談大數(shù)據(jù)高校電子檔案管理創(chuàng)新

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了談大數(shù)據(jù)高校電子檔案管理創(chuàng)新范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，科學(xué)技術(shù)也有了長足的進步，大數(shù)據(jù)技術(shù)也有了較為廣泛的應(yīng)用，當(dāng)前已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時代。在此背景之下，高校電子檔案管理體系也面臨著一定程度的革新?；诖?，本文簡要闡述了高校電子檔案的作用，并結(jié)合實際情況提出了大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理的創(chuàng)新路徑，以求為高校檔案管理的良好發(fā)展提供理論支持。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；電子檔案管理

在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，高校檔案管理趨于信息化，這樣一來傳統(tǒng)紙質(zhì)的壟斷地位將不復(fù)存在，檔案管理人員在工作質(zhì)效方面進步較大。但由于發(fā)展時間相對較晚，當(dāng)前高校在電子檔案管理中依然存在管理意識不夠深入、存儲安全無法得到有效保證等問題，需要相關(guān)人員引起高度重視，并采取合理的措施進行解決。

一、高校電子檔案的作用

（一）增強工作效率，減小儲存空間在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式之下，檔案管理人員一般會進行實體儲存庫的尋找，接著對數(shù)據(jù)資料進行搬運，并用人工完成分類及整理工作。而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的篩選、錄入、傳輸這類流程僅僅通過計算機便能夠在短時間內(nèi)完成，利用電子載體便可以在虛擬空間之內(nèi)實現(xiàn)存檔分類的操作，這樣一來檔案管理人員的工作壓力就會有較大幅度的減輕，工作效率大幅增強。同時，高校所有學(xué)生都擁有獨特的學(xué)籍檔案，在以往的管理模式下就會讓高校使用較大的占地面積來進行庫房建設(shè)，這樣一來高校就會承受較大的財政壓力。通過電子檔案的應(yīng)用能夠有效解決儲存空間過大的問題，通過網(wǎng)絡(luò)云平臺的利用，可以有效降低高校成本支出，極大地縮減儲存空間。

（二）滿足時展需求，提高檔案管理水平互聯(lián)網(wǎng)為各行各業(yè)提供了較大的便利，也讓電子檔案管理有了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代，通過電子檔案的應(yīng)用能夠?qū)n案管理步驟進行一定程度地簡化，讓檔案管理的質(zhì)效有一定程度地增強，滿足電子化、無紙化辦公這一目的，這也和大數(shù)據(jù)時代的基本發(fā)展需求不謀而合。并且，構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)信息庫之后全體師生能夠更為方便地對相關(guān)信息進行查閱，部分重要信息也能夠共同進行討論與分析，達成資源共享這一目的。步入大數(shù)據(jù)時代之后，高校原有的檔案管理水平已經(jīng)無法跟上時展步伐，如若未能及時作出改良與優(yōu)化，就會對高校檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生不良的影響。而電子檔案的應(yīng)用能夠有效提升高校檔案管理的隱蔽性以及安全性，實現(xiàn)管理信息的自動化處理，最大化地減少檔案管理過程中產(chǎn)生漏洞的情況。

二、大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）健全信息化的電子檔案管理平臺在電子檔案管理模式下，要想實現(xiàn)信息化檔案管理的目標(biāo)就必須依賴于信息化電子檔案管理平臺這一載體。具體而言，電子檔案管理在硬件設(shè)施設(shè)備等方面有著較高的要求，諸如掃描儀、計算機等都屬于剛需的范疇，并且所用的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)具備較強的專用性，所構(gòu)建的邏輯結(jié)構(gòu)必須完善健全，不同工作之間應(yīng)當(dāng)有一個緊密的聯(lián)系，特別是電子檔案管理體系中用于收集與整合數(shù)據(jù)信息的主要站點，不同站點之間應(yīng)當(dāng)有一個良好的銜接，工作效率應(yīng)當(dāng)符合既定的要求，這樣才能夠及時、全方位地對各類檔案數(shù)據(jù)信息進行收集與整合。在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案管理平臺所擁有的功能不能夠過于單一，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)對其功能進行拓寬，以此充分迎合檔案收集、保管、整理、編撰、鑒定、統(tǒng)計、分析、利用等不同方面的需求，給電子檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)為電子檔案管理營造一個良好的環(huán)境，做好防水、防潮、防火等方面的工作，最大化地消除可能存在的安全隱患，從而讓全部電子檔案管理設(shè)施設(shè)備能夠穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

（二）加強電子檔案管理規(guī)章制度建設(shè)要想讓電子檔案管理具備較高的規(guī)范程度，高校應(yīng)當(dāng)加強電子檔案管理在規(guī)章制度方面的建設(shè)。從目前的現(xiàn)狀來看，《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律政策可以作為高校構(gòu)建電子檔案管理制度的理論依據(jù)，并以此為基礎(chǔ)嚴(yán)格按照高校的實際發(fā)展特征，來讓所構(gòu)建的規(guī)章制度更為細(xì)化，讓制度能夠真正覆蓋到電子檔案管理的各個方面，進而讓電子檔案管理相關(guān)行為得到有效的約束。同時，高校相關(guān)人員應(yīng)充分考慮到電子檔案管理不同工作崗位的基本特征，做好職能的明確分配，構(gòu)建行之有效的崗位基本制度、電子檔案管理備份制度、電子檔案查閱及使用制度、電子檔案保密制度、電子檔案傳輸制度等，這樣一來電子檔案管理工作在開展過程中就有了明確的制度支撐，后續(xù)的電子檔案管理也會更為規(guī)范。

（三）提升電子檔案管理的專業(yè)化水平檔案管理工作有著較為復(fù)雜的內(nèi)容，雖然在大數(shù)據(jù)時代工作效率有了較大幅度的提升，但電子檔案管理系統(tǒng)也只能夠完成大部分粗略的內(nèi)容，部分具備較強細(xì)節(jié)性的工作依然要依賴于人為操作。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理有著更高的專業(yè)化要求，不論是收集、整合、歸檔、存檔、查閱電子檔案，還是對電子檔案進行更進一步的操作，都必須有極強的專業(yè)程度作為支撐。例如，在編制和搜集相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的過程中，檔案管理人員對實際范圍了如指掌，并按照高校實際發(fā)展需求編制適當(dāng)?shù)碾娮訖n案。同時，檔案管理人員也應(yīng)在信息安全等領(lǐng)域有所涉獵，最低的要求是能夠有效避免電子檔案各類數(shù)據(jù)信息被盜，從而有效保證電子檔案的安全性。

（四）建立嚴(yán)格的電子檔案管理責(zé)任體系在電子檔案管理推進過程中，由于利用了較為先進的信息技術(shù)，檔案管理人員所承受的工作壓力大幅減少，工作效率有了較大幅度的提升。但因為檔案管理工作在責(zé)任體系方面出現(xiàn)了不夠完善等問題，導(dǎo)致電子檔案管理中產(chǎn)生突發(fā)事件之后，相互推諉扯皮現(xiàn)象層出不窮，這對于高校電子檔案管理而言有著不利的影響。因此，高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的電子檔案管理責(zé)任體系，根據(jù)檔案管理人員的實際能力為其分配合適的工作內(nèi)容，讓其能夠明確自身的責(zé)任與義務(wù)，高校也可以根據(jù)這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息來制作健全的工作手冊，并告知檔案管理人員必須嚴(yán)格按照工作手冊有序開展相關(guān)工作，這樣一來電子檔案管理工作的責(zé)任及權(quán)利就能夠得到正確的分配，為電子檔案管理發(fā)展進程的提速提供實踐上的支持。

（五）強化檔案信息的共享與挖掘、分析在電子檔案管理工作當(dāng)中，高校應(yīng)當(dāng)思考如何將檔案信息的作用、價值最大化地發(fā)揮出來。例如，要強化檔案信息的共享，借助于互聯(lián)網(wǎng)高效互通、互聯(lián)的優(yōu)勢，與地方檔案管理機關(guān)、上級單位和其他相關(guān)單位，建立直接的檔案信息共享渠道，允許相互之間查詢有權(quán)限的、非保密性、非敏感性的檔案信息，為各方的檔案調(diào)閱、使用提供盡可能的便利，提高檔案使用的效率。綜上所述，大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理的發(fā)展任重而道遠，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并站在不同層面對其進行創(chuàng)新與優(yōu)化，從而促進高校電子檔案管理相關(guān)工作的順利開展。

參考文獻：

[1]周曉峰.高校電子檔案管理與發(fā)展思考[J].農(nóng)家參謀,2020(21):258.

[2]鄭婷婷.高校學(xué)生電子檔案的使用及需要注意的問題[J].信息記錄材料,2020(5):80-81.

[3]成珊珊.試論高校電子檔案管理的問題及其解決措施[J].江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2020(2):48-50.

[4]王芳.高校人事檔案管理電子信息化的思考與探析[J].時代報告,2020(9):156-157.

作者：龍宛苡 單位：貴州醫(yī)科大學(xué)