人事檔案管理創新論文
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人事檔案科學化、多元化趨勢的來臨。在改革的背景下,相對于過去簡單的人事檔案,現在人事檔案將不斷順應時展,適應企事業單位對于人才多元化需求,盡可能詳細系統地記錄個人履歷情況。在原有的檔案基礎上加上更為充分、豐富的資料,比如職工興趣愛好、特長、獲獎情況等更加詳細具體的信息,以便企業更充分的了解員工信息,對員工作出客觀、準確、綜合的判斷,對于員工的崗位調整、調動有一定依據。在順應時展的前提下,事業單位改革將越來越重視員工業績,對業績所進行的考核將產生新“檔案”。在事業單位的發展改革中,人員裁減不可避免,看起來不是很重要的人事檔案管理崗有可能被裁,看似不經意的裁減,在一定程度上勢必影響到人事檔案管理工作。信息化時代,事業單位改革將在一定程度上推動傳統人事檔案管理工作的改革。信息技術、網絡技術來臨,根據履歷變化情況及時添加,實時保存高校只能檢索讓方便簡歷查詢,這些技術的普及與運用,讓檔案信息化管理看到希望,這也讓人事檔案管理信息化成為可能。人事檔案管理也將會從傳統繁瑣冗雜低效的傳統時代走向清晰簡潔高效,這將讓人事檔案管理更加專業化,也將更具規模化。
二、人事檔案管理創新思考
2.1人事檔案材料甄選
知識經濟發展時代,人事檔案為了更全面反映的一個人的履歷情況,在原有的基礎上,其內容應該增加以下幾個方面:(1)業務檔案方面做到真實、全面反映出員工德、才、能、績等情況；(2)任務檔案方面能具體表現員工成就及業績；(3)合同檔案方面有益于維護員工和單位權益。作為人事檔案管理工作者,保證所提供材料的真實性,應該如何做到以上三方面的內容,做好材料的鑒別工作？做好人事檔案的材料鑒別,應依據我國相關法律文件為依據。在收集到的材料中真假互存,對于這些收到的材料內容,進行嚴格的確認,而后根據審查結果對材料有針對性的篩選,拿到人事檔案真正有價值的材料,并做好歸檔工作；對于沒有利用價值的材料可進行刪除銷毀,亦或轉送相關部門處理。簡言之,人事材料鑒別工作關鍵所在,即是保留具有真實性的材料,消除沒有保存價值的材料。有效鑒別人事檔案管材料是人事檔案管理工作人員的職責所在,不可推卸、義不容辭。熟記人事相關各項政策法規以及材料收集范圍,其次對鑒別人事檔案材料的各項規定爛熟于心事做好人事檔案管理工作的關鍵所在。在篩選整理人事檔案材料同時,保證材料質量以及材料真實性,提高其使用的價值。如果在整個人事工作流程中沒有材料甄選,那么會出現收集到的材料數量繁多、雜亂,沒有使用價值或使用價值低,占用存放面積等等,出現的這些狀況在一定程度上對人事檔案管理工作造成了很大困擾。由此看來,人事檔案材料甄選是人事檔案管理工作不可或缺的步驟。
2.2建立人事檔案管理新體系
在當今時代,一套健全的的人事檔案管理體系應具備宏觀與微觀管理體系的結合。根據我們國家人事檔案管理體系分類、分層次的方式,人事檔案分類管理為人事檔案管理新體系提供了主要依據。結合我國當前人事檔案發展情況,應注意檔案管理方式整體與細節的結合。對于大型企事業單位的人事檔案管理應做到各單位管理機構的統一；對于中小型企事業,更應如此。在同一的人事檔案管理制度的指導下,企事業人事檔案管理應借助網絡手段,實現對所需人才的全面了解。具體而言,即是通過利用現代網絡計算機通訊等技術,讓以往在不同處所的人事檔案實現社會化的服務。現如今,企事業人事檔案管理可充分利用現代科技,利用多媒體影像、指紋、聲音等電子信息,補充紙質人事檔案材料的不足。在查看所需人事檔案材料時,通過網絡檢索職能方式,通過其方案信息、聲音或者影像全面直觀了解所需人才的資料。網絡計算機技術的廣泛運用,人事檔案信息正不斷不如公開會的趨勢,這也為社會提供優秀、高質量的人力資源信息服務,真正實現社會共享,這是信息時代計算機網絡技術運用對人事檔案創新管理的又一大優勢。計算機網絡技術合理有效的使用,不僅方便使用者,同時提高了人事檔案管理工作者工作效率。
2.3創新人事檔案管理改革工作
事業單位人事檔案管理工作應具備創新精神,這樣也才能讓人事檔案管理工作再一定程度上得到根本的保證。那么對于人事檔案創新、完善以及實用性的改革,應做好意以下幾方面的思考:
(1)人事檔案表格填寫的內容改革。一般情況下,大部分用人單位對人員信息的了解往往來自于其人事檔案填寫的內容,但這也存在一種局限性,表格上所能展示的材料都是有固定的千遍一律的模式,對于個人興趣愛好、特長不能在局限的表格上一一展示,這就造成“知人善用”的不理想,用人單位也在安排崗位時,不能因人而異,安排適合的工作崗位。所以對人事檔案內容改革有利于事業單位進行有效的人力資源配制。國內事業單位可參考發達國家對于人事檔案在建檔以及管理方面工作,比如在任何時候,權利部門可查看的員工血型、獎懲、家庭等全部檔案。
(2)隨著社會經濟不斷發展,人事檔案管理工作也在不斷發生改變,在我國“術業有專攻”的細想影響下,可將人事檔案進行不同層次的分類管理,例如分為技術人員、科研人員、管理人員以及外交人員,根據其崗位特點不同,有針對性進行專業的培訓,這也將在一定時間內提高管理人員、科研人員和外交人員的專業水平。總而言之,要促進人事檔案管理工作由傳統管理到現代化管理的轉變,信息靜態化到信息動態化的轉變,由“個人中心”轉向社會共享型。
作者：呂曉艷 單位：萊陽市機關事業單位社會保險處
