基層公路部門文書檔案規(guī)范化管理思考

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【關(guān)鍵詞】公路；文書檔案；規(guī)范化管理

基層公路部門文書檔案是指單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常由文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，通常包括單位形成的通知、通告、公告、指示、請示、匯報、報告、批復(fù)、信函、簡報、會議紀(jì)要、報表、年鑒史志、領(lǐng)導(dǎo)講話、計劃和總結(jié)等文字材料。本文針對這些文書檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行了思考和分析。

一、基層公路部門文書檔案管理呈現(xiàn)的特點(diǎn)分析

（一）歷史性。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、文化性、教育性、政治性、知識性等特點(diǎn)，但是作為再現(xiàn)歷史面貌的原始文獻(xiàn)，無疑歷史性才是其本質(zhì)屬性。基層公路部門的文書檔案作為記錄單位發(fā)展的重要原始資料，記錄著單位的決策部署、活動開展及組織結(jié)構(gòu)變化，是單位日后決策的重要依據(jù)，具有歷史參考性和價值性。

（二）多樣性。基層公路部門文書檔案的多樣性主要由于其涵蓋面廣、內(nèi)容多，黨、政、工、團(tuán)都在其中，同時，它的來源渠道也廣泛，既有上級部門、本級部門及所屬單位機(jī)構(gòu)的文件資料，也有來自社會單位簽訂的合同協(xié)議、責(zé)任書等，甚至是選民選票和規(guī)章制度等綜合性檔案資料，不僅僅包括建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理、征收這四大塊公路行業(yè)的主業(yè)務(wù)形成的檔案資料，還有人事、黨建、安全、綜合等這些內(nèi)容，使得文書檔案資料內(nèi)容豐富、多種多樣。

（三）業(yè)務(wù)性。這一點(diǎn)主要是公路行業(yè)的行業(yè)屬性決定的，涉及的主要是高速公路、國省干線公路以及縣鄉(xiāng)道公路等，一般與公路行業(yè)的行業(yè)文化進(jìn)行了融合，是對整個行業(yè)的不同等級公路發(fā)展歷史的客觀反映。同時，公路行業(yè)也是帶有社會公益屬性的行業(yè)，所以其檔案資料也展現(xiàn)出這一屬性。

（四）保密性。這一點(diǎn)是由檔案資料本身決定的，也是所有檔案資料的公共特點(diǎn)。檔案法對保密檔案的管理和利用是有明確規(guī)定的，要求按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。同時，對于已經(jīng)公開的檔案資料，需要提出申請并持有效合法證明，依法給予查閱使用。作為檔案從業(yè)人員，需要義不容辭履行檔案的保密義務(wù)。

（五）時限性。檔案資料的利用公布以及保管年限都是有明確規(guī)定的，文書檔案包括公路部門的文書檔案，在收集整理時，要按照時限要求進(jìn)行劃分保管時限。同時，時限性還體現(xiàn)在檔案的收集、整理、移交等各個環(huán)節(jié)上，也應(yīng)該有時限要求，這一般體現(xiàn)在單位根據(jù)法律法規(guī)及部門行業(yè)特點(diǎn)制定的規(guī)章制度中。

（六）安全性。這里提到的安全性，是特指在檔案資料的保存使用方面存在安全性問題，尤其是在數(shù)字化、智能化的大背景下，基層公路部門在檔案管理方面依舊多為紙質(zhì)載體、檔案柜陳列的傳統(tǒng)保存模式，這種保存模式使得檔案的安全方面存在諸如腐蝕、碎化及字跡消磨等問題，也意味著在數(shù)字化比率及智能化查閱、檢索和利用方面還有很大的提升空間。

二、基層公路部門文書檔案管理中存在的一些客觀問題

（一）公文管理與文書檔案工作相脫節(jié)的問題。一個單位的公文收發(fā)人員是單位文書檔案的第一經(jīng)手人員，無論是收文、發(fā)文都是經(jīng)過公文收發(fā)員簽收、登記、傳閱的，并負(fù)責(zé)運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、督辦以及發(fā)文的格式調(diào)整、質(zhì)量把關(guān)及套紅等?？梢哉f，這個公文管理人員的工作就是文書檔案工作的第一步。但是目前大多數(shù)基層公路部門，在人員分工上，公文收發(fā)管理這一崗位的人員對文書檔案知識儲備遠(yuǎn)達(dá)不到檔案整理的要求，以致于在工作上存在脫節(jié)問題。

（二）文書檔案管理制度和規(guī)范化程度不高。尤其是在基層公路部門中，由于主業(yè)務(wù)在建、養(yǎng)、管、收四大領(lǐng)域，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)是從事工程等專業(yè)的人員出身，對于檔案這種輔助性專業(yè)，認(rèn)識不足，以致于在工作開展上從先天上存在弱勢和短板，在印象中，文書檔案工作就是傳閱文件、存檔文件，沒有系統(tǒng)的概念，以致于在制度規(guī)范上欠缺，文書檔案的收集、整理、借閱使用及編研等方面都不夠健全完善，規(guī)范化管理程度不高。（三）文書檔案“重藏輕用”現(xiàn)象比較普遍。在傳統(tǒng)觀念的影響下，大多數(shù)基層公路部門的檔案在收集整理、鑒定歸檔后，利用率并不高，一是受制于借閱查詢方式不多及數(shù)字化比率低等的因素影響，造成查閱不便。二是對檔案開發(fā)利用的理念未深入到檔案管理者中。同時，這一問題的存在，使得很多科室不愿意主動移交整理的檔案資料。

（四）文書檔案檢索手段和方式不夠多樣化。尤其是在當(dāng)前計算機(jī)自動化已經(jīng)普及的情況下，一些比較規(guī)范的檔案管理部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，但在多數(shù)基層公路部門中，還是檔案柜陳列式的排放，且在查閱時，多為人工查閱檢索，工作效率低，檢索質(zhì)量也不高，尤其是對一些年代久遠(yuǎn)的文檔資料進(jìn)行查閱時，消耗時間長，效果不好。

（五）檔案人員素質(zhì)及知識更新不足等問題?；鶎庸凡块T在檔案人員的配置上，檔案專業(yè)出身的人員極為少見，多為半路出家，沒有經(jīng)過系統(tǒng)化專業(yè)的培訓(xùn)，對一些檔案專業(yè)知識一知半解，且檔案人員更換頻繁，在工作銜接上存在不足。同時，涉及檔案的培訓(xùn)學(xué)習(xí)也組織甚少，所屬科室從事兼職的檔案人員對檔案的理解僅限于保存好文件這個層次上，致使在檔案資料管理中存在諸如遺漏、收集不全以及整理歸檔不規(guī)范等問題。

三、提升基層公路部門文書檔案規(guī)范化管理工作的對策建議

（一）把控好公文管理這個入口，做好文書檔案的第一步?！吨腥A人民共和國檔案法》中明確了“文書部門立卷”的這一基本制度，同時，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也明確要求公文收發(fā)人員要對公文及時地整理、歸檔。這些都要求單位在配置公文收發(fā)人員時，要有檔案工作意識和責(zé)任心。尤其是在公文傳閱過程中，要做到及時、準(zhǔn)確，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反映，在發(fā)文過程中，嚴(yán)格把控好文字關(guān)、格式關(guān)，公文制發(fā)嚴(yán)格按照國家規(guī)范執(zhí)行，同時要保證好文件資料的齊全、完整。

（二）建立有效的規(guī)章制度和流程環(huán)節(jié)，嚴(yán)格檔案的規(guī)范化管理工作。檔案具體管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015》這一最新的依據(jù)。同時，具體到基層公路部門，更要立足部門實(shí)際，從檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、統(tǒng)計、銷毀和利用等12個環(huán)節(jié)的無縫銜接入手，印發(fā)包括《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定和銷毀制度》《檔案借閱與利用制度》《檔案數(shù)字化信息安全管理制度》等在內(nèi)的檔案綜合管理制度，構(gòu)建從形成源頭到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系，為檔案工作的順利開展提供堅實(shí)保障。 

（三）注重檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮好檔案為決策服務(wù)的功能。檔案是寶貴的歷史資源，閑置在檔案柜中，是一種資金和資源的浪費(fèi)。要從檔案管理人員的意識上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，有主動服務(wù)的意識，加強(qiáng)編研開發(fā)。檔案入庫后，及時按照國家標(biāo)準(zhǔn)編制各種門類、各種載體的檢索工具，建立充實(shí)全卷宗，完善檔案交接登記，建立檔案保密制度，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，編寫《檔案利用效果實(shí)例匯編》、機(jī)關(guān)大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)講話、職稱、表彰等專題材料，及時地展現(xiàn)公路發(fā)展的歷程，體現(xiàn)檔案服務(wù)中心工作的佐證價值。積極實(shí)施檔案檔案信息資源共享，盡快實(shí)現(xiàn)通過協(xié)同辦公系統(tǒng)查詢、借閱。同時，按照政務(wù)信息公開工作要求，對公路法律法規(guī)、行政許可辦理和部門動態(tài)信息進(jìn)行及時更新，不斷提高檔案的社會綜合服務(wù)利用價值。同時，在檔案開發(fā)利用過程中，要注重完善制度體系，形成符合行業(yè)特點(diǎn)和需求的模式，更好地發(fā)揮檔案的價值作用。

（四）借助自動化辦公系統(tǒng)，提升檔案管理工作水平。在數(shù)據(jù)時代，普及自動化辦公，要以此為契機(jī)，爭取將檔案工作納入其中，利用信息化手段進(jìn)行檔案的收集、整理和保管，充分借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的便捷化、效率化。同時，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)電子傳閱、歸檔和保管，能夠有效提高文書檔案的安全性，同時，在存儲介質(zhì)上，也可以采用U盤、硬盤、光盤等載體，在儲存空間上，能夠?qū)崿F(xiàn)有效節(jié)約，尤其是在當(dāng)前辦公用房使用有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的背景下，檔案室作為服務(wù)用房，在配置上不宜過大，擠占人均服務(wù)用房。

（五）加大檔案投入，抓好檔案安全和保密工作。按照檔案存量數(shù)字化、增量電子化的要求，加大檔案投入，配備齊全檔案軟硬件設(shè)施、安全保障工具、終端及輔助設(shè)備等。建立非紙質(zhì)載體檔案定期檢查、備份制度，對室存電子文件、檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，全部實(shí)行硬盤、光盤異質(zhì)備份，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況下，能夠有效保障數(shù)據(jù)信息的安全完整。嚴(yán)格按照“九防”要求，配備齊全電子監(jiān)控、溫濕度記錄儀、消毒滅菌機(jī)、防磁柜等檔案保護(hù)設(shè)備，檔案庫房、櫥柜、卷盒等均符合國家標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作開展需要。建立檔案出入庫登記，定期開展庫房安全檢查和清點(diǎn)工作，制定檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，不斷提高檔案資料的安全保障能力。

（六）注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升文書檔案人員的素質(zhì)。任何工作中，人都是第一生產(chǎn)力，也是關(guān)鍵性因素，人員素質(zhì)不僅僅包括專業(yè)素質(zhì)，還包括思想素質(zhì)和服務(wù)奉獻(xiàn)精神等。思想素質(zhì)決定了一個人的責(zé)任心，服務(wù)奉獻(xiàn)精神能夠讓一個人自覺主動地去擔(dān)當(dāng)、主動工作，這些基礎(chǔ)上，再提升檔案專業(yè)素質(zhì)，包括信息化、數(shù)字化、智能化等當(dāng)前流行的主趨勢。具體到基層公路部門來說，要將檔案工作列入年度重點(diǎn)工作內(nèi)容，納入督查督辦事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作的“同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核”；要嚴(yán)格落實(shí)檔案業(yè)務(wù)管理新要求，開展檔案業(yè)務(wù)集中培訓(xùn)、實(shí)操培訓(xùn)，檔案專職人員要到各業(yè)務(wù)科室現(xiàn)場指導(dǎo)、電話督導(dǎo)，確保檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。

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作者：姜鵬 單位：臨淄公路事業(yè)服務(wù)中心