中小企業財務會計管理框架及應用

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中小企業財務會計管理框架是專門針對中小企業會計核算、財務管理、流程控制管理體系的一個理論框架（以下簡稱“管理框架”）,采用會計核算、財務管理、流程控制“三位一體”的結構,以信息傳遞為驅動力,以功能模塊為規則載體,保障企業財務會計管理工作的有序運行。結構形象化、職能規范化、規則模塊化是其鮮明特征,具有廣泛的包容性和良好的適應性,便于學習和推廣,在中小企業中必將具有廣闊的應用前景。

一、管理框架的結構

管理框架的總體目標是資金財產安全,股權債權清晰,數據真實完整,運行合規有序。管理框架采用“三位一體”結構,以信息傳遞為驅動力,以功能模塊為規則載體,保障企業財務會計管理工作的有序運行。同時,可以設置內部專門機構或聘請第三方專業機構提供咨詢指導和監督評價服務。企業財務會計管理工作千頭萬緒、錯綜復雜,本管理框架采用“三位一體”的組織結構,將企業的財務會計管理工作化繁為簡進行重新構建。如圖1所示,管理框架以核心職能為依據,將企業的財務會計管理工作分解成會計核算、財務管理、流程控制三個職能單元,即“三位”；在此基礎上梳理、構建新的管理體系,并通過信息傳遞將各職能單元相關聯,形成一個有機整體,即“一體”。框架結構形象直觀,易于理解和接受。各單元的基本職能分述如下：（1）會計核算單元的職能可概括為：記錄經濟活動過程,報告財務狀況和經營成果。負責管理框架的基礎保障,向治理層（股東、老板）報告財務狀況和經營成果。（記錄報告）（2）財務管理單元的職能可概括為：規范職責權限,設定管理標準。負責管理框架的規劃部署,貫徹治理層（股東、老板）的治理意圖。（規范標準）（3）流程控制單元的職能可概括為：事項的適時觸發,信息的有效傳遞,職責的正確履行,考核的合理設定。負責管理框架的決策執行,將財務會計管理的最終結果呈現給治理層（股東、老板）,發揮著反饋職責履行和管理績效的作用。（傳遞履職）以上三者的具體職能應根據企業的發展狀況進行動態調整,三者關系是相輔相成、缺一不可的,任何一項的缺失或錯誤都會導致管理框架運行的無效或失敗。實務中,上述三個職能單元并非一定對應企業中三個機構,特別是流程控制根本無法對應到一個部門,而在中小企業中,會計核算和財務管理又很可能是同一個部門,所以,關鍵是履行好各自職責,不必拘泥于外在形式。

二、管理框架的運行

（一）管理框架運行的驅動力

管理框架運行的驅動力是信息傳遞。三個職能單元之間及其與治理層之間通過報告、反饋、交換、調整、修訂等管理信息的傳遞履行著各自的職能,維持整個管理框架的有效運行。如圖1所示,會計核算單元向治理層報告會計核算信息；流程控制單元向治理層反饋決策執行情況。治理層通過對收到的報告和反饋進行分析、判斷、評估,如果達不到管理目的或有新的管理需求,則將調整信息傳遞給財務管理單元,由財務管理單元在規劃部署層作出調整,同時向會計核算和流程控制單元發出指令,對其核算辦法和流程制度進行修訂和完善。需要說明的是,流程控制涵蓋了管理框架和職能單元兩個層面的內容,即：管理框架中各職能單元之間的信息傳遞和各職能單元中功能模塊（具體含義見本文第四部分）之間的信息傳遞。站在管理框架層面來說,流程控制是貫徹落實會計核算辦法和財務管理制度、保障管理框架有效運轉的主要手段,它的執行成果是呈現給治理層（股東、老板）和管理層的,是檢驗和評價管理框架合理性、有效性的動態反饋機制；站在職能單元層面來說,流程控制是通過職能單元中各功能模塊之間的信息傳遞,驅動職能單元中各項工作自主有序運行（見圖4所示）,以此保證職能單元整體職責的履行。

（二）管理框架運行的保障和監督

為了保證管理框架的構建合理、運轉正常和執行有效,一般需要設置咨詢指導機構和運行監督機構,但中小企業不可能像大型企業一樣在內部設置這樣的機構,治理層（股東、老板）通常會聘請外部專業機構對管理框架進行構建設計、咨詢指導和和監督評價。最便捷有效的選擇就是聘請具備專業能力的會計師事務所等機構,其一是擔任財務顧問,負責框架的構建設計和日常運行的咨詢指導；其二是執行外部審計,從外部視角對管理框架進行測試和評估,提出相關建議,不斷完善運行機制,以期更好地履行管理職責。同時,治理層聘請第三方機構的做法,本身就是一個信號,對內部人員起到一定的督促作用,有利于保障框架的有效運行。

三、職能單元的運行規則

各單元的基本職能不同,在各自體系內都有各自的運行規則,以保證單元職責的履行。1.會計核算,從國家層面來說,依據主要有《企業會計準則》《小企業會計準則》及相關會計處理規定等。具體到所屬行業及企業,需要在遵循準則和規定的前提下,制定適合所屬行業及企業的具體會計核算辦法。2.財務管理,對國有企業來說,有諸多來自政府層面的制度規定；對民營企業來說,主要是由治理層（股東、老板）制定的財務政策,受外部約束較少。但在制定具體規范時,應堅持基本的管理和控制原則,可以參考《小企業內部控制規范（試行）》（財政部,財會〔2017〕21號）中提出的基本原則、總體要求、重點關注、更新優化等相關內容。財務管理是財務政策制定、貫徹的中樞,財務政策的執行有賴于會計核算、流程控制及非財務會計部門,與會計核算相比,牽涉面更廣泛,需要統籌考慮。3.流程控制。流程控制實質上是貫徹落實會計核算、財務政策,實現管理框架有效運轉的具體操作規程。通常沒有來自政府層面制度規范,沒有現成的模板可參考,一般應根據企業的行業特點、經營模式、管理現狀、員工素質等具體情況,遵循一般邏輯規則,堅持寧簡勿繁、尊重實踐、實用有效的基本原則,制定適合本企業實際的操作規范。上述可見,會計核算、財務管理的相關依據和參考較多,相關制度可以很規范地制定；流程控制相對于兩者來說更強調“一企一策”,可以參考的信息有限。限于治理層（股東、老板）的管理水平和專業能力等原因,一些中小企業甚至沒有成型的流程控制規則,即使有也往往流于形式,而財務會計工作的混亂多來源于此。

四、職能單元的功能模塊

如圖2所示,單元職能的實現依賴于各自內部的辦法、規定、制度、職責、流程等具體規則,功能模塊就是這些具體規則的載體,職能單元則是這些功能模塊的集合。功能模塊之間各自獨立又相互協作,共同完成職能單元承擔的工作。

（一）會計核算中的功能模塊

一般包括：會計科目使用規則、收入確認、成本核算、費用類別設置等。會計核算除遵循企業會計準則、小企業會計準則及相關規定等通用規則外,對特殊的賬務處理、特定科目的核算,可以通過制定會計核算辦法、會計分錄編制方法、費用明細分類等手段來規范。下面以會計核算職能單元為例,對其中功能模塊的構建進行說明。圖3中的“處理器”是會計核算職能的核心,是按照會計處理的通用規則和特殊賬務處理程序設定的功能模塊的集合,其運算實質是通過編制會計分錄進行核算,輸出結果是記錄賬簿,生成財務報表。實務中為了規范賬務處理,除遵照通用規則外,針對特殊的會計處理（包括同一會計事項,不同的會計人員可能使用不同處理方法的情況）,可以將其處理方法編制成固定模式的會計分錄,形成功能模塊,用于規范會計核算。這個單元最重要的工作就是設置好“處理器”,也就是賬務處理的各種功能模塊,最大程度地限制會計人員的隨意發揮,保證會計核算的穩定性和一致性。

（二）財務管理中的功能模塊

一般包括：審批權限的設定、固定資產購置審批、折舊政策的制定、存貨采購與領用、股息分配、獎金分配、投資安排等功能模塊。這類功能模塊在實務中較為常見,也易于理解,本文不再贅述。

（三）流程控制中的功能模塊

至少包括：流程控制圖、傳遞單據、崗位職責等功能模塊。下面以某企業貨物采購流程控制圖為例,對流程控制的各功能模塊做簡要說明,其中包括崗位職責、單據編制、信息傳遞等內容。如圖4所示,整個流程包括：與會計核算部門交換信息,進行會計處理；將信息傳遞到財務管理部門、業務領導進行審批；業務部門執行付款、收貨等操作。從圖中可以看到,流程控制通過信息的傳遞、職責的履行,將會計核算、財務管理和業務部門的工作串聯起來,保證了貨物采購工作的有序進行。

五、管理框架在實務中的應用

“鐵打的營盤流水的兵”,這句話可以很好地解釋這個管理框架。“營盤”是什么？是一塊場地嗎？顯然是不全面的,它同時也是一個由條令、制度、紀律構建起來的管理體系,不僅僅是地理概念。“兵”是什么？是一個個的人嗎？是,也不是。他們是這個營盤（體系）中條令、制度、紀律的履職者,是貫徹管理層意志的執行者,而不是按照自己意志隨意發揮的“自由人”。如果將“三位一體”的管理框架視為一個“大營盤”,那么,其中的各個職能單元則是一個個小營盤,各個小營盤根據職責不同都有各自獨立的運行規則,而各自的運行規則又是服務于大營盤的。小營盤中的兵,各自遵守小營盤的運行規則,履行好自己的職責,才能完成大營盤的使命。比較理想的狀態是,將“三位一體”的管理框架構建成一個“鐵打的營盤”,使之成為脫離于具體管理者而獨立生存的一個運行機制,企業的財務會計管理工作僅靠這個機制即可規范有序運行。可大幅度減少人為干預,有利于提高工作效率,節約管理成本。

（一）管理框架在中小企業中推廣的優勢

1.結構職能標準化與功能模塊差異化相統一的特征,有利于管理框架的推廣和應用。管理框架中,組織結構形象直觀,三個職能單元分工明確,信息傳遞路徑清晰,具有典型的標準化特征,使企業治理層（股東、老板）更容易理解和接受,有利于在中小企業中推廣。實際應用中,由于企業情況各不相同,不存在一套適用于所有企業的萬能制度和通用規則,管理框架各職能單元中的功能模塊又呈現出典型的差異化特征。而功能模塊的差異化恰恰是這一框架開放性的體現,可使企業在保持管理框架結構穩定的基礎上,充分發揮自己的能動性和創造性,因企制宜,探索新的管理方式、方法,配置新的功能模塊,持續為管理框架補充新鮮血液,避免管理框架的模板化、形式化。2.管理框架具有廣泛的包容性和良好的適應性,而非封閉系統。從最原始的管理方式到現代化管理手段,既不排斥“人治”的方式,更不限制企業管理軟件（比如：釘釘、企業微圖3會計核算的功能模塊的運行信等）的使用,都可以與本框架很好地融合,共同完成管理工作。3.管理框架以信息傳遞為驅動力,通過各職能單元中的功能模塊發揮作用,減少了人為因素的干擾,降低了因關鍵崗位（比如：主管會計、財務總監）人員變動對企業的影響,可以保障企業財務會計工作的穩定有序。4.管理框架符合成本效益原則。最顯著的一個效用就是弱化了企業對高端人才的需求,當前高端人才稀缺且成本很高,而管理框架標準化、模塊化的運行機制,可以部分替代對高端人才的依賴,降低人力資源成本,同時并不會降低管理水平,可以普通專業人員的成本完成高端人才的工作。5.管理框架可以提高工作效率,改善人際關系。根據心理學研究成果,人們普遍厭惡被人指使,特別是新一代年輕人,他們雖然遵守規則的意識普遍較強,但也更反感被人指使。如果不改變管理方式,這種心理因素會對工作造成不良影響。這一框架恰恰可以解決這個問題,用規則約束,以信息驅動,減少“人治”色彩,可使企業的工作效率和人際關系得到有效改善。6.管理框架的動態反饋機制,可以滿足治理層（股東、老板）的管理需求,及時發現問題,適時對相關功能模塊進行調整、修訂和完善,保證管理制度與管理目標相適應。比如：根據治理層（股東、老板）管理需求,需要將某項費用單獨核算,就可以對費用分類功能模塊進行適時修訂。7.具體規則的模塊化設置,使管理工作變得靈活便捷。根據工作需要可以配置新的功能模塊,也可以對原功能模塊進行修訂和完善,既保障了各個職能單元正確、合規履職,又保證了整個管理框架結構的穩定運行。比如：出現了一種新的業務形態,收入、成本、費用的確認與之前業務完全不同,可以通過設置新的賬務處理功能模塊,來保證會計核算的正確、合規。8.具體規則的模塊化設置,降低了管理工作門檻,即使是普通崗位上的員工也可以對功能模塊進行構建和完善,把自己的設想和建議變為企業的一項規則,使員工能夠在工作中獲得成就感,既利于激發員工的工作熱情,又能使管理工作不斷完善。

（二）管理框架應用中應注意的問題

1.管理框架的推廣和應用,絕不只是財務會計部門的工作,它是一項管理機制的建立或完善,需要得到企業治理層的認可和授權。對中小企業來說,如果有具備專業能力的人員,可以組建一個臨時機構來完成這項工作；如果不具備,可以聘請第三方專業機構（比如：會計師事務所、管理咨詢機構等）來執行這項工作。2.利潤是企業生存、發展的基礎,而利潤是業務部門創造出來的,不是財務會計部門算出來的。這一框架解決的是財務會計管理問題,財務會計工作是為企業的運營提供基礎服務的,是企業發展中的一個配角,切不可將財務會計工作凌駕于其他業務之上。3.完善的財務會計管理可以有效地減少企業財務風險、提高運營效率,但并不能保證企業基業長青,做好核心業務才是企業的生存發展之道。4.雖然這一管理框架力求以形象化、規范化、模塊化等簡單易行的特點介紹給中小企業使用,但作為企業的治理層（股東、老板）始終要明白,管理沒有標準的模式,適合自己就是最好的,切不可走向為管理而管理的極端。

作者:李海濤 單位:邯鄲易達會計師事務所