談規范化醫院基建檔案規范化管理措施

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摘要：隨著醫院基本建設的快速發展，醫院基建檔案日益顯現出不可忽視的重要作用，因此要著重加強醫院基建檔案的收集、管理、利用等工作，分析當前醫院基建檔案管理存在的缺陷和不足，提出醫院基建檔案規范化管理的具體措施，充分發揮醫院基建檔案的實際應用價值，有效提高醫院基建檔案的歸檔率，保證醫院基建檔案的完整性和真實性。

關鍵詞：醫院基建檔案；規范化；管理；措施

在醫院建設項目逐漸增多、規模日益擴大的趨勢下，醫院基建檔案管理工作不容忽視。當前，醫院基建檔案管理工作存在明顯的滯后性，暴露出這樣或那樣的問題，因此要加大對醫院基建檔案規范化管理的關注度，提出與醫院實際相契合的基建檔案規范化管理措施，切實提升醫院基建檔案的規范化管理水平。

一、醫院基建檔案概述

醫院基建檔案是對醫院所有建設活動的記錄和保存，涵蓋工程項目文件、施工、竣工驗收等資料，全面反映醫院基建項目從規劃、執行、竣工等各環節內容。它具有以下幾方面的特點：一是專業性。醫院基建工程項目不同于一般的工程項目，而有其自身的特殊性和專業性。二是成套性。醫院基建檔案對醫院建設項目全過程進行記錄，并形成一整套相關的文件記錄。三是現實性。醫院基建檔案記錄了醫院建設項目所有活動過程，對醫院建筑維修、醫療器材管理、糾紛處置提供有力的依據和參考。四是周期長。醫院基建檔案的周期性較長，主要是由于建設項目要歷經規劃、設計、施工、驗收等過程，需要多個部門和單位的審批和審核，因而延長了醫院基建檔案的建設周期。醫院基建檔案是醫院建設活動中建立的第一手材料，有極其重要的價值和作用，主要體現在以下幾個方面：一是為醫院規劃發展提供歷史依據。醫院基建檔案真實記錄了醫院投資決策、項目構想、項目選址、建設地點的地形地貌、水文勘察等情況，并留存有項目可行性研究階段的論證、分析和評價，真實反映了醫院建設活動的現實面貌，對工程維修、管理、改擴建、使用提供了歷史憑證和依據。二是保證工程質量。醫院基建檔案真實地反映了建設工程質量內容，能夠為工程事故原因分析、責任認定、改進方法提供技術支持和依據，有利于提高醫院建設工程項目的質量。同時，醫院基建檔案還能為工程總決算提供參考，為審計部門提供審計核查的依據，有效監督醫院發展、打擊依法受賄等違法行為。

二、醫院基建檔案建設過程存在的問題

（一）缺乏對醫院基建檔案工作的重視部分管理者大多關注改擴建的工程項目質量、進度管理內容，而對醫院基建檔案的管理意識相對薄弱，沒有充分關注醫院基建檔案的日常采集、整理和歸檔等工作，導致醫院基建檔案的歸檔率不高，難以保證醫院基建檔案的完整性和及時性。

（二）醫院基建檔案管理制度尚未完善醫院基建檔案管理制度不夠完善，缺乏規范標準的管理方法和操作流程，缺乏對醫院基建檔案的歸口管理，暴露出醫院基建檔案相對分散的問題，降低了醫院基建檔案的完整性和安全性。

（三）檔案管理人員的專業素質欠缺醫院基建檔案管理人員的專業素質欠缺，在對醫院基建檔案進行收集、整理、歸檔等工作上存在漏洞，如檔案收集不全、書寫材料不規范、以復印件充數等，降低了醫院基建檔案的案卷質量，不利于保證醫院基建檔案歸檔的及時性和完整性。同時，在醫院基建檔案的數字化管理上存在不足，檔案管理人員缺乏基建檔案的數字化管理專業技能和相關知識，無法實現醫院基建檔案的信息共享和利用。

三、醫院基建檔案規范化管理的措施

（一）提升基建檔案管理意識要提升醫院基建檔案管理意識，不能片面關注醫院基建工程項目的質量、進度，要加大對醫院基建檔案管理的人員、資金、設備的投入力度，為醫院基建檔案管理提供必要的支持。同時，不僅要提高檔案管理人員的規范化管理意識，還要求醫院其他部門和人員樹立基建檔案規范化管理意識，將基建檔案與其他業務同步開展，從而為醫院基建檔案管理提供意識保障。

（二）完善醫院基建管理制度要結合醫院的實際情況，全面制定醫院基建檔案相關制度。一是建立并完善醫院基建檔案資料收集制度。醫院基建檔案資料收集制度是首要制度，要明確醫院基建資料收集范圍，涵蓋醫院基建項目規劃、調研、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收等過程，并可以根據基建工程規劃和性質列出資料收集清單，規避和防范醫院基建檔案的少收、漏收等問題。二是建立并完善醫院基建檔案資料整理卷裝訂制度。在完成醫院基建項目資料的收集之后，還要采用統一的標準和規章制度對醫院基建檔案進行整理、立卷、裝訂工作。三是建立并完善醫院基建檔案驗收移交制度。還要注重對醫院基建檔案的驗收移交工作，確保檔案立卷符合標準，保證醫院基建檔案的質量。

（三）注重醫院基建檔案規范化歸檔工作與工程建設的同步一是注重工程立項后的資料收集。要注意收集醫院改擴建工程的立項資料，包括項目建議書及批復文件、可行性研究項目評估、環境預測調查報告等，按照相關制度進行文件收集歸檔工作。二是注重工程建設及施工資料的收集歸檔。要收集項目設計階段的資料，如方案設計、初步設計、施工圖設計資料等，并采集施工階段的資料，如施工合同、開工報告、圖紙會審、技術交底、施工組織設計、施工計劃和方案、施工技術及安全措施等方面的資料。三是做好竣工階段的資料收集和歸檔，重點做好工程竣工圖和工程決算資料的收集歸檔，并要注意對設計變更通知書、隱蔽工程驗收記錄進行及時收集歸檔。

（四）加強醫院基建檔案數字化管理在進行醫院基建檔案規范化管理的過程中，還應充分發揮信息化、數字化的功能。要完善和創新醫院基建檔案的信息化管理模式，完善醫院基建檔案信息數據庫，合理應用集成化處理技術進行醫院基建檔案的集成數據采集、檢索和分析，為醫院基建檔案規范化管理提供信息化支撐。

（五）增強醫院基建檔案管理人員素質要進行醫院基建檔案管理人員的培訓，使之依循醫院基建檔案管理相關制度進行檔案管理，明晰醫院基建檔案收集、整理、歸檔、移交、保存、借閱等相關流程，提高醫院基建檔案管理人員的信息化素養，為醫院基建檔案信息化共享和利用提供支持。綜上所述，醫院基建檔案管理是不可小覷的內容，要高度重視醫院基建檔案的管理工作，完善基建檔案管理制度，明晰醫院基建檔案管理職責，面向醫院基建項目的全過程同步實施檔案收集歸檔管理，并規范檔案歸類、立卷、歸檔、整理、利用的流程，不斷創新應用信息化技術和方法，實現醫院基建檔案信息的共享和利用，推進醫院基建檔案管理的規范化、制度化和信息化。

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作者：李嫚 單位：安岳縣人民醫院