大數(shù)據(jù)醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理
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摘要：隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已滲透到各個產(chǎn)業(yè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可彌補傳統(tǒng)科研檔案管理的不足，推動醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展。本文即針對當(dāng)前醫(yī)院科研檔案管理的缺陷，對大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理中的應(yīng)用進行探討。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；科研檔案；管理
隨著大數(shù)據(jù)環(huán)境的逐漸形成，科研實驗數(shù)據(jù)等資料愈發(fā)依賴電子檔案的形式保存，這無疑對科研檔案管理提出了新的要求。與此同時，創(chuàng)新性思維作為科研工作的核心，尤以科研信息的時效性為重。而傳統(tǒng)的科研檔案管理方法難以對科研檔案進行高效管理，因此科研檔案管理要求對已接收材料進行全面細致的歸類整理，建立并完善科學(xué)、系統(tǒng)的管理體系。毋庸置疑，高效、嚴謹?shù)目蒲袡n案管理對提高醫(yī)院科研水平、促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要意義，是醫(yī)院提高醫(yī)教研整體水平的必要條件。
一、醫(yī)院科研檔案管理的缺陷
（一）科研檔案管理人員缺乏專業(yè)性當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的科研檔案管理人員未進行統(tǒng)一規(guī)范的培訓(xùn)，因而易造成基本業(yè)務(wù)不熟悉、檔案管理意識薄弱等問題。相關(guān)檔案管理人員通常只掌握基礎(chǔ)的文檔收集能力，在面對如電腦因病毒而死機等突發(fā)情況常顯得手足無措。其接受專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機會較少，檔案管理系統(tǒng)知識無法及時更新，從而造成檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作效率低下，難以迅速適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理事業(yè)提出的更高要求。
（二）科研檔案管理意識落后很多醫(yī)院對科研檔案管理不夠重視，未形成規(guī)范的科研檔案管理體系，更無相應(yīng)完整的科研檔案管理規(guī)定。同時，醫(yī)學(xué)研究工作者、科研人員和管理人員缺乏歸檔意識，使得科研檔案材料雜亂無序，難以對原始數(shù)據(jù)進行高效利用?？蒲腥藛T專注于實驗研究，往往出現(xiàn)檔案記錄書寫不及時、檔案記錄格式不規(guī)范等情況，最終使得檔案文件質(zhì)量不高。在上交材料時也僅按規(guī)定直接打包上交，并未進行進一步的歸納整理。而檔案管理人員也僅是將各項科研項目、科研成果進行簡單登記，從而導(dǎo)致很多資料信息不能得到妥善地歸檔和保管，為將來材料的應(yīng)用造成不便。
（三）科研檔案利用率低由于缺乏具體的科研檔案管理應(yīng)用規(guī)定，檔案管理人員有時對各科室上交的科研材料過分保密，以致于許多有利用價值的檔案資料只能被部分人員查閱，檔案利用率低。當(dāng)前以人工管理為主、紙質(zhì)文件與電子檔案并存的管理辦法，使得科研人員及管理人員在科研數(shù)據(jù)查詢和管理工作中面對未經(jīng)歸檔分類的數(shù)據(jù)不得不做大量的重復(fù)性工作，造成不必要的時間浪費。而智能化數(shù)字管理平臺的缺乏也使得數(shù)據(jù)分析的有效性受到限制?，F(xiàn)在廣泛應(yīng)用的信息檢索系統(tǒng)，僅能搜索到表面上與所需材料相關(guān)的信息，無法對數(shù)據(jù)進行進一步挖掘分析，從而忽視了許多有內(nèi)在聯(lián)系的寶貴資源。
二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在科研檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用
（一）大數(shù)據(jù)檔案管理的優(yōu)勢
1.增加存儲空間，減少資源浪費科研檔案尤以數(shù)據(jù)多為特點，漫長的實驗周期更是使得一份科研檔案里所囊括的材料數(shù)量驚人。而當(dāng)各種類型的數(shù)據(jù)資料錄入進數(shù)字管理平臺，其極大的儲存空間避免了傳統(tǒng)儲存方式下由于文書材料數(shù)量多而導(dǎo)致的儲存空間有限的情況，與此同時還可以解決紙質(zhì)資料受潮受損的問題，降低檔案儲存成本的同時節(jié)約了各類資源，踐行了“綠色”發(fā)展理念。
2.避免檔案丟失，加強數(shù)據(jù)保密在傳統(tǒng)人工檔案管理的過程中，難免會遇到材料丟失或難以查找的窘境，以及對某些重要數(shù)據(jù)泄露的擔(dān)心。數(shù)字管理平臺的應(yīng)用使得各類文檔數(shù)據(jù)得到永久保存，在需要時僅需簡單搜索便能獲得想要的材料。此外，檔案管理人員可通過對機要檔案進行加密處理，限定可查閱人員權(quán)限，既實現(xiàn)了科研數(shù)據(jù)的共享，又避免了關(guān)鍵信息的泄露。
3.提高工作效率，促進資源利用應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能提高工作的效率及準確度，并且能增加科研原始數(shù)據(jù)的利用效率。在大數(shù)據(jù)和云計算的環(huán)境下，隨著智能化數(shù)字管理平臺的建立，檔案管理人員可通過其協(xié)助迅速對各類科研檔案進行合理的歸納整理，并將科研檔案與醫(yī)院其他類別的檔案信息綜合聯(lián)系，形成一套強大的數(shù)據(jù)庫。在此情況下，科研人員通過合理分析電子檔案便可及時得到與研究人員所探索課題相關(guān)的有利數(shù)據(jù)資料，促進了資源共享，提高了各類資源的利用率。
（二）智能化數(shù)字檔案平臺及管理團隊的設(shè)立
1.構(gòu)建智能化數(shù)字檔案平臺對各類科研數(shù)據(jù)高效分類、歸檔、應(yīng)用等的實現(xiàn)，均需以擁有成熟強大的智能化數(shù)字檔案管理平臺為基石。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實際需求，積極建立開發(fā)智能化數(shù)字檔案管理平臺，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)永久保存、資源合理共享、信息查閱利用便捷等需要。系統(tǒng)穩(wěn)定、分類清晰、使用簡便，是理想數(shù)字化檔案管理平臺應(yīng)具備的特點。因此，醫(yī)院必須具備高質(zhì)量、高性能的硬件設(shè)備以維持管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，同時定期維護、更新相關(guān)系統(tǒng)。依托該平臺，數(shù)據(jù)的查閱、應(yīng)用必須經(jīng)過個人身份信息驗證，保密級別高的材料借閱也必須經(jīng)申請及審核后方可查看，使得科研檔案客觀性、保密性得到了保障；檔案管理人員可根據(jù)平臺上明確的分類指示對科研數(shù)據(jù)進行歸檔整理，在減輕了工作負擔(dān)的同時提高了工作效率；科研人員可直接于智能化數(shù)字檔案管理平臺上傳相關(guān)實驗數(shù)據(jù)，同時可以利用系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫中各類資源進行分析，獲得對深入研究有所幫助的材料，既增強了各部門間的資源共享和交流合作，又助力了科學(xué)研究的進一步發(fā)展。
2.培養(yǎng)專業(yè)管理團隊現(xiàn)代化檔案管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代知識的復(fù)合型人才。為實現(xiàn)數(shù)字化檔案平臺的建立與成熟，醫(yī)院應(yīng)建設(shè)具有專業(yè)計算機技術(shù)的硬件支持維護隊伍，及有一定專業(yè)檔案管理相關(guān)知識儲備的管理團隊，以更好地與數(shù)字化檔案管理平臺相配合。檔案管理人員除具有專業(yè)檔案管理知識外，對一些實用計算機技能也應(yīng)有一定掌握，以便更好地為電子檔案資料管理服務(wù)。此外，醫(yī)院還應(yīng)定期舉辦分別針對計算機技術(shù)人員、檔案管理人員及全院科研人員的培訓(xùn)，使數(shù)字化檔案平臺與時俱進地更新完善，使檔案管理人員強化檔案管理能力及相應(yīng)數(shù)字化平臺應(yīng)用技術(shù)，使全院科研人員熟悉如何正確于科研中利用該平臺，從而全面提升醫(yī)院科研檔案資料管理的質(zhì)量和效率。
3.形成完整的檔案管理體系為建立規(guī)范的檔案管理體系，從領(lǐng)導(dǎo)到每一位員工都必須提高對科研檔案管理重要性的認識。首先，醫(yī)院應(yīng)將科研檔案管理納入長期規(guī)劃中，充分考慮其平臺建設(shè)及團隊成立的需要，及時提供相應(yīng)資金、制度等幫助。其次，醫(yī)院應(yīng)制定盡可能精細、詳備的科研檔案管理制度，為檔案管理人員的工作提供依據(jù)，為科研人員材料上交、檔案利用等環(huán)節(jié)提供指導(dǎo)，使得各環(huán)節(jié)工作富有條理，提高效率。最后，科研檔案的管理需與醫(yī)院其他檔案資料有機結(jié)合，依托于智能化數(shù)字檔案管理平臺，建立醫(yī)院各類別檔案的交互網(wǎng)，便于在科研中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫分析、篩選相關(guān)材料，取其精華、去其糟粕，使醫(yī)院檔案在實驗研究中充分發(fā)揮作用，提高各類資源的融合度，深入開發(fā)數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值。綜上所述，科研檔案是醫(yī)院的重要財富，其蘊藏著巨大價值有待開發(fā)。隨著醫(yī)療行業(yè)大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，檔案的管理形式也在不斷創(chuàng)新、豐富。因此，醫(yī)院必須跟上時代前進的步伐，成立專業(yè)的技術(shù)支持團隊，建設(shè)強大的數(shù)字化科研檔案管理平臺，并及時更新改進，加強檔案管理團隊專業(yè)技能，設(shè)立精細的科研檔案管理制度，形成全面系統(tǒng)的科研檔案管理體系，提高全院員工對科研檔案管理的重視程度。
作者：曾紅華 單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)
