科學化管理會計檔案與工作創新探討

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【摘要】隨著市場經濟的快速度的發展與調整為了滿足市場經濟的需求，教育體制改革也在不斷地進入市場經濟參與社會主義市場經濟的發展，高等學校作為自我發展及自我約束的事業法人實體，除依靠國家的財政撥款外，還必須充分利用自身的教學與科研優勢等知識的聚集效應，多方面多渠道的籌措社會資金。因此，高校與社會各個部門發生經濟業務往來款日益增多，做好票據檔案管理工作非常重要。

【關鍵詞】會計；檔案管理；聚集效應

什么是會計檔案，我認為也就是人們常說的在經濟業務往來中所發生的各種合同、資料、往來款項、教學、科研以及學校各部門經費支出所發生的費用支出過程的一個真實的歷史記錄。我們檔案管理工作就是把同一年度內的所有會計核算業務的憑證做賬財務報表等等集中統一保管。因此加強財務會計檔案管理是當前高校財務工作中的一個重點工作。隨著高校體制改革建設的步伐不斷的加快檔案的管理越來越顯示出它存在的重要性。

一、高校會計檔案管理目前存在的問題

（一）對會計檔案的現實作用缺少客觀上的認識

會計檔案就是對過去以前年度或者說是對過去一定時期的會計信息、經濟信息的一種記錄，對我們在以后的工作中能夠獲取一定有經濟價值信息，也可以為我們的財務工作發展預測起到一個扶持的作用，也可以為在經濟糾紛中維護自身利益起到舉足輕重的作用。很多的人認為會計檔案只是一個報銷完單據，人們報銷完賬以后什么用處也沒有了，除了供給內部審計、外部審計和行政檢查以外沒有多大的用處了，無法能夠為學校或單位帶來收入，或者說是經濟效益，這是一種比較片面的理解和認識，不符合現在檔案檔案管理者想想的要求。

（二）對會計檔案管理工作的重視程度不夠

會計檔案就是記錄或者說保存前一年度的會計核算業務所發生的每一筆經濟業務往來考證的重要資料和依據。在我們以往的工作中人們往往對會計檔案管理工作這個領域并為得到足夠重視，很多的財務處室都沒有設置一個專職會計檔案管理崗位。大多單位都是由辦公室工作人員兼任，這就造成了會計憑證、會計賬簿、會計資料方面的很多東西在存放及查詢上造成了很多的不必要麻煩，使我們的管理工作上出現了一定的不必要混亂局面。有些單位對保管超期的財務資料、憑證都沒有按照【中華人民共和國檔案管理法】第十條規定對這些會計資料進行及時有效的鑒定。這就造成了對超過保管年限的很多無保存價值的會計檔案大量積累，造成存放會計檔案的管理上的混亂，占有的庫房越來越多設施投入也越來越大造成了一些沒有必要的投入使得國家.及單位造成了大量的人、財、物的浪費。

二、切實做好會計檔案的科學化管理工作

（一）必須做好加強規章制度的建設

高校財務部門應該結合本單位的特點和實際情況，但是必須按照【中華人民共和國檔案管理法】的條例制定一個比較適合工作的管理條例，對其單位會計檔案管理必須按照條例及規章制度所要求的一切來執行這項管理工作。每個單位都應該設立一個負責會計檔案管理崗位，由專業工作人員負責檔案的管理工作。工作人員必須定期向學校檔案室移交前一年度的所有合同、報表和會計憑證等。在會計資料交接前必須做到把一個年度內形成的會計材料按不同的性質分開做到認真清理，保證歸檔質量準確性及全完整，便于財政機關及各部門的查找利用。如果有的學校使用了電子文件在使用過程中必須實嚴格的管理制度和技術措施。我們還要做到對電子文件實行全面全方位的管理及監控，絕對要保證歸檔的會計資料長久的利用。另一點特別說明的，對于長期保管的會計資料的文檔及拷貝光盤應該每半年或一年進行檢查，防止出現人為的損壞或者保管不利損壞等問題，造成電子會計資料及其他資料的丟失等。定期地對檔案室進行通風及清潔工作，嚴格規范檔案件室工作人員的出入管理制度。

（二）加強工作人員的隊伍建設，提高會計檔案的管理水平

如果說一個單位的領導對會計檔管理工作比較關心，那么這個單位的工作人員的自身素質.工作能力.對業務的研究能力肯定要好。如果說一個單位有一個好的領導在監督這項工作，那么必須建立健全落各級會計檔案管理工作的規章制度。分工明確必須建立崗位的責任制。明確區分每一個人的工作范圍及職責。只有這樣才能夠使我們在工作中區分檔案收集者、歸檔整理者、歸檔保管者等工作得到落實到每一個人。高校要培養和選拔一批優秀人員到這個工作崗位上，我認為選拔的最基本的條件是必須是共產黨員而且具有高等學歷的，具有開拓性的青年為好來提高單位及部門工作管理水平。財務處部門和檔案部門聯合起來組織學校各級部門，經常組織一些相關的學習及對相關人員進行理論培訓和一些業務學習，使學校的每一位會計人員及檔案管理工作者認識到他們的每一項工作的重要性，保證會計檔案在歸檔前后準確性及各項工作的完整性和連續性。

（三）加強高校會計檔案管理設施的投入

要想有一個良好的辦公條件，必須有一個良好的辦公場所。在現代化的工作環境中工作，必須要保障辦公設施房屋及辦公環境等方面的改造投入。尤其是辦公房屋的要求是比較高的，因為都在使用現代化辦公設備.人們都在使用電子設備建立電子信息檔案。要求我們在工作中需投入資金對電子設備隨時更新確保設備的良好性，保證信息的歸檔、立卷、查詢、防范會計資料的丟失。因此，必須要求管理工作人員定期都要對文件.資料.會計信息等進行電子文檔全面更新，對一般設備操作的工作人員的計算機要求不能與外部聯網一定要求他們去掉光驅不能把與工作有關系的資料及信息放入網絡設備，這樣做就是防止外入病毒危險及文件資料的丟失。

三、新時期學校會計檔案工作的管理創新

（一）觀念上的創新

要求我們檔案管理工作人員一定要有適應信息時代的優秀人才對會計檔案管理要有改革創新精神，能夠理論聯系實際及關注社會發展信息的工作管理者，善于在工作中揚長、巧于在工作中避短在工作中發揮自身的優勢，又要在工作中能以科學的創新精神和務實的態度服務于人，認真地對待本職工作研究和解決本職工作中出現一些常見問題，在工作中積極去研究和探索創新。我的想法從以下幾個方面研究及探索，第一個方面；要樹立一個對會計檔案工作新觀念的效益理論。保管、利用、開發與效益并存統一新的觀念。目前，我國大部分單位及部門在檔案管理工作上始終停留在老一套的工作管理方式上，建立檔案、管理檔案、你來查找我提供的水平上，學校管理者并沒有高度的去重視這些過去的會計信息對未來高校改革與高校未來發展起到多大的決策與多大參考作用，人們都沒有很好地去利用會計檔案價值與開發，使這些會計原始資料能夠產生出更多的有利用經濟效益。第二個方面；樹立會計檔案服務于社會的效率觀念。在我們的工作中會計資料的查詢程序我認為應該采取服務于人但嚴謹而簡單，在工作中應該做好認真研究會計資料的存放信息需求者需要他們的資料內容及存放在那個地方位置，他們查閱會計資料時都想快點找到.要求我們手續簡單快捷。我們在工作中能否把審查、審核、審批等程序再做的簡單一點，這樣就更加方便高效率地滿足了不同人員對不同信息的需要。第三個方面；強化檔案開放為民服務意識。高校會計檔案管理工作應樹立全方位服務意識，確立檔案資源共同分享的管理理念和為需求者服務的理念，做好內部資源管理，積極組織和更好地開展管理開放式管理工作職能，在做到認真與嚴格重點保密的前提條件下，使其更好的成為高校研究快速發展與為以后發展的可靠依據。

（二）管理上的創新

隨著現在辦公電子信息不斷的快速發展變化，現代網絡技術和現代信息技術這些高科技都在我們工作開展運用了，高校的財務管理工作手段也從手工記賬更新發展到使用微機記賬這對我們來說發生了絕對的變化。因此，工作人員應做到對歸檔電子文件管理同時也要對同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應該在內容及相關說明描述上保持一致。首先，我們在工作中必須要做到要有一個現代化管理模式為主導，在工作中還要做到對檔案管理有一個更加準確定位的管理模式。根據【中華人民共和國檔案法】第十一條規定會計檔案管理必須要做到以下幾個方面，收集資料過程、整理資料、.對會計資料進行分類、排序等過程最后到歸檔整理分門別類的存入電腦，我們必須強調的是，按照有關國家規定的程序對其會計資料多方面的對其內容進行分類、編號、日期確定、目錄都要符合國家規定的標準，做到條理清晰、分類準確、目的明確、保證完整、不能漏失。其次，我們要在管理手段上進行大膽的創新，各高校都在采用先進的辦公技術、先進的設備來加強會計檔案管理工作的同時，必須認真學習好國家的法律法規及【中華人民共和國檔案管理條例】來保證本單位的會計檔案真實性、完整性、準確性。最后我還是要重點強調的是作為一個管理者我們要在體質上有一個創新。檔案工作人員必須做到在工作中要真正建立好一套確實可行完整的規范的管理制度，實現會計檔案統一管理，建全會計檔案管理人員規章制度真正做到崗位責任制，強化法律責任，一定要把高校會計檔案管理工作納入學校重點發展保護對象及整體規劃之中，必須要對檔案管理這個部門進行宏觀管理。

（三）服務上的創新

檔案管理工作人員工作能力好壞及業務素質的水平高低，他們在工作中的服務態度等因素會影響到我們這個部門在人們心中的定位對這個部門服務水平有一個準確評價。一個既有管理能力又有高素質的業務能力的管理人員，他們在工作中能夠有一套對會計檔案工作發展的新設想.也有一種在工作中開拓創新精神人才是我們搞好檔案管理工作的基礎和實現未來的根本保證。首先，我們必須要從最基礎的服務理念上去大膽創新。檔案管理職能部門必須做到大力宣傳服務意識、服務宗旨，讓每一位職工都知道我們工作素質好壞將影響一個部門整體服務水平，大家應該牢固樹立服務意識。其次，在工作中應對我們的服務意識上要有一個大膽的創新，對于檔案管理工作目前肯定地說還有些人不太了解這個工作性質到底是干什么的，我們應該通過各種渠道、多種途徑的方式進行宣傳，使學校的每一位教職工都能夠基本知道這個部門了解到這個管理部門的工作的性質及工作性能，尤其是在學校領導、各部門領導、各個院系的負責人之間廣泛的宣傳，使他們正確認識到檔案管理部門在學校發展中作用與利用會計檔案在學校未來發展的重要性，為學校的發展建設帶來更多的可利用價值。最后，我們應該在服務內容上一定要進行大膽的改革創新。檔案管理部門應根據自身的服務條件為學校的未來的發展提供更多的信息，開展多種服務積極利用現有的資源為學校現代化建設及學校的未來發展提供有經濟價值的信息。學校檔案管理部門一定要充分利用現代化信息技術，實現會計檔案管理智能化、網絡化、數字化、信息化，為學校的發展提供高效、優質、快速的服務。從而不斷的發揮會計檔案資源在高校產業化辦學中起到積極作用。以上所述，就是我對財務會計檔案的科學規范管理與創新的理解和認識，只有科學規范財務檔案管理有利于促進高校整體資金的合理使用和更好的.更加充分的把資金發揮利用。因此，加強高校會計檔案的科學管理，在工作中要大膽的創新，對我們高校的教育體制改革和高校建設發展有著極其重要的意義。

參考文獻：

[1]中華人民共和國.會計法條列[S].[2]中華人民共和國.檔案管理標準系統規范[S].

[3]鄧紹興,陳智為.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社.

作者：倪小勤 單位：內蒙古師范大學財務處