醫院醫務社會工作檔案管理模式構建

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摘要：本文研究和探討了公立醫院醫務社會工作檔案管理的現狀模式，對傳統管理模式進行反思，結合現行醫療管理制度，對醫務社會工作檔案現代管理模式進行展望，有助于進一步促進公立醫院檔案管理的規范化和制度化。

關鍵詞：公立醫院；醫務社會工作；檔案管理

隨著醫改政策的逐步落地，醫學診療服務模式發生了巨大轉變，慢性疾病的發病率也呈上升趨勢，人民群眾對身心健康的關注需求在不斷提高，國家衛生健康委在2018年11月的《進一步改善醫療服務行動計劃（2018-2020年）考核指標》中，將醫務社工制度列為醫療服務一級考核指標，對醫務社工崗位設置和服務時長都有明確的規范和要求。特別是在2020年的“疫情大考”期間，醫務社會工作逐漸成為社會需求強烈、發展速度極快的領域，社會影響力在逐步擴大。

1開展公立醫院醫務社會工作檔案管理研究的意義

國家衛健委《進一步改善醫療服務行動計劃（2018-2020年）考核指標》，河南省衛健委《關于印發河南省醫療系統實施“患者滿意提升工程”工作方案（2018-2020年）的通知》（豫衛醫〔2018〕3號）等文件中明確指出，“建設一支專業化、職業化的醫務社會工作人才隊伍，全面提升醫療服務質量，促進醫患關系和諧發展，提高我省醫務社會工作與志愿服務工作實務技能和專業服務水平。”目前，部分公立醫院會通過聯合社會慈善機構或公益服務部門，開展有專業屬性行業特色和針對性強的醫務社工服務，這些服務可以有效舒緩住院患者的精神壓力，而且可以促進醫患關系和諧發展，減少不必要的醫療糾紛。而重視建立完善的醫務社會工作檔案管理制度體系，對相關工作進行及時、完整、翔實的記錄，也可以從以下方面促進醫院管理工作的發展。

1.1助推醫務社會工作建立長效機制

深度挖掘醫務社會工作檔案管理功能定位，在社工登記檔案制度信息化，服務工作歸檔痕跡化，建立新型檔案載體等方面為醫院管理者提供者更多的決策參考。特別是在當前醫療改革大環境下，醫務社會工作檔案管理職能的現代化和服務機制創新，能夠使醫院管理者對醫務社會工作給予認可，豐富醫務社會工作發展成果，為其他醫療服務工作提供路徑借鑒和參考。

1.2豐富公立醫院的檔案資源和內涵

社會工作領域的專業化、職業化和行業化，有效推動了醫療衛生領域社會工作的發展，也為醫務社會工作發展提供了制度空間。特別是電子政務的革命性發展，對公立醫院開展醫務社會工作檔案管理提供了創新發展平臺。公立醫院以往的醫務社會工作隨機性較強，在活動組織方式與考評機制方面也存在較大隨意性，導致相關記錄資料的不詳細不完整，利用好互聯網信息化平臺，將促進醫務社會工作檔案管理制度的進一步健全和完善。

1.3完善醫務社會工作的考核評價機制

現階段的醫務社會工作主要包括醫院、公共衛生和精神健康三個領域的內容，通過醫療保健和社會福利的有效整合銜接，從醫院、病人和醫患關系三個方面開展服務工作。這就需要多部門的合作實現工作項目的落地實施，各部門產生的文書檔案材料包括實施方案、參與人員信息、服務模式架構等成為支撐下一步工作的重要信息來源。檔案信息的有效整合，可以在醫務社會工作遇到瓶頸時給予指導和支持。檔案管理制度的明晰能夠有效真實反映醫務社會工作的社會評價，但是評價機制的構建是一項長期而復雜的工作，需要醫院和專業醫務社工提供機構溝通協作完成。

2公立醫院醫務社會工作檔案管理現狀

現階段，醫護人員是公立醫院中參與醫務社會工作的活動主體，他們分布在醫院的各個職能綜合協調部門，許多從業人員在承擔著自己本職工作的同時，與醫務社會服務工作交叉開展活動。這種工作開展形式可以充分把握醫務社會工作開展的時效性和準確性，還能通過各自隸屬部門工作屬性不斷豐富醫務社會工作的載體。公立醫院在現階段的醫務社會工作中，主要圍繞參與服務工作者的招募、注冊、管理、培訓、考核和獎勵等各項基礎工作，通過具體個案項目籌劃，為有需求的患者進行社工服務。同時為保證服務的延續性，還會將服務延伸到下級醫療機構或者社區，開展隨訪工作、惠民醫療救助等輔助工作。部分醫院通過病友協會或沙龍平臺開展服務工作，同時為醫護人員提供精神疏導或解壓工作等。在醫務社會工作檔案內容的架構與相關管理制度體系的建設中，相關檔案管理工作者以醫務社會工作服務對象為切入點，力求提高醫務社會工作檔案的利用率，掌握相關檔案提供利用工作的途徑與方式，提升檔案專業技術人員的檔案服務水平，滿足公立醫院發展的需要。但是，這種管理模式也存在一定弊端。因為醫務社會工作人員參與者往往身兼數職，主動參與檔案管理工作的意識性還不夠高，造成以下三個主要問題：

2.1缺乏頂層設計

作為醫院整體管理工作的基礎，檔案的分類與收集管理更多是圍繞醫療、教學和科研工作進行。即便開展了醫務社會工作這項內容，也是圍繞各自行政職能部門的檔案進行歸納整理，由一些承擔工作的職能部門來負責信息采集和檔案管理，并沒有納入到醫院整體的檔案管理工作中來。另外，有的醫院對醫務社會工作的檔案管理制度建立的整體環境和發展空間把控不夠，甚至將此項工作邊緣化。

2.2缺乏系統前瞻性

醫務社會工作作為醫院醫療發展的新興職能，還存在一定的制度空白，這會導致相應的檔案管理制度與醫院其他的檔案工作缺乏一定的契合度，銜接性和連貫性做的不好。同時各項檔案管理制度之間的協調性不夠，制度之間存在內容交叉等問題，也導致檔案管理的一致性變差。此外，該項工作的檔案管理制度在工作組織、原則要求等方面與其他醫療服務工作還有不一致的地方，同一類檔案制度之間也存在著歸口整理、收集時效和卷宗設置不一致的問題。

2.3缺乏動態管理

具體表現在實際工作中，雖然編制了醫務社會工作檔案管理制度目錄，但沒有明確檔案體系的有效期限和修訂周期，沒有處理好穩定發展與創新的關系，忽略了檔案工作制度體系的動態管理。

3促進構建公立醫院醫務社會工作檔案管理模式的思考和建議

模式是一種指導，優良的設計方案有助于達到事半功倍的效果。記錄醫務社會工作的檔案內容涉及醫院發展建設的多個方面，應該視為與醫院同步發展的無形資產，在醫院醫療管理服務中積極發揮作用。建立一套適應公立醫院發展特點的檔案管理制度體系，可以為其他各項醫療服務、科學研究工作的開展創造有利條件，也可以為開展一系列行之有效的服務活動起到基礎性作用。

3.1醫務社會工作檔案制度范圍與流程

醫務社會工作檔案要根據服務對象和活動運轉模式，對檔案實體進行界定和管理。通過檔案分類管理、檔案調閱管理、檔案歸檔管理、檔案銷毀管理等工作，達到檔案信息得到保存或利用的效果。流程節點對應包括檔案審核、銷核、歸檔關鍵流程。

3.2醫務社會工作檔案執行權限劃分（圖1）

3.3醫務社會工作檔案管理分類

醫務社會工作檔案工作體系應包含工作規章、管理制度和業務規范這三個不同層次、不同內容的制度構成。對應醫務社會工作模式，我們可以得出檔案管理大致分類，見圖2。互聯網醫院建設的發展，現代信息技術和辦公自動化的成熟和普遍運用，助推了各類檔案信息從原始的記錄憑證模式向資源管理模式轉變。信息技術的介入，已經包羅了醫院檔案管理工作的方方面面。作為公立醫院，應開展有效的系統化的檔案管理工作，做好數據清理、信息管理規范建設，借助信息自動化管理平臺，設計合理的檔案記錄管理模式和流程，全面實現醫務社會工作的人員招募、活動記錄、培訓交流等信息的有效記錄，提高檔案信息的利用效率，注重檔案管理的連續性和科學性，將檔案管理的事后模式，轉變為醫院醫務社會工作項目信息資源培植與管理的即時模式，充分實現醫務社會工作在醫院發展和文化建設中應有的作用。課題項目：河南省社會科學界聯合會2019年度調研課題，項目編號：SKL-2019-946。

參考文獻：

［1］王樅樅，陳岱云.醫院志愿者組織建設與管理［J］.黃岡職業技術學院學報，2013（6）：104—109.

［2］萬玉俠.行政事業單位檔案管理制度流程體系的研究［J］.文學教育，2018（7）：150—151.

作者：陳雪潔 單位：河南中醫藥大學第二附屬醫院