單位人事檔案管理現狀及改善對策
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【摘要】人事檔案是記載單位員工個人經歷，工作業績等內容的重要載體，隨著我國人事制度的改革深入推進，企業單位的人事檔案管理工作出現了許多新的問題，影響了企業人力資源的優化配置。本文分析了當前我國企業單位人事檔案管理中出現的新問題，提出了加強單位人事檔案管理的相應對策。
【關鍵詞】人事管理；檔案管理；改進策略
人事檔案是在人事管理活動中產生的，以單位集中保存的歷史記錄，是單位管理人才的重要資料。隨著市場經濟的建立發展，傳統的人事檔案管理模式出現了許多新的問題，已不能適應企業改革發展的要求。根據人事制度改革與市場經濟要求，研究單位人事檔案管理中的問題，探討改善人事檔案管理的策略，有助于為企業加強人力資源管理提供參考。
一、單位人事檔案管理中的問題
1.檔案內容質量較低。我國人事檔案工作歷經多年積累發展，取得較豐富的經驗，隨著社會的發展變化，新的社會環境為企業的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰。人事制度改革的深化使人事檔案管理的作用更加重要。人事檔案能詳細反映員工的各方面情況，而現實中許多單位的人事檔案材料內容質量不高，檔案材料空洞同質，一些材料缺少定量描述，組織意見等內容空乏。無法全面公正評價員工的情況。2.人事檔案管理模式落后。市場經濟的建立與人事體制的改革使傳統的人事檔案管理體制出現新的問題。目前我國企業人事檔案管理模式存在嚴重的分散性，具體表現在人事檔案多頭管理，人事檔管部與業務指導機構聯系不緊密[1]。檔管人員較少參與行政管理部門組織的業務活動。對企業內部人員的流動情況掌握不夠及時全面。市場經濟體制的改革推進使政治體制做出相應改革，許多企業人難以保證必要的檔管庫房設施條件，導致人事檔案材料發生損毀丟失等現象。分散的管理體制破壞了人事檔案內容的有機聯系，難以及時的為人事管理部門提供全面的檔案信息。隨著企業人事制度改革推行，企業普遍實行全員勞動合同制，使得企業員工身份界限逐漸淡化。員工檔案應根據企業改革發展需要進行統一管理。傳統的人事檔案管理體系單一，人事檔案未形成自身管理系統，目前企業人事檔案管理普遍存在重政績輕業績的情況，使得很多人事檔案中不能客觀全面反映員工的全貌。3.人事檔案管理方式陳舊。企業機構改革，崗位人才流動頻繁，使得企業的人事管理情況日益復雜，目前許多單位普遍采用傳統落后的人事檔管模式，傳統的檔案管理模式不能適應社會的發展與企業改革需要。一些單位管理人員素質較低，不能正確使用計算機進行人事管理工作，導致人事管理工作效率低下。一些小型基層單位在人事管理方面投入較少，影響了企業人事檔案管理的現代化發展。
二、改善人事檔案管理的策略
1.加強人事檔案材料質量管理。企業人事管理檔案工作中出現大量問題的根源在于人事部門及單位領導對人事檔案管理缺乏重視，增強企業領導與人力資源管理部門對人事檔案管理的重視，是提高企業人事檔案管理質量的根本途徑。人事檔案從業工作人員應加強宣傳，增強領導的檔案管理意識。檔管人員是人事檔案管理工作的主體，加強人事檔案工作質量，要提高人事檔管人員的政治文化素養及職業道德修養。應加強對其業務素質的培養，使其滿足人事檔案管理工作發展的新要求[2]。人事檔案管理工作者必須改變傳統被動服務的狀態，及時了解組織人事部門的現實需求，更好的服務于人事管理工作。企業人事檔管部門在建設人事檔案材料內容中應加強對人事檔案的動態管理，注意補充反映員工個性的檔案材料，補充反映其全面素質，個人業績等方面的材料。要加強人事檔案工作依法管理，必須建立健全相關規章制度，各單位應結合本單位的具體情況制定本單位的人事檔案信息收集補充制度，交接轉遞制度等，堅決按各種制度規定手續辦理業務。加大對各種利用檔案造假的現象打擊力度。人事檔管部門要與相關人事部門建立聯系制度，確保檔案內容符合單位人員流動情況。要建立嚴格的人事檔案登記制度，加強控制檔案轉遞保管工作中的漏洞。在人事調動時，相關單位要及時向人事檔管部門提交當事人的任免通知。確保檔案信息完整有效。無頭檔案的處理工作關系到對員工的使用管理問題，處理無頭檔案，應鑒別檔案資料的保存價值，對重要的人事檔案加強保管。通過人事檔案形成管理部門，當事人原單位等線索進行查詢檔案資料，處理無線索檔案應根據相關制度規定轉讓當事人原籍檔案館進行保存。要打破以往多頭管理的模式，提高管理水平，實現人事檔案規范化管理。建立與現代人檔案管理制度，將人事檔案管理納入企業檔案管理系統。市場經濟條件下，企業員工級別變化較大，人事檔案管理靈活性較大，應實行適當分級管理。企業的人事檔管工作應實行集中管理模式，以減輕企業負擔，避免出現因企業環境條件較差造成損毀人事檔案的情況。根據各類人事檔案內容的不同，構成有機的管理方法。2.推進企業人事檔案信息化管理。信息化是新時代社會發展的必然趨勢，信息化的快速發展對企業的人事檔管工作提出了新的要求。企業單位要實現人事檔管的現代化，必須在人事檔案管理中運用當代科技新成果，提高人事檔管工作效率水平。加大對人事檔案工作的投入，加強對人事檔管人員的業務培訓，提高其管理能力水平。使企業人事檔管工作適應社會發展需求。
結語
人事檔案是人事組織等部門對人員考核管理中形成的檔案，具有真實性，動態性等特點，是聯系人才與市場的橋梁紐帶。應加強單位領導的檔案管理意識，補充全面的人事檔案材料，不斷提高企業人事檔案材料質量。重點預防處理無頭檔案，加快人事檔案工作信息化管理。使企業人事檔管工作更好的服務于企業發展，適應市場經濟發展需求。
參考文獻：
[1]王英瑋,周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊,2017(01):12-15.
[2]魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊,2016(04):13-16.
作者：肖欽欽 單位：衡陽市不動產登記中心