精準(zhǔn)扶貧下的高校檔案規(guī)范化管理
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摘要:精準(zhǔn)扶貧已進(jìn)入關(guān)鍵期，對扶貧檔案的需求也日益突顯。扶貧檔案在高校扶貧工作中起到了關(guān)鍵性作用，因而高校精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理研究尤為重要。文章對目前高校扶貧檔案規(guī)范化管理所取得的成效進(jìn)行了歸納，從三個(gè)方面對精準(zhǔn)扶貧高校檔案規(guī)范化管理存在的問題進(jìn)行了分析，創(chuàng)新完善學(xué)校檔案管理保障體系、創(chuàng)新檔案服務(wù)理念、創(chuàng)新檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)三方面提出了創(chuàng)新路徑。
關(guān)鍵詞:高校;精準(zhǔn)扶貧檔案;規(guī)范化管理
2013年，首次提出“精準(zhǔn)扶貧”。2016年國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)了《關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧工作意見》和《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》，明確提出要真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、全面地記錄我國精準(zhǔn)扶貧工作全過程〔1〕。目前，精準(zhǔn)扶貧已進(jìn)入扶貧關(guān)鍵期，對扶貧檔案的需求也日益突顯。扶貧檔案在做好高校精準(zhǔn)扶貧工作中起到了關(guān)鍵性作用，因而，高校精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理研究尤為重要。
一、高校精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理的意義
檔案規(guī)范化管理是維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作，不僅為本單位提供檔案依據(jù)，還要為社會各方提供服務(wù)。扶貧檔案是做好精準(zhǔn)扶貧工作的基礎(chǔ)，扶貧檔案的質(zhì)量直接影響到扶貧工作的發(fā)展。扶貧檔案在高校扶貧工作中發(fā)揮著重要作用。一是紀(jì)實(shí)作用，扶貧檔案記錄了高校扶貧工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、影像、具體措施、典型事例以及高校扶貧工作階段性成果;二是指導(dǎo)作用，高校扶貧檔案的規(guī)范性、準(zhǔn)確性對于幫扶工作、脫貧工作是否精準(zhǔn)，整體扶貧工作是否更加有效起到了參考與指導(dǎo)作用〔2〕;三是監(jiān)督作用，高校扶貧工作中產(chǎn)生的票據(jù)、憑證以及財(cái)務(wù)檔案都是高校扶貧資金使用的有效監(jiān)督與保障。
二、精準(zhǔn)扶貧高校檔案規(guī)范化管理的基本方法及存在的問題
(一)基本方法1．學(xué)校重視扶貧檔案建設(shè)。扶貧初期，高校對精準(zhǔn)扶貧檔案工作的重視程度不夠，存在著重經(jīng)濟(jì)輕檔案現(xiàn)象，檔案工作停留在應(yīng)對檢查上，缺乏整體安排、統(tǒng)籌部署。針對這些不足，部分高校實(shí)施了系列舉措(以朝陽師范高等專科學(xué)校為例)，取得了良好效果。(1)調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。校黨委書記任組長，分管檔案工作的副校長任副組長，成員由系(部)及職能部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。要求各部門指定一名檔案員，該檔案員要同時(shí)具備檔案與扶貧相關(guān)知識。人員一經(jīng)確定，及時(shí)到領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室備案。(2)扶貧檔案相關(guān)知識培訓(xùn)。根據(jù)扶貧工作需要，學(xué)校對扶貧專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。一是開展扶貧檔案搜集工作培訓(xùn)。制定收集計(jì)劃、收集提綱，采取合理的收集方式和方法，提供信息收集成果。比如:由學(xué)校組織部提供扶貧檔案資料，由學(xué)生處提供建檔立卡貧困學(xué)生資料等。再如:以報(bào)告、摘編、圖表等形式把信息整理出來，不符合要求的材料要補(bǔ)充收集。二是檔案分類工作培訓(xùn)。朝陽師專采用的是問題分類法，具體分類為:幫扶對接建檔立卡;貧困學(xué)生建檔立卡;幫扶措施及成效;扶貧資金管理;典型事例。由專職檔案員指導(dǎo)檔案分類依據(jù)、檔案分類方法、檔案分類說明等。三是檔案管理系統(tǒng)軟件操作培訓(xùn)。包括檔案管理系統(tǒng)軟件基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，電子檔案鑒定、整理、編撰，歸檔技術(shù)培訓(xùn)，網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)。(3)設(shè)立扶貧檔案考核制。為確保扶貧檔案的有效管理，學(xué)校設(shè)立了扶貧檔案考核制，對未達(dá)標(biāo)環(huán)節(jié)及部門責(zé)令整改，直到完全達(dá)標(biāo)。考核內(nèi)容:一是考核扶貧兼職檔案人員備案情況，要求人員及時(shí)到位，備案手續(xù)齊全;二是考核扶貧檔案工作搜集情況，要求按時(shí)提交搜集計(jì)劃，撰寫內(nèi)容;三是考核扶貧檔案搜集方式方法，各部門搜集手段均屬正常采集方式;四是考核收集扶貧信息成果，考核發(fā)現(xiàn)，搜集形成的報(bào)告、摘編、圖表等都不同程度地存在敘述不完整、圖表錯(cuò)誤、記錄粗糙等現(xiàn)象，要求修改后由檔案室負(fù)責(zé)人審核通過再次提交;五是考核扶貧檔案分類是否準(zhǔn)確，內(nèi)容是否詳實(shí)、工整，檔案目錄標(biāo)簽是否齊全等;六是對檔案人員計(jì)算機(jī)培訓(xùn)進(jìn)行考核。由于學(xué)校高度重視，扶貧檔案工作從搜集、整理到編撰、歸檔，整個(gè)程序科學(xué)規(guī)范，扶貧檔案由單純紙質(zhì)檔案逐步向數(shù)字信息化檔案過渡。在扶貧檔案規(guī)范化管理建設(shè)中，朝陽師專檔案管理考核機(jī)制效果顯著，建立考核制使扶貧檔案工作目標(biāo)化、責(zé)任化，對扶貧檔案管理人員起到了良好的監(jiān)督作用，大力推動(dòng)了我校扶貧檔案規(guī)范化建設(shè)的有效進(jìn)程。2．學(xué)校扶貧檔案管理能力有所提高一是強(qiáng)化扶貧檔案工作政治思想能力。政治堅(jiān)定是扶貧攻堅(jiān)同志們的共同理念，也是優(yōu)秀素養(yǎng)的集中體現(xiàn)〔3〕。檔案工作者要在思想上樹立一面旗幟，要積極學(xué)習(xí)扶貧檔案管理相關(guān)知識，更新檔案管理理念，努力成為扶貧檔案工作的先鋒模范。二是強(qiáng)化扶貧檔案工作創(chuàng)新能力。學(xué)好檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)學(xué)科，掌握檔案管理專業(yè)的輻射學(xué)科。開辟扶貧檔案搜集新途徑，細(xì)化扶貧檔案分類，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使扶貧檔案的應(yīng)用方便快捷。利用數(shù)據(jù)資源，發(fā)揮統(tǒng)計(jì)功能，讓資源活起來，更好地服務(wù)于脫貧攻堅(jiān)。三是強(qiáng)化扶貧檔案工作全面服務(wù)能力。開發(fā)檔案新資源，滿足扶貧工作需求。檔案人員要熟悉檔案數(shù)量、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等，掌握學(xué)校扶貧工作對檔案信息的新需求，提高檔案信息資源利用的準(zhǔn)確性、針對性。廣泛收集扶貧檔案，滿足高校執(zhí)行精準(zhǔn)扶貧工作要求。扶貧工作人員必須經(jīng)過大量篩查，才能準(zhǔn)確定位貧困戶，為其建檔立卡，真正做到扶貧對象精準(zhǔn)。嚴(yán)格執(zhí)行高校扶貧資金管理制度，精準(zhǔn)惠及貧困人員。高校各部門對扶貧檔案有一定的需求，檔案室要做好查閱接待工作，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，細(xì)心解答檔案借閱人員所提出的問題。3．扶貧檔案信息化管理能力有所提升高校扶貧檔案目前處于混合管理模式，紙質(zhì)與電子檔案混合，人工與計(jì)算機(jī)檔案管理混合〔4〕。為提高扶貧檔案使用效率，提高檔案人員檔案信息化管理整體素質(zhì)，學(xué)校對檔案人員進(jìn)行了計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容為電子檔案的鑒定、整理、編撰、歸檔等技術(shù)，著重強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)安全。
(二)存在的問題1．扶貧檔案規(guī)范化管理水平尚低，檔案質(zhì)量有待提高。扶貧檔案規(guī)范化管理水平尚低的主要原因是檔案管理制度不夠完善。據(jù)調(diào)查，大部分高校處在混合管理模式，還在沿用紙質(zhì)檔案管理制度，沒能出臺一套適宜新時(shí)期新架構(gòu)的檔案規(guī)范化管理制度。檔案規(guī)范化管理制度尚未完善，扶貧檔案質(zhì)量也只滯留于基礎(chǔ)水平。2．扶貧檔案管理工作缺乏人財(cái)物投入，檔案設(shè)施有待完善。據(jù)調(diào)查，高校扶貧檔案工作一般由駐村人員與學(xué)校專兼職檔案員承擔(dān)，沒有精通扶貧工作的人員參與檔案管理，檔案部門也極度缺乏專業(yè)人才。由于投入不到位，無法實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，不但不方便本校人員查閱檔案，也很難為社會提供服務(wù)。3．扶貧部門與檔案部門缺乏合作，檔案工作開展有待順暢。學(xué)校黨委組織部在開展各項(xiàng)扶貧工作中，缺乏有意識地為檔案部門提供扶貧資料。檔案部門對扶貧檔案工作的需要也沒能與組織部門及時(shí)溝通，導(dǎo)致組織部門為檔案室提供扶貧資料時(shí)全盤上繳，缺乏側(cè)重。高校應(yīng)加強(qiáng)扶貧部門與檔案部門的有效合作，從而打造高質(zhì)量、高效率的扶貧檔案。
三、精準(zhǔn)扶貧高校檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新途徑
(一)創(chuàng)新完善學(xué)校檔案管理保障體系〔5〕1．創(chuàng)新完善高校扶貧檔案組織體系。首先是完善高校扶貧檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制。實(shí)施高校精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，首先明確由黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，具體負(fù)責(zé)部門為校檔案室。其次是注重扶貧檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)高校專兼職扶貧檔案管理人員業(yè)務(wù)及實(shí)用技能培訓(xùn)，多方位提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案理論水平、管理能力等，能夠適應(yīng)高校現(xiàn)代化扶貧檔案管理工作需要。2．創(chuàng)新完善高校扶貧檔案制度體系。一是完善扶貧檔案工作制度。健全檔案管理制度，廢棄過時(shí)制度，整合修改缺陷制度，制定單獨(dú)的扶貧檔案管理制度，明確扶貧檔案業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)調(diào)扶貧檔案管理核心內(nèi)容，檔案管理制度包括選拔任用、考核監(jiān)督與激勵(lì)機(jī)制等。二是細(xì)化扶貧檔案配套制度。明確說明選拔任用條例、培訓(xùn)上崗要求、考核監(jiān)督與獎(jiǎng)懲辦法等，如任職條件、工作權(quán)限、獎(jiǎng)懲程度等，使各崗位、各部門互相配套，共同提高。3．創(chuàng)新完善高校扶貧檔案資源體系。一是調(diào)整扶貧檔案結(jié)構(gòu)。建立扶貧檔案資源庫，按照“完整、系統(tǒng)、實(shí)用”原則打造扶貧檔案，多從扶貧檔案價(jià)值著手，充分體現(xiàn)扶貧檔案特色，結(jié)構(gòu)合理，為優(yōu)化高校檔案室提供素材。二是提升扶貧檔案質(zhì)量。兼職檔案人員缺乏檔案專業(yè)知識，致使檔案整理質(zhì)量參差不齊。專職檔案人員應(yīng)在分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限劃分等專業(yè)性強(qiáng)的方面進(jìn)行實(shí)地操作指導(dǎo)，使扶貧檔案符合要求標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)提高兼職檔案人員專業(yè)技術(shù)。
(二)創(chuàng)新檔案服務(wù)理念1．更新觀念，樹立正確的信息觀。檔案信息化歸根結(jié)底是管理現(xiàn)代化，如果管理人員意識不到位，會直接導(dǎo)致精準(zhǔn)扶貧檔案信息化落后，要用先進(jìn)的理念、科技進(jìn)步手段、過硬的管理設(shè)施來打造高校檔案室。2．深挖檔案信息價(jià)值，發(fā)揮檔案核心作用。檔案信息價(jià)值主要是檔案的參考價(jià)值與功能。檔案的核心作用就是記錄歷史，服務(wù)社會。扶貧檔案記錄了扶貧成果，為制定扶貧政策及措施提供了依據(jù)，為扶貧工作的發(fā)展起到指導(dǎo)監(jiān)督作用。3．研究利用者需求，最大限度服務(wù)各方工作。一是針對高校扶貧措施、制度的制定，為需求者提供服務(wù)。扶貧檔案可作為第一手資料成為制定高校扶貧措施及制度的有利依據(jù)。二是針對高校扶貧典型事例，為需求者提供服務(wù)。“第一書記”上講堂，為教育扶貧貢獻(xiàn)力量;“第一書記”為鄉(xiāng)村爭取聯(lián)辦企業(yè)，安置殘疾人就業(yè)，真正做到產(chǎn)業(yè)扶貧。典型事例作為扶貧檔案單獨(dú)一類，記載了大量的做法及良好效果。三是針對高校扶貧宣傳工作，為需求者提供服務(wù)。學(xué)校將扶貧影像等資料以展板的形式向校內(nèi)外開放，與兄弟院校交流推廣，為做好高校扶貧宣傳工作提供積極的服務(wù)。
(三)培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任意識，創(chuàng)新檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)〔6〕1．注重文化培養(yǎng)，促進(jìn)合作精神。高校扶貧團(tuán)隊(duì)要注重文化培養(yǎng)，要有共同目標(biāo)，有高度一致的價(jià)值觀和行為準(zhǔn)則。高校扶貧工作任務(wù)艱巨，難出成績，要有合作精神，互相理解、相互助力，最終實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧的目標(biāo)。2．端正思想態(tài)度，強(qiáng)化責(zé)任意識。高校扶貧人員及檔案管理人員必須切實(shí)認(rèn)清扶貧工作的本質(zhì)。扶貧與檔案工作同樣需要杜絕形式主義、弄虛作假，只有扶貧情況實(shí)事求是，扶貧檔案準(zhǔn)確無誤，才能有效地為精準(zhǔn)扶貧服好務(wù)。
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作者：陳萍 單位：朝陽師范高等專科學(xué)校
