談高職院校人事檔案規(guī)范化管理

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【摘要】高職院校是培養(yǎng)人才的重要陣地，在高職院校的各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理具有多重性的意義。人事檔案管理既能夠更好地進(jìn)行人力資源管理，又能夠構(gòu)建起高職院校的規(guī)范化管理模式。人事檔案管理能夠有效地整合人力資源管理的多種信息，可以為高職院校創(chuàng)設(shè)梯隊(duì)式人才發(fā)展提供必要的基礎(chǔ)性條件。在新的時(shí)期，高職院校人事檔案管理面臨著新的環(huán)境和新的問(wèn)題。人事檔案既要沿用傳統(tǒng)的管理優(yōu)勢(shì)，又要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。在管理方式上、管理模式上和管理水平上都要有所提高，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化高職院校人事管理的要求。本文以高職院校人事檔案管理的規(guī)范化為研究核心，闡述了當(dāng)前高職院校人事管理的重點(diǎn)，提出了人事檔案管理的整體思路和發(fā)展規(guī)劃。

【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；規(guī)范管理；思路；策略

高等教育已經(jīng)進(jìn)入新的發(fā)展時(shí)期，高職院校作為培養(yǎng)人才的重要基地，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)應(yīng)用型人才的任務(wù)。在高職院校的各項(xiàng)管理中，人事檔案管理需要從系統(tǒng)上進(jìn)行架構(gòu)才能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校人事管理的升級(jí)型發(fā)展。人才戰(zhàn)略是真正提高高職院校整體水平的重要思想指導(dǎo)，在發(fā)揮高職院校人事檔案管理優(yōu)勢(shì)的時(shí)候，既要沿用傳統(tǒng)的方式，又要進(jìn)行新的創(chuàng)造。利用互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理是新時(shí)期高職院校人事檔案管理的思路，人事檔案管理能夠納入學(xué)校的整體規(guī)劃中，人事檔案管理需要從宏觀上進(jìn)行考量，更要從細(xì)致上進(jìn)行推進(jìn)。人事檔案管理以培養(yǎng)人才為發(fā)展目標(biāo)，以構(gòu)建起人才培養(yǎng)的多渠道建設(shè)為發(fā)展方向。高職院校的人事檔案管理需要理念和技術(shù)上的提升，才能夠適應(yīng)新時(shí)期高等教育的發(fā)展。

一、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的重要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展給予了檔案管理新的方式，在眾多領(lǐng)域中，工作的管理方式都發(fā)生了變化。在人事檔案管理中，數(shù)字化管理系統(tǒng)得到發(fā)展，人事檔案的信息化技術(shù)有了新的提升。在高職院校人事檔案管理中，采用數(shù)據(jù)化的管理方式有利于人事檔案管理能夠更加規(guī)范，人事檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化發(fā)展的重要目標(biāo)。在人事檔案管理中做好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)，能夠從整體上提高管理水平。眾多的工作實(shí)踐表明，人事檔案管理與其他的檔案管理有著一定的差別，人事檔案管理既有其豐富性又具有其獨(dú)立性，人事檔案管理需要注重各個(gè)流程之間的銜接，在強(qiáng)化系統(tǒng)思維發(fā)展的前提下，正確實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，有利于高職院校人事檔案管理更加符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求。在人事檔案管理中檔案的立卷組合都要符合檔案的規(guī)范化管理要求，檔案的價(jià)值、檔案的保護(hù)、檔案的安全性以及各項(xiàng)檢索都要符合要求。立卷歸檔工作要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行。各項(xiàng)具體工作需要解決人事檔案的核心問(wèn)題，各項(xiàng)具體工作要多方面注意細(xì)節(jié)的管理。

二、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的思路與策略

（一）提高人事檔案信息管理的可靠性。人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新時(shí)要保證其安全性和可靠性。操作系統(tǒng)在更新過(guò)程中保證其穩(wěn)定性，如果是不成熟的系統(tǒng)就容易使檔案管理系統(tǒng)陷入信息不安全的境地。信息數(shù)字化管理系統(tǒng)架構(gòu)操作技術(shù)能夠有效提高管理能力，在具體執(zhí)行方面的融合操作技術(shù)的完整性，使人事檔案的信息避免外漏。在實(shí)施技術(shù)管理的過(guò)程中，管理系統(tǒng)具有仿真安全性，也就是說(shuō)在進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中，保存的信息需要更高級(jí)別的軟件進(jìn)行維護(hù)。基礎(chǔ)檔案信息不容易復(fù)制，系統(tǒng)的仿真性能夠得到有效的保障。人事檔案管理堅(jiān)持技術(shù)更新，在規(guī)范檔案管理過(guò)程中，提升學(xué)校的管理水平，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的多重價(jià)值。在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，人事檔案信息數(shù)字化管理要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理知識(shí)和信息數(shù)字化技術(shù)，高職院校在發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中采用多種措施，從硬件和軟件兩個(gè)方面強(qiáng)化檔案管理工作，使檔案管理工作能夠促進(jìn)高校的快速發(fā)展。現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的重要優(yōu)勢(shì)就是對(duì)于計(jì)算機(jī)軟硬件的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)軟件和硬件高度匹配，信息可以從操作軟件和操作軟件上進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)移，檔案的信息化管理可以呈現(xiàn)出新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案管理可以有效應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理問(wèn)題。在信息化管理中，檔案操作需要注意系統(tǒng)技術(shù)方面的融合。檔案管理需要具有前瞻性，在選擇技術(shù)要求時(shí)，注意人事檔案信息管理的安全性，操作系統(tǒng)要與數(shù)據(jù)進(jìn)行有效對(duì)接，保證信息系統(tǒng)的安全，這是檔案管理的重要要求；人事檔案信息管理在發(fā)展運(yùn)行的過(guò)程中信息量存儲(chǔ)載體較大，對(duì)信息的完整性和真實(shí)性要求很高，操作系統(tǒng)依托安全設(shè)計(jì)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整體數(shù)據(jù)化的管理，數(shù)據(jù)信息能夠符合各類(lèi)管理要求。

（二）實(shí)施人事檔案專(zhuān)業(yè)化管理模式。在高職院校中，人事檔案管理與檔案管理并存的局面始終存在。但是，人事檔案管理不同于一般的公文檔案管理。人事檔案管理需要以人力資源管理的目標(biāo)為研究核心，對(duì)人事檔案的管理要尊重人才的基礎(chǔ)信息。在人事檔案管理中重視信息的差異性管理，對(duì)檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確的傳輸，大量的人事管理信息具有時(shí)效性，需要在管理過(guò)程中根據(jù)不同的時(shí)段進(jìn)行更新和完善。人事檔案管理采取動(dòng)態(tài)化的管理模式適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理上要建立起多種技術(shù)融合的檔案管理模式。人事檔案管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起到基礎(chǔ)性的作用，也能夠通過(guò)人事檔案管理讓決策層能夠更好地清晰人才成長(zhǎng)的基本路徑。高職院校在人事檔案管理中以人才發(fā)展和建設(shè)為目標(biāo)。新時(shí)期高職院校人才管理理念更新具有重要價(jià)值，在檔案管理中運(yùn)用新知識(shí)和新理論開(kāi)闊眼界指導(dǎo)工作，使高職院校的人事發(fā)展管理工作能夠按照新規(guī)定和新方法去執(zhí)行。學(xué)校決策層要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識(shí)，在實(shí)施專(zhuān)業(yè)化管理中，政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)都要以現(xiàn)實(shí)情況為基礎(chǔ)，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)人事工作的實(shí)際情況指導(dǎo)檔案管理。人事檔案管理的利用范圍可以不斷拓展，人事檔案具有其保密性，在進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候，要充分重視人員隱私權(quán)，建立專(zhuān)業(yè)化的管理模式，擁有專(zhuān)業(yè)性的管理人才，將新的檔案內(nèi)容不斷充實(shí)到檔案信息資料中，實(shí)踐中注重搜集職工的最新情況，信息可以在人事檔案中得到明顯的體現(xiàn)。

（三）對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。在人事檔案管理中，立卷歸檔以及文件形成的方式要重點(diǎn)解決文件立卷歸檔的實(shí)效。文件階段的立卷歸檔的情況，立卷歸檔的重點(diǎn)，立卷分工檔案管理的信息，檔案利用的效率和效果都要有效維護(hù)卷宗的完整性。檔案在形成的過(guò)程中，需要按照規(guī)范化管理的方式實(shí)施，需要著重注意的問(wèn)題要進(jìn)行及時(shí)整理。人事檔案在新的發(fā)展時(shí)期就要求進(jìn)行數(shù)字信息化管理，依托計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，利用檔案管理數(shù)字化建設(shè)，建立與之相匹配的管理模式。強(qiáng)化應(yīng)用軟件操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息的檢索方面的能力，強(qiáng)化技術(shù)基礎(chǔ)，保障應(yīng)用準(zhǔn)確。根據(jù)不同的人才進(jìn)行檔案劃分，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立健全完善電子檔案建設(shè)。在資料的收集、整理、歸檔、查閱以及人員工作制度上面，按照檔案管理工作的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。在推進(jìn)信息化建設(shè)過(guò)程中，人事檔案要充分反映教職員工的科研創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)等方面內(nèi)容，核查鑒定教職工工作實(shí)績(jī)。例如人事部門(mén)做出的結(jié)論鑒定和考核結(jié)果等。在電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的過(guò)程中做好銜接。人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)利用數(shù)字信息服務(wù)來(lái)提高人事檔案的工作質(zhì)量和效率，檔案管理人員需要保持工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

人才是各項(xiàng)事業(yè)的核心要素，開(kāi)展人事檔案管理工作就是為了能從信息化發(fā)展角度構(gòu)建起人才發(fā)展的新戰(zhàn)略。在高職院校發(fā)展的過(guò)程中，構(gòu)建起人才的梯隊(duì)式發(fā)展可以促進(jìn)高職院校師資力量不斷提升，也能夠從人才管理方面促進(jìn)員工能夠有效地執(zhí)行職業(yè)規(guī)劃的設(shè)計(jì)。在“以人為本”的發(fā)展時(shí)代，高職院校進(jìn)行多渠道的人才戰(zhàn)略規(guī)劃能夠適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，也能夠有效地提高教學(xué)水平。人事檔案管理要保證其嚴(yán)謹(jǐn)性，更要保證其高效性。在具體工作實(shí)踐中，信息化建設(shè)要解決高職院校傳統(tǒng)管理模式中的弊端，構(gòu)建起高職院校的人事檔案新的管理方式。

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作者：王敏儀 單位：惠州城市職業(yè)學(xué)院