公路工程合同文件檔案的管理

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一、高速公路工程合同文件檔案管理的缺陷

（一）缺乏專業素質高的合同文件檔案管理人才

高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強的專業性與技術性，要有檔案管理專業的知識和管理經驗，又要有熟悉公路橋梁建設的基本知識，近年來，隨著高速公路工程建設的不斷開展，業務市場競爭十分激烈。為了促使我國高速公路工程合同文件管理的得到有序進行，需具備專業素質高、管理經驗豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設中，仍然比較缺乏合同文件專業檔案管理人才。多數合同文件檔案管理的人員素質不高，缺少較強的工作責任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數檔案管理的人員主要是兼職人員，經常會有輪流上崗的情況發生，是造成整個項目工程合同文件檔案管理較為不規范關鍵，因此，培養合同文件檔案管理的隊伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質是當務之急。

（二）合同文件檔案管理的意識不強

在我國加快高速公路的工程建設的進程中，各承包業務的施工單位競爭十分激烈。部分承包單位為贏得整個工程項目的權，不惜和業主簽下不規范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數承包商在履行合同期間，往往違規辦事，根本沒有按照合同文件要求執行，甚至在出現利益糾紛時，完全拋開合同文件內容，而是通過關系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設工程單位尚未設置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規范的操作流程及管理體系，進而無法及時跟蹤與監督整個工程項目的合同文件檔案動態。

（三）不規范的合同文件檔案

在高速公路的工程施工中，由于各個參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經過甲方業主認同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時，承包商與業主雙方沒有認真分析合同文本，或者對某些條款理解錯誤，對合同的風險評估不夠等，致使最終的合同款項和實際的招投標文本中的相關款項相差甚遠，最終導致合同無法很好的履行，產生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時間要統一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應該給予指正和整改后才能接收，針對上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進措施，才能逐步確保規范高速公路建設的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個項目工程的有序進行，避免不必要的合同糾紛。

二、加強高速公路工程合同文件檔案的管理措施

（一）強化合同檔案管理的規范性

高速公路合同文件檔案管理的主要任務是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項目管理工作的根本，始終貫穿于整個項目工程的各個環節。因此，高速公路工程的技術人員與監理人員，需要與檔案管理人員密切聯系，同時，管理人員必須及時跟蹤工程的施工進度，確保檔案資料的收集完整及準確。另外，工程項目的監理人員也應認真檢查合同文件的內容是否完整、清晰，書寫有無統一、規范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應的合同文件檔案管理問題的出現。

（二）構建完善的合同文件檔案管理制度

在高速公路的工程建設中，應根據合同協議來明確承包商與業主之間的權利與職責，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設單位構建與完善合同檔案的管理制度，依照國家檔案局頒布的法律和法規，國家的合同法和建筑法以及招標投標法等法律政策認真擬定合同文件，明確合同雙方的權利與義務。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規定，均應承擔相應的法律責任，只有不斷完善工程建設的合同文件檔案，逐步規范工程建設的檔案法規，確保合同檔案的法律性。高速公路的業主單位、設計單位、建設單位、監理單位、國土單位、環保單位、水保單位應該主動提供合同文件作為檔案移交，還應明確規定合同文件的負責人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應努力做好本職工作，分清單位內部各級別之間的關系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時性。合同文件檔案作為工程建設的重要組成部分，負責管理檔案的人員必須學會運用先進的科學理念，不斷完善工程建設的合同檔案管理工作，實施動態管理與實時管理，及時發現、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設單位的合法權益不受損害。

（三）強化合同檔案管理人員的知識培訓

強化合同檔案管理人員的知識面，是高速公路工程建設開展檔案管理工作的根本。提高專業人才的隊伍建設問題，不斷強化檔案管理人才的知識與技能培訓，同時引進更多素質高、技術性強的專業人才，可利用在職學習、進修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識水平；可以通過參加國家級、省級、市級檔案局檔案館的長期、短期培訓提高業務知識，也可以參加一些大學院校檔案專業的長期脫產在校學習，以加強現有檔案管理人員的素質，同時逐漸增強他們的職業道德和轉變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術與檔案管理的能力，積極引進大量具有豐富管理經驗的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。

（四）注重合同文件檔案的變更文件管理

高速公路項目工程的具體實施中，通常會出現合同變更的情況，這表示承包商可能有會要求業主索賠的行為，已獲得最大的經濟利益。對此，為減少該種情況的發生，在高速公路工程實踐中應對相關的變更合同文件進行仔細的登記，并作詳細記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進度表、更改意見、變更人員會簽名單等都很重要，另外，負責管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時，不要因為它們是變更文件不予以重視收集和整理。檔案工作人員要明確的自己的工作權利與工作職責，完善構建相應的變更合同文件檔案管理體系，以便對合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進行及時跟蹤和動態管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。

三、結束語

高速公路工程建設能有效促進社會的快速發展，而工程建設能否取得良好的效益，關鍵取決于工程建設的合同文件檔案管理質量。只有加強改善合同文件檔案的管理模式，不斷提高合同文件檔案管理的效率，才能更好地促進高速公路的加速建設。雖然當前在高速公路工程的合同文件檔案管理中仍出現較多問題，通過不斷完善檔案工作管理制度有些問題和現象是可以避免的；只要我們檔案管理人員和相關部門增強管理意識，檔案管理人員要與各個單位、各個部門、及同志多溝通多交流，爭取各方面對檔案工作的理解和支持，改進坐等和坐收合同文件檔案的管理方式，經常深入高速公路工地現場收集合同文件，幫助現場人員分析其問題出現的原因，解決合同文件的歸檔時遇到的具體問題，才能逐步完善高速公路檔案管理的各項工作，為高速公路建設的順利發展服務。

作者：周家興 單位：貴州高速公路集團有限公司