基層單位檔案管理現(xiàn)代化路徑探析

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摘要：檔案是針對(duì)以往發(fā)生過(guò)的人或事的一種記錄，對(duì)各行各業(yè)有著參考和憑證作用。在基層單位中，檔案可對(duì)其起規(guī)范作用，促進(jìn)其前進(jìn)發(fā)展。我國(guó)基層單位檔案管理水平不高，為改變這一現(xiàn)狀，需提高檔案信息化進(jìn)程，促進(jìn)其檔案管理工作的現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)涉及范圍越來(lái)越廣，其技術(shù)也在逐步成熟。由此，基層單位可合理運(yùn)用該技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整、管理，促進(jìn)檔案管理專業(yè)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。本文講述在基層單位中文件檔案管理中遇到的問(wèn)題及解決方案。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；現(xiàn)代化

1引言

隨著信息技術(shù)的逐漸成熟，其對(duì)我國(guó)各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，促進(jìn)著我國(guó)現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。針對(duì)基層單位的檔案管理問(wèn)題，需其合理改進(jìn)人工管理方式，合理利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化不但能節(jié)約人工消耗，還能節(jié)省人員查閱時(shí)間，有利于提升其工作效率?；鶎訂挝坏臋n案管理工作只有不斷的完善更新，與時(shí)俱進(jìn)，才能提升其現(xiàn)代化水平。如何提高基層單位文檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，是現(xiàn)階段較為關(guān)注的問(wèn)題。

2基層單位文件檔案管理現(xiàn)狀

（1）檔案管理制度不完善。針對(duì)目前狀況來(lái)看，基層單位的檔案管理問(wèn)題頗多，其中檔案管理制度制定不完善：①檔案管理工作沒(méi)有統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)，管理人員整理檔案較為隨便，致使檔案查詢不便，尋找檔案不全，不利于其他人員在有效時(shí)間內(nèi)查詢。②檔案文綜上標(biāo)題及檔案目錄不完整，較為嚴(yán)重的是，有的檔案目錄已破損甚至遺失；檔案查詢編號(hào)也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一編寫(xiě)，歸類上特別隨意。當(dāng)辦公人員對(duì)其整理時(shí)，沒(méi)有健全的整理制度，無(wú)法對(duì)整理的檔案進(jìn)行規(guī)范作用，使檔案管理工作無(wú)法有序進(jìn)行。針對(duì)這些問(wèn)題，可顯示出基層單位檔案管理工作制度存在很大缺陷，檔案管理制度不完善，致使管理人員停滯不前，缺乏創(chuàng)新精神，使其工作質(zhì)量下降。

（2）檔案查詢系統(tǒng)不完善。對(duì)檔案進(jìn)行整理歸納是為后續(xù)查詢工作提供便利條件，合理的查詢系統(tǒng)是檔案文件查詢的基礎(chǔ)?？墒歉鶕?jù)目前情況來(lái)看，一些基層單位的檔案查詢系統(tǒng)不完善，無(wú)法快速方便的查詢到自己所需要的完整檔案。其主要的查詢方式依然在依靠人工來(lái)查詢，查詢效率不但低，還浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)精力。

（3）工作人員缺乏專業(yè)化知識(shí)。有些基層單位不注重對(duì)檔案的管理工作，對(duì)其管理人員沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)與培訓(xùn)，促使其專業(yè)化知識(shí)較低。甚至有些檔案管理人員是從別的部門(mén)借調(diào)過(guò)來(lái)的，致使檔案整理混亂或丟失，不利于檔案的有效查閱。

（4）檔案管理人員與其他部門(mén)溝通少。檔案管理工作需及時(shí)搜集、整理、分析相關(guān)資料，因基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視，促使其管理人員與其他部門(mén)溝通少，資料不能在有效時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更新和完善，致使一些資料的缺失及不完整。

3檔案管理現(xiàn)代化的有效方法

隨著時(shí)代的變化，基層單位需利用合理手段，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。其現(xiàn)代化途徑主要是通過(guò)信息技術(shù)和專業(yè)化管理辦法，使基層單位的檔案管理更合理化，從而提高其管理的專業(yè)化水平。

（1）加強(qiáng)檔案管理制度。緊追時(shí)展腳步，基層單位需結(jié)合自身實(shí)際情況合理完善檔案管理制度，從而規(guī)范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用為檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強(qiáng)檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有力開(kāi)展。如：①完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規(guī)范化。②結(jié)合檔案文綜內(nèi)容，規(guī)范檔案目錄、分類序號(hào)等內(nèi)容。③紙質(zhì)版檔案向信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高檔案查詢效率。④完善信息技術(shù)系統(tǒng)，保證檔案信息化安全。⑤單位需定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其人員的專業(yè)水平。

（2）建立完善的檔案查詢系統(tǒng)。基層單位需及時(shí)合理運(yùn)用信息化技術(shù)，節(jié)約人工消耗，提高查詢效率。基層單位需建立健全查詢系統(tǒng)，使其系統(tǒng)更加科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。①利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，建立數(shù)字化查詢目錄，并根據(jù)檔案查詢條件，完善檔案查詢系統(tǒng)。②查詢系統(tǒng)可完善關(guān)鍵詞檢索方法，查詢?nèi)藛T可以根據(jù)自身需要，在查詢系統(tǒng)內(nèi)輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，而后查詢系統(tǒng)可將對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)顯現(xiàn)出來(lái)，這樣的方法可縮短查詢時(shí)間，提高檔案查詢效率。③信息化發(fā)展速度較快，管理者需及時(shí)優(yōu)化和更新查詢系統(tǒng)，完善檔案編輯體系，保證檔案的有效查詢。

（3）增強(qiáng)管理人員專業(yè)知識(shí)；引進(jìn)新人才。國(guó)家對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，基層單位檔案管理復(fù)雜度較高，需提高管理者的相應(yīng)專業(yè)性知識(shí)，促進(jìn)其工作的有效開(kāi)展。①提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，讓其明白檔案現(xiàn)代化管理的重要性，使其對(duì)工作全身心的投入?；鶎訂挝灰残杓訌?qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，如信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)其專業(yè)素養(yǎng)的提高。此外，也需制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，激進(jìn)管理人員的工作熱情，從而提升其專業(yè)化水平。②引進(jìn)新的專業(yè)人才；為提高檔案管理工作的現(xiàn)代化，基層單位需引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的人才，使其發(fā)揮專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，提高基層單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

（4）加強(qiáng)與其他部門(mén)的聯(lián)系。①檔案管理部門(mén)整理資料前，需搜集相關(guān)的文獻(xiàn)資料，因此需要加強(qiáng)檔案部門(mén)與其他部門(mén)的溝通聯(lián)系，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理工作的有序進(jìn)展。②為提高檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，該管理部門(mén)需加強(qiáng)與電子信息部的聯(lián)系，使其為檔案部門(mén)提供完整的信息技術(shù)服務(wù)，促進(jìn)其信息現(xiàn)代化工作的有效開(kāi)展。

4結(jié)束語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，基層單位需積極改進(jìn)檔案管理工作中的問(wèn)題，合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，促進(jìn)其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案是對(duì)以前工作經(jīng)驗(yàn)的記實(shí)，可對(duì)基層單位起到參考作用，利于其后續(xù)的發(fā)展。針對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，本文提出了相對(duì)應(yīng)的處理方案，基層單位需重視起該方案，確保其管理現(xiàn)代化工作的有效開(kāi)展。

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作者：王霞 單位：通化縣環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心