高校文檔一體化管理體系建設

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［摘要］電子文件管理在順應時展的過程中逐漸形成一種新型文件檔案管理，即文檔一體化管理。筆者對高校文檔一體化管理體系建設過程中存在業務規范標準缺失、技術支撐力度不足、文檔管理人員素質較低等問題進行了深入的研究并針對這些問題提出具有針對性的解決對策，從而為高校文檔一體化管理模式的順利實施做出貢獻。

［關鍵詞］高校；文檔；一體化管理體系；建設研究

隨著現代科技水平的日新月異，高校作為高等教育的集中承載地和科學研究的主要力量，電子文件管理在校園信息化建設的潮流中應運而生并在順應時展的趨勢下得以廣泛應用，打破了傳統紙質文檔的管理模式，形成電子文檔和紙質文檔共存的一種新型文件檔案管理方式，即文檔一體化管理。這不僅提高了高校檔案管理的工作效率而且還對檔案信息化的發展起到舉足輕重的作用。

1高校文檔一體化管理體系存在的問題

目前，我國高校文檔一體化管理仍處于起步階段，在檔案信息化建設的道路上存在些許共性問題亟待探討，以下將逐一分析。

1.1業務規范標準缺失

文檔管理體制的分離將導致文件管理和檔案管理這兩個重要環節在工作中缺乏規范化標準，無法對二者進行統一管理。在高校文檔一體化管理實踐過程中，文檔生命周期不同階段的規范標準也會出現不一樣的結果，無法被各部門進行有效采用。因此，明確文件管理和檔案管理的規范標準，統籌規劃文檔一體化管理將勢在必行。

1.2技術支撐力度不足

文檔一體化管理離不開信息化技術水平的建設能力。作為高等教育科研院所，當前高校的工作重心主要集中在教學和科研方面，雖然在技術、理論以及軟件開發上可以滿足文檔一體化管理的技術需求，但在軟件采購、開發和網絡建設等方面均存在一定的滯后性。文檔在處理過程中出現格式混亂、管理軟件功能存在缺陷漏洞等，都會直接阻礙高校文檔一體化管理工作的順利開展。此外，學校對檔案信息化管理工作的重視程度不夠，缺乏文檔一體化管理的信息管理意識，也是導致技術支撐力度不足的一方面原因。

1.3文檔管理人員素質問題

建立文檔一體化管理在一定程度上雖然可以減輕文檔管理人員的工作負擔，提高管理人員的工作效率，但是信息技術的日新月異對文檔一體化的管理人員也提出了更高的要求和標準，短期學習成本易引起部分管理人員的抵制，尤其是一些資歷較深的管理人員對此情況更加排斥。另外，文檔一體化管理在推行過程中也存在些許不完善的問題，加之管理人員素質參差不齊，缺乏創新意識，沒有意識到維護的重要性，也是影響高校文檔一體化管理體系建設的主要因素。

2加強高校文檔一體化管理的有效對策

2.1全面推行高校辦公自動化

科學技術的不斷發展與進步對高校信息化建設水平也提出了更高的標準和要求。高校辦公自動化不僅是社會發展的必然趨勢，也是文檔管理一體化發展的主要手段和途徑。為了順應時展的潮流，必須在辦公自動化程度的基礎上加大投入。首先，要對高校辦公自動化的硬件和軟件進行全面升級，在實際應用過程中滿足文檔一體化管理的基本需求［1］。其次，掃除未進行辦公自動化的工作部門和流程，使辦公自動化進行全面覆蓋。這將在很大程度上取代紙質文件和傳統管理流程，實現電子文檔流程。

2.2建立并規范文檔一體化管理體系

隨著高校工作方式的逐漸改變，傳統、落后的檔案管理制度已無法順應時展的潮流，無法復合現在所需的工作管理體系，因此建立完善的文檔一體化管理體系不僅能夠順利開展文檔一體化工作，而且還可以對高校事業發展起到一定的促進作用。紙質文檔的形成和管理主要在傳統手工環境中嚴格按照順序逐步完成。如紙質文檔需要生產文檔，再進行積累、立卷、鑒定，一切按照順序完成之后，再將其進行歸檔、分類、著錄等一系列步驟。整體來講，紙質文檔的過程比較繁瑣、復雜。而電子文件是在電子文件保管系統內自動形成并進行流轉。其中，部分程序和環節需要同步進行，也就使電子文件中的部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。這兩種文檔形式在計算機水平、組織機構、管理制度、管理理念等方面都會產生不同的變化。因此，電子文檔一體化管理需要從職責方面、管理制度方面、理念方面等各個方面進行創新和管理。

2.3加強文檔一體化技術支撐

隨著科學技術的不斷發展與進步，軟件開發能力也在逐步更新，為了更好地實現文檔一體化管理、簡化文檔管理流程，就要加強開發文檔一體化管理軟件。該軟件是實現目標的主要途徑［2］。由于文檔生命周期的不同、階段不同、管理部門也不同，這些在實際管理過程中會產生很大影響。為了更好地避免這些問題，各高校根據本單位的實際情況，具體問題具體分析，可選擇統一采購文檔一體化管理軟件，也可以選擇自主開發功能完備的文檔一體化管理軟件。該軟件在實際應用過程中，不僅實現所需要的功能，而且還可以在很大程度上保證不同部門在使用過程中的兼容性，從而為文檔一體化管理提供了有效的軟件保障和技術支撐。

2.4提升文檔管理人員整體素質

文檔管理人員在高校文檔一體化管理推行過程中起著決定性的作用，因此要提高文檔管理人員的綜合素質和專業管理水平，這是做好文檔一體化工作的必然要求。首先，設立專門的培訓機構對文檔管理人員進行培訓和指導，加強專業性學習，領悟到文檔一體化管理的重要性和必要性，調動管理人員思想的積極性，還可以使經驗豐富的管理人員開展經驗分享，從而提高文檔管理人員的綜合素質和管理水平。其次，要根據管理的實際情況，建立完善的管理制度，對文檔進行合理、科學的管理。另外，加大文檔一體化管理的宣傳，從而提高工作效率。最后，制訂健全的激勵機制，要堅持德才兼備，德和才二者不可缺一的原則。不能重用才高德寡的施工人員，會導致無法提高管理人員對文檔管理工作的責任心和主動性，在很大程度上會打擊管理人員的工作積極性。所以，要遵循其原則進行合理的制訂，從而激發人員的積極性，提高管理水平，為教學科研和整體事業的發展奠定良好的基礎。

2.5培養文檔管理的創新意識

文檔一體化管理與傳統的分離管理模式存在一定的差異。對于新型的文檔一體化管理模式來講，文檔管理人員需具備較強的創新服務意識，要打破傳統的檔案觀念和工作方式，在實踐過程中及時發現問題并采取有效解決方案，在很大程度上可以使文檔一體化管理順利的推行［3］。所以高校可以廣納賢才，招聘較強的復合型人才，對一些初級和中級檔案工作者進行業務培訓，增強管理人員的業務能力，給高校的文檔管理工作注入一些新鮮的活力和創新的管理概念，進一步轉變管理者傳統的管理意識。只有在實際工作中，將創新的理論與實踐進行有效結合，才能真正摸索出一種順應時展潮流的管理模式，才能推動高校事業的穩固發展。

3結束語

綜上所述，在高校事業發展過程中，文檔一體化管理是極為重要、不可或缺的一項工作。高校事業的穩固發展離不開文檔一體化的規范管理、有效的技術支撐、德才兼備的文檔管理人員和較強的創新意識。既要掌握專業的檔案技能，又要具備良好的管理能力，更要掌握順應時展的先進技術，從而為高校文檔一體化管理模式的順利實施做出貢獻。

參考文獻

［1］張榮.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設［J］.辦公室業務，2017（12：上）：123.

［2］王琳琳.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設［J］.辦公室業務，2017（11：下）：80.

［3］吳海燕.論高校文檔一體化管理的實現［J］.辦公室業務，2017（3：下）：66-67.

作者：黃凱 劉瀟 單位：廣州衛生職業技術學院