事業單位文書檔案規范化管理策略

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摘要：文書檔案是事業單位行政活動的主要體現，記錄了事業單位的發展歷史與成長軌跡。在事業單位的管理過程中，文書檔案管理是十分關鍵的部分，其管理水平對于單位的工作質量和工作效率都有著至關重要的直接影響。在文書檔案管理日益向著信息化發展的當下，應當創新事業單位文書檔案管理的方式方法，規范事業單位文書管理各項工作，使相關內容得到充分落實。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；規范化管理

新時代事業單位要建立系統完善的管理體系，圍繞著文書檔案管理運轉中的問題完善管理制度，對管理設備進行不斷更新和完善，使文書檔案的各項內容有效優化，并配備高質量的專業管理人才和技術人員。據此，筆者有針對性地探究文書檔案管理環節中存在的不足或者缺陷，提出對文書檔案管理進行優化和改進的措施。

一、文書檔案規范化管理的意義

（一）促進事業單位快速發展實現文書檔案管理規范化可以解決傳統文書檔案管理工作隨意性大、標準低、配合不足等現實問題，可以保證文書檔案信息的完整，理清事業單位行政工作的發展脈絡，記錄事業單位各項工作的基本進程。健全、完善、規范的文書檔案管理體系可以確保文書檔案實現有效分類，優化組合和科學編目，規范化的文書檔案管理方式還能夠進一步檢查問題和提高文檔的質量水平，間接反映行政工作的得失，發現日常工作中存在的疏漏，以及總結事業單位的發展變化。文書檔案管理工作得到切實有效地強化，可以進一步促進業務工作的快速發展，有助于為事業單位的各種決策提供詳實、準確、全面的數據信息支撐，從而達到推動事業高效率和低成本的運轉。

（二）提高文書檔案管理水平規范事業單位文書檔案管理的相關工作，使其作用和價值得到充分體現，指出文書檔案管理工作中存在的典型問題，對于修訂文書檔案管理制度、確保文件的規范運轉、防止文書檔案在流轉中丟失損壞具有重要的意義。規范化的文書檔案管理方法可以確保相關方面更加高度關注文書檔案管理的相關內容，進一步理順相關管理職責和任務，充分提升文書檔案記錄信息的準確性，便于提供精品文書檔案，同時解決了文書檔案運轉中的問題，極大地滿足了事業單位服務公益事業的檔案需要。

（三）加快提升行政工作效率文書檔案規范化管理越來越依托信息化管理方式，基于現代化管理體系建立了規范性文書檔案的運轉機制實現了文檔的自動化存儲。首先，確保文書檔案的相關格式和內容能夠得到有效優化和規范，同時有針對性的優化運轉流程、檢索方式，系統化地編排文書檔案的相關內容，構建更行之有效的文檔歸檔體系。其次，文書檔案管理充分實現規范系統地整理，這樣可以從根本上有效推進文書檔案智能化的開發以及綜合性的利用，為實現大數據檢索與云存儲運轉提供了必要條件。

二、文書檔案規范化管理存在的問題

（一）缺少必要的領導重視當前，事業單位領導對文書檔案管理的重視不足，無法形成一個科學的文書檔案管理機制，相關部門也沒有高度關注文書檔案管理工作的重要性和必要性，在實際的操作過程中，缺乏信息的溝通和資源的共享，相關部門各自為政，無法實現協同作業，在這樣的情況下就會影響到文書檔案管理工作的正常有序開展。例如，部分領導在日常工作中沒能發揮公文的指導和組織作用，不能通過文件的形式記錄事業單位基層干部反饋的新問題、提出的新建議，無法以文件的形式記錄事業單位的各項行政工作。還有的事業單位領導不能在決策或重大項目的實施中調閱行政檔案，無法通過行政檔案為事業單位的機構改革提供強有力的支持。大部分事業單位還未能深刻的發揮文書檔案的積極作用，無法優化文書檔案的運轉體系，也未能調動文書檔案管理人員的積極性，更好地挖掘文書檔案潛在價值。

（二）缺少規范的管理制度面向紙質文件管理的文書檔案管理制度已經不符合時展的需要，文書檔案管理制度缺失的情況較為嚴重，文書檔案管理未能得到規范制度的有效支持，導致基層文書檔案管理人員在處理文書檔案時的隨意性較大。而且很多制度要求沒能考慮公文運轉的現實需要，影響了文書檔案管理的正常開展，產生了一些持續性的風險，給檔案管理帶來嚴重的損失。

（三）缺少專業的管理人員當前文書檔案管理人員往往不具備相對應的專業技能和崗位適應能力，在信息化應用方面也十分欠缺，無法充分掌握相對應的新技術和新設備。同時，事業單位未能提供給文書檔案管理人員必要的文書檔案培訓機會，未能引導文書檔案管理人員加強相關專業技術的學習工作，文書檔案管理工作效率和質量都會受到嚴重影響，無法推進各項工作順利完成。

三、文書檔案規范化管理的改進措施

（一）宣傳文書檔案管理重要意義事業單位應當高度重視文書檔案管理的意義，強化對文書檔案管理認知，促進全員上下積極接受領會先進文書檔案管理工作的方式方法。首先，文書檔案管理人員應當積極展示文書檔案管理規范化的運轉成果，注重以視頻演示、主題宣傳、海報張貼等方式引導全員上下關注文書檔案管理工作。其次，針對文書方案管理中存在的缺陷或者不足進行及時有效的發現并作出切實的整改，以此更有效的構建更規范化系統化的文書檔案管理程序和管理工作機制。第三，形成文書檔案管理的協調機制，構建上下聯系的文書檔案管理溝通體系，積極了解基層單位在文書檔案管理中存在的問題，做好基層文書檔案管理人員的思想工作，促進基層各部門主動配合地開展好文書檔案管理工作，切實解決文書檔案管理中的現實問題。

（二）建立健全文書檔案管理制度為了提高文書檔案管理的整體水平，應當加強文書檔案管理制度建設，形成規范化的文書檔案管理的運轉機制與考核標準，更好地提高文書檔案管理的質量水平。首先，明確文書檔案管理的責任分工，確定文書檔案管理的具體標準，優化文書檔案運轉的基礎流程。其次，經常性地查找文書檔案管理運轉中的漏洞，以制度化的方式修訂事業單位文書檔案管理辦法，著力構建科學的文書檔案管理工作體系。第三，進一步加強和落實文書檔案管理績效考核機制，使制度內容能夠在實踐的過程中充分落實，使制度的執行效力和規范作用得到充分加強，推動文書檔案管理制度得到切實執行。

（三）開展文書檔案管理人員培訓為了解決文書檔案管理工作中的現實問題，應當圍繞著文書檔案管理信息化的發展方向進行檔案管理人員的專業技能培訓。首先，配置專業的文書檔案管理人才，保證文書檔案管理人員具有豐富的專業知識，提高文書檔案管理人員的專業技能。其次，積極地組織開展文書檔案管理人員的培訓工作，推動文書檔案管理人員學習新的管理方法，圍繞著文書檔案信息化管理的工作方向，重點普及檔案管理系統與檔案服務方面的知識技能。第三，及時對文書檔案管理人員進行績效考評，指出文書檔案管理人員工作中的得失，根據文書檔案管理人員的水平組織開展專門培訓。第四，大力依托第三方專業檔案管理機構委托人才培養，著力引導文書檔案管理人員接受專業培訓，全面提高文書檔案管理質量。

（四）加快數字化檔案建設在推動文書檔案管理規范化的過程中應當著眼于時代需要，建立規范化的紙質文檔轉為數字化的標準，以及電子文檔和公文接收的制度規范，防止文書檔案運轉中的各種風險。同時，優化文書檔案的采集方式，明確文書檔案采集的重點，形成各部門相互配合的文書檔案采集制度。

（五）開發專業的軟件系統為了提高文書檔案規范化管理水平，應當開發專業的文書檔案管理軟件系統，在電子文檔日益成為文書檔案主要形式的當下伴隨OA辦公系統的日益普及，還要規范文書檔案的運轉方式，發揮計算機等現代科學技術在文書檔案管理過程中的價值，積極采用現代化的方式，提高文書檔案管理效率。首先，全面升級文書檔案管理的軟硬件設備，注重配置必要的文書檔案管理計算機終端，推動文書檔案管理向電子化的方向轉型。其次，完善文書檔案管理標準，使文書檔案管理系統與OA辦公系統的同步。第三，樹立大數據、云存儲的服務理念，發揮智能技術設備在文書檔案管理中的重要作用，著力運用智能化的方式減少文書檔案管理人員的手工壓力，提高工作效率。

（六）構建必要的保障體系首先，發揮信息系統在文書檔案管理中的重要作用，進一步保障文書檔案網絡運轉的安全，倡導大力建立更加科學的文書檔案的備份系統。其次，在信息文檔與紙質文檔同步的當前，應當基于“兩套制”的現實合理分配，有針對性地建立文書檔案管理制度，推行相關的文書檔案管理標準。第三，加強電子安全防控體系的建設工作，形成專兼職文書檔案管理人員的相互配合與有效溝通機制，著力形成更加安全的文書檔案管理工作體系，達到全面提高文書檔案管理質量目標。

四、結論

從上文的分析中能夠充分看出，在當前的時代背景下著重做好事業單位的文書檔案管理工作至關重要，因此，在具體的操作過程中要構建更系統完善的管理體系和服務機制，從根本上提升文書檔案服務的質量和水平，進一步切實構建一個系統化、科學化、專業化的文書檔案管理工作機制。

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作者：張新杰 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣縣直機關供熱服務站