事業單位辦公室檔案規范化管理措施

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摘要：對于辦公室工作而言，檔案管理占據著極為重要的位置，其直接影響著單位的發展，規范化管理辦公室檔案可以有效規范事業單位的日常工作。檔案管理規范化具有系統性，雖然國內部分事業單位積極引進了各種先進的辦公室信息技術，但是依然缺陷重重，如管理制度不健全、不注重檔案管理等均直接影響了單位工作效率與質量。對此，該文以辦公室檔案管理特點及重要性為切入點，重點剖析現階段辦公室檔案管理存在的問題，并結合自身工作經驗提出規范化管理措施，旨在對辦公室檔案實現高效管理。

關鍵詞：事業單位；辦公室檔案；規范化管理；檔案管理

對于事業單位而言，辦公室重點在于管理單位各項事務，其為事業單位的發展發揮著指導作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務，能夠為單位提供準確、可靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經難以適應新時期發展所需，且直接影響了辦公室相關職能的有效發揮。對此，相關部門應結合實際情況，全方位、多層次分析與總結，制定有效的檔案管理規范，進一步強化辦公室效能。

1辦公室檔案規范化管理的重要性

1.1有利于豐富管理形式

現階段，中國科學技術水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設已經成為必然趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統方式，使用計算機管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學性、規范性和系統性，進一步提高管理規范性。運用計算機可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進了內部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進管理人員提高工作質量[1]。

1.2可以促進檔案管理員提高素質

對于檔案規范化管理，事業單位應高度重視，并在培養人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規范化管理辦公室檔案中發揮了極為重要的作用。人才素養直接影響著工作效率，轉變檔案工作的性質會對工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當前規范化的檔案管理主要運用電子計算機操作[2]。工作軟件的改變對管理人員操作計算機的能力提出了較高的要求，這是此項工作中不可或缺的一項能力。如此，便在日常工作中促進了管理人員的素質以及個人價值和工作能力的提高。

1.3可以促進單位和部門提高管理水平

在事業單位的正常運營中，辦公室檔案發揮著極為重要的作用。除了對單位各種經濟業務、人事變動的信息進行如實記載，辦公室檔案還要注重保存單位發展歷程中重大的證據與史料。而規范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當單位和其他部門展開合作時，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規范化管理檔案，對促進單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學和準確。

2當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1缺少健全的制度

新形勢下，事業單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響[3]。過去，事業單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運用先進的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規操作，導致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響。

2.2忽視辦公室檔案管理

在實際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務，在單位中往往被認為并非主要工作，僅僅只是一項基礎性工作，通常單位的領導者都在主要業務上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性認識不夠，在開展工作的過程中運用的仍是傳統的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎設施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3缺少專業的檔案管理人員

縱觀事業單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現階段單位領導對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因為這一類工作人員對檔案管理的基礎知識了解得較少，在技術操作方面不夠熟練，所以很多時候都無法規范管理辦公室檔案。同時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統教育，且所掌握的檔案管理知識與技能均不夠專業，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很容易出現問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發揮出來。

2.4缺少先進的管理設備

在檔案管理設備方面，事業單位未有較大的投入，對信息技術與科技產品的引進不及時，難以與時展保持同步。同時辦公設備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順利實現檔案工作規范化管理目標，甚至導致檔案管理缺乏秩序性。

3新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

3.1高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領導與工作人員的認識改變，使其認識到檔案管理工作的重要性，運用諸多有效手段積極宣傳事業單位的現代化;檔案管理模式，使相關領導和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發展中，檔案管理工作效率發揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對待此類工作。同時構建激勵機制，以堅實的基礎助力檔案管理工作的良好發展。辦公室檔案管理工作人員應和時展保持同步，立足于工作需求，積極促進自身檔案管理意識和相關法律意識的增強，特別是主要將自身保密意識加強，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參加相關培訓活動，把更為豐富的檔案管理工作技能切實掌握好，促進自身工作素質水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的認識。

3.2構建合理科學的規章制度

健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業單位只有構建合理、科學的規章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時展保持同步，在對新的檔案管理制度進行制定的過程中，要將以往規章制度的束縛摒棄，積極創新制度的內容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對規章制度進行制定的過程中，要充分運用現代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學、安全[5]。構建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應根據相關規定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質

辦公室檔案管理人員的綜合素質對檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質量，就必須有效提升檔案管理人員的素質。具體來說，一方面，要加強培訓檔案管理人員的檔案管理專業知識與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時了解現代化的科學技術，可以熟練操作現代化設備。所以，單位領導在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴格仔細，以制度為依據。當然，單位還要針對檔案管理人員展開專業培訓，幫助其將專業的管理知識與技能掌握，切實提高他們的綜合素質，如此，才可以順利實現辦公室檔案規范化管理的目標。

3.4采用現代化的管理手段促進檔案工作管理質量提升

檔案工作運行中，所運用的設備器材和技術手段、管理質量以及落實規范化的程度息息相關，其具有可把控性[6]。但通過當前實施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術有限等問題的影響下，數字檔案建設方案還是只在小范圍內應用，對順利落實規范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進此類問題：首先，各單位需結合現代化技術革新需求，在檔案管理室中靈活應用計算機等現代化設備，并把現代化設備和紙質檔案管理工作聯系起來；其次，以不同形態的電子檔案為基礎，在信息技術發達的地區，有效采用以數字模式形成的電子信息檔案，此形態的電子檔案十分完整、便捷，實用性較高；最后，就信息技術發展落后的地區，可以借助再加工紙質檔案，將原件數字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質檔案，對檔案規范化管理意義較大。

4結語

綜上所述，檔案管理工作是事業單位極為重要的一部分。辦公室工作效率的高低，單位運行的正常與否，在很大程度上均受到檔案管理規范化水平的影響。辦公室檔案管理相較于其他單位工作來說，內容繁瑣、復雜，因此，需要相關人員轉變傳統檔案管理方式，積極對檔案管理方式進行更新，增強檔案管理的便捷性、高效性。除此之外，該項工作的開展還要求檔案管理人員具備較高的素質，同時需要加大檔案信息化建設。總之，為較好地滿足現代化辦公室檔案管理工作的需求，需要各方面一同努力，齊心協力促進檔案管理工作效率的提高，相信把現代化的管理手段應用到辦公室檔案管理工作中，勢必能夠促進事業單位的良好發展。

參考文獻

[2]蒙天池.辦公室檔案管理工作規范化思考[J].辦公室業務,2020(8):117,143.

[3]鄧藝琳.新時期辦公室檔案管理策略研究[J].辦公室業務,2019(14):119.

[4]馮婭.事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].科技創新導報,2019,16(17):155-156.

[5]王丹.淺析辦公室檔案管理工作措施[J].東西南北,2019(11):159.

[6]史凱杰.淺談辦公室檔案工作的規范化管理[J].農家參謀,2018(16):231.

作者：林泓鈺 單位：廈門產業技術研究院