公路工程檔案管理規(guī)范化探討

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【摘要】公路工程是中國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，其檔案資料的整理與歸檔事關(guān)公路工程的建設(shè)進(jìn)程與質(zhì)量。本文針對(duì)公路工程檔案管理問(wèn)題的分析，找出規(guī)范改善檔案管理的建議性措施。

【關(guān)鍵詞】公路工程；檔案；管理

一、檔案資料管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作不重視。在我國(guó)的施工單位中，普遍存在著“重外輕內(nèi)”的思想，就是說(shuō)重視工程的施工現(xiàn)場(chǎng)而忽略了工程的檔案管理。管理人員大多沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，只是簡(jiǎn)單整理，并沒(méi)有理清其中的邏輯順序，這就導(dǎo)致了檔案資料中存在許多錯(cuò)誤，從而影響工程的正常施工。其次，施工隊(duì)伍調(diào)動(dòng)頻繁造成資料缺失、重復(fù)整理檔案資料現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）對(duì)檔案管理要求不統(tǒng)一。在公路工程施工項(xiàng)目中存在著檔案管理要求不統(tǒng)一的情況。不同的監(jiān)管機(jī)構(gòu)都有各自的標(biāo)準(zhǔn)形式，對(duì)同一個(gè)項(xiàng)目的要求也不同，其差別主要表現(xiàn)在表格的形式和填寫要求不一致。監(jiān)理單位、施工單位以及上級(jí)主管部門對(duì)此不重視，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這大大增加了工程檔案規(guī)范管理的難度，不利于公路工程檔案管理水平的提高。

（三）管理人員水平有待提高。我國(guó)公路工程業(yè)內(nèi)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，多存在兼職情況。其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠清醒，對(duì)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也不夠熟悉。未經(jīng)受培訓(xùn)的工作人員極易出現(xiàn)資料填寫錯(cuò)誤、檔案分類不當(dāng)、檔案資料缺失等問(wèn)題，甚至?xí)绊懝饭こ痰氖┕べ|(zhì)量和進(jìn)程。

（四）管理系統(tǒng)程序不夠科學(xué)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已被運(yùn)用到公路工程施工中，但在我國(guó)公路工程管理中，自動(dòng)化、程序化水平不高。僅利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔、制表，這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。為提高檔案管理工作效率，在表格形式和填寫要求統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化。

二、工程檔案的特點(diǎn)

工程檔案與一般的文書檔案在形成和管理上有很大的不同，主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）檔案來(lái)源廣，綜合性強(qiáng)。從檔案形成單位來(lái)看，有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位文件；從形成過(guò)程看，有立項(xiàng)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工、驗(yàn)收等各階段的文件；從工程本身看，有各分部、分項(xiàng)工程文件；從文件類型看，有文書檔案內(nèi)容，如計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告，有科技檔案內(nèi)容，如新技術(shù)、新材料的實(shí)驗(yàn)鑒定，還有財(cái)會(huì)檔案內(nèi)容，如預(yù)算、決算、合同等。

（二）時(shí)間跨度大，系統(tǒng)性強(qiáng)。一條公路從立項(xiàng)、規(guī)劃、決策等前期準(zhǔn)備工作，到施工、竣工驗(yàn)收要經(jīng)過(guò)一年甚至幾年的時(shí)間，每一個(gè)階段形成的文件材料共同組成相互聯(lián)系的有機(jī)整體。在不同建設(shè)階段形成的檔案材料盡管有所區(qū)分，但其內(nèi)在聯(lián)系是相互配套的，其全面系統(tǒng)地反映出一條公路建設(shè)的各階段活動(dòng)過(guò)程，為今后的公路管理提供了保證。

（三）涉及部門多，社會(huì)性強(qiáng)。公路交通是社會(huì)公益性設(shè)施，公路建設(shè)必須堅(jiān)持社會(huì)效益第一的原則，這就決定了公路工程檔案的社會(huì)性。從公路工程的外部來(lái)看，它涉及到政府的規(guī)劃、郵電、土管、金融、電力、環(huán)衛(wèi)、園林、公安等部門，具有廣泛的社會(huì)性。從內(nèi)部看，它涉及到公路系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工程、財(cái)務(wù)、機(jī)械等許多部門。從檔案管理的角度，這樣涉及多部門、多層次的檔案管理難度比較大。

三、加強(qiáng)工程檔案管理規(guī)范化的有效措施

基于工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案管理往往落后于主體工程的進(jìn)展，必須采取有力措施，對(duì)檔案管理實(shí)施全過(guò)程管理，才能保證檔案材料收集得完整、及時(shí)，管理更加科學(xué)、規(guī)范。

（一）抓好組織落實(shí)，建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。實(shí)行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，建立綜合檔案室。根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，要求各相關(guān)單位都配備專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)，每個(gè)項(xiàng)目都形成檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)。在工程實(shí)施過(guò)程中，盡管工程和檔案管理人員會(huì)發(fā)生變動(dòng)，但要保證管理網(wǎng)絡(luò)不變，確保檔案管理的連續(xù)性。

（二）確保統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善細(xì)化檔案管理要求。各項(xiàng)目建設(shè)管理單位應(yīng)根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件編制符合各項(xiàng)目管理模式的可操作性編制辦法。要明確案卷格式和填寫要求，細(xì)化檔案資料的整理范圍，細(xì)化組卷要求，特別是各類施工用表的排序，以便于專業(yè)技術(shù)人員操作。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)力度。有關(guān)單位應(yīng)積極組織檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，詳細(xì)講解《工程檔案編制辦法》，貫徹各項(xiàng)檔案管理要求。建設(shè)過(guò)程中應(yīng)到各單位檢查，根據(jù)施工階段的不同特點(diǎn)，不定期舉辦培訓(xùn)班，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和易出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行集中講解，及時(shí)整改。交工驗(yàn)收前，應(yīng)組織各單位管理人員集中對(duì)檔案資料進(jìn)行立卷、歸檔，保證統(tǒng)一要求和標(biāo)準(zhǔn)。

（四）將檔案管理工作納入招標(biāo)合同管理。在文件中明確提出檔案管理的職責(zé)分工、費(fèi)用和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以經(jīng)濟(jì)措施保證檔案管理質(zhì)量。并對(duì)完成檔案材料整理的時(shí)限提出要求，且在合同中注明若不能按合同要求按時(shí)完成工程檔案，則不予進(jìn)行竣工決算。公路工程檔案的管理是一項(xiàng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義的基礎(chǔ)工作，管理好檔案不僅是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任，也是公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要。所以，我們要緊密聯(lián)系實(shí)際，正確理解和規(guī)范檔案管理，更好地為公路建設(shè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的最大價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]楊華.如何做好公路工程內(nèi)業(yè)資料管理[J].交通世界.2012（11）.

作者：朱莉 單位：濱州市沾化區(qū)交通運(yùn)輸局