檔案管理模式仍然比較落后，這不僅不利于提高工作效率，同時也很難滿足社會發展的快速需求。隨著流動人口越來越多，企事業單位的需求更加多元化，因此人事檔案管理的難度也會越來越大。針對我國目前人事檔案管理的現狀以及所面臨的問題，通過科學合理的方法，逐漸加強人事檔案的信息化管理，充分利用互聯網信息技術，構建出一個統一的信息化人事檔案管理系統，這對于我國人才隊伍的建設以及企業的發展都將產生積極而深遠的影響。

參考文獻

［1］梁曉玲.科學發展觀視角下的現代人事檔案管理理念［J］.辦公室業務，2017（11）：142.

［2］半月談.現行人事檔案制度弊端日漸明顯全國超60萬棄檔族［EB/OL］.（2014-08-22）［2020-12-15］.

［3］李衛華.機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究［J］.行政事業資產與財務，2020（11）：32-33.

［4］滕秀茹.數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化［J］.黑龍江科學，2019（15）：84-85.

［5］馮麗博.數字化背景下的事業單位會計檔案管理工作優化［J］.產業與科技論壇，2015（5）：225-226.

［6］謝慶軍.流動人員人事檔案管理和延伸服務：回顧與展望［J］.中國人事科學，2020（7）：74-87.

作者：何雪梅 單位：杭州市婦女兒童健康服務中心