數(shù)字化醫(yī)院辦公檔案管理模式構(gòu)建

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【關(guān)鍵詞】數(shù)字化時(shí)代；醫(yī)院；辦公檔案管理

醫(yī)院辦公檔案管理，能為醫(yī)院的各項(xiàng)工作開展提供必要的檔案信息支持，科學(xué)地利用檔案文件是辦公室開展各項(xiàng)職能的重要保證，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。作為醫(yī)院辦公智能管理的重要組成部分，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理最終的目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，為醫(yī)院的發(fā)展空間建立有效的大數(shù)據(jù)模型。在數(shù)字化時(shí)代，對(duì)醫(yī)院辦公資源的管理提出了更加高的要求，也提出了更加具體的目標(biāo)，在制度和管理的意識(shí)上需要進(jìn)行有效的優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理的高效利用。

一、醫(yī)院辦公檔案管理工作的重要性

在醫(yī)療制度改革不斷深化的背景下，醫(yī)院辦公室檔案管理逐漸成為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，行政類和綜合類的文件材料越來越多，因此涉及的范圍也越來越廣。醫(yī)院的辦公室作為行政事務(wù)工作的樞紐，檔案管理工作的科學(xué)性和高效性，直接關(guān)系到醫(yī)院管理的現(xiàn)代化進(jìn)程和現(xiàn)代化水平，也體現(xiàn)了檔案管理的整體水平。通過構(gòu)建檔案管理的數(shù)字化體系，不僅關(guān)系到檔案的質(zhì)量和效率，也關(guān)系到醫(yī)院的管理人員對(duì)醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)決策。

二、醫(yī)院辦公檔案管理工作的現(xiàn)狀

數(shù)字化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作要求醫(yī)院具有與之匹配的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以保證檔案數(shù)字化過程中及時(shí)、全面地將檔案進(jìn)行數(shù)字化，這也要求醫(yī)院的局域網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院的實(shí)際需求相匹配。但在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，大多數(shù)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)際需求不匹配，具體體現(xiàn)在醫(yī)院的局域網(wǎng)絡(luò)無法對(duì)檔案進(jìn)行有效利用以及管理、自動(dòng)化和信息智能技術(shù)難以全面及時(shí)普及，相關(guān)人員對(duì)檔案的管理能力和自身的專業(yè)能力還需要加強(qiáng)。當(dāng)前，我國大多數(shù)醫(yī)院在辦公檔案管理方面正處于萌芽期，許多醫(yī)院的辦公檔案管理人員不具備專業(yè)素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)能力水平，也沒有經(jīng)歷過專業(yè)的醫(yī)院辦公檔案培訓(xùn)，在實(shí)際過程中，難以避免地出現(xiàn)了一些問題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是大量的醫(yī)院辦公檔案長(zhǎng)期積壓。由于醫(yī)院辦公檔案工作人員的專業(yè)水平限制，不能在工作中及時(shí)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行整理和歸檔，一些檔案管理人員甚至在工作中遺失了部分檔案，這些問題導(dǎo)致了相關(guān)人員在查找和使用檔案時(shí)無法及時(shí)全面地查找，沒有體現(xiàn)出答案的真正作用，也沒有發(fā)揮出檔案的真正價(jià)值。二是醫(yī)院的辦公檔案管理工作模式和數(shù)字化時(shí)代要求不相適應(yīng)。較為明顯的體現(xiàn)有：一些醫(yī)院在檔案管理過程中，對(duì)醫(yī)院的檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理中，也有一些醫(yī)院只是對(duì)醫(yī)院的辦公檔案進(jìn)行了單純的計(jì)算機(jī)錄入，功能較為單一。這些問題的出現(xiàn)都導(dǎo)致了檔案記錄和保存上需要消耗大量的時(shí)間和精力，這在一定程度上降低了工作效率。此外，一些醫(yī)院對(duì)檔案信息的收集仍然處在人工初級(jí)階段，這樣的現(xiàn)狀使得檔案查閱過程中也需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，在檔案保存過程中需要大量的空間，這些問題的出現(xiàn)都影響了醫(yī)院辦公檔案管理工作的效率，除此之外，醫(yī)院辦公檔案管理模式和管理技術(shù)也存在著一些問題。

（一）管理模式較為落后?，F(xiàn)階段，在醫(yī)院辦公檔案管理過程中，大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理的模式主要是單純地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件資料的錄入，而且功能相對(duì)單一，例如無法進(jìn)行人工智能和應(yīng)用大數(shù)據(jù)篩選和收集。這樣的問題導(dǎo)致了在檔案錄入和檔案保存的過程中需要工作人員消耗大量的時(shí)間和精力操作。此外，在對(duì)辦公檔案文件的收集和查詢上，仍然主要以人工收集和查詢?yōu)橹?，這極大消耗了人力資源和物力資源，難以保證資料收集的準(zhǔn)確性和完整性導(dǎo)致醫(yī)院在查找答案的過程中難以及時(shí)、準(zhǔn)確地查找需要的資料，對(duì)醫(yī)院的工作效率造成了很大的阻礙。不僅如此，醫(yī)院檔案在管理過程中并不能對(duì)醫(yī)院產(chǎn)生直觀的效應(yīng)，這樣的現(xiàn)狀導(dǎo)致醫(yī)院管理人員對(duì)醫(yī)院辦公檔案管理沒有引起足夠重視，這種意識(shí)上的忽略也導(dǎo)致了檔案管理發(fā)展過程中存在較大的制約，也使得檔案管理過程中難以及時(shí)投入人力資源和物力資源以及財(cái)力解決檔案管理過程中發(fā)生的問題，從而導(dǎo)致了醫(yī)院辦公檔案管理過程中容易出現(xiàn)檔案遺失、檔案損壞的情況發(fā)生，這些情況都直接或間接的阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。

（二）管理技術(shù)較為落后。1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。相對(duì)而言，醫(yī)院的檔案管理工作是一件較為枯燥乏味的事情，這不僅要求管理人員耐心和細(xì)心，還要求檔案管理人員擁有較強(qiáng)的靈活工作能力。但在實(shí)際工作過程中，由于檔案人員每天重復(fù)這些繁雜的工作，難免產(chǎn)生反感心理，使得檔案管理人員在工作過程中容易出現(xiàn)懈怠情緒，極大地阻礙了工作效率提升。而且，由于醫(yī)院沒有建立有效的檔案管理模式，容易使檔案管理人員在工作過程中出現(xiàn)偷工減料的情況，從而導(dǎo)致檔案文件資料缺失。2.醫(yī)院管理人員技術(shù)水平不高。大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理并不是醫(yī)院發(fā)展的主要內(nèi)容，因此在檔案管理過程中并沒有專業(yè)的技術(shù)人才參與，由于管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，在檔案管理過程中不能及時(shí)將相應(yīng)的文件進(jìn)行及時(shí)歸檔整理，久而久之造成了大量的文件積壓，甚至出現(xiàn)了文件丟失、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤等現(xiàn)象發(fā)生。經(jīng)過日積月累，這些現(xiàn)象不斷累加，使文件資料后期檢索帶來諸多不便，最終導(dǎo)致檔案管理工作混亂。此外，檔案管理過程中的安全性也是數(shù)字化背景下醫(yī)院辦公檔案管理過程中需要考慮的問題。大多數(shù)管理人員在管理過程中沒有安全意識(shí)，在工作中沒有嚴(yán)格按照流程操作，例如在工作中沒有按照要求對(duì)檔案進(jìn)行備份，只是按照自己的想法進(jìn)行操作，最終導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)差錯(cuò)，甚至給醫(yī)院帶來損失。

三、數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建

（一）更新觀念，正確認(rèn)知。在數(shù)字化時(shí)代構(gòu)建醫(yī)院辦公室檔案管理模式，要求相關(guān)人員，做到觀念上的更新。由于傳統(tǒng)觀念的影響，大多數(shù)醫(yī)院在制定發(fā)展策略的過程中，將醫(yī)院的臨床醫(yī)療作為主要發(fā)展方向，但是醫(yī)院沒有統(tǒng)籌業(yè)務(wù)發(fā)展和基礎(chǔ)建設(shè)，造成了醫(yī)院檔案處在被邊緣化的狀態(tài)，因?yàn)闆]有正確的認(rèn)識(shí)，所以忽略了必要的投入和規(guī)劃，因此在構(gòu)建新模式的過程中要求領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行高度重視，從而加大投入。

（二）提高醫(yī)院辦公室檔案人員專業(yè)性。在醫(yī)院辦公檔案管理工作中，醫(yī)院辦公檔案管理人員的基本工作內(nèi)容是收集資料，對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一的歸類整理和歸檔。在此工作中能否科學(xué)合理地保存資料，保存檔案信息的完整性，不僅是工作人員工作能力的體現(xiàn)，更決定了檔案查閱和檔案的利用效率，這要求醫(yī)院在建立檔案管理模式時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)。

（三）打破傳統(tǒng)的檔案管理模式。打破傳統(tǒng)檔案管理模式，要求醫(yī)院在建立辦公檔案模式的過程中研究醫(yī)院的自身特點(diǎn)以及醫(yī)院的發(fā)展方向，將醫(yī)院的各部門整個(gè)工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的答案放入統(tǒng)一的檔案管理體系之中，在保存過程中應(yīng)當(dāng)分類保存，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)化建設(shè)。在建設(shè)過程中，及時(shí)更新軟件和硬件，并聘請(qǐng)相關(guān)人員針對(duì)具體環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，以此提高辦公室檔案管理工作的效率，通過這些方式，能夠從根本上改善紙質(zhì)檔案保存過程中出現(xiàn)的耗時(shí)較長(zhǎng)，占據(jù)空間大，查找效率低下等缺點(diǎn)。

（四）科學(xué)合理對(duì)檔案進(jìn)行分類。在數(shù)字化時(shí)代構(gòu)建有效的醫(yī)院辦公檔案管理模式，要求醫(yī)院管理從業(yè)人員在檔案管理工作中，要具有正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到文件檔案進(jìn)行歸類整理的最終目的是檔案的高效利用，基于這樣的理念，在整理檔案的過程中要遵循高效實(shí)用的原則。區(qū)分不同的檔案內(nèi)容和不同的檔案保管年限，在保存時(shí)標(biāo)明關(guān)鍵的時(shí)間點(diǎn)和關(guān)鍵字，以便在查閱時(shí)能快速便捷查找。在這樣的基礎(chǔ)和原則上進(jìn)行檔案數(shù)字化，在數(shù)字化之后建立有效的資源共享系統(tǒng)，使醫(yī)院的每一個(gè)部門都能在自己的設(shè)備終端上及時(shí)高效查找醫(yī)院檔案，通過這種方式提升醫(yī)院整體工作效率，簡(jiǎn)化辦事流程，并為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)提供參考。

（五）增強(qiáng)保管意識(shí)。醫(yī)院辦公檔案管理在數(shù)學(xué)化背景下也存在著設(shè)備運(yùn)行安全和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全的問題。因此在構(gòu)建數(shù)字化的模式中，應(yīng)當(dāng)考慮到防止病毒攻擊以及文件損壞或被盜，在此過程中做好備份等工作，是十分有必要的。在信息共享方面，應(yīng)當(dāng)建立起規(guī)范的使用制度，根據(jù)使用者的級(jí)別劃定使用權(quán)限，以保護(hù)核心數(shù)據(jù)的安全性。想要達(dá)到這樣的目的，就要求醫(yī)院在數(shù)字化檔案管理工作中加強(qiáng)法律意識(shí)，建立健全相關(guān)制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制。以此合理提高檔案資源的利用率，使檔案管理工作為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有利條件?？傮w來說，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的認(rèn)知觀念，管理層應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上加大技術(shù)和資金的投入，購買相應(yīng)的管理設(shè)備。另外，任用專業(yè)性較強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員從事工作。以確保相關(guān)工作有效開展，提高工作效率。此外建設(shè)的過程中，要具有安全意識(shí)，使用科學(xué)的方法提高檔案的安全性，在使用的過程中，建立規(guī)范的使用體系，使醫(yī)院辦公檔案管理在醫(yī)院發(fā)展和決策過程中發(fā)揮重要作用。

四、結(jié)語

在數(shù)字化時(shí)代進(jìn)行醫(yī)院辦公檔案管理，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)展的需求，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況做出相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)。在醫(yī)院內(nèi)部建立數(shù)字化檔案和管理系統(tǒng)，明確醫(yī)院辦公檔案管理工作的步驟，建立健全管理機(jī)制；明確管理人員分工，使管理人員能夠?qū)︶t(yī)院辦公檔案進(jìn)行高效及時(shí)的處理，這是時(shí)展的必然趨勢(shì)。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]張澄澄.數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J].信息記錄材料,2016(08):82-23.

作者：李文文 孔雅欣 單位：山東省濰坊市昌樂中醫(yī)院